1、用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 1 of 39用友致远 A6 协同办公软件解决方案北京用友致远软件技术有限公司2005 年 11 月用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 2 of 39目 录1 国内企业 OA 的背景情况 .51.1 OA 的发展历史 .51.2 OA 在企业管理中的位置 .51.3 OA 技术的新特点 .5
2、1.4 企业管理现状分析 .62 用友致远 OA 系统解决方案 .82.1 系统设计目标 .82.2 OA 系统应用部署 .92.2.1 应用部署的关注点 .92.2.2 应用架构 .92.3 系统功能框架图 .142.3.1 界面介绍 .142.3.2 个人办公主界面 .152.3.3 系统管理员主界面 .152.3.4 系统管理 .162.4 个人办公 主要功能 .182.4.1 协同工作平台 .182.4.2 表单定制 .192.4.3 公文管理 .192.4.4 文档管理 .212.4.5 个人管理 .222.4.6 计划管理 .222.4.7 综合办公管理 .242.4.8 RTX
3、插件（可选功能） .272.4.9 用友 U8ERP 插件（可选功能） .282.5 系统应用特点 .282.6 系统技术特点 .292.6.1 先进性 .292.6.2 适用性 .322.6.3 可靠性 .332.6.4 集成性 .333 系统平台解决方案 .343.1 系统服务器配置 .343.2 客户端 PC 配置 .343.3 系统软件 .353.4 网络部署 .354 项目实施计划 .364.1 项目实施主要工作流程 .364.2 培训计划 .36用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in
4、NetWork Era Page 3 of 394.2.1 培训对象及目标 .364.2.2 培训课程 .364.3 项目组织保障 .375 服务保障 .385.1 服务的宗旨 .385.2 服务网络 .385.3 服务方式 .386 价值分析 .386.1 降低行政成本 .396.2 提高办公效率 .396.3 提高管理能力 .407 成功客户（部分客户名单） .40用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 4 of 391 国内企业 OA 的背景情况1.1 OA
5、 的发展历史1) 自 20 世纪 80 年代开始，OA(办公自动化)便在中国悄然盛行，概括来讲，OA 的发展历史大致经过了三个阶段：2) 第一代 OA 系统，是从 20 世纪 80 年代中期到 90 年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化。3) 第二代 OA 系统，是从 90 年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。4) 第三代 OA 系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。第三代 OA是以知识为核心，以业务集成和协同为目标。其突出特点是：实时通信、实时交流。1.2
6、OA 在企业管理中的位置OA 在企业管理中占有重要的位置，OA 是实现实时企业的关键一环（实时企业是指那些能通过使用最新信息，在关键商务流程中消除管理和实施中的延迟，从而提高其竞争力的企业） 。OA 在企业管理中所起的作用可以概括为：标准管理、集成应用、协同办公、集中共享、敏捷应用。1) 标准管理：不依规矩，不成方圆。企业管理需要一套标准的办公手段，无论在哪个行业的企业里，OA 在日常管理中都十分重要。2) 集成应用：OA 解决了企业用户日常办公的有序、高效、易于追踪和控制等问题，因此，OA 可以通过同企业中其它系统，如 ERP、CRM 的集成来形成对企业的闭环管理，这既是 OA 发展的主流方
7、向，又是 OA 应用价值的重要体现。3) 协同办公：从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。其本质是提高企业决策效能为目的的。通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。4) 集中共享：办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。办公自动化的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分级使用，使得信息集中和共享成为现实。5) 敏捷应用：在一个企业里的组织和角色各种各样，OA 系统能够为不同的用户提供个性化的办公工具，从而提高企业办公效率，减少企业在关键事务上的响应延迟。1.3 OA
8、 技术的新特点随着 OA 应用的发展和提升，支撑 OA 系统的技术也在飞速的发展，其表现可以简述为以下六个方面：1) Domino/Lotus、.NET、J2EE 平台将成为 OA 产品的主要平台。2) 采用三层、B/S 结构的 OA 软件将成为主流。用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 5 of 393) 通过门户将 OA 与各种企业级应用联系在一起，提高操作效率。4) 具备强大的信息处理功能。面向知识管理的办公自动化系统将集成各种信息，这些信息不仅包括电子邮
9、件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，以及互联网上的各类信息。5) 具备多种共享方式和强大共享能力。充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具，提供在线及时共享等，除此之外，还将提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的 WAP 接入访问、PDA 的支持等。6) 在标准化产品的基础上，推出专注于优势行业的解决方案。1.4 企业管理现状分析 群体沟通效率不足1) 信息缺乏记录，不利于准确传达、执行、监控和信息型共享就管理行为的对象之间而言大多数指令下达 、请示汇报、结果反馈都是以语言表达为主，听者笔录为辅，由
10、于存在各人表达能力、记录能力、理解能力、认识能力的差异，管理信息经传层层传递后出现内容偏差的机率很高，不利于企业管理者的管理目标准确贯彻到基层 ，且由于没有正式的文档，信息的重复利用和共享也很难实现。2) 时空限制导致协同工作效率低下由于信息传递的过程中人员外出或出差等因素，经常导致批复、审阅周期长，工作项目不得不处于长时间等待状态。3) 工作繁忙，缺乏沟通机会用电话联络，需要双方在同一时间地进行；虽然电子邮件可以在一定程度上提高沟通效率, 但在某些特定的情况下（如公文发送） ，由于邮件方式缺乏流程的严肃性，不能实现处理过程的有效监控。用邮件进行需反复交流的信息交互，是很没效率的事情。4) 缺
11、乏有效的日程管理手段日程管理是现代企业员工必需具备的基本能力，有效地进行日程管理可以帮助每一个人更加准确地判断、处理最重要的事件，使得企业整体人力资源被发挥在最有效的方面。 管理行为规范性难以保障1) 影响综合决策：集团的异地分支机构多，各成员企业文化不同，管理风格不一致，缺乏相应的管理手段，造成了管理制度难以落实；管理者信息不能及时获取，难以掌握企业最新变化和动态以做出正确的决策。2) 审批制度的不严格造成管理上的混乱, 尤其是跟财务有关审批，如果没有严格的规范会造成财务上的混乱，甚至构成企业资产的损失。 计划控制能力不足用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 E
12、nterprise Application Solution in NetWork Era Page 6 of 391) 领导事务繁多，容易忘事，顾此失彼；2) 计划很多，但控制力度不够，造成多半计划被搁浅。3) 很多事务需要协同，但由于缺乏监监控手段，造成事务处理长时间停滞。 信息共享手段缺乏1) 日常办公事务未形成正式文档，何谈信息共享；2) 正式文档的共享往往依赖于电话实现，效率低下；3) 由于缺乏信息共享，经常进行重复劳动，造成资源的浪费； 信息孤岛问题突出1) 企业信息分散在各种管理软件中，造成信息冗余，相关信息无法建立关联，数据更新无法同步。2) 处于孤岛状态的信息只能在局部应用，
13、不能实现整体效应。3) 数据虽然无法关联，但业务的关联性是真实存在的，导致业务在部门间纵向流转时出现信息断档。 异地管理成本高、效率低4) 传统异地管理基本上是以出差的形式出现，交通费用、通讯费用成为企业运营成本中很大的累赘。5) 出差状态下由于交通条件、通讯条件、办公条件的种种限制，大大地降低了工作效率。6) 在各分支机构中流动管理，顾此失彼，降低了综合决策能力。用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 7 of 392 用友致远 A6 办公系统解决方案2.1 系
14、统设计目标1. 提高团队和个人的办公效率1) 根据美国一家权威咨询机构的调查结果显示，员工在 3000 人以上的集团企业相比员工在 500 人左右的中型企业来说，其行政办公效率下降 50%，公文传递速度下降 30%，群体沟通能力下降 40%。2) 从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。其本质是提高企业决策效能为目的的。3) 通过日程管理、知识库管理、协作事务管理等手段，提高整体个人和团队工作效率，做到高效协同。4) 完美的工作流设计，有效地调动团队的整体效力，提升团队协同能力。2. 规范管理行为，完善审批制度1) 通过规则设置，确定严格的审批流程制度，实现有规可循，有法可依。
15、结束无序形管理行为。2) 通过表单定制的强大功能，实现审批格式的最优化，形成规范化信息组织模式，有利于信息的集成，与财务相关的审批获得批准后可直接纳入企业财务系统。3) 公文的流转更加规范，4) 通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。5) 通过对信息流程的约束，有效进行过程管理，使管理思想与操作规范有机结合。3. 增强对事务、事件的计划性及跟踪、控制能力4. 通过协同事务管理，有效解决目标管理中失控和管理者事务繁多造成的顾此失彼。5. 完美的工作流设计，提供灵活的流程定义方式，并将流程中各结点的处理状
16、态用图形化方式展现，让您轻松掌控事务进展。6. 协同的项目属性，提供以项目为中心的信息组织模式，提高对事务的纵向流程的监近代能力。4. 记录管理行为，沉淀企业知识1) 知识库管理为企业记录管理行为，沉淀企业知识提供了很好的机制和空间；2) 公共信息为员工提供丰富的知识工具，大范围的共享让信息的效益发挥到极至；3) 档案管理是企业管理行为及企业知识的沉淀，为企业积累信息财富；用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 8 of 394) 通过完善的权限管理确保信息的安全
17、和分级使用，使得信息集中和共享成为现实。5) 知识库的合理化建设将形成企业文化中的重要部分。5. 整合信息孤岛, 集成其他管理系统，形成统一的决策平台1) OA 的应用范围在管理系统中是最广的，适合承担公共平台的角色；2) OA 解决了企业用户日常办公的有序、高效、易于追踪和控制等问题。因此， OA 可以通过同企业中其它系统，如 ERP、CRM 的集成来形成对企业的闭环管理，这既 OA 发展的主流方向，又是 OA 应用价值的体现。3) 将其它管理系统中的小范围的个性的应用，集成到最大范围的共性的应用里，使孤立的信息得到价值的大幅度提升；4) 集成管理使得各系统的应用价值得到提升，让企业的信息化
18、建设真正发挥效益；5) 集成管理的最大好处是为领导提供了一个综合决策的平台，提高决策速度与准确度；6) 集成管理 + 分布应用，符合中国的集中管理模式，符合决策者的管理习惯。7) 整合信息孤岛，适合未来业务集成需求。6. 移动办公, 远程监控1) 将知识库做合理信息分类, 实现远程资源共享, 变成您移动的文件柜 , 再也不用在出差时带大批的文件或存贮设备；2) 在系统中设置访客帐号, 供您的客户使用, 有效降低出差次数；3) 异地公文审批和项目监控, 让您 “身不在而神往” ；4) 有效解决异地分支机构的协同办公, 让集团企业“形散而神不散” ；5) 可以通过“手机短信”接收协同/公文信息通知
19、，打破时空限制；6) 可以通过 PDA 等移动设备，登录系统，实现移动办公；2.2 OA 系统应用部署2.2.1应用部署的关注点考虑贵单位面对的问题、应用需求和设计目标，用友致远认为应该围绕以下关键点考虑应用部署：2.2.2应用架构用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 9 of 39 整体应用架构 基于集成化平台构筑数字化应用平台化是应用软件的趋势，平台不仅是应用的要求，也是快速部署和维护管理的要求，考虑目前和未来，应该包括：1） 个性化协同办公平台：是一个基于
20、强大工作流后台引擎的可以个性化定制的工作平台。在这个平台上，用户可以建立个性化的虚拟环境。采用自己最为熟悉的方式安排交互界面，通过这个平台，用户可以迅速知道自己有哪些工作要做。例如通过代办事宜直接跳转到相应的功能进行操作。2） 信息共享和数据交换平台：无论是集团本部和分公司之间、还是集团和外部如政府机关之间，都存在大量的交互信息，总体来说，包括：公文的交换、OA 内网通过外网获取申报数据、内网向外网的信息发布、发布公共信息查询数据。数据共享和数据交换平台不仅在内网传递，还需要在不同网络中传递，而统一的数据交换平台就能完成同一网络和不同网络间的数据封装和交换，提供统一的接口、维护外网和内网之间数
21、据的映射。数据交换平台同时也是第三方集成的统一接口管里平台，如电子签名、安全口令、移动设备接口、短信服务中心接口。3） 应用集成平台：它把数据从它所属的任何系统内的进入点输送到需要它的地方。这包括提供应用入口，访问遗留系统如人事管理系统，用友 U8 财务系统。没有这项措施，系统将变成信息孤岛，最终企业的控制不可能实现。4） 客户化和系统管理平台：提供快速的客户化定制、认证和授权管理、安全管理、网络管理、系统运行管理（如日志管理） 、数据库管理、用 友 致 远用 友 致 远 OA平 台平 台J2EJDBCJavMailWin32,各 种 Unix,各 种 Linux操 作 系 统XMLEJBPO
22、3/IMAP邮 件 服 务 器各 种 数 据 库Oracle等企业资源计划(ERP)企业资源计划企业门户网站企业门户网站供 应链系 统 办公自动化办公自动化 客 户关 系管 理行业应用行业应用企 业 决 策 支 持企 业 决 策 支 持财务软件财务软件XMLEJB用友软件股份有限公司 用友致远 OA 解决方案 协同商务 实时管理 Enterprise Application Solution in NetWork Era Page 10 of 39 OA 和财务的接口业务人员可以在 OA 中查看到财务系统中相关的业务信息, 作为其分析和对相应业务活动作出决策的依据。这些接口信息包括：1）财务报
23、表、财务分析：可根据其实时性要求, 分发范围等特性采取以下两种方式与 EIP 挂接：将报表等以文件方式存储并发布到 OA 系统中, 使用 OA 的用户可直接查看;在 OA 系统中创建这些报表的超链接，使 OA 的用户跳转到财务系统中查看相应的财务报表。2）财务信息：例如员工预支借款的审批，需要从财务统中实时提取一些财务数据, 以便业务人员的决策。3） 财务业务审批和控制：审批的结果会对业务产生控制的影响。这些影响传入业务系统 模块间信息流转表现图1. 归档后信息的流转2. 知识库信息的来源公文归档 电子公告 电子刊物 资源链接 个人文件夹 公司发文知 识 库知识库管理 详见 模块功能介绍 移动办公协同 / 公文信息通知手机短信接收 E M A I L 接收委派设置移动办公待办信息转到代理人界面归档应用集成 知识库
