1、 文件名称：办公室 5S 管理规定 文件编号： 第 1 页 共 6 页文件名称：办公室 5S 管理规定 文件编号： 编 写 人 ： 审 核 人: 批 准 人: 生效日期:适用体系：行政管理1 目的为提高员工自身素质，营造洁净、整齐、合理的工作环境，展示公司优秀的企业形象，特制定本规范。2 范围适用于湖南泰谷生物肥料有限公司。3 职责3.1 各部门负责各自办公区域的日常管理, 保持现场清洁有序；3.2 行政部每周对各部门现场进行检查。4 办公室现场管理4.1 整理要求4.1.1 办公桌上没有与工作无关物品放置；4.1.2 工作中的相关文件、记录分类摆放整齐、填写清楚无误；4.1.3 地面没有纸屑
2、、杂物等；4.1.4 文件夹明确标识，整齐放置；4.1.5 私人物品放在抽屉，尽量不放贵重物品；4.1.6 电脑、电器等的电源线都束好，不杂乱无章抛落在地上。4.1.6 下班最后走的员工关闭各自办公区域电脑、照明、空调开关。4.2 整顿要求4.2.1 文件、记录的存放按不同内容分开存放并详细注明，档案柜贴有标签；4.2.3 从座位上起立时，动作要轻，离位时，将椅子轻轻推回原位，以保持办公区的安静和整洁；4.2.4 文件柜内的物品分类摆放好，文件夹应标有目录，方便查找，文具应摆放整齐，不得摆放其他物品；文件柜顶不得放置其他物品；4.2.5 通道上不可放置物品；文件名称：办公室 5S 管理规定 文
3、件编号： 第 2 页 共 6 页4.2.6 按门上标识进行推、拉门进出。4.3 清扫要求4.3.1 地面无灰尘,无碎屑、纸屑等杂物；4.3.2 桌面文具、文件摆放整齐有序；4.3.4 墙角、电脑等下面为重点清扫区，保持干净；4.3.4 地面上沾染的赃物及时清洗干净。4.4 清洁要求4.4.1 办公区卫生设有专门的保洁人员，公共区域的通道、卫生间及各办公室地面由公司安排的保洁人员打扫，个人办公区域卫生各自负责；4.4.2 办公桌、门窗等无灰尘、无油污；4.4.3 地面保持无灰尘、无油污；4.4.4 清洁用具保持干净；4.4.5 桌面文具、文件摆放整齐有序；4.4.6 桌面物品都是必需品；传真机、
4、复印机内纸张齐备；4.4.7 未经部门主管同意，不得索取、打印、复印其他部门资料，不得随意使用其它部门电脑；4.4.8 电源、线路、开关、插座没有异常现象出现；4.4.9 办公桌、电脑及其它办公设施干净无尘。4.5 素养要求4.5.1 语言规范1）交往语言。在处理对外事务中，必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌用语；2）电话语言A 对外电话语言。接听电话应及时，特别是公司对外服务电话：400-025-8885，市场部需安排专人负责电话接听，一般铃响不应超过三声。通话时首先使用“您好，湖南泰谷生物肥料公司，请问有什么可帮到您”，语气温和，音量适中。接听电话时不得高声喧哗、
5、争吵，以免影响工作秩序。如遇对方所找人员不在，则请对方留言转告，对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及文件名称：办公室 5S 管理规定 文件编号： 第 3 页 共 6 页时告诉对方，结束时礼貌道别，凡公司以外来电一律待对方切断电话后，自己再放话筒；B 公司内部电话语言。接听公司内线电话时，一般铃响也不能超过三声，通话时首先使用“您好” ；C 接待语言。接待公司来访客人时应使用：“您好，请稍侯，请坐，我通报一下”等词语，切勿说“不”；D 职员间称谓。职员之间可称呼职务或其姓名。4.5.2 行为规范1）每位职员应以主动热情的态度对待公司来访客人，并做好应答或记录工作，若超出处理权限及时通报相
6、关主管；2）名片的接受和保管：在对外事务中交换名片时，应将名片文字向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚说出自己的姓名；接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起；如遇对方姓名有难认的文字，马上询问；3）行走步履不宜过大过急，禁止在办公区内奔跑（紧急情况除外），上、下电梯、在通道、走廊里遇到上司或客人要礼让，不能抢行；职员会面，应面带微笑行点头礼；4）职员到他人办公室，应先敲门，经同意后方可进入；进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；如有急事要打断说话，应掌握时机，而且要说：“对不起，打扰一下“；非工作事项，不得相互串岗、闲聊；5）公司职员上班
7、时间不得看报纸或阅览与业务无关的杂志、书籍、网页，策划、销售部门除外；6）上班时间一律不准吃零食、吸烟、嚼槟榔，不得在办公室化妆；7）所有职员一律不得在上班时间利用公司电脑玩游戏、上网聊天或做其它与工作无关的事情；8）不得电话聊天或公话私打；9 公司员工一律不准利用公司的设备干私活；文件名称：办公室 5S 管理规定 文件编号： 第 4 页 共 6 页）10）上班时间，严禁在公司办公和生产区域大声喧哗和使用不文明语言和动作；11）上班时间严禁跨部门指责和训骂员工；12）员工在上班时间内，严禁与主管发生顶撞；13）在游戏区使用完的游戏物品必须归还原位；14）游戏区禁止吸烟，员工应保持游戏区的卫生整
8、洁；15）爱护公共财物，严禁损坏物品，否则按价赔偿；16）严禁与同事发生冲突、打架斗殴，伤害他人。17）会议纪律：手机调为静音；携带记录本、笔；严禁无故打断发言者发言，或暗自私语。18）全体员工必须按时完成上级交待的各项任务。4.5.3 仪容、仪表规范1）公司职员上班时间必须按规定统一着装（含试用期职员），服装由公司根据实际情况统一发放；2）男士着装要求：（春冬两季）长袖衬衣工装、外套工装西服、工装裤子，衬衣外可添加颜色及款式庄重的御寒毛衣或背心，不能穿自己的外套遮盖工装；(夏秋两季) 短袖衬衣工装、工装裤子；以上四季都需着黑色皮鞋、佩戴工作证上班，胸章尖角与衬衣/西服左胸衣领最上端的扣眼平行
9、，出席重要会议或公司集会等正式场合需系领带；3 女士着装要求：文件名称：办公室 5S 管理规定 文件编号： 第 5 页 共 6 页） （春冬两季）长袖衬衣工装、外套工装、工装裤子，衬衣外可添加颜色及款式庄重的御寒毛衣或背心；不能穿自己的外套遮盖工装；(夏秋两季) 短袖衬衣工装、工装裙子或工装裤子；以上四季都需着黑色皮鞋、佩戴工作证上班，胸章尖角与西服左胸衣领最上端的扣眼平行；4）试用期职员着自己的正装，无正装的需穿正式的衣着（黑色系），不能穿休闲服以及休闲鞋上班（如松糕鞋、运动鞋）；5）女员工头发过肩需将头发扎起，不得披发。员工不得留长指甲，女员工避免用鲜艳颜色的指甲油。违反以上制度，一经发现
10、将罚款 50 元/人/次；罚款时由行政部向当事人出示违纪处罚单交当事人签字确认。6）工装应保持清洁，如有损坏时，应及时修补。在使用期限内如有严重损坏或遗失，由使用者按两年使用期按月折价补回工装款，并由行政部统一补做工装；7）新员工入职，试用期满后，方可配备工装。如需在试用期间着工装的，可以由部门经理申报及主管副总批准后交行政部配备工装。工装配齐后按本制度严格执行；8）所有职员在工作时间内应佩戴工牌、公司胸针，员工不得随意改动工装的样式，如佩戴胸花等；9）员工离职时，需全数归还胸章与工作证，因个人遗失胸章或工作证的，需在行政部自行按原价补齐。5 处罚5.1 对于违反以上任何一条规定者，予以罚款人民币 50 元/次/人。一个月连续违反三次以上的，再追加处以当月收入 3%的罚款；5.2 公司各部门负责人应认真督导下属职员遵守本行为规范，一月内所属部门职员违反规定次数超过部门人数 50%的，行政部有权对该部门负责人处以罚款人民币 200 元。6 附议6.1 本制度由行政部负责制定并解释。6.2 本制度经总经理签署后执行。文件名称：办公室 5S 管理规定 文件编号： 第 6 页 共 6 页
