1、OA 办公系统需求模块说明2017 年 2 月 16 日版本说明目录第一部分 需求分析 .11.1 项目概况 .11.2 建设目的 .1第二部分 总体规划 .2系统功能层次模块图 .3第三部分 概要设计 .4系统的功能设计 .43.1 个人事务 .43.2.工作流 .43.3.公共信息 .53.4.行政办公 .63.5.人力资源 .73.6.合同管理 .73.7.客户管理 .83.8 项目管理 .83.9.档案管理 .93.10.系统管理 .9第四部分 系统的界面展示 .91第一部分 需求分析现代办公需要先进的 OA 办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效率，加强管理的有效手
2、段。集团的文档材料、公文审批、财务明细、项目管理，基本的审批流程是每天必不可少的日常工作，因此需要一套先进的、高效率的、覆盖本集团的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的威力。1.1 项目概况为了满足当前办公业务的实际需求，满足企业现代化发展需要，进一步提高企业办公效率，加快企业信息化的进程，达到增收节支的目的，急须建设的OA 移动化办公系统，使系统覆盖从董事长到基层的各个单位，使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、强壮的通讯基础设施，并在此基础之上扩充 OA 系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、
3、网络化，实现文件电子化，无纸办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个先进技术的、流程控制完备的 OA 办公系统。1.2 建设目的1）实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务无论您身处国外、国内，无论您在机场、酒店、家中都可以随时投入到工作中来，方便快捷地掌握集团内部的工作进度与情况，及时处理工作问题。2）通过工作流转的自动化，实现高效快捷地办公通过 OA 实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证快捷，准确地处理工作。23）有效监督工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办及时有
4、效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少错误，防止低效率办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。4）明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少推托，扯皮等现象明确赋予各岗位的权限与职责，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现权职不明、相互推托扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。5）方便领导同各级工作人员的有效沟通多种途径，多种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。3第二部分 总体规划系统功能层次模块
5、图4第三部分 概要设计系统的功能设计3.1 个人事务个人设置：设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方式等基本信息；出差、休假用户可设定相应状态，便于系统管理。待办事宜：待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块，如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后，各类待办事宜分类列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，起到引导用户完成工作的作用。邮件：将企业邮箱整合到 OA 系统中。日程安排：方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作任务。工作日志：便于个人总结，可直接生成周报发送邮件，便于上级检查工作，便于和同事分享项目信息。消息提醒：
6、设置消息提醒功能 每当用户登陆系统时弹出提示窗口。3.2.工作流工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。5固定流程：是公司规章制度中规定的流程，包括“办公”中的请假管理、带薪假核定、加班管理、物品管理、会议管理、用车申请、车辆维修保养申请，以及各部门根据工作需要建立的固定流程。自由流程：各部门根据实际工作需要可新建自由流程。流程表单日常办公：
7、工作日报、工作周报、请假条、出差申请、物品采购单、加班申请单、调休申请单、外出登记单表、公章用印申请单、证照实用审批登记表、通用工作流、跟踪项目表、加班补助审批表。综合部门：考勤异常登记表、办公用品领取登记表、用车申请表、领用申请表、行政部入库单人事行政：辞职申请表、员工离职交接表、绩效考核表测绘部：数据提交流程表、数据备份记录表、公司内部数据借阅记录单、数据提交单市场部：项目立项表、支付流转审批表财务部：差旅费报销单、项目生产备用金申请单、借款单、支出凭证、支票领用单会议：会议申请表审批基本流程：63.3.公共信息公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台，满足了个人之间，上下级之间，集体
8、间交换信息的需求。公告栏：公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相应栏目发布管理文章。公司新闻：用于发布单位的公共信息如新闻、行业动态等。规范制度：如 iso 等各类流程制度。共享文件：提供了一个用户共享单位内部各类资料的平台。3.4.行政办公此系列模块提供了一般单位日常事务的计算机网络管理方式，旨在减轻相关办公人员的工作压力，提高工作效率。考勤管理：由指纹签到机导出数据到考勤管理，便于人力统计上下班及请假情况。会议管理：实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况，避免使用冲突；授权用户可直接召开会议，发布会议通知；一般用户可提出会议计划，经上级审议后，发放会议通知；负责人员可整理每次会议，形成历史会议记录，供日后查询。车辆管理：提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；以及车辆维修保养管理，结合工作流提供车辆申请功能。出差管理：结合工作流提供出差申请等功能，便于人力统计考勤以及财务借款等。公章管理：结合工作流提供公章使用审批功能，实现使用登记情况、查询等功能。
