1、湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本（2013 年修订版）第一卷 编制与归档指南湖南省高速公路管理局长沙金翔公路工程技术咨询有限公司二一三年十月1目 录前言 .1第一卷 编制与归档指南第一章 总 则 .1第一节 适用范围 .1第二节 编制与归档依据 .1第三节 名词解释 .2第二章 组织与管理 .4第一节 组织机构与职责 .4第二节 管理与措施 .6第三章 文件材料归档范围及整理要求 .9第一节 文件材料归档范围 .9第二节 湖南省高速公路建设项目档案分类 .9第三节 立项及设计文件 .13第四节 工程管理文件 .15第五节 监理文件 .20第六节 施工文件 .28第七节 科研、新技术
2、文件 .49第八节 验收文件 .50第九节 特殊载体文件 .67第四章 文件材料的编制 .68第一节 文件材料编制质量要求 .68第二节 规范化表格分类及代码 .70第三节 规范化表格填写要求 .75第四节 施工工序用表顺序提示 .97第五节 工程质量评定资料的编制 .141第六节 竣工图表编制 .150第五章 立卷与归档 .155第一节 文件材料收集与归档分工 .155第二节 案卷的基本构成及要求 .160第三节 纸质档案数字化 .163第四节 案卷及文件材料的装订 .169第五节 档号的编写 .170第六节 档案盒规格及填写要求 .171第七节 工程档案排列及案卷目录的编制 .171第八节
3、 特殊载体文件档案 .1722第六章 档案的移交 .176附录 A 图例 .177图例 1：档案盒样式 .177图例 2：卷皮封面样式（A4） .178图例 3：副页样式（A4） .179图例 4：卷皮封面样式（A3） .180图例 5：副页样式（A3） .181图例 6：卷内文件目录样式（A4） .182图例 7：卷内文件目录样式（A3） .183图例 8：卷内备考表样式 .184图例 9：竣工图框样式 .185图例 10：竣工图章、档号章样式 .186附录 B 湖南省高速公路工程文件材料归档范围及保管期限 .187附录 C 试验、质检主要结论用语参考 .190附录 D 施工原始记录归档一览
4、表 .1961前 言湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本 （2008 年修订版）对我省高速公路建设项目档案工作起到了很好的指导作用，但近年来又有许多新工艺的应用和规范的更新，特别是交通运输部关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知（交办发【2010】382 号）对公路建设项目文件材料的收集和整理提出了新的要求，为使范本更好的指导建设项目档案工作，特地组织专家对全省十几个建设项目进行了调研，并对 2008 年修订版实施过程中的不足和各建设项目的一些好的经验结合交通部的最新文件精神，进行了补充、修订。本次修订主要内容是：名称改为 湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本 （ 简
5、称 范 本 ） ；对部分章节的顺序和名称进行了调整和修改；对规范化表格中桥梁、隧道和房建工程的用表作了较大的修改；对各类质检用表进行了调整，使之与现行的技术规范和工程质量评定标准相吻合；对桥梁、隧道和房建工程增加了工序用表提示和注意事项的提示；进一步明确了册、分册的收集内容及整理的要求和方法。 范本 修 订 版 力 求 科 学 、 规 范 、 实 用 、 易 于 掌 握 、 更 便 于 操 作 。修订后的范本分为两卷，共 17 章。第一卷编制与归档指南，由总则、组织与管理、文件材料归档范围及整理要求、文件材料的编制、 立卷与归档、档案的移交 6 章组成。第二卷为规范化表格，分为上、下两册，共
6、11 章 11 类表格。修订后的 范本 将促进公路建设项目文件材料编制与归档工作的健康发展，确保工程档案质量的稳步提高。此次修订工作由杨淑元统筹，长沙金翔公路工程技术咨询有限公司负责组织，通过多种方式广泛征求了高速公路各在建项目公司的意见，也得到了厅、局领导和永吉高速公路建设开发有限公司及公路建设行业专家的关注和指导，在此一并表示感谢。各单位在使用过程中，若发现问题或提出意见、建议，请及时函告湖南省高速公路管理局工程处（地址：湖南省长沙市开福区三一大道 500 号 邮编：410016） ，2以便下次修订或再版时参考。编写单位：湖南省高速公路管理局长沙金翔公路工程技术咨询有限公司编写人员：张红玲
7、 涂征宇 侯桂荣 欧志勇 邓觐宇 郑长安 审 稿：龙健康 黄凤武 杨淑元 魏化宇 卢任之 盛鹤鸣 卿笃干第一卷 编制与归档指南1第一章 总 则第一节 适用范围高速公路建设项目文件材料是指从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、招投标、施工到交工和竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的文件的总称。是高速公路工程建设项目的历史记载，也是公路维护、改建、扩建的重要依据。湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本 （以下简称范本 ）旨在规范、统一湖南省高速公路建设项目文件材料编制、整理与归档的要求和方法。本范本适用于湖南省高速公路新建和改建工程建设项目文
8、件材料的编制、收集、整理和归档工作，其他等级公路建设项目可参照执行。第二节 编制与归档依据高速公路工程文件材料的编制与归档涉及到许多方面，其法律、法规文件较多，编制依据较多，本范本主要依据以下标准规范和文件：1) 交通运输部关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知（交公路发201065 号）2) 交通运输部关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知（交办发2010382 号）3) 交通运输部关于印发交通建设项目档案管理登记办法 、 交通建设项目档案专项验收办法和交通档案进馆办法的通知（交办发2007436 号）4) 国家标准 GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一
9、般要求5) 中华人民共和国档案行业标准 DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范6) 公路建设监督管理办法 （中华人民共和国交通部令 2006 年第 6 号）7） 交通部、国家档案局关于印发交通档案管理办法的通知（交办发2005431 号）28）国家标准 GB/T11821-2002照片档案管理规范9） 国家标准 GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范10) 国家标准 GB/T17678.1-1999CAD 电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求11) 中华人民共和国行业标准 DA/T 312005纸质档案数字化技术规范12）国家标准 GB/T50328-20
10、01建设工程文件归档整理规范13) 国家标准 GB503002001建筑工程施工质量验收统一标准14) 中华人民共和国档案法 （1996 年）15) 中华人民共和国档案法实施办法 （1999 年）16) 中华人民共和国保守国家秘密法 （1988 年）17) 建设工程质量管理条例 （2000 年 1 月 30 日国务院第 279 号令）18) 湖南省第十届人民代表大会常务委员会公告第 31 号湖南省档案管理条例2004 修订版19) 现行公路工程标准、规范、规程等第三节 名词解释下列名词解释与定义适用于本范本。1高速公路建设项目文件材料是指新建和改建的高速公路建设项目自立项开始至竣工验收全过程中
11、形成的具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。高速公路建设项目文件材料是高速公路养护、管理、改建、扩建的重要依据。2高速公路建设项目档案指经过鉴定、整理并归档的高速公路工程文件材料。3. 案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。4卷内文件目录登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，简称卷内目录。35卷内备考表卷内文件状况的记录单。排列在卷内文件之后。6立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。7. 归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。8. 档案分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式
12、等特征对档案实体进行的分类。9. 案卷目录登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。10. 编目按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。11. 档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。12件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。13. 保管期限对档案划定的存留年限。高速公路建设项目档案保管期限分为永久、30 年和 10年三种。4第二章 组织与管理第一节 组织机构与职责交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目档案工作进行管理。公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人应负责做好本单位形成
13、的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责，保证项目文件材料收集、整理、归档的及时、准确、完整、系统和安全；项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见；各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。目前湖南省高速公路建设单位对文件材料的编制与归档管理有两种模式，一种为建设单位负责管理，另一种为建设单位委托第三方咨询机构协助管理，其组织机构图如图 2-1 所示。建设单位档案管理主管领导建设单位档案管理分管部门第三方咨询服务机构 建设单位档案人员各驻地监理处竣工文件主管领导驻地监理处资料员各施工单位资料员计划进度人员安全环保人员试验测量人员合同管理人员施工质检人员办公 室 人员各施工单位竣工文件主管领导计划进度人员安全环保人员试验测量人员合同管理人员质量管理人员图 2-1 高速公路建设项目文件材料编制组织机构图
