1、管理职位工作手册系列行政管理职位工作手册第一章 行政部职责描述（一） 行政部工作职责一览表行政部部门职责 职责细分 备注1日常办公事务管理（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3
2、）做好文书资料以及内部信息的保密工作4车辆管理（1）办公车辆的调度管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动6后勤保障事务管理（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修7涉外事务管理（1）来客接待管理，包括前台接待、客人来访登记迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危
3、机处理预案第二章 行政部组织管理（一）行政部组织结构与责权表部门 行政部 部门负责人 行政部经理 直属领导 行政总监行政部组织结构图 部门编制负责公司队伍及制度建设，管理行政、人力资源、信息平台资源与支持服务工作，运用各种激励机制为公司提供最佳人力资源保障并保持人力资本的持续升值。 经理级 1 人负责部门员工的管理、培养，建立高效团队；负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释；全面负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，确保工作的高效开展；主管级 1 人负责公司薪酬核算、人事档案管理，协助部门经理进行聘用、绩效、培训等管理工作；负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，及时检讨并改进其
4、作业流程，确保基础工作的高效开展。专员级 1 人负责人力资源管理范畴内管理制度的拟定、推行、指导、监管负责公司人事信息平台建设。及时做好人事档案及相关资料的传递、建档工作部门职责负责公司行政信息管理、项目申报及公共管理建议与维护部门权力相关说明编制人数 审核人员 批准人员编制日期 审核日期 批准日期（2）行政办公工作一览表部门： 人事行政部 人数： 填写日期： 年 月 日序号 工作内容概述（三）行政办公职位规范表职位名称 行政主管 直接上级 行政经理 直接下级 行政文员管辖范围负责部门员工的管理、培养，建立高效团队；负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释；全面负责公司日常行政与后勤
5、事务的管理、督办，确保基础工作的高效开展直接责任主要权力职务代理人任职条件第 3 章 办公事务管理（一）行政费用申请单编号： 部门： 填写日期： 单位：元费用类别 金 额 用途说明 附件张数合 计人民币（大写）报销人签字： 审核人签字： 主管领导签字：（二）车辆费用报销单编号： 填表日期： 年 月 日驾驶员 部门 车号预支期间 年 月 日 至 年 月 日 车型项目 张数 金额（单据粘贴处）合计 金额（大写）财务审批 部门主管审批 财务复核 部门经理审核 经办人签名 报销人签名（六）招待费用报销单编号： 填表日期： 年 月 日姓 名 职务部 门招待事由招待对象 招待人数 客人 人，陪同 人备注金
6、额合计日 期 招待地点 餐饮费 住宿费 礼品礼金其他费用 十 万 千 百 十 元 角 分金额（大写）合计财务审批 部门主管审批 财务复核 部门经理审核 经办人签名 报销人签名附件张（十）公关工作计划表公关工作主体 负责部门负责人员 公关专员口 公关主管口 行政部经理口 行政总监口配合人员计划情况工作目标工作进度进度目标工作成果工作预算 工作结算（十一）会议记录表编号： 填写日期：会议时间 地点 主持人 记录人会议名称参 加 者会议议题会议过程会议决策记录审核人 审核结果（十二）年度会议计划表会议名称 主 持 人开会地点 会议召集单位开会日期 会议主要工作人员开会时间 与会者应备资料会议宗旨及议
7、题 会场标示资料与会单位 会场拟分发资料人 数（十三）会议审核项目表序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果1 会议的主题2 会议的规模（总人数）查邀请回函3 会议预算22女服务员着装方面（1）洋装 （2）旗袍（3）其他民族服饰4 招待对象的层次5活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）6 会议天数7 会议负责人23新闻媒体 （1）文字记者（2）新闻稿 （3）摄影记者（4）录像记者及电源准备 8 会议事项分工表9会场的预订（1）主会场 （2）分会场 （3）洽谈室（4）展示室 （5）来宾休息室（6）工作人员休息室（7）演艺人员休息室24住宿安排方面 （1）安排来宾的住宿（套房、单人房、双人
8、房）（2）领导人的住宿预订房间（3）妥善分配房间10制作来宾名册包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等25支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费）11各类函件邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、 纪念品、停车场、指引地图、餐券订制张数（多印 20%以备用） 、信封书写投递日期26安排用餐方面（1）住宿者的用餐事宜（2）来宾、司机的用餐问题 （3）服务人员的用餐（4）演员、乐队的用餐问题12纪念品方面纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（要多出 20%以备用）13交通工具方面飞机、面包车、轿车14 酬谢费（给司机人员等）27活动行程方面（1）司
9、仪开场白（2）主持人的致辞（3）来宾致辞（4）宣读贺电（5）致谢辞（6）活动行程表15会场布置主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应（7）播放背景音乐（8）放映宣传影片、幻灯片16宴会的形式（1）餐桌入座式 （2）自助餐入座式（3）半入座式自助餐（4）鸡尾酒立食式自助餐16 料理样式和菜单印制17饮料香烟（1）国产白酒 （2）鸡尾酒（3）啤酒 （4）饮料类18花饰（1）花篮 （2）桌上花饰（3）雕冰花饰 （4）胸花（5）赠用花束 （6）典礼台花饰（7）载挂花饰 （8）蜡烛（9）展示品饰花28服务柜台的工作方面（1）来宾出、缺席之确认（2）发放胸章（3）发
10、放活动行程表（4）引导来宾到休息室（5）发放座位牌（6） 发放纪念品（7）设置临时电话（8）来宾签名纪念19看板、标示板类（1）大门看板（2）方向标示（3）专用停车场示牌（4）展示商品说明标牌29 座位顺序（1）桌面标示卡（2）桌面标示卡的书写20拍照摄影方面（1）纪念照片（2）快照21选择桌子（如圆桌或方桌）30胸章、名牌（1）颜色、大小、种类的选定（2）公司名称、职衔、姓名的书写（十四）决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施 执行负责人备注（十五）决议事项实施表会议名称：决议事项 决议日期 决议负责人部门 执行负责人 实施目标 实施进度等 评价各部门每个月的实施检查表月份 实施进度 评价 月份 实施进度 评价1 42 53 6（十六）会议室使用申请表填写日期：使用日期 使用时间 会议名称 具体地点 参会人数 所需设备 备注申请使用单位 管理单位名称 填表人 主管 管理人 主管 经理
