1、福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司0文件编号： CYS/QHS2A/O 分发号：福建省翠云山食品开发有限公司管理体系程序文件受控状态：编制：审核：批准：2014 年 8 月 10 日发布 2014 年 9 月 10 日实施目 录福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司1001 文件控制程序 .2002 记录控制程序 .7003 管理评审控制程序 .10004 人力资源控制程序 .14005 与顾客有关的过程控制程序 .17006 采购控制程序 .20007 监视和测量装置控制程序 .24008 顾客满意度测量控制程序 .27009 内部审核控制程序 .29010 不合
2、格品(潜在不安全品)控制程序 .34011 数据分析控制程序 .37012 纠正措施控制程序 .40013 预防措施控制程序 .43014 应急准备和响应控制程序 .45015 验证控制程序 .47016 产品撤回控制程序 .49福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司2文件题目 文件控制程序 执行日期2014 年 9 月 10 日编 码 CYS-QHS2-001-A/O 编制 日期替 代 审核 日期颁发部门及数量 行政部 共 份 批准 日期001 文件控制程序1 目的本程序规定公司质量食品安全管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各相关部门所使用的文件保持一
3、致性。2 适用范围适用于公司各部门与质量食品安全管理体系有关的文件的控制，包括质量食品安全管理手册、程序文件和作业性文件等体系文件及相关的外部文件的控制。3 职责3.1 行政管理部负责质量食品安全管理手册、程序文件、公司管理文件的管理，并建立质量食品安全管理体系文件一览表 。3.2 技术部负责公司技术性文件（工艺文件、产品标准、生产配方等）的编制和管理；3.2 各部门负责按文件编制、审核、批准、保存的规定对各类文件进行管理，并确定文件管理人。4 工作程序4.1 文件的编制、审核、批准文件的编制，根据文件级别要求，必要时可组成文件编写小组进行。同一级别、类型文件的编制须保持统一的格式、风格。编制
4、人、审核人、批准人在原文件上签名确认，交与技术部。4.1.1 质量食品安全管理手册：行政部组织编写，主管副总审核，管理者代表（食品安全小组组长） （总经理）批准。质量食品安全管理手册应准确、全面和扼要地阐明公司的概况、质量食品安全方针和质量食品安全目标、质量食品安全管理体系的范围、质量食品安全管理体系过程及其相互作用、有关职责和权限、程序文件或对其引用等内容。4.1.2 程序文件：由相关部门编写，主管副总审核，管理者代表（总经理）批准。程序文件应包括目的、适用范围、职责、福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司3工作程序、相关文件、记录等主要内容，具体要求为如下。a) 目的：具体阐述
5、制定本程序文件的目的和作用或对质量食品安全管理体系的影响。b) 适用范围：具体阐述本程序所包含的管理过程或活动范围，说明其适用性。c) 职责：具体规定负责实施该程序文件有关活动的主要部门或人员的责任和权限。d) 工作程序：详细阐述实现程序的行动步骤和方法。应一步一步地列出所要做的工作 ，保持合理的顺序，提出值得注意的任何例外或特殊领域。可应用流程图和使用参考资料。e) 相关文件：应标明使用本程序文件所涉及的相关作业性文件。也可能涉及程序文件，但在此不必列出。f) 记录：详细标明使用该程序文件产生或使用的记录。需要时，可附记录表格的样本。4.1.3 作业性文件：技术部主要责任部门编写，主管副总审
6、核，总经理批准。作业性文件一般指各部门的工作规范、业务过程的各种作业指导书、操作规程、检验规程和试验规程、方案、服务规范、工艺卡、产品标准等。根据控制要求的不同，可将作业性文件分为两类：a) 技术文件：如产品标准、工艺卡、法规等。其格式和编号等，国家、地方和行业管理部门均有明确规定或已有习惯做法，不需另行规定，使用时可直接引用。b) 其他作业性文件：一般由有关部门针对具体的岗位或工作细节的作业活动、步骤、方法及相关资源所达到的目的和要求进行设计和规定。作业性文件一般应包括目的、范围、工作要求、相关文件、记录等内容，具体要求为如下。a) 目的：具体阐述制定本作业性文件的目的、作用和意义。b) 范
7、围：具体阐述本作业性文件所包含的过程、活动或岗位的应用范围，说明其适用性。c) 工作要求：包括使用的设施，活动或作业步骤，部门人的职责、环境条件限制，活动或作业应达到的目标（如技术指标） ，检查或测量的规定，使用的文件和记录。d) 相关文件：使用本作业性文件所引用的相关作业性文件。e) 记录：运作本作业性文件所使用和导致产生的记录。4.2 文件的发放福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司44.2.1 文件责任部门或文件主要责任部门负责人确定实际需要数量及发放范围，管理者代表批准后，由技术部在封页加盖红色“受控文本”章，文件颁发部门按发放编号发放并在文件发放登记表上登记。质量食品安全
8、管理手册及程序文件发放到公司执总经理、副总经理、各部门经理，作业性文件发放到各相关部门和人员。4.2.2 需要时，部门对领回的文件可进行二级分发，并填写文件发放登记表。4.3 文件的修改4.3.1 文件需要修改时，应填写文件更改申请、批准记录单 ，审核、批准程序按 4.1 进行。4.3.2 文件修改的时机：a) 文件在使用过程中有不适用的地方；b) 与质量食品安全管理体系相关的标准，国家地方政府或行业法律法规发生变化时；c) 公司组织机构、业务范围和工作方式发生重大变更时。4.3.3 文件修改注意事项：a) 必须满足食品 QS 安全管理体系（谷物加工企业要求）CCAA 0001-2014 及I
9、SO9001：2000 标准和 ISO22000：2005 要求；b) 文件修改后应经过必要的验证；（内审）c) 文件修改应与公司其他现行文件不发生矛盾。4.4 文件的保存4.4.1 行政部管理应保存文件的原稿及其电子文档、 文件发放登记表 、 文件一览表及相关的记录。4.4.2 文件的使用部门应妥善保管好文件，以防文件的损坏或丢失。4.5 文件的复印4.5.1 质量食品安全管理手册和程序文件的复印必须经过管理者代表（食品安全小组组长）同意后方可进行，根据情况由行政部加盖“受控文本”或“非受控文本”印章并填写文件发放登记表 。4.5.2 作业性文件的复印由文件使用部门根据实际需要提出复印申请，
10、经部门经理确认、总经理批准后，由行政管理部加盖“受控文本”印章并填写文件发放登记表 。4.5.3 加盖“受控文本”印章的文件，为现实有效，供内部使用；注明“非受控文本”的文件，可根据需要提供给供方、顾客、咨询机构、认证机构或主管部门等，此类文件不福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司5受更改控制。4.6 作废文件的销毁4.6.1 作废文件销毁时，由文件管理人员填写文件作废申请、批准、销毁记录单 ，经文件批准人同意后执行，同时通知技术部并备案。4.6.2 作废文件需保留时注明“保留”标志，由行政管理部继续保存。保存期限由作废文件的批准人规定。4.7 文件的定期评审各级文件的批准人每年
11、年底组织对其所批准的文件进行评审，以保持文件的适宜性、有效性、充分性和可操作性，必要时进行修订。4.8 外来文件的管理4.8.1 各部门负责收集与业务相关的外来文件，交行政部统一管理，行政部统一组织评价其适用性，填写文件一览表 ，对发放进行控制。4.8.2 外来文件包括与质量管理相关的 ISO 标准，国家、地方、行业法律法规、标准及有关管理部门的业务指导文件的最新版本等。4.9 质量食品安全管理体系文件的编号4.9.1 质量食品安全管理手册的编号CYSQHS1XX4.9.2 程序文件的编号CYSQHS2XXXXX版本号质量食品安全管理手册公司代号版本号文件顺序号程序文件公司代号福 建 翠 云
12、山 食 品 开 发 有 限 公 司64.9.3 作业性文件的编号CYSQHS3XXXXXXX4.9.4 部门代号部门名称 部门代号 部门名称 部门代号总经理 01 营销部 06副总经理 02 技术部 07生产部 03 财务部 08行政部 055 相关文件5.1 记录控制程序 6 相关记录6.1 文件一览表 CYS-QHP001-01-50 页6.2 文件发放登记表 CYS-QHP001-02-51 页6.3 文件更改申请、批准记录单 CYS-QHP001-03、04-52 页、53 页6.4 文件作废申请、批准、销毁记录单 CYS-QHP001-05-54 页版本号文件顺序号部门代号作业性文件
13、公司代号福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司7002 记录控制程序1 目的有效地管理记录，为质量食品安全管理体系的有效实施提供证据。2 适用范围适用于公司使用的质量和食品安全有关的记录的管理。3 职责3.1 各部门负责本部门记录的标识、收集、编目、归档、贮存、维护、查阅和处置工作。3.2 各部门的记录使用人员，负责记录的填写。3.3 行政部负责记录的备案及监督管理。4 工作程序4.1 记录的范围4.1.1 记录是质量食品安全管理体系连续运行的证据。4.1.2 记录要将重点放在那些为实施与运行质量食品安全管理体系所需的和关于质量食品安全方针、目标实现程度的记录上，应包括：a）关于适
14、用的法律法规要求的记录；b）产品或服务的记录，产品和服务的提供过程的记录；c）有关供方与顾客的记录；d）测量和监视记录；e）不合格方面的记录：产品或服务的不合格；f）人力资源管理方面的记录；g）审核与评审记录；文件题目 记录控制程序 执行日期 2014 年 9 月 10 日编 码 CYS-QHS2-002-A/O 起草 日期替 代 审核 日期颁发部门及数量 行政部 共 份 批准 日期福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司8h）纠正和预防措施方面的记录等。4.1.3 各部门根据质量食品安全管理体系对本部门的要求和 4.1.2 的规定明确本部门应有的记录。4.2 记录的编号和格式4.2
15、.1 记录的编号CYS QHP XX 4.2.2 记录的格式由各部门自行设计，行政部进行形式审核，对其进行编号，以保持记录的协调、统一。行政部对所有记录备案并建立记录一览表 。4.3 记录的填写4.3.1 记录填写人员应做到：a）认真填写记录、表格，字迹清楚，版面清洁，并对填写的数据负责；b) 对记录表格中要求填写的数据或其他文字都要详实填写；c) 凡属记录一览表内的记录，不允许使用铅笔填写，以防止随意擦改；填写时如出现错记或笔误时，由修改人签名并注明日期。4.3.2 各部门的主管负责记录使用情况的监督管理。4.4 记录的保存4.4.1 各部门记录由各部门自行归档管理。4.4.2 各部门应设置
16、专（兼）职记录保管员，负责收集已填报的记录，并进行分类和保存。当记录保管员发生变动时应进行记录移交。4.4.3 记录的贮存必须有适宜的场所。4.4.4 对于日常使用的记录，为便于查找区分，各部门应根据实际情况选择适当的编目方法对记录进行编目。4.4.5 记录需经有关人员批准后方可借阅，记录的借阅人应做好记录的维护工作，不得随意涂写，以保持记录的完好无损。记录序号记录公司代号福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司94.4.6 公司内借阅记录应及时归还，外单位人员在离开公司前应归还所借记录。4.4.7 记录保管员应对记录进行日常检查维护，及时收回所借出记录，防止记录的损坏、变质或遗失。4.4.8 各部门记录保存期根据实际情况提出，由行政部确定。法律法规或另有规定要求的记录按相应规定执行。记录保存期应在记录一览表中予以明确。保存期内记录保管员应确保各项记录的完好。4.5 记录的处置。超过保存期限的记录经部门主管同意后可自行销毁。5 相关文件5.1 文件控制程序6 记录6.1 质量记录清单 CYS-QHP002-01-55 页6.2 记录归档移交单 CYS-QHP002-02-56 页6.3 记录借阅、复制登记表 CYS-QHP002-03-57 页6.4 记录销毁申请表 CYS-QHP002-04-58 页
