1、语言文字规范化行文格式要求一、公文文号的正确使用印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“” （一般在电脑“插入” 栏里 “特殊符号” 中选择），而不应该 用小括号“ （） ”或中括号“ ”。副科级 以上单位有 资格发公文。如：区汉语委发（2009）5 号 （不规范）区汉语委发20095 号 （不规范）区汉语委发2009 5 号 （规 范）二、标题的要求（一）正文必须要有标题（封面除外）。标题使用二号小标宋体字。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。（二）标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式
2、一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。（三）标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行居中，字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用（）括住，字体使用四号楷体，单位名称与时间间隔两个空格，时间使用数字形式，如：（东胜区教育局 2009 年 11 月 11 日）三、正文的要求（一）正文要与标题隔一行。（二）正文使用三号仿宋体字。每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号黑体，二级标题使用三号楷体，三级标题使用三号仿宋体加粗，四级以下级标题与
3、正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。（三）全文层次序号的使用1.第一层为“一、 ”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十 等。2.第二层为“（一） ”，以下可排（二） （三） （四），此序号采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。3.第三层为“1.” 1 后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排 2. 3. 4. 5. 6. 7.。4.第四层为“（1 ）”，此序号是采用 输入法输入，括号后面不得添加任何标点。 （1）以后可排（2）（3）（4）（5）。5.第五层为“ ”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，以后可排 。此序号还可以不单独作为标题序号在句子
4、里使用。（四）行文格式的要求1.每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。一级标题前面左空两格。2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。（五）正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。（六）正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件” ，后 标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识 序号；附件的序号和名称前后标识
5、应一致。四、正文中一些主要标点符号的使用（一）破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，破折号的长度为两个汉字的长度，例“ ”，而不是数个短横，例 “”。（二）连接号，相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。学校计划、总结中使用到的主要有以下情况：1.表示时间起止的，学期工作计划、总结中学年度中的连接号“”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。2.表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“0 3 岁婴 幼儿” ，0 和 3 之间应 用浪纹线。3.表示地点的，例如：东胜康巴什，是两个汉字的长
6、度。（三）省略号，省略号的形式为“”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。（四）标点符号的位置。1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。3.破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。（五）页码用四号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。五、文章中数字的使用（一）使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表
7、示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2009 年 2 月 12 日 500克 20 支 等。（二）使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二师 “ 十一五”计划 零岁教育等。（三）应当使用国家法定计量单位。六、汉语拼音注音字母的正确使用（一）大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。（二）分连写：词内连写，词间分写。以标语为例：“公 共 场 所 请 勿 吸烟”GONG GO
8、NG CHANG SUO QING WU XI YAN以上未按汉语拼音正词法基本规则标注，不规范。以下标注规范：“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN七、关于时间的写法（一）要求使用汉字的。1.中国干支纪年和夏历月日使用汉字。如：正月初五 八月十五中秋节2.清代和清代以前的历史纪年使用汉字（采用阿拉伯数字用括号括注公历）。（二）要求使用阿拉伯数字的。公历世纪、年代、年、月、日的规范写法。1.公元前 8 世纪 20 世纪 90 年代 2009 年 11 月 14 日2.2008 年、2009 年不能简写成“08 年”、 “09 年”，必须
9、写完整的2008 年、2009 年。3.2008 年 9 月或 2009 年 1 月不能写成“2008、9” 或“2009.9”。4.年、月、日扩展格式的写法，月、日是个位单数时，须在个位前加0，年、月、日之间用半字线隔开，写成 2008-09-01。此扩展格式一般在引文著录、行文注释、表格、索引、年表等中使用。（三）封面和成文结尾时间的汉字写法。1.正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字，党群系统使用阿拉伯数字。2.时间使用汉字的规范写法，如：二九年九月十二日。二九年中的“” 是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字 0，必
10、须拼写汉字。不能汉字与阿拉伯数字混用，不能写成二 00 九年。3.其他不规范形式，如：二九年 6 月或 2009 年六月。4.成文时间及文中不能拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。八、落款及时间（一）正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，右空两格。如全称：东胜区塔拉壕小学，简称：东胜塔小。（二）时间在单位名称的下一行，右顶格。（三）落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。（四）正文标题下已经书写单位名称和时间的，结尾不再使用落款和时间。九、公文中纸张及印章的正确使用公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm*97mm）,左侧装订。版式通用
11、 word，页边距上下 2.5 厘米，左右 3.0 厘米，行距一般为固定值3 0 磅。如有特殊要求，另行处理。公文除 “会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。常见不规范使用序号、标点符号、汉语拼音例析一、文字材料中序号、标点的正确使用1.“第一、” 、“第二、 ”或 “首先、”、“其次、”等用 顿号不规范，应该用逗号，即“第一，” 、“第二， ”、“首先， ”、“其次，”等。2.“一，” 、“二， ”、“三， ”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”“二、”“三、”。3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、
12、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.” 、“2.”、“3.”或“A.” 、“B.”、“C.”。4.序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。5.文章的层次顺序应依次是：一、二、三、（一）（二）（三）1. 2. 3. （1）（2）（3）。一般而言，论文正文文中标题层次如下：一级标题：标题序号为“一、”，独占行，末尾不加标点；二级标题：标题序号为“（一）” ，与正文字体字号相同，独占行，末尾不加标点符号； 三级以下标题：三、四、五级标题序号分别为“ 1.”、“（1）”和“”，与正文字体字号相同，可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行，则末尾不使用
13、标点；否则， 标题 后必须加句号。二、年份中“零”的正确使用 1.年份如用中文形式表示，如“二五年十月” ，则中间的“” 不能写成阿拉伯数字的长“ ”或英语全角字符“ ”，而应该 用圆“”（一般在电脑“ 插入”栏里“符号”的几何图形符中 选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示， 则中间应该用长“”表示，如：“2005 年 10 月”。2.按“国家标 准” ，国家行政机关的公文的日期应该用汉语表示。3.各类通知、告示、奖牌、证书等上的日期的书写，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。如：二 00 六（错误）、二 OO 六（错误）、二六年（正确）。三、正确区分比号、冒号、破折号、连接号 1.比号“”误为冒号“
14、：”。如表示时间 1138,中间的符号是比号不是冒号，比号可在计算机插入菜单的“符号” 里面查找。 2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线，而不用“” 或只占一个空格的短线“ ”或两个短 线“ ”表示。破折号的输入方法是选定“黑体”字，再敲击“shift加 键” 。 3.表示数量范围，前后数字之间误用了一字线“” 或半字线“-”，应该用浪纹线“ ”，如 11 月 1 日 11 月 5 日，23 天，2030 人，等等。浪纹线“ ”可在插入菜单中的“ 符号” 里查 找，也可在新 罗马字体下按 Shift+。四、表示概数使用错误的形式 如 3、4 天，7、8 个人，等等。表述这样的概数应该使用中文数字，而且数字之间不使用标点，如：一两天，三四天，七八个人，等等。 五、关于引号、书名号、分号的使用 1.引号、书名号属于并列关系时的用法：两个引号并列关系的使用，中间可不用顿号。例如，呐喊 孔乙己都是鲁迅的名篇。日本人过去称中国人为“ 东亚病夫”“支那人”。 2.顿号、分号、逗号的区别使用。 （1）表示词语之间的并列关系，用顿号。例如，“ 工、农、商、学、兵、知 识分子，都是公民。” （2）表示分句之间的并列，联系不紧密的用分号，例如，“ 早上，我们吃面包、牛奶；中午，我们吃米饭；晚上，我们吃面条。” 联系紧密的用逗号，例如“我们要学工，学农 ，学 军。”
