1、文件编号：ZCPX-WJGL-001 中 材 萍 乡 水 泥 有 限 公 司文 件 管 理 标 准（第 1 版)受控状态：受控 非受控受 控 号：0332009 年 6 月 23 日发布 2009 年 6 月 23 日实施起 草 人: 刘启娜 审 核 人: 彭文胜 批 准 人: 黄宝春 起草日期: 2009.6.1 审核日期: 2009.6.17 批准日期: 2009.6.23 文 件 管 理 标 准1 目的贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。2 适用范围本标准适应于各部、室、车间。3 职责3.1 公司下发文件实行统一管理，做到规范、准确、及时、安全。克服官僚主义和文牍
2、主义。3.2 各部室、各单位及各有关人员，对文件中涉及政府、总公司或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。3.3 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。3.4 公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。3.5 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。3.6 草拟文件应注意：文
3、字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。3.7 各级领导对送来的文件要及时阅批，当天批复。3.8 各级领导阅、批文件应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。3.9 公司所有文件，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送综合管理部存档。有领导指示的，还应附批复件。3.10 收文由综合管理部统一负责。收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由综合管理部收回归档。3.11 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。3.12 公司发文，一定要由综合管理部一编号：红头文文件：字(年
4、)号、情况通报：ZCPX2009-QKTB-，通知、工作联系函、普通文件：NO：，标准：ZCPX2009-BZ-00X；合同：ZCPX2009-XXXX3.13 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等；由公司统一印制的红头文件纸张印制。格式：文号：3 号仿宋字，标号 2 号宋体加粗字，正文：用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行（以 3 号字高度加 3 号字高度 7/8 的距离为一基准行），每行排 28 个字。3.14 情况通报：普通 A4 纸，3 号仿宋字，正文：用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行（以3 号字高度加 3 号字高度 7/8 的距离为一基准行）
5、 ，每行排 28 个字。3.15 通知、工作联系函、普通文件：普通 A4 纸，标题为 2 号黑体字，正文为 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行（以 3 号字高度加 3 号字高度 7/8 的距离为一基准行） ，每行排 28 个字。3.16 标准：普通 A4 纸，封面上方编号为 5 号宋体字，标题为 1 号宋体加粗字，下方落款为 5 号宋体，正文内页：标题为 3 号宋体加粗，正文内容为 5 号宋体。3.17 合同：普通 A4 纸，标题 3 号宋体加粗，正文为 5 号宋体。5.3.2 记录的存贮、保管5.3.2.1 记录由各归口管理部门保管、存贮。保管期限根据记录的重要性分为三类：A 类记录；各类
6、质量检验记录由进行办公室保管，保存期限为 5 年。B 类记录：各质量控制部门的产品质量记录、管理评审记录、内部审核记录、供方档案等由各质量控制部门保管，保存期限为 3 年。C 类记录：各车间的产品记录、质量会议记录等一般记录，保存期限为 1年。5.3.2.2 记录保存期满后，经各有关部门保管员确认，由各部门领导批准后处理。5.3.2.3 记录的保管应做到防潮、防火、防破损、防遗失。5.4 记录的更改记录由于笔误需要更正时，应用标记划在原始记录更改处，并写上正确的记录，更正的记录通过盖章或签字得到认可。5.5 记录的借阅记录涉及到本公司机密、数字，原则上不允许外借。如遇特殊情况，经管理者代表批准
7、后，方可在办公室查阅。文件编号：ZCPX-DAGL-001 中 材 萍 乡 水 泥 有 限 公 司档 案 管 理 规 定（第 1 版)受控状态：受控 非受控受 控 号：2009 年 月 日发布 2009 年 月 日实施起 草 人: 审 核 人: 批 准 人: 起草日期: 审核日期: 批准日期: 档案管理规定1 目的加强企业档案管理，逐步实现档案管理科学化、规范化、为公司生产经营提供服务和支持。2 适应范围本管理规定适用于公司及所属各部门档案管理。3 职责3.1 企业档案管理实行总经理负责制。3.2 公司档案室3.2.1 负责监督、检查、指导档案法规的贯彻落实情况。3.2.2 对公司各部门档案资
8、料管理工作定期检查和考核评审，并监督其改进和完善档案管理。3.2.3 负责对本企业各类档案的鉴定、销毁，确定密级和保管期限。3.2.4 对做出贡献的专兼职档案人员建议给予表扬和奖励。3.2.5 对档案工作中造成重大失误、渎职和违法的档案人员建议给予批评、处分。3.2.6 负责基建、设备、电气、技术改造、人事、实物及公司文件的接收、立卷、保管工作。3.2.7 健全档案管理网络，负责指导各部门兼职档案员的档案业务工作。3.3 其它单位负责所属工作业务范围内档案材料的收集、归档、移交、保管工作。4 管理程序收集 整理鉴定 立卷 入库判断是否需要 填写借阅薄 借阅人签字 归还 入库5 内容与要求5.1
9、 档案管理的原则采取“归口管理、分散控制”的原则，由综合部负责综合管理，其它部门按管理职能对业务范围内的文件资料实施控制管理。5.2 总体要求5.2.1 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、基建和经营等各项活动的工作计划；列入有关部门的职责范围和有关人员的职位说明。5.2.2 新产品试制定型、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。5.2.3 工程创优、科研成果评奖，归档的文件是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。5.2.4 公司新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关业务部门应会同档案管理人员检查
10、验收随机材料，并及时归档。5.2.5 其它部门在各项管理工作中形成的文件、资料，由本部门按其职责业务范围，指定各部门专（兼）职档案资料员负责收集整理，将应归档文件资料组成保管单位，按其归档范围整理归档，由部门负责人审定，进行立卷、保管，业务上接受档案管理人员的监督与指导。5.3 档案的移交5.3.1 凡人事、实物档案业务范围内形成的文件资料，由承办单位负责人指定相关部门及移交内容有：公司文件及批复、土地证 及征、租地协议、技术开发部的技改项目竣工资料、基建项目竣工资料、物资管理部采购的有保存价值的设备（包括自制）的随机文字材料及图纸、颁发给公司的奖杯、奖章、奖牌、奖状、奖旗、证书、员工人事档案
11、材料等。5.3.2 移交时间5.3.2.1 基建工程或其他技改项目，在任务完成后 10 日内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案室移交。5.3.2.2 各项管理工作中形成的文件材料，属档案室归档范围的，在第二年上半年内， 将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案室移交。5.4 归档要求及范围5.4.1 凡是能反映公司及各部门工作活动的，具有查考利用、保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录都应归档。5.4.2 归档 的 科 技 资 料 、 文 字 报 告 及 图 纸 的 质 量 要 求 ： 文 字 清 晰 ， 齐 全 ， 无 碎 角 ，
12、要 求 原件 5.4.3 归档的文件材料必须及时、准确、完整。5.4.4 归档的份数：各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件为两份。5.4.5 档案室归档范围上年度形成的公司文件、上级机关下发的文件、文书归档范围的文件材料，基建项目形成的竣工资料，设备仪器的随机资料，新建项目、技术改造的竣工资料，实物档案，员工人事档案材料，档案工作中形成的文件材料。5.4.6 公司各职能部门归档范围5.4.6.1 综合部a 机要文件；b 公司办公会议纪录，董事会会议材料：c 工商行政事务工作中形成的文件材料；d 公司治安保卫工作中形成的文件材料；e 交通管理工作中形成的文件材料；f 内部体系
13、文件、各种台账、表格等。g 人力 资 源 计 划 、 员 工 劳 动 合 同 、 人 员 调 配 管 理 、 工 资 管 理 、 退 休 员 工 的 管 理 形 成 的 文件 材 料 ；h 员工教育、培训工作中形成的文字、文件声像材料；i 劳动保护、保险工作中的文件材料；j 公司下发的各类文件、管理标准等；k 内部体系文件、统计报表、各种台账、表格。l 公司规划、机构设置及发展战略工作中形成的文件材料；m 认证工作与标准化管理工作中形成的文件材料；n 对外合作项目工作中形成的文件材料；o 计划统计工作中形成的文件材料；p 公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件，各种台账、表格等。q 企业文
14、化建设工作中形成的文件材料；r 公司在工作活动中形成的有保存价值的照片资料；s 公司在工作活动中形成有保存价值的影像资料；5.4.6.2 财务部a 会计凭证；b 会计账簿c 会计报表；d 生产财务和成本核算；e 公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、表格等。5.4.6.3 技术部a 产品研究开发工作中形成的文件材料；b 新技术、新工艺、新购技改设备、新材料、新方法的引用、采用及推广工作中形成的文件材料；c 实施重大技术方案、大修计划、生产部下属各车间设备的大修计录等文件材料d 技术对外合作项目、技术改造的管理工作中形成的文件材料；e 基建、固定资产管理工作中形成的文件材料；f
15、基建合同计划、预算、决算等资料；g 新项目前期依据性文件材料、基础性文件、设计资料、协议资料、竣工资料； h 计量管理工作中形成的文件资料；i 公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、表格等。5.4.6.4 化验室a 质量管理、质量检验、质量控制监督工作中形成的文件材料；b 新品种水泥、新建材、新技术、新方法、新产品的实验研究工作中形成的文件材料；c 统计报表；d 公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、表格等。5.4.6.5 物资供应部a 物资采购工作中（合同、协议等）形成的文件材料；b 物资仓库工作中形成的文件材料；c 物资核算、统计工作中形成的文件材料；d 公
16、司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、表格等。5.4.6.6 生产部a 水泥成品、半成品等产品和生产组织工作中形成的资料；b 月度、季度生产计划及检修计划；c 生产调度工作中形成的文件材料；d 生产技术、设备、安全环保管理及矿产资源管理工作中形成的文件资料；e 生产工艺及产品工序质量控制管理工作中形成的文件材料；f 生产成本的控制和管理、工序成本的考核工作中形成的文件资料；g 生产统计和生产管理活动分析工作中形成的文件资料；h 公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台帐、表格等。5.4.6.7 各车间a 公司下发的各类文件、管理标准等；b 三类文件及各种台帐、表格等；c
17、 计划、设备大修、中修记录；d 巡检工值班、点检记录；e 设备说明、润滑记录。5.4.6.8 营销公司a 公司下发的各类文件、管理标准等；b 产品销售计划、总结、会议记录与纪要；e 价格管理、销售业务（包括合同、协议、函件等）工作中形成的材料；d 客户服务管理、订货会市场分析形成的文件材料；e 广告宣传材料；f 销售财务与统计工作中形成的材料；g 售后服务材料；h 内部体系文件、各种台账、表格等。5.5 档案分类5.5.1 党群工作类5.5.2 行政管理5.5.3 经济管理类5.5.4 生产技术管理类5.5.5 产品类5.5.6 科学技术研究类5.5.7 基本建设类5.5.8 设备仪器类5.5
18、.9 会计档案类5.5.10 员工档案类5.5.11 音像、照片档案类5.5.12 实物档案类5.5.13 电子档案类5.6 档案材料的保管5.6.1 企业档案必须有档案库房和专用柜、架保管，并做好库房的防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染八防工作。库房有灭火装置，有条件的库房温度控制在1428 ，相对湿度控制在 4560%。5.6.2 各类档案的存放整洁有序（按编号从左至右，从上到下排列） 。5.6.3 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。5.7 档案材料的借阅和保密5.7.1 借阅档案者，应严格履行借阅手续，原则上所有档案
19、只准在阅览室查阅，特殊需要的应经所在部门负责人签字审批后，由档案管理人员填写档案借（查）阅记录溥后方可借阅，绝密、机密档案不予查阅。5.7.2 公司员工非本职工作需要一律不准借阅企业科技档案。5.7.3 借阅的档案应予爱护，不得损坏、涂改、沾污、标记、拆散、抽页、装剪，归还时要详细检查，如有损坏、遗失等情况，情节严重的按江西省档案管理条例规定给予行政或经济处罚。5.7.4 严格保密制度，凡借阅的档案严禁翻印复制。5.7.5 员工工作变动，调动或离退休时必须将所借档案、图书如数归还。否则，不予办理调动或退休手续。5.7.6 外单位人员一律不准借阅企业档案。5.7.7 各种期刊仅供在阅览室阅览，不
20、得带出室外，确因工作需要借出的，填写图书借（查）阅记录薄签字后，按规定时限内归还。5.8 档案材料的鉴定和销毁5.8.1 根据国家法规的有关规定鉴定档案的保管期限和保存价值，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：a 有长远利用价值的档案应永久保存；b 在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；c 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。保管期限表按照归档文件整理办法执行 。5.8.2 鉴定工作每三至五年进行一次。5.8.3 经鉴定确认为无保存价值的档案，登记造册，由公司主管领导审查批准后，档案组织（至少两人）监销。6 检查与考核档案室对公司所属各单位每年检查一次本办法的执行情况，检查结果作为中层正职绩效考核的内容。文件编号：ZCPX-YGPX-001 中 材 萍 乡 水 泥 有 限 公 司员 工 培 训 管 理 规 定（第 1 版)受控状态：受控 非受控受 控 号：2009 年 月 日发布 2009 年 月 日实施起 草 人: 审 核 人: 批 准 人: 起草日期: 审核日期: 批准日期:
