1、论信息系统项目成本管理【摘要】本文讨论了新疆维、哈、汉多民族语言农业信息服务平台项目建设过程中的成本管理问题。该系统是自治区政府为了加快农村信息化建设，解决全疆各民族农户，农业科技、经济信息不畅的问题。投资开发的全疆性 “维吾尔语、哈萨克语、汉语”多语言农业信息服务平台。属于疆内第一个多民族语言农信服务系统，开发有一定的难度和复杂性，而且该项目涉及用户面广、人多，项目周期短等特点。在本项目实施期间，我主要通过在计划阶段作好成本估算工作。在实施阶段进行成本跟踪和控制，有效控制和管理风险因素等方法来管理和控制成本。目前系统已开发完毕，项目通过验收，受到客户一致好评。在本项目的实施过程中，我作为项目
2、负责人，负责该项目的开发和实施工作。【正文】2008 年 6 月，我单位启动了自治区科技计划新疆维、哈、汉多民族语言农业信息服务平台建设项目。该项目主要任务是开发全疆性的“维吾尔语、哈萨克语、汉语”多语言农业信息服务平台。面向各类农业信息服务机构提供专业的多民族语言信息发布与服务平台，使其可以利用先进的信息技术平台向农业生产者提供信息服务。具体目标是完成“多民族语言的门户网站系统” 、 “农业信息采集、编辑、发布服务系统” “多名族语言农信专用客户端软件”的开发。建立“维、哈、汉”多名族语言农信服务中心一个，发展示范用户五千个，项目期 1 年。建成后将填补自治区在多民族语言农信服务应用方面的一
3、项空白。本项目作为自治区的科技计划项目分别由 4 家承担单位共同承担。我单位作为项目承担单位，负责软件系统的总体设计、需求调研、汉语软件开发及示范实施等工作，自治区多民族语言实验室作为项目参与单位，负责少数名族语言软件的开发工作。示范区科技信息服务中心和示范乡镇作为系统示范单位和示范用户，负责提供需求及应用示范工作。 本系统是疆内首个多名族语言农业信息系统，具有用户覆盖面大，用户所在农村经济水平较落后计算机及网络条件差，用户科技文化素质较低，项目实施时间短、用户包括多个民族等特点。因此，加强项目的成本管理非常重要。成本管理是信息系统管理的一个重要组成部分，目的是通过执行项目成本管理过程和使用一
4、些基本项目管理工具和技术来改进项目成本绩效。项目组整体上把按进度和预算交付项目作为我们最大的挑战，因此我们十分重视对项目成本的控制和管理。我们主要通过在计划阶段做好工作量估算，有效管理和控制风险因素，在实施阶段进行成本跟踪和控制等方法来管理和控制成本。1、计划阶段做好成本估算计划制定时我首先对项目进行了分解，对每项任务进行了细化，得到了一个详细的工作分解结构 WBS。综合考虑系统的功能、关键技术及难度、团队人员情况等因素，我们开始工作量的估算。工作量估算是成本管理的关键，其估算结果决定了成本估算。工作量估算大致可分为参数估算法、类比法和自底向上法三种。参数估算法使用项目特性参数估算工作量，一般
5、参考历史信息，重要参数必须量化处理，特点是相对简单，比较准确。类比法借助经验丰富人员的“本能感受”识别待估项目和历史项目的相似与差异，并评估差别对估算的影响。这种方法的主观意识较强，估算精确度与估算人员的经验有很大关系。自底向上法是将项目分解成较小的活动，对每个底层任务做估算，然后将底层估算值相加得到项目总的工作量估算值。这种方法共算工作量较大，容易让开发人员产生责任感，进度更有保障。在本项目中我们采用类比法估计作量。项目组成员都有 3 年以上的开发和实施经验。我们对所开发过的系统进行代码行估算和功能点估算工作。再通过项目专家组成员沟通对估计值进行不断校正的方法，得出估算值。处于谨慎的态度，在
6、估算工期时，我们还充分考虑了活动清单，资源需求，人员能力因素，以及环境因素和风险因素对工期的影响。对 WBS 的每项活动先确定具体人员，然后对活动本身进行详细分析确定工期，最后通过财务计算得出人力资源成本。对于估算把握不是很好的任务，我们一般通过提供一个乐观估算 A、悲观估算 B、正常估算 M 后利用公式(4*M+A+B)/6 计算取整。除此之外，整个系统还包括系统软件、硬件、集成费用、推广实施费用。而且，为了避免因需求变更、人员调整或其它不可预见事件给项目带来超出预算的风险，还预留总成本的 5%作为应急项目成本。最终得出的成本估算结果如下：人力资源 45 万元；各种系统软件和服务器、网络设备
7、等硬件 65 万元；集成费用 15 万元；推广实施费用 25 万元；预留 7.5 万元；合计 157.5 万元。我们按照上述成本估算方法，使项目成本在成个实施过程中处于可控之中，保证了项目如期按质完成。2、有效管理和控制风险因素项目管理中时常会遇到风险，包括技术风险、管理风险等等对项目产生影响的不确定因素。项目风险的管理和控制直接影响项目的成败，是贯穿项目生命周期始终的一个重要组成部分。在本项目中我们对风险进行了必要的管理，以避免风险事件引发的项目成本增加或超值。为了让项目组整体在各个阶段保持良好的风险意识，我把项目中各主要风险事项按级别排序张贴在公告栏上。我们把需求和范围定义不清、WBS 分
8、解不够细化、用户参与不足、缺乏领导支持、技术问题等作为项目计划阶段的主要风险事件。事实表明，这种做法效果明显。特别是示范用户方面，为了尽快落实未明晰的需求部分，我多次与客户进行面对面的沟通，使需求问题很快得以解决。项目主管部门也对项目的状态和进展情况很关心，多次出现在项目每周评估例会上。由于有效的风险控制，加之领导的重视，项目组人员受到鼓舞，士气高涨，积极性和自信心明显增强，使得项目得以顺利实施。3、实施阶段进行成本跟踪和控制项目实施阶段需要进行成本的跟踪与控制。有效成本控制的关键是经常及时地分析成本绩效，尽早发现成本差异和成本执行的效率，在情况变坏之前能够及时采取纠正措施，尽量使项目的实际成
9、本控制在计划和预算范围内。在本项目中我们使用 MS Project 作为成本跟踪和控制的工具。在 Project 中设定项目人力资源的工时标准费率，即人员每小时的工作成本。项目组成员每周通过邮件提交项目周报，把各自完成的任务进度情况和下周任务计划进行汇报。项目办工作人员，按百分比严格量化任务完成情况，并把各项任务实际完成数据输入到进度计划中，Project 自动生成成本统计表，清楚显示任务基准和实际成本信息。通过查看跟踪甘特图就可以较好地把握项目总体的绩效。适合的成本估算方法、有效的成本跟踪控制有助于项目经理管理项目的进度和质量。正是由于在本项目的建设中良好成本估算和成本控制管理，才保证了项目如期完成。目前该系统已于 2009 年 5月成功运行并按时投入使用（网址： （http:/） 。并通过自治区科技厅的项目验收。当然，每个项目都具有自身的特点，估算方法、控制技术都可能不同。但是无论怎样，作为项目负责人，必须保证项目在成本控制计划和预算范围内环境下进行，因此，如何更好地把握项目成本管理方法，灵活运用适当的估算和控制方法到实际项目中去，还有待于我们去研究、探索、实践和总结。
