1、贸易函电书写规范目 录 1. 贸易函电书写规范 1. 一、贸易函电的组成部分和格式 1. 1、组成部分： 1. （1）、信头 Letterhead 2. （2）、案号 Reference 3. （3）、日期 Date 4. （4）、封内地址 The inside address 5. （5）、注意项 Attention line 6. （6）、称呼 The salutation 7. （7）、事由 The subject line 8. （8）、正文 The body of the letter 9. （9）、信尾敬语 The complimentary close 10. （10）、签名 T
2、he signature 11. （11）、缩写名、附件、分送标志 IEC block（initials，enclosures and carbon copies block） 12. （12）、附言 Postscript2. 2、函电格式: 1. （1）、齐头式，包括全齐头式和齐头式。 2. （2）、缩进式。 3. （3）、混合式。2. 二、贸易函电书写基本原则 1. 1、Courtesy 礼貌 2. 2、Consideration 体谅 3. 3、Completeness 完整 4. 4、Clarity 清楚 5. 5、Conciseness 简洁 6. 6、Concreteness 具体
3、 7. 7、Correctness 正确贸易函电是贸易实务中最为重要的环节之一，请大家注意以下几点：1、选择正确的 “业务种类 ”，明示标题。2、选择合适的贸易函电格式书写函电，如齐头式、缩进式、混合式等。 3、全部使用英文撰写，要求语言简洁、流畅，无语法和拼写错误。切忌在函电中使用中文。 4、尽量使用自己组织的语言书写函电，不允许直接使用百科中范例中的语句。 5、磋商内容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、规格或质量要求、数量、包装、价格、付款方式、运输方式、装运时间、装运港、目的港、保险条款等。6、磋商过程中有多次议价过程或英文函电写作文采较好都能够得到相应加分。 一、贸易函电的组成部分
4、和格式1、组成部分：（1） 、信头 Letterhead 信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸最上端。它标明是从何处来的，而且给收信者留下第一印象。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。有时信头中还会充分使用商标或简短的广告，很多大公司在信头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 例如： China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone:
5、 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: （2） 、案号 Reference 根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于查找存档的信件。案号还有助于将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达有关的人或部门。案号没有固定的格式，公司可以选择他们认为最有效的方式来表示。 例如： Your ref:CNN/011 Our ref:12345/XY （3） 、日期 Date 日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表达的方式（如：7/5/2008）应该避免使用。 例如： 美语表示法：May 15，2011 英语表
6、示法：26 July 2011 （4） 、封内地址 The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。 例如： Personnel Department Westminster Production Co. 51 High Street Anytown,MN55106 USA （5） 、注意项 Attention line
7、通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及具体收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。 “attention”或“for the attention of”应大写打出或加下划线。注意项一般放在封内地址和称呼之间，或包括在封内地址里面。 例如： ATTENTION: MR.ROBERT （6） 、称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般既可使用冒号也可使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。如果你与收信人关系密切，可以直呼其名。 例如： Dear S
8、ir or Madam: Dear Bill Stevenson， （7） 、事由 The subject line 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。如果有必要，标题可加下划线或用大写字母打印。 例如： SUBJECT:ACCOUNT NO.222 （8） 、正文 The body of the letter 信文是每封信中最重要的部分，它包含着你要传达给收件人的重要信息。尽管有时一封信仅寥寥数语，但还是要遵循三段式的格式。第一段引入主题，它应该一下就抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是详细讨论。最
9、后一段与第一段同样重要，它通常是一个总结，讨论或进一步的要求。 例如： Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H. As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20- . We require payment by L/C. Because there is an increasing demand for this produ
10、ct, our price is non-negotiable. We look forward to your reply. （9） 、信尾敬语 The complimentary close 信尾敬语以友好的方式结束全信，它通常放在正文下面第三行，齐头式靠左对齐，缩格式偏右。如果称呼是 Dear Sir，Dear Madam，Ladies and Gentlemen，结尾语要较正式：Faithfully yours，Yours cordially。如果称呼中使用了客气的头衔，而且提到了姓名：dear Mr.Smith， Dear Dr.Hamilton ，可以使用比较随便一些的敬语，如：S
11、incerely yours， Yours respectfully， Yours truly。敬语的结尾标点符号是逗号，注意第一个词的首字母为大写。 例如： Yours faithfully， Truly yours， （10 ） 、签名 The signature 位置在敬语下面空三行，签上写信人的名字，中间的空行留做手签写名之用，打出的签名正体可以清楚地显示是谁写的信。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。 例如： Yours faithfully, Doris Fergoso
12、n Doris Fergoson (Manager) （11 ） 、缩写名、附件、分送标志 IEC block（initials，enclosures and carbon copies block） 在签名下的两至三行，紧靠左边线。Initials，在商务信函中通常应标出写信者和打信者的。写信者在左边，打信者在右边，如：HM/LZ；JT/aq。如果随信附有其他单据，你要写出都附有什么附件，其表达方法常采用缩写的形式。如：Enc. Price List；Encl. As Stated。如果一封信的副本还同时发给第三方，要写入抄送标志，如：明抄：cc Marketing Department；暗
13、抄：bcc Mr. Simpson。 例如： HM/LZ Encl:As Stated cc:J.M.Dixon （12 ） 、附言 Postscript 在商务信函中，附言通常并非用于其原始的作用，而是作为强调某件事的一种手法。它通常用“P.S.”的形式来表示，位于附件下面, 有打印或手写两种方式。然而，应尽量避免使用附言，因为它毕竟是没有计划好的事情。 例如：P.S. The invitation card will be posted to you in a couple of days. 2、函电格式:（1） 、齐头式，包括全齐头式和齐头式。 全齐头式信函各行，包括信头、信内地址、称呼
14、、主标题、正文、还有结束套语，都要从左边缘栏线开始。如果是印刷的信纸，除了信头其他的都必须从左边开始； 齐头式信函信头位于中间，除了印刷的信纸；结尾敬语、签名靠右边缘；注意事项和事由都居中，其他部分和全齐头式格式一样。 全齐头式范例：齐头式范例：（2） 、缩进式。 要求信内名称和地址逢换行时，下一行比上一行向右缩进 2 个或多个字母的距离。 正文的每段首行也要要留出一定的空白，一般向右缩进 2 个或多个字母的距离。日期靠右边缘，结尾敬语和签名也要和日期一样靠右。 缩进式范例：（3） 、混合式。 除了信内收信人和地址采用齐头式，公函正文的各段首行都要缩进 2 个或多个字母的距离。日期还是在右上方
15、的。混合式信函的左边和右边都要留出一定的空白，各段落之间空两行，敬语和签名放在栏中线右侧。 混合式范例：二、贸易函电书写基本原则 商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可能出现的疏漏和误解。 它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格语气以及巧妙组织的信息。这些要求可被概括成 7C 原则： 1、 Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 例如：We have received with many thanks your letter o
16、f 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. You will be particularly interested in a special of for on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. 2、 Conside
17、ration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。 例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We wont be able to send you the brochure this month.” 要好。 3、 Completeness 完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等
18、，切忌寄出含糊不清的信件。 4、 Clarity 清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误： 例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此处 bimonthly 有歧义：可以是 twice a month 或者 once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为： (1). We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. (2). We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco. (3). We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco. （二）注意词语所放的位置： 例如：(1). We shall be able to supply 10 cases of the item only.
