1、1*商贸有限公司存货管理办法为加强公司存货的监管，规范存货的入库、出库管理及单据传递程序，保证公司存货的安全、完整，提高工作效率，结合公司情况，制定本办法：第一条 一般性规定一、本办法所称存货包括正常商品、赠品、促销品等。二、本办法涉及单据包括外来单据，自制单据，各种报表，汇总表等。三、出入库单据及报表需由制单人、收(发) 货人、复核人、部门主管等相关人员审核，签字确认。信息管理员应严格执行价格及政策调整方案，原则上不接受口头及电话通知。四、物流中心人员按存货的性质、品类、规格型号、生产日期及码放要求等分区码放，根据出库频率合理安排商品摆放位置。依据商品品类制作进销存卡片，理货员根据入出库顺序
2、逐笔序时登记。出库遵循“ 先进先出 ”的原则 ，避免造成商品 临期甚至过期。第二条 订单管理订单分采购订单和销售订单两种。1.采购订单管理采购部依据销售订单结合存货库存量编制采购订单，采购订单必须明确包括商品名称、编码、规格型号、级别、质量要求、单位、2数量、价格等内容。采购订单根据要求编制完毕经采购部经理审核，提交采购副总审批，订单确定后不得随意变更。采购人员凭审批手续齐全的采购订单，与相关供应商进行采购交易谈判，将相关条款明确后签订购销合同 ， 购销合同应按照合同法的规定将主要条款如：品名、规格、质量标准、数量、单价、总金额、交付地点、验收依据、违约责任、付款账期、运费结算等内容填写齐全。
3、合同留存两份，一份存采购部、一份存财务部。2.销售订单：区域经理或业务员根据客户要货计划汇总销售订单，物流配送中心依据销售订单制作销售单，实物负责人按销售单发出商品。第三条 存货入库管理货物到达后首先由质检员检验货物质量，检验合格后接收人员根据发票、对方出库单（或销售清单）等单据与采购合同或采购订单及实物进行核对，检查接收商品的品种、数量、 规格等是否相符，核对时作好记录。核对无误后，由信息管理员填制商品入库单，打印后由相关人员签字。入库单一式三联，第一联连同发票、对方出库单、验收记录等交财务入帐；第二联交供货商，第三联收货人留存用于登记进销存卡和商品明细帐。验收过程中，如有数量、质量、型号
4、规格不符及毁损等情况要查明原因。数量、规格、型号等不符的，由采 购 部及时与供货商联系，根据情况决定退货或接收；属产品质量问题的，由采购部与供货商协商3解决。4 存货出库管理根据公司业务性质，存货出库分三种情况：一是按订单出库，业务员将客户要货计划整理后按订单出库。信息管理员依据客户（或业务员）要货计划开据销售单。二是无订单出库，根据业务员预估销量从物流中心借货，营业终了业务员当天将商品销售单据整理完毕，按销售情况与信息管理员和财务对帐，核对无误后打印销售单冲减借货，出现问题及时查找原因。三是团购出库，信息管理员根据与团购方达成的协议开据销售单。销售单一式三联，第一联交客户核对商品；第二联连同
5、要货计划交财务部入账；第三联发货人留存用于登记进销存卡和商品明细帐。物流中心发出货物时要认真核对发出产品的品名、规格、型号、包装、数量、赠品、奖品等是否与“销售单”相符。第5条 退货管理因商品质量或其他原因向供应商退货的，依据退货计划制作“采购退货单” ，工作人员依据“采购退货单”装车， “采购退货单”与实物核对无误后第一联随货同行，第二联交财务，第三联物流中心留存记帐。客户退货的，由信息管理员制作“销售退货单” ，随货赠品、奖品等需在同一退货单上退回。能分清退货批次的，按该批商品销售价退货；不能分清批次的，按最低销售价或最后一次销售价退货。4客户退回的货物原则上不能出现过期、拆零或包装破损等
6、影响销售的情况。第 6 条 赠品、奖品、促销品等管理供应商提供的赠品、奖品、品尝品、 陈列品、促 销品等，按正常商品程序单独打单办理入库手续，由制单人在入库单摘要栏上注明存货属性。赠送赠品时信息管理员按销售政策制作“其他出库单”附在相应的“出库单”后面，随正常商品一起出库，无“其他出库单”不准单独出库赠品。奖品发放时，由主管区域业务员提出申请，销售经理审核，总经理审批后发放。促销品、陈列品出库由销售经理提出促销计划，总经理审批后出库。赠品、奖品、促销品等一律使用“其他出库单”出库。第七条 盘存管理公司的商品按永续盘存制进行盘点，物流中心至少每月盘点一次。盘点前先做好商品归类，制作盘点地图，标示
7、各类货物位置。盘点结束由仓库填制盘点表，反映盘点货物的名称（编码） 、规格、数量等内容，由质量使用保证期的应注明质量使用保证期是否过期。盘点人员、复核人员及物流负责人应在盘点表上签字，以示负责，并及时将盘点表与计算机数据、财务部明细账核对，以反映货物的实际库存数及盘点差异。5公司组织人员对物流中心的货物进行不定期抽查盘点，抽查比例不小于总品项的 30%，以检查货物的真实性，确保账实相符。出现盘盈（盘亏）要认真查找原因，划清责任。无法查清原因的，盘盈按单品进行处罚，盘亏商品由实物负责人负责赔偿，部门负责人负连带赔偿责任。属于正常损耗的，部门负责人填制盘亏或损耗报告单，由实物负责人、部门负责人、监
8、盘人签字，报总经理审批。盘盈（盘亏）或损耗报告单一式二联，第一联交财务部调账；第二联部门记帐。第八条 价格及销售政策管理商品定价、调价、销售政策制定等由采购部主管。新品定价、商 品调价、销售政策变动等均需通过书面形式通知物流中心及有关部门。销售政策有赠品的不准按折算后的价格作为销售单价。第九条 单据传递管理信息管理员负责有关票据的传递工作。物流中心购销存单据每七天整理移交一次，制作票据移交表，及时报送财务部，双方核对无误后签字确认，月底将当月全部单据整理移交。发生录入单据错误时应在错误单据上注明错误原因，经主管会计批准后制作红冲单(或反方向单据)冲消错误单据，同时制作正确单据将错误单据与红冲单
9、全部联次作为正确单据的附件存档备查。第十条 客户信息管理业务员要详细登记客户公司或门店全称，营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品流通许可证等证件号码，办公、营业、6仓库等相关地址，法定代表人名称，开户银行及开户银行帐号或银行卡帐号等信息。客户名称确定后不得随意变动，单据上不准出现容易混淆的简称或一户多名，同名的前缀行政区名称、街道或门牌号加以区分。第十一条 系统信息管理软件管理系统是会计核算的重要依据，信息管理员是信息管理的第一负责人，货物入库、出库、退货及商品价格调整、新品建档等需由主管领导签字同意后录入计算机，并严格按照规定程序，依据有关流程进行操作。所有单据只能打印一次，单据丢失应及时通过书面形式说明原因，按主管领导审批意见处理。信息管理员是掌握公司商品信息的重要岗位，要做好管理系统的数据维护，不允许私自授权或超越授权操作管理系统。使用管理系统结束后，必须退出操作系统，不得将操作界面停留在计算机上。在计算机上制作的相关采购、销售统计、分析报表等应设置打开密码，确保数据运行的安全，防止信息外泄。各种统计分析数据除财务统计人员、总经理外不得对外提供，其他人员需要数据，需请示财务部门同意，方可查询。第十二条 本制度从二零一四年三月一日开始试行，由财务部负责解释。
