1、安徽省瑶海家具制造有限公司ERP 管理制度为了确保 ERP 的正常运行，有效利用 ERP 的核算信息，更准确、更及时地向各管理部门提供所需数据，公司特制定以下制度。第一章 总 则一、基本操作要求1.操作人员及相关权限由使用部门提出申请，申请内容包括具体操作人员姓名、权限、范围、岗位责任等，经 ERP 管理员审核后，报总经理批准，再由 ERP管理员授权执行。2.操作人员应熟练掌握 ERP 的流程、操作要领及相关专业常识，熟知本岗位的ERP 范围、责任和具体要求，并在实际运用中不断提高操作技能水平。3.操作人员应按照时间节点规定的时间将数据及时录入。4.ERP 只能由公司批准的人员操作，其他无关人
2、员严禁操作。5.操作人员在使用 ERP 时必须使用自己帐户登陆、操作，不得使用他人帐户登陆、操作。6.操作人员登陆 ERP 账号并使用完毕后应随时退出。二、数据录入要求1.数据录入必须准确、完整、规范，格式应前后一致，严禁随意改变编码规则。2.数据录完后应进行复核，确保数据无误。数据录入错误经本人发现并及时修正，未给公司造成损失的，可以不予追究责任。第二章 岗位责任制一、ERP 管理员1.岗位职责：负责 ERP 的贯彻推进、使用监督、落实检查和技术支持工作。2.岗位说明：（1）组织安排 ERP 培训和 ERP 会议；（2）监督、跟踪相关部门、人员是否按照 ERP 流程在操作，检查 ERP 工作
3、、规章制度的落实并进行考核；（3）确保网络稳定，负责 ERP 系统的日常维护；（4）定期汇报 ERP 运行情况，编写 ERP 制度和流程性文件；（5）根据 ERP 管理制度实施奖惩；（6）对 ERP 软件、工作流程进行优化，提高工作效率（7）其他 ERP 相关事务处理。二、客服部1.部门职责：（1）负责 ERP 数据库中的销售客户编码以及客户资料的录入和维护工作，按规定的分区管理模块，及时添加新增销售客户编码和客户信息档案； （2）负责在 ERP 上录入客户订单，以便形成生产计划数据链，作为生产部门制定生产计划和材料领用的依据；（3）根据入库信息，负责录入销货单，保存并打印出来交财务盖章后，提
4、交到物流部。2.岗位说明：序号 岗位说明 责任部门 责任岗位 责任人1 维护客户资料：录入客户代码、名称，以及其他业务需求信息并保存客服部2 1）将客户确认的产品需求在 ERP 系统 客服部中录入客户订单2）订单上选择购货单位，选择产品代码，录入产品数量和交货日期，选择业务员、部门。然后对客户订单进行保存3）确认订单上相关信息，审核客户订单3 订单生产完成入库后，根据订单，生成发货单。未入库，不允许提前开发货单客服部4 确认发货单上相关信息，保存并打印发货单，财务审核后交给成品仓库。客服部5 查询跟踪客户订单执行情况 客服部6 根据客户付款和开票要求，通知财务部门进行开票客服部7 根据客户的打
5、款明细信息，及时和财务对账客服部8 若客户信用额度不准，协助财务部门进行对账，然后由财务部按照相关规定处理客服部三、销售部门部门职责：负责协调和仓库、生产、财务等部门之间涉及 ERP 的相关事务。 四、研发部1.部门职责：（1）负责 ERP 系统中所有产品体系内 BOM 的录入及 BOM 单的及时更新；（2）负责物料信息反馈表的制定，由各部门填写完毕后录入系统；（3）对开发的新产品，就其工艺流程和 BOM 的构成，与生产部沟通，以便及时修正各种物料在 BOM 中的用量，使 BOM 更趋完善；（4）负责 ERP 系统中 BOM 的制定及物料用量确认。2.岗位说明：序号 岗位说明 责任部门 责任岗
6、位 责任人1 根据部门开发的新产品，对产品的基础资料进行维护，制定产品的物料清单（BOM） ，并录入 BOM 清单数据研发部 2 制定物料信息反馈表，由各部门填写完毕后录入系统研发部五、采购部1.部门职责：（1）采购部是 ERP 物流系统基础数据的出发点，采购部员工应依据计划部在ERP 中生成的请购单或依据仓库库存物料的主数据参数（ERP 中的安全库存、提前期、订货策略、批量规则相关数据）产生的请购单，生成采购单来采购物料；（2）负责 ERP 数据库中的供应商编码以及相关的供应商客户资料录入和维护，加强供应商资源管理。供应商分类编码的录入，要保证唯一性，必须按其物资类别以及先后次序建立；（3）
7、根据约定的付款条件和日期，在系统中生成采购发票，并打印出来；（4）及时、全面更新供应商价格；（5）根据质检判定的原材料来料不良或是生产制程中检验判定为原材料不良问题开据的品质异常单，采购需及时处理并在系统内建立退货单。2.岗位说明：序号 岗位说明 责任部门 责任岗位 责任人1 维护价格资料 采购部2 维护供应商资料：录入供应商代码、名称，结算方式，付款周期，保证金额度以及其他业务需求信息等，并保存采购部3 1）依据请购单，生成采购订单2）确认采购订单的数量等信息，选择采购员。然后对采购订单进行保存3） 确认订单上相关信息，审核采购订单并采购采购部4 根据质检开据的品质异常单，及时处理并建立退货
8、单采购部六、仓库（原料仓库）1.部门职责：仓库是 ERP 物流管理的中心，其输入的数据对数据链作用极为重要，因此仓管人员应树立高度的责任心，确保输入 ERP 数据的及时性、准确性。（1） 负责在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、其他出入库的单据录入审核工作；（2） 负责在库存管理模块进行日常采购入库、其他入库的单据录入工作；（3） 在每日规定的时间内，将上述数据及时、准确无误的输入到 ERP 中。2.岗位说明：序号 岗位说明 责任部门 责任岗位 责任人1.录入原料编码和原料名称、规格型号、单位名称、期初数量仓库2. 依据采购订单，生成进货单，并保存审核仓库3. 依据生产任务单，生成生产领
9、料单，并保存审核仓库4. 非生产部领用物料，直接录入其他入库、出库单仓库5. 审核只有原材料的销货单 仓库6 协助财务部进行盘点作业、期末处理 仓库1.部门职责：（成品仓库）（1）负责在库存管理模块进行日常产成品入库、销售出库、其他出入库的单据录入工作；（2）在每日规定的时间内，将上述数据核对准确无误后及时在 ERP 中予以审核。2.岗位说明：序号 岗位说明 责任部门 责任岗位 责任人1录入成品编码和原料名称、规格型号、单位名称、期初数量仓库2 依据生产部的产品入库申请单，核实是否入库，并予以审核仓库3 依据财务审核的发货单，安排发货 仓库4 根据其他业务类型办理其他出入库 仓库5 协助财务部
10、进行盘点作业、期末处理八、生产部1.部门职责：（1）按照 ERP 提供的订单，负责 MRP 计算，发放维护工单、请购单。安排生产任务工单，根据工单生成领料单；（2）按照规定的领料方式进行领料出库；（3）车间统计员按照 ERP 上提供的数据，进行工单完工汇报，并录入入库单；（4）在每日规定的时间内，将上述数据及时、准确无误的输入到 ERP 中。2.岗位说明：序号 岗位说明 责任部门 责任岗位 责任人1录入车间在产品物料代码、名称、规格型号、单位名称，期初数据生产中心2 按照 ERP 提供的订单，负责 MRP 计算，发放维护工单、请购单。安排生产任务工单，根据工单生成领料单生产中心3 按照规定的领
11、料方式进行领料出库 生产中心4 车间统计员按照 ERP 上提供的数据，进行工单完工汇报，并录入入库单生产中心九、财务部1.部门职责：（1）按照客服部核对后的客户打款明细，录入预收款；（2）保证 ERP 系统中客户信用额度与实际账目相符合，不相符的予以调整；（3）组织安排盘点，对盘点信息予以核实。生成盘亏盘盈调整单，并保存审核；（4）负责成本计算，监督核实和成本有关所有单据交易信息，保证成本准确。2.岗位说明：序号 岗位说明 责任部门 责任岗位 责任人1 录入所有客户的期初数据，并审核所有客户的信息准确性按照客服部核实后的客户打款明细，录入应收款。保证 ERP 系统中客户信用额度与实际账目相符合
12、，不相符的予以调整财务部 销售会计2. 录入所有供应商期初数据，并审核所有供应商信息的准确性。按照每天核实后的供应商付款明细，录入付款单，保证 ERP 系统中录入的准确性和及时性财务部 往来会计2 审核所有仓库数据期初数据的准确性组织安排盘点，对盘点信息予以核实。生成盘亏盘盈调整单，并保存审核。财务部 成本会计3 负责成本计算，负责审核 BOM 清单数据的准确性，监督核实和成本有关所有单据交易信息，保证成本准确财务部 成本会计4、 录入会计科目，其他应收应付明细、现金、银行存款明细 固定资产明细等科目期初数财务部 总账会计第三章 ERP 实施处理规定一、部门负责人对本部门的 ERP 工作负责，
13、必须合理安排好本部门的工作时间和人员，监督检查本部门员工工作是否及时准确完成，以确保 ERP 得以顺利实施。二、ERP 事务必须做到日清日结，不得以任何理由拖延。三、涉及到相关部门协助处理的问题，相关部门应积极予以配合，严禁推诿。四、工作中遇到问题不能自行解决时，要及时反馈给部门负责人，部门负责人应及时处理，不得置之不问、回避问题。不会处理的联系 ERP 管理员予以指导培训处理方法，并作好记录。同样问题再次出现，ERP 管理员有权对部门负责人按照奖惩条例予以处罚。五、ERP 管理员应适时组织安排对 ERP 操作人员和管理人员进行业务知识培训，培训内容应包括理论培训、实践培训、操作规范和管理制度
14、培训。培训完成后，应对培训效果进行评估。六、操作人员在使用 ERP 进行业务操作时，必须按照 ERP 相关规定进行操作，当遇到无法明确的操作业务时，应报给 ERP 管理员给予解答，并按解答之后的操作规范进行操作，不得擅自主张随意操作。七、参加 ERP 会议和培训的人员必须严格遵守会议和培训纪律，不得迟到、早退或有其他违反纪律的事情发生。八、为提高系统资源利用率，ERP 系统用户在完成各项操作后，应及时退出ERP，以免其他用户无法使用。九、各级审核人员应认真履行本岗位职责，及时处理相关业务，发现问题应及时沟通、反馈，避免造成工作延误。第四章 ERP 系统用户权限及账号管理一、公司设 ERP 管理
15、员，负责 ERP 系统用户权限的管理和维护。二、各部门新增用户、用户权限变更，应提出书面申请，经 ERP 管理员、本部门负责人同意，报总经理批准后，提交给 ERP 管理员进行设置。三、ERP 系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于 5 位。在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码告知无关人员。四、ERP 系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门负责人指定专人代理负责，并监督做好用户名、密码交接工作。指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，ERP 系统用户返回岗位时，应及时收回用户，并修改相应密码。第五章 奖罚条例一、奖励规定1.在 ERP 实施过程
16、中尽职尽责，能够积极推进并参与解决问题的人员，由部门负责人或者 ERP 管理员提议，可以给予 50-200 元的奖励。2.业务知识熟练，一个月内 ERP 操作未出现错误的，由部门负责人或者 ERP 管理员提议，可以给予 200 元的奖励。3.针对 ERP 实施流程、规范、制度等能够积极提出意见和建议，经采纳后产生良好效果的，给予 50-500 元的奖励。4.其他对 ERP 实施有益的行为，经由部门负责人或者 ERP 管理员提议，可以给予精神或物质奖励。二、处罚规定1.部门负责人不履行部门 ERP 职责，给予罚款 200-500 元处罚。2.不及时处理 ERP 事务，造成延误的，给予责任人罚款
17、20-100 元处罚。3.应予以协助处理相关事务，拒不协助或推诿塞责的，给予罚款 50 元处罚。4.工作中遇到问题时置之不问、消极回避的，给予罚款 20-100 元处罚。5.操作人员擅自主张随意操作的，给予警告或罚款 20 元处罚，造成订单、数据、软件等出现问题的，给予罚款 50 元处罚。6.违反会议或培训纪律，给予罚款 50 元处罚。7. ERP 系统用户在完成各项操作后未及时退出，第一次给予警告，以后每次罚款 10 元。8.各级审核人员拖延处理相关业务的，给予罚款 20 元/单次。9.未履行规定手续，擅自开通新的账户或更改用户权限，给予责任人罚款 50 元处罚。10.擅自将自己的账户交给他
18、人使用或将自己账户密码告知无关人员的，给予罚款 50 元处罚；未经部门负责人或 ERP 管理员同意，擅自使用他人账户登陆ERP 的，给予罚款 100 元处罚。11. 操作人员违反时间节点规定，未按要求时间及时录入的每单罚款 10 元；若因超时录入不能形成业务数据链，导致在系统中的数据不完整的，每单罚款20 元。部门负责人应予以监督检查，若由 ERP 管理员检查发现，将对部门负责人每单罚款 30 元。12.数据录入错误的，罚款 5 元/次；因数据输入错误造成其他部门引用失误的，罚款 50 元/次。13.以上违章违纪行为若造成经济损失或给 ERP 实施造成重大危害的，除按照上述规定进行处罚外，另追究责任人经济或其他责任。
