1、沈阳枫桦园林第 1 页（共 8 页）文件编号： 生效时间： 修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发： 公司文件管理制度一、总则1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按档案管理制度执行。3、公司文件由办公室统一管理和存档。一、 文件的分类1、 外收文：公司从外部接收的政府文件。2、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件） 。
2、本制度的内行文所指的是正式文件。三、 内行文的管理1、 内行文的范围：凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。2、 内行文的编号沈阳枫桦园林第 2 页（共 8 页）各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一编号规则 ） 。3、格式要求（附件二）、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（） ”括起。、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。、文件标题使用宋体小二号字居中。、正文使用小四或四号宋体，行间距 1.5 倍。、主题词/抄报/抄送
3、使用小四或四号宋体。、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。5、内行文发文流程、起草人部门负责人（审核）办公室（审核）分管领导（审核）总经理（签发）办公室（存档发放）、说明a、 各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写内行文审批沈阳枫桦园林第 3 页（共 8 页）单 （见附件三） 。b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。c、文件由总经理签发。d、文件由办
4、公室统一发放并在文件收发记录 上登记（见附件四）。e、办公室负责流转。f、办公室负责督办并定期组织评估和修订。四、外收文的管理1、外发文的接收、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价值的由办公室编号并存档。2、外收文的管理、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写外收文流转单 （见附件五） ，分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。、一般函、
5、电等，由办公室直接分转处理。、如有领导“批示” 、 “拟办意见” ，办公室负责督办。沈阳枫桦园林第 4 页（共 8 页）3、 外收文的归档按档案管理制度执行。四、 外发文的管理1、 外发文的范围(1)、公司对外界公共媒体发布的信息。、向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。2、外发文的程序、发文程序参照内行文的发文程序。、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交。五、 附则本管理制度自发布之日起执行。附件一：文件编号规则一、 编号格式FHYL【XXXX】第 XXX 号。二、 格式说明1、FHYL： 表示沈阳枫桦园林公司2、 【XXXX】： 表示年份3、第 XXX 号：表示发文顺序号。沈阳
6、枫桦园林第 5 页（共 8 页）附件二：文件编号： 生效时间： 修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发： 标题（小二宋体加黑、居中）正文（小四或四号宋体）沈阳枫桦园林公司二零 XX 年 X 月 X 日沈阳枫桦园林第 6 页（共 8 页）主题词： 抄报： 抄送： 附件三：内行文审批单起草部门 起草人文件名称 日期编号 文件发送范围部门负责人：办公室：分管领导：沈阳枫桦园林第 7 页（共 8 页）总经理：附件四：文件发放记录单文件编号 文件名称 起草人 发放日期 发放范围 备注沈阳枫桦园林第 8 页（共 8 页）附件五：外收文文件流转单收文来源 文件名称接收人 接收日期内容摘要：处理意见：沈阳枫桦园林第 9 页（共 8 页）领导意见：承办部门：
