公司内部控制制度.docx

1、文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 广州市李记包装材料有限公司内部控制制度为完善公司各项制度，确保公司各项工作规范、有序运行，加强对公司业务、采购及仓库的内部管理，最大限度地减少因工作失误导致的损失及规避工作中出现的风险，提高公司的经营管理水平，特制定公司内部控制制度。第一章 销售1. 目的：为规范公司的销售行为，明确销售业务中涉及的各方各面，加强对销售业务的监督与控制，防范销售过程中的差错与舞弊。2. 适用范围：本公司业务部及相关涉及部门。3. 销售管理风险风

2、险 1 工作失误下错单导致增加库存风险 2 未能及时传达客户变更信息导致公司经济损失风险 3 销售单价低于统一报价销售而未经过总经理审批风险 4 销售合同签订未经公司领导签名或加盖公章而可能导致的经济损失风险 5 发货通知单未经财务部签名确认而发货风险 6 应收款未能及时收回导致收入流失4. 销售管理关键环节控制关键环节 1 岗位职责分工及权限范围明确规范关键环节 2 销售与发货控制流程规范严密关键环节 3 应收款有效管理，及时催款关键环节 4 往来款项定期核对，如有出错及时改正文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各

3、部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 5. 岗位职责分工管理控制岗位 主要职责总经理审批公司销售制度、规定及政策审批公司销售任务审批公司产品统一报价审批销售订单合同及低于统一报价的订单业务经理制定公司销售制度、规定及计划、政策制定公司销售任务负责超出业务员权限的销售谈判审核销售订单合同审核确认发货通知单审核客户退货申请跟催货款业务员负责客户谈判及意向合作的达成签订销售合同跟进订单各项进度开具发货通知单每月底与客户核对当月货款跟进货款收回情况建立客户信息档案财务制定公司财务制度及其实施细则核算销售成本、收入制定每月应收账款报表，及监督业务部向客户催收应收账款销售发票的开具及审核采

4、购瓶采购组负责对业务部订单的瓶采购及调配，发外蒙砂工作外加工部根据业务部订单下推委外加工，并跟进生产进度配套组根据业务部订单采购相应配套安排产品入库质检 检查来货产品，并将质量问题反馈给相关人员合格货物交予仓库仓库负责货物的入库、出库及物流管理按财务签名的发货通知单上的数量发货对超出三个月未发货的货物书面报告给对应业务组做好每季度、每年度的盘点工作6. 销售、采购与发货控制文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 6.1 销售流程打板备份、对账 单6.2 销售合同管理

5、制度6.2.1 目的：为规范销售合同的管理，避免合同协议风险，特制定本制度。6.2.2 适用范围：适用于公司业务部、门市部。6.2.3 新客户分类：对于新客户，由业务主管填写新客户登记表交李总签名确认后交财务备案。业务部根据客户类别按照客户编码规则录入 K3 系统。如客户类别需变更，则在季度考核前 1 个月书面申请变更客户性质。货到后付款款到后发货寻找客户及洽谈签订合同业 务采购下单财 务 玻璃瓶配套部发 货 发 货丝印部对账 追款入库文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复

6、 请阅读 6.2.4 销售合同格式：公司销售合同采用统一的标准格式和条款，由业务经理拟定，总经理审批。销售合同内容应至少包括供需双方全称、签约时间，产品名称、单价、数量及金额，运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方式应具体明确，付款方式及付款期限，违约责任及赔偿条款等。6.3 销售合同的审批、变更与解除6.3.1 业务员与客户洽谈达成合同意向，拟定合同交业务经理/主管审核，审核后交总经办审批或盖章。6.4 合同签订后，由业务员将合同正本存档，副本送交财务部等相关部门。6.4.1 合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，业务部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同应经总经

7、理审核后方可变更。6.4.2 根据合同规定的解除条件，产品销售的实际情况和客户的要求，业务部与客户协商解除合同。6.4.3 销售合同的变更、解除一律采用书面形式，开头形式一律无效。6.4.4 在销售合同执行过程中，若客户有任何合同信息的变更，业务部要第一时间以书面形式通知相关部门并得到相关部门的确认。若因业务部通知不及时而导致公司经济损失的，将追究其责任，扣罚损失成本的 20%。6.5 采购管理制度6.5.1 目的：为规范公司采购工作流程，确保采购货品与销售合同货物一致，避免或减少因工作失误导致库存增加致使公司经济损失。6.5.2 适用范围：适用于公司所有采购工作。6.5.3 采购管理规定：6

8、.5.3.1 瓶采购组根据业务部下推的采购申请单查看库存，若库存有货则不需安排生产，若无库存或库存不足则安排厂商生产或者调配，货物完成后发出收料通知单安排入库。文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 6.5.3.2 瓶采购组根据采购申请单要求安排玻璃瓶进行蒙砂工艺，查看库存，若库存有货则不需安排生产，若无库存或库存不足则安排蒙砂厂生产，填写委外加工出库单 ，经采购主管及仓储部主管签名确认后方可安排出库。 委外加工出库单一式四联，经加工商签名后，红联留加工商，蓝联留财

9、务部，白联留仓储部，黄联留业务部。6.5.3.3 货物蒙砂完成后，玻璃瓶外加工组安排蒙砂瓶进行喷涂、丝印等工艺，在蒙砂及深加工阶段质检人员要严格把关，及时反馈生产情况，如出现异常情况不能按时交货要立即查明原因后与业务员沟通。货物完成后开具委外加工入库单 。6.5.3.4 配套采购组根据订单要求采购相应配套，查询库存，若有库存则不需采购，若没有库存则安排厂商生产，如是新产品则安排打样，经客户确认后方可安排大货生产，如之前有生产过此类产品则直接下单生产。货物完成后发出收料通知单 ，仓储部收到货物后与通知单上的物品核对，核对无误后送至质检部进行货品质量检查。6.6 发货管理制度6.6.1 目的:为规

10、范公司发货工作流程，确保销售合同准确执行，避免或减少公司损失，特制定本制度。6.6.2 适用范围：适用于公司所有销售发货工作。6.6.3 各部门职责：6.6.3.1 业务部负责发货、退货的组织及全程跟踪工作。6.6.3.2 质检部负责检查来货质量。6.6.3.3 仓储部负责货物的清点、出库、入库及物流运输工作。6.6.4 发货管理规定：6.6.4.1 业务员根据正式签订的合同开具发货通知单 ，经业务经理/主管确认交财务部签名确认后交仓储部备货。 发货通知单一式四联，财务签名后的发货通知单的第文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及

11、部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 三联留财务部，第四联业务部留底，第一、二联留仓储部，第一联交物流司机给客户签名确认后再交回给仓储部。6.6.4.2 仓储部按照财务签名确认的发货通知单清点货物，编制出库单 ，与发货通知单核对无误后安排货物出库并做好的记录。6.6.4.3 运输队根据仓储部提供的出货单出货，发车前电话通知业务员，如送货途中有任何异常造成延误或不能送货，要及时通知业务员与客户沟通，确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指点地点，并取回客户确认签名的发货通知单 、 出库单 。 出库单一式四联，红联留客户，蓝联留财务，白联留仓储部，黄联由业务员保

12、管至客户对账完毕，对账后 30 天内与客户签名的对账单一同上交财务部。对于付款后发货的在出库单上标注“货款已收”交财务部，对账单则不需交。6.6.4.4 对于进仓一个月后还未发货的货物，仓储部出一份书面报告交采购部，采购部将此种情况反馈给相应的业务组，并跟进，业务组收到反馈报告后在 5 天内给出合理答复。6.6.4.5 正常下单情况下，按照合同交货期为准准时发货，对于做好的货物超过三个月还未发货，扣罚相应业务组未发货货值的 5%，超过六个月未发货再扣罚 5%。有收取客户30%以上定金则不扣罚，但若超出六个月还未支付剩余货款，则所收定金不退还。业务组在时满六个月时作出处理意见，若未作出处理意见则

13、扣罚相应业务组 300 元。6.6.4.6 货款支付6.6.4.6.1 对于付款后发货的客户，会计人员根据客户的汇款凭证或现金开具发票交业务员转交客户。6.6.4.6.2 对于货到后付款的客户，会计人员根据客户签名的发货通知单及出库单 ，结合销售合同对货品价格进行复核，计算总金额并开具收款收据，交出纳向客户收取货款，货款到账后财务根据回执开具发票交业务员转交客户。文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 第二章 采购1. 目的: 为规范公司采购行为，加强对采购行为的监

14、督与控制，防范采购过程中的差错与舞弊，减少公司损失。2. 适用范围：适用于公司所有采购行为。3. 采购管理风险风险 1 因工作失误导致公司损失风险 2 采购未经适当的审批程序而直接订购,可能出现差错导致公司损失风险 3 未查询库存直接下单导致库存增加风险 4 验收程序不规范，造成账实不符或资产损失风险 5 付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致资金损失风险 6 供应商选择不当，可能延误货期或产品质量出现问题而造成公司损失4. 采购管理关键环节控制关键环节 1 岗位职责分工及权限范围明确规范关键环节 2 明确规范采购方式、供应商选择及验收程序，确保采购行为透明关键环节 3 明确规定付款方式和程序5

15、. 岗位职责分工管理控制岗位 主要职责总经理 审批公司采购制度、规定及政策审批采购单及重要采购合同采购主管采购制度/规定及政策的制订审核采购订单、入库单及采购合同负责样品的打样及跟进工作负责退货的处理工作采购员寻找供应商进行询价、比价负责编制采购订单、入库单及采购合同跟进采购订单从生产至货物入库的各项工作文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 瓶采购组负责纸箱的订购外加工组负责委外加工订单的质检工作业务负责将销售订单下推采购申请单，并通知相应采购组负责订购物品样品打

16、板好，由采购部给业务员转交给客户确认并反馈客户意见给采购部付款申请财务审核采购合同及付款申请对产品工艺计算单价及成本核对供应商对账单并支付货款质检 检验来货质量将来货质量反馈给相应采购组仓库 负责物品的出、入库验收负责物品的标识、保管及收发工作6. 采购、验收及付款控制6.1 采购流程6.2业务订单采购部采购订单审批确认签订采购合同货到仓库入库待检区 入库检验区业务员 合 格 品不合格品订单跟进 待发 挑选 返工入 库文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 6.2

17、采购审批制度6.2.1 目的：为明确采购的审批程序、责任及相关控制措施，防范因审批而导致可能出现的问题。6.2.2 适用范围：适用于公司所有采购行为。6.2.3 各部门职责1. 采购部负责公司业务部销售下单的采购工作。2. 行政部负责公司非销售订单的采购工作。3. 财务部负责采购物资的货款支付工作。4. 质检部负责配套来货的质量检查工作。5. 仓储部负责采购物品的入库及出库工作。6.2.4 采购审批管理规定6.2.4.1 由使用部门根据需求提出采购申请，填写采购申请单 ，经部门主管签字后，如是业务员的订购产品下单则交给采购部，采购部审核后进行生产下单。如是办公用具等则填写物资申购表交给行政部，

18、行政部及财务部审核后进行购买，如超出行政部审核权限的要由总经理审批后方可购买。6.2.4.2 所有采购需要进行询价、比质、比价，提交报价单给主管审阅，主管择选供应商交报价单及订购合同给总经理审批。如是经常采购的物品则用回之前的供应商。6.2.4.3 采购部将申请单、采购订单、订购合同、验收单及入库单等单据交财务部备案。6.3 采购控制制度6.3.1 采购申请管理规定6.3.1.1 由业务部下推的采购申请单，经采购部审核，查看库存，如库存不足或无库存则下推采购订单，经主管审核后安排生产。如其他物资则由需求部门填写物资请购表 ，退 货文件主题:内部控制制度 日 期： 主要内容： 页 数： 第 页，

19、总 19 页 发 起 人： 总经办 涉及部门：公司各部门 抄 送： 紧急 请审批 请批注 请回复 请阅读 经部门主管/经理确认后交行政部审核，如无库存再交财务部进行审核，如有库存则不须财务部审核及购买。如果该项请购在采购预算范围内，财务部签字确认后交行政部进行采购。超出行政部及财务部审核权限内的要由总经理审批方可采购。6.3.1.2 采购申请经主管审核后寻找供应商报价，交主管审核确定供应商后签订合同后进行购买。6.3.2 采购管理规定6.3.2.1 供应商的选择6.3.2.1.1 采购部根据公司及产品需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据。光瓶供应

20、商及蒙砂加工商已有固定供应商。6.3.2.1.2 采购员对供应商进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商交主管审核。对其的生产能力、产品质量及供货期进行审核，可进行现场考查及送样考查等方式进行。6.3.2.1.3 样品打样由采购员通知供应商按照要求打样及送样，采购部与申请部门要对供应商的样品的质量、尺寸、外观等方面检验。对于样品合格率高的供应商可作为今后的合作伙伴。6.3.2.1.4 采购员通知供应商报价（进行多家报价对比） ，由主管确认后交总经理审批后复印一份给财务备案。6.3.2.2 采购部根据批准的采购申请单下推采购订单，注明采购商品、价格、数量、交货时间等，连同样品一起交送供应商。供应商按照订单上的要求及样板生产，如供应商有任何问题，采购部应及时反馈给业务部。6.3.2.3 采购部与供应商通过谈判就采购的货物的数量、价格、品质、运输方式、结算方式等内容条款达成一致，且以订购合同的形式确定下来。