1、各类学校档案管理制度第一章 总则 第一条 为了加强本校的档案管理工作，根据中华人民共和国档案法，结合我校实际，特制定本制度。 第二条 按照档案集中统一管理的原则，凡是本校的档案均由档案室统一管理，不允许分散保存或个人据为己有。 第三条 全体教职工应遵守本办法，主动承担收集，整理，归档和保护档案的义务。 第四条 档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和教职工的职责范围，并作为考核内容之一。档案工作还应做到四同步(布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工
2、作)。 第二章 管理体制及其机构职责 第五条 本校档案室由校长分管，建立档案工作领导小组，负责指导、检查和协调档案工作。 第六条 校档案工作领导小组的组成与职责: (一) 校档案工作领导小组设正、副组长和组员。校长、副校长，分别担任正副组长，委员由与档案工作密切相关的职能部门的领导担任。 (二) 档案工作领导小组职责:指导全校档案工作;协调各部门落实档案工作“四同步”;负责对各部门档案工作进行监督，检查和考核;研究决定档案工作等重大事宜;审议通过档案工作计划，总结等。 第七条 校档案室既是保存和保护学校档案的部门，同时又是开发利用档案资源的信息交流中心。 档案室的主要职责: (一) 宣传贯彻执
3、行档案法等国家和地方关于档案工作的法令，政策和规定;执行上级主管部门下达的有关档案工作的指令和规范。 (二) 负责规划，协调全校档案工作，对各部门档案工作进行监督，指导和检查。 (三) 制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。 (四) 负责本校档案和有关资料的收集，征集，整理，分类，鉴定，保管，保护，统计等工作。 (五) 严格执行保密制度。 (六) 开展档案宣传，咨询活动，做好档案利用工作，充分发挥档案的功能，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务。 (七) 开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。 (八)开展档案理论和档案业务的研究，组织参加有关交
4、流活动。(九)组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训，负责指导各部门兼职档案人员的工作。 (十)做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等“六防”工作，确保档案安全。 (十一)围绕学校中心工作，完成学校交办的任务。 第八条 学校各部门均有履行档案法、做好本部门档案工作的责任和义务。各部门的档案工作由各部门的主任，年级工作组领导，并将档案工作纳入各部门工作职责范围，并确定一名兼职档案员负责本部门具体的档案工作(收集，整理，归档，利用工作)，做到人员落实，岗位落实，工作量落实，以保证档案工作的具体落实。各部门兼职档案员接受校综合档案业务指导和检查。各部门工作人员都有配合档案员做好自身档案工作的
5、职责。 第三章 文件材料的形成与归档 第九条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每位专、兼职档案员应按照工作程序和河源市第二中学各部门归档范围进行材料的积累，并做到随办随归。 第十条 对于个人在从事学校工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定向校档案管理部门移交，任何个人不能据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。 第十一条 学校实行部门归档制度，各部门均系归档单位，校档案室按归档单位接收档案。 第十二条 按照学校档案分类方案本校档案共分六大类:党群类，行政类，教学类，财会类，基建类，特种载体类
6、等。第十三条 归档要求 学校按照相关规定的原则和方法，进行以“件”为单位的计算机网络化管理，具体要求如下: (一) 质量要求 1、各部门兼职档案员定期根据本校制定的河源市第二中学各部门归档范围，向材料负责人收取归档材料，材料收集要求齐全、完整、准确。 2、整理档案应遵循文件材料的形成规律和特点，并按照学校档案分类方案进行科学分类，区分保管期限并及时将办理完毕的材料的标题输入计算机软件中，按文件级整理，以盒装的形式归档，并做到随办随归。 3、学籍材料归档时以毕业时间、班级、姓名为标题，把学籍卡、体育合格登记表、健康卡、毕业生登记表、毕业证书存根等一整套材料作为一件归档。 4、归档的文件材料同一类
7、的应格式一致，装订工整，字迹图像清晰，符合规范的要求。盒内文件材料要求用黑色碳素墨水(或蓝黑墨水)书写，禁止用圆珠笔，铅笔或纯蓝墨水，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。 5、卷内文件材料要去掉金属物，对破损文件要用纸裱糊。6、图表、声像材料必须配有文字说明，标明内容、时间、作者。(二) 时间要求 各部门兼职档案员需按规定时间整理归档并及时向档案室移交。各类档案移交时，必须编写移交目录，交接双方根据移交目录进行核点，并履行签字手续。 1、文书档案按年度归档，要求在次年的三月份前向档案室移交。 2、教学档案按教学年度归档，(本年 8 月至次年 7 月止)要求在每学年结束前归档，十月底前
8、向档案室移交。 3、会计档案按会计年度归档，在次年三月底完成前一年档案工作，可在财务室保管一年后移交档案室。 4、科技(基建、设备)档案:在设备开箱、工程竣工后归档。 5、照片档案在照片冲洗后，由摄影者交各部门兼职档案员整理并编写文字说明后连同底片于每学年结束前向档案室移交。 第四章 档案管理 第十四条 按照中华人民共和国保守国家秘密法对室藏档案实行密级保管。第十五条 按照学校档案保管期限要求对 档案进行保管期限的划分。 第十六条 按照学校档案统计制度对档案的收进和移出，案卷数量，利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。 第十七条 设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损，字迹不清的
9、档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。 第十八条 做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化，规范化和现代化管理。 第五章 档案的开放利用 第十九条 学校档案室应按照规定向全校和社会开放档案。档案室开放档案，应按河源市第二中学档案利用制度的有关规定执行。第二十条 档案室须为利用者提供便利和必要的检索工具。 第六章 档案的鉴定和销毁 第二十一条 学校档案鉴定领导小组依据学校档案的鉴定和销毁制度对室藏档案进行鉴定，对保管期限已满的档案，进行销毁。 学校成立档案鉴定领导小组，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，并经校长签字后销毁。销毁档案，应登记造册，履行批
10、准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。 第七章 档案信息开发与编研 第二十二条 档案室应积极提供有价值的档案信息和编研成果，为学校的各项工作服务，为社会服务。 第八章 档案工作人员 第二十三条 档案工作人员(包括专职和以做档案工作为主的兼职人员)属专业技术人员，按有关规定实行技术职务聘任制。 第二十四条 对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责，按照学校人员岗位责任制规定进行德、勤、能、绩的考核，根据工作实绩决定聘任。 第九章 考核，奖励和处罚 第二十五条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作先进单位
11、和个人(专、兼职)给予表扬和奖励。 第二十六条 对于违反中华人民共和国档案法的行为，要按照规定上报执法机关给以行政处罚。 第十章 附则 第二十七条 本制度自发布之日起执行。 2018 年 3 月 18 日附件一: 档案主管领导职责 一、 负责组织学习宣传贯彻档案法及实施办法，抓好档案管理人员的教育和培训，不断提高管理人员对档案工作重要性的认识和档案管理素质。 二、 自觉将档案工作纳入领导工作的议事日程和目标责任制，在研究、布置和检查部门工作时，要将档案工作作为一项重要内容抓紧抓好抓落实。 三、 负责检查和指导档案年度、季度工作计划的拟制和执行，关心支持档案室的建设与发展，及时总结经验教训，不断
12、开创档案工作新局面。 四、 负责检查监督档案管理人员岗位责任制的执行和档案管理各项制度的落实，及时解决档案管理工作中存在的问题。五、按时参加省、市召开的档案工作会议，及时布置、贯彻执行上级机关会议、文件精神，听取档案工作的汇报，并支持、关心和指导档案室的工作。 附件二: 档案工作人员岗位职责 一、 认真学习宣传贯彻档案法，热爱本职工作，忠于职守，遵守纪律，不断提高思想政治素质和专业知识水平。 二、负责本校档案管理工作，包括档案的接收、归档、整理、保管、借阅、统计、移交和销毁工作，抓好每学期各部门的立卷归档工作，把好案卷质量关。 三、 熟悉库存档案内容，积极开发档案信息资源和开展档案利用工作，热
13、情、准确、及时地为领导决策和各部门工作服务。 四、负责本校各部门兼职档案员的业务培训和业务指导、监督。 五、定期向校领导和主管部门领导汇报档案管理工作情况，认真完成校领导和主管部门领导交办的有关事宜，主动想方设法提高和改进档案管理工作。 附件三: 档案管理人员保密守则 一、严格遵守保密法和保密守则及安全保密制度。 二、不得泄露党和国家机密。 三、严格管理涉密档案，确保其安全。 四、未经批准、不得查阅涉密档案和传播档案内容。 五、不得私自摘抄、复印档案材料和传播档案内容。 六、非密档案人员不得接触密档。 七、经常检查档案安全，及时上报存在问题。 附件四: 档 案 接 收 制 度 一、档案室应依据
14、归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。 二、归档的文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理。 三、接收时间:文书档案应在次年第一季度前移交接收;会计档案应在财务处存放一年后移交接收;外出考察及参加各种会议的材料应在回校后一周移交接收。 附件五: 档 案 整 理 制 度 一、档案的整理工作必须按照国家和省统一规定的原则和要求，根据其形成特点和规律进行整理。 二、根据国家档案局的档案分类原则，结合本校实际，编制科学的档案分类方案。 三、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限
15、，进行系统整理、合理组卷。 四、经过整理的档案，必须保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 五、案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。 六、案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。 附件六: 档 案 保 管 制 度 一、档案室的档案、资料要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜子要排列有序。 二、档案室的库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要严密管理。 三、库房内各类电器要保险可靠，下班时要关闭电闸。库内严禁吸烟。 四、档案管理人员调阅、搬运档案资
16、料时要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案的机械磨损。 五、建立和完善全宗卷，并做好档案的改进、移交、利用等日常的登记、统计工作。 六、要提高警惕，做好保卫保密工作，严防任何盗窃和破坏档案资料的事件发生。 附件七: 档 案 借阅 制 度 一、本学校工作人员因工作需要可以借阅库存档案。如果摘抄或复制机密文件，必须经过主管领导批准，借阅财务档案资料须经财务主管领导同意，报校领导批准方能查阅;外单位来借阅本学校档案必须持有单位介绍信，并经主管领导批准方能借阅。借阅时必须履行借阅登记手续。 二、借阅者查阅档案要在档案室、阅览室或办公室进行。档案一般不外借，需要外借的档案要在五日内归还。如
17、因工作需要延长借阅期的，须再办理借阅手续。超过借阅期的档案，档案人员应对借阅者进行催还。 三、借阅档案的部门和个人应妥善保管好档案，严禁在档案上面乱写乱画或自行拍照、摘录、复印。如需复印，须经主管领导批准，任何人不准将档案转借他人或携出本单位。 四、案卷被借阅期间的保密与安全由借阅人负责，如遗失案卷，应及时向档案室汇报并积极查找，对由于不负责任而造成丢失或损坏的，要追究当事人及其领导责任。 五、借阅者归还档案时，档案部门要仔细清点检查。经检查无误，由档案人员签收，注销借阅登记手续，并及时将档案放回原处。 六、借阅档案时，借阅人要根据案卷目录索引填写档案借阅卡片。档案人员再根据卡片提供的柜号、保
18、管期限迅速调出案卷，档案工作人员必须热情服务，为档案开发利用创造条件。 七、档案工作人员有责任了解借阅目的和利用效果，借阅人员有义务向档案室介绍情况，并填写“档案利用效果登记表”。 附件八: 档 案 统 计 制 度 一、 为了维护档案的完整与安全，保证档案工作质量，提高档案管理水平，充分发挥其作用，对所保管的档案要进行定期统计。二、 档案室按规定填写档案收进、移交、保管、利用、销毁档案数量及档案构成等基本情况登记簿，并认真进行统计，做好年报。 三、 建立档案借阅登记、利用效果登记、库房存量统计、销毁情况统计，并对档案利用效果进行整理和分析。 四、 建立档案员专业培训内容及时间记录和工作情况统计。 五、 档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，每年年底前将库存档案进行核对、清理、准确编制。严格按照上级规定的计量单位和报表格式填写档案基本情况统计表，及时上报。附件九: 档 案 保 密 制 度 一、 档案工作人员要严格遵守党和国家的有关保密规定，牢固树立保密意识，忠于职守，确保档案的完整与安全。
