1、 OA 办公自动化系统 1. 功能概要 OA 具有内部个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客户管理、项目管理、报表管理、交流园地、公文管理、附件程序和系统管理系等数十个极具价值的功能模块。将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在单位内部的信息管理系统中。而且通过菜单、权限构成的信息共享管理机制，使文件的使用更方便，管理更安全。2. 具体功能用户登陆成功，进入主界面。在菜单栏中会列出主菜单，用于选择菜单框显示的上级菜单，点击每一项进入该主菜单的子菜单。系统默认的主菜单主要由 12 大部分组成，分别是个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客
2、户管理、项目管理、报表系统、交流园地、公文管理、附件程序和系统管理。不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置。2.1. 个人事务主菜单个人事务是由电子邮件、内部短信、手机短信、公告通知、新闻、投票、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯薄和控制面板子菜单组成。2.1.1. 电子邮件电子邮件包括：内部邮件管理、Internet 邮件管理、和邮件箱管理，在这里用户可以点击【写信】随时发送邮件和【未读】查看未读邮件。1、 内部邮件管理，在这里用户可以点击【添加】 ，弹出一个窗口，可按部门和角色选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的或几个人。A、
3、 邮件必须有一个标题，没有标题的邮件不能发送。邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的 office 文档附件。B、 如果想提醒收件人查收，可以选中“使用内部短信提醒” 。C、 根据信件的重要程度可选择“一般邮件” 、 “重要邮件”和“非常重要” 。D、 如果不想立即发送，可以点击【保存到草稿箱】 ，在想发送该邮件的时候，可以到“草稿箱”里找到该邮件进行发送。并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增或编辑） 。E、 如果需要重新填写邮件，可以点击【清空】 ，刚写好的内容都会别清除。2、 Internet 邮件管理可以配置邮箱，点击【新建邮箱】 ，输入邮
4、箱的pop3、smtp 地址、登录账号和密码等，配置邮箱。配置好之后，点击邮箱名称，输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。3、 邮件箱管理显示内部邮箱的空间占用情况，可以按自己的喜好设置每页显示的邮件数。A、 收件箱显示用户所有收到的邮件列表。可以查看和删除该邮件，并且可以点击【转发】将邮件转发给其他人员。B、 草稿箱显示用户所有未发送的邮件列表。选中要操作的邮件后，点【发送】可以批量发送邮件。点某个邮件的主题，可以进入编辑页面，对其进行修改。C、 已发送显示用户所有已经发送的邮件列表。D、 邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、日期、发件人、主题、以及附件所包含的关键词进行查询
5、，其中内容最多可以选择三个包含关键词。2.1.2. 内部短信内部短信包括：未确认短信、发送内部短信、已接受短信、已发送短信和短信查询，实现短信的发送和查询等功能。1、 未确认短信显示所有未读短信的信息。2、 发送内部想短信显示编辑短信界面。点击【发送短信】即可发送短信，收信人在 30 秒内可以收到短信，并且屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信。3、 已接受短信显示所有接收到的短信息。在这里可以回复或删除收到的短信，也可以点本模块的【删除所有已读短息】或是【全部删除】 。4、 已发送短信显示所有已发送出去的短信息。在“状态”列中，显示短信已查看或是未查看，点【重发】可以重新发送短信或点【转发】
6、可以转发该短信。5、 短信查询可以设定条件查询历史短信，可以根据收信人、短信类型、时间段等对已发信息进行查询。2.1.3. 手机短信手机短信包括：发送手机短信、短息发送管理和接受短信查询。1、 发送手机短信中通过输入手机号码进行发送，不论是没补用户还是外部用户均可发送。2、 短信发送管理可以指定条件查询或删除发送的手机短信。3、 接收短信查询中可以指定条件查询接收到的短信。2.1.4. 公告通知公告通知包括：未读公告、公告通知和公告查询，可以查看已发布的公告通知。1、 未读公告可以根据公告类型显示未读公告信息。2、 公告通知是查看已发布的公告通知。3、 公告查询可以按公告通知的格式、类型、标题
7、、发布日期、内容限制查询公告通知。2.1.5. 新闻新闻包括:未读新闻、全部新闻和新闻查询，可以查看发布的新闻内容。1、 未读新闻显示所有状态为未读的新闻信息。2、 全部新闻显示所有新闻信息。3、 新闻查询可以通过输入新闻的发布人、格式、类型、标题、发布日期和内容限制查询新闻。2.1.6. 投票投票中包括已发布投票和已终止投票两部分，分别显示已发部的投票和已终止的投票。2.1.7. 个人考勤个人考勤包括：上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、加班登记、我的值班和上下班记录，默认显示当日上下班登记。1、 上下班登记是在规定时间范围内，可以进行上下班登记，只需点击一下鼠标即可。2、 外出登记需
8、要填写新建外出登记，填写外出原因、外出时间并选择审批人。填完申请信息后，点击点击【申请外出】后,等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请。申请人填好后点击【申请外出】 ，审批人会收到一条短信息提示，审批人执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。如果审批人未批准，界面会自动刷新同时申请人要手动删除申请；如果审批人批准，申请人即可离开并在归来的时候记录时间。3、 请假登记的界面和操作与外出登记的界面比较类似，点击【新建请假登记】按钮后显示请假登记界面。将请假登记表填写完整点击【请假】 。待批准后，即情加成功，同样假期结束后，应该【申请销假】 。领导批准销假后点击【请假历史
9、记录】 ，就可看到以前请假的信息。4、 出差登记的界面和操作与请假登记基本相同，不同之处在于出差登记需要说明出差地点，点击【出差归来时】不需要领导批准撤销，只是作一个登记即可。5、 加班登记同样点击【加班登记】 ，进入新建加班登记界面。将申请加班填写完整后，点击【申请加班】即可，待批准后即申请成功。6、 我的值班即记录用户的值班信息，还可很据值班类型进行查询值班情况。7、 上下班记录查询则输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录。2.1.8. 日程安排日程安排包括：我的日程、周期性事务、我的任务和导入/导出四部分。1、 我的日程默认是以月历的形式显示在界面上，在我的日程中，点击表示日期
10、的数字，进入日程安排管理界面，显示当前日期所建的日程安排记录及新建事务，当日的事务如果完成了，可以点击【完成】 。除了可以新建工作事务外，还可以对其进行查询和统计。日程安排查询即可根据日期、优先程度、状态、事务类型、事务内容限制查询，并且可以点击【导出/打印】打印日程安排。日程安排统计结果中，可根据日期、优先程度和状态进行统计并以饼状图显示统计效果。2、 周期性事务包括：新建周期性事务、周期性事务管理和周期性事务查询。用户可以点击【新建周期性事务】进入新建周期性事务界面，填写详细信息进行保存。在周期性事务管理中显示全部周期性事务的详细信息，可以对其进行修改和删除。在周期性事务查询中，可以根据输
11、入的时间段和事务内容进行查询并显示查询结果。3、 我的任务同周期性事务相似，包括新建任务、任务管理和任务查询。4、 导入/导出包括：日程数据导出和日程数据导入。在日程数据导出中可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员） 、日期、导出用途、导出内容和事务类型就行导出。同样日程数据导入可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员） 、导入文件路径和文件来源进行导入。2.1.9. 工作日志工作日志是一个非常实用的记事工具，是以月历的形式显示在界面上。1、 最新工作日志即用户可以通过点击【最新】查看最新的 10 篇工作日志的详细信息。2、 新建工作日志即用户在点击【新建】可以新建当天的日志，每天可记录
12、多篇日志，分为工作日志和个人日志。3、 日指查询可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入 3 个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为 word 文档格式。2.1.10. 通讯薄通讯薄包括联系人分组、按姓氏分组、查找（关键字）和管理分组。1、 联系人分组里的各个组里可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。2、 按姓氏分组即按姓氏查看联系人信息列表，点击任意一个索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表。3、 查找（关键字）即在“联系人查询”中输入查询关键词，系统进行模糊查询。4、 管理分组可以新建分组，可以对现有分组（“默认”分组除外）进行编辑和删除操作。通讯
13、簿还可以导入、导出和打印某一分组的通讯信息，支持两种格式：Foxmail 和 Outlook 格式。2.1.11. 控制面板控制面板包括：界面设置、个人信息和账号与安全。1、 界面设置包括：界面主题、门户设置、菜单快捷组和自定义桌面，用户可以根据自己的喜好设置自己的桌面。A、 在界面主题中，用户可以选择系统提供的界面主题、桌面背景、默认展开菜单、登录模式、短信提示音和天气预报设置自己的桌面。B、 在门户菜单中，用户可以随意设置自己的桌面的显示情况。C、 在菜单快捷组中，用户可以将自己经常用到的菜单项选中并显示到子菜单中。D、 在自定义桌面中，选择该界面左右模块及其显示顺序设置自己的个性桌面。2
14、、 个人信息包括:个人资料、昵称与头像、自定义用户组和人员关注，用户可以随意设置自己的个人信息。A、 在个人资料中，用户需要填写自己的基本信息和联系方式等。B、 在昵称与头像中，用户需要自己的昵称并且上传头像和照片，此外用户还可以设置自己的个性签名。C、 在自定义用户组中用户可以自己定义组，选择人员时可用。D、 在人员关注中，用户可以设置自己关注的用户，所关注用户登录该系统时，用户会收到内部短信提示。同时用户在这里也可以看到关注自己的用户，大大方便彼此工作。3、 账户与安全包括：我的账户、修改密码和安全日志。A、 在我的账户中，用户可以查看自己的登录别名、角色信息和管理范围。B、 在修改密码中
15、，用户可以修改登录密码，查看密码安全状态。C、 在安全日志中，用户可以查看最近 20 条安全日志。2.2.工作流工作流用于多个人有步骤地填写、上报、审批一个文件。包括新建工作、我的工作、工作查询、工作监控、工作委托、工作销毁和流程日志查询五个模块。2.2.1. 新建工作在新建工作新建流程里，选好流程后，即显示新建工作界面，用户先在左侧选择要新建的工作流程。然后在右侧可以看到相应的流程信息，包括流程设计图和表单模板。点击【新建并办理】 ，这时进入新建工作界面填写详细的工作信息点击【保存】或根据流程点击【转交下一步】办理工作。对于每一份创建的工作表单用户可以添加附件、打印和设置关注提醒等。2.2.
16、2. 我的工作我的工作包括：未接收、办理中、已办结、已挂起和全部工作，用户可以根据流程类型、流水号、工作名称或文号查询不同类型工作的详细信息。1. 在未接收中显示所有未接收办理的工作列表，对于未接收的工作可以及时办理或转交等。2. 在办理中中显示所有已经接受并正在办理的工作列表。在这里可以点【转交下步】直接将工作转交，或委托、导出和挂起办理中的工作。此外，对于主办某工作的用户还有删除该工作的权利。3. 在已办结中显示所有已经转交下步但还未被接收的工作列表，在这里可以点【回收】将工作收回重新办理。4. 在已挂起中显示所有状态为已挂起的工作列表，在这里用户可以点击【恢复】将工作恢复到之前的状态，或
17、导出、删除某工作列表。5. 在全部工作中，系统将所有工作按状态进行了分类。2.2.3. 工作查询在工作查询中用户可以根据工作流程类型、状态、工作范围、时间、流水号和名称/文号对工作列表进行条件查询。对于普通用户可以对类表中的某一项添加关组；对于管理人员可以删除或强制结束所选中的工作信息。2.2.4. 工作监控在工作监控中显示当前用户有权监控的所有工作，并且可以对工作列表进行条件查询。2.2.5. 工作委托工作委托包括：委托规则、已委托记录和被委托记录。1、 在委托规则中用户需要选择流程、委托人、被委托人和有效期添加委托工作，同时在我的工作委托中会显示委托工作的详细信息。2、 在已委托工作记录中
18、显示已委托工作列表。3、 在被委托工作记录中显示被委托工作列表。2.2.6. 工作销毁在工作销毁中，用户可以查询到系统中所有已经删除的工作（不局限与自己经办的） ，然后进行彻底销毁或还原操作。该操作具有一定危险性，非管理员严禁操作。2.2.7. 流程日志查询在流程日志查询中，用户可以选择流程、流水号、工作名称/文号、处理人、IP 地址、发生时间范围和日志类别对工作日志进行查询、导出或删除。2.3. 行政办公行政办公包括：公告通知管理、新闻管理、投票管理、日程安排查询、工作日志查询、管理简报、工作计划、办公用品管理、固定资产、耗材资产、图书管理、资源申请与管理、会议申请与管理、车辆申请与管理、公
19、共通讯薄和组织机构信息。2.3.1. 公告通知管理公告通知管理包括：公告管理、新建公告和公告查询。1、 在公告管理中，点击【标题】可查看通知的详细情况。点击【查阅情况】可查看查阅过该通知的用户，也可清空查阅情况。点击【修改】进入修改公告通知界面，您可以对公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是 Office 文档，还可以对 Office 文档进行在线编辑。2、 在新建公告中，公告通知分为普通格式、MHT 格式。普通格式是在编辑器中直接填写公告内容，MHT 格式是上传 MHT 格式文件，该文件格式支持图文混排，可以将 WORD 文档直接另存为此格式。公告通知类型在“系统管理”下的“系统代码设
20、置”中配置。将公告通知的详细内容填写完整后，点击【发布】即可发布公告通知。3、 在公告查询中可以按所选择的条件查询公告通知。2.3.2. 新闻管理新闻管理包括：新闻管理、新建新闻和新闻查询，其界面和操作方法与“公告通知管理”类似。用户可以点击【修改】按钮，可以修改编辑已发表的新闻，界面与新建新闻相同。新闻管理具中有评论功能，点击【管理评论】按钮，可看到已发表的评论，也可以发表评论。如果新建新闻时“允许匿名评论” ，则可在评论时选择匿名发表。新建一个新闻，点击【新建新闻】 ，编辑您要发表的新闻，也可以上传附件。在新闻查询中可以按所选择地条件查询新闻信息。2.3.3. 投票管理投票管理包括：投票管
21、理和新建投票。1、 投票管理用于管理已发布的投票，可以修改、删除或立即恢复生效/终止投票。点击【投票项目】可设置投票选择项，如“同意” 、 “不同意”等2、 新建一个要投票项，设置好所建投票的详细信息后，点击【保存】即可。2.3.4. 日程安排查询在管理员给予权限的情况下可以查看每一位员工的日程安排，如果员工的日程安排类型选择的是“个人事务” ，在这里将查询不到。在日视图中，鼠标双击具体某个人员姓名所在行，可以为该用户建立所选日的工作，如果双击列表的第一行（表头） ，可以为表中所有人员建立所选日期的工作。在周视图中，鼠标双击具体某个人员姓名所在行，可以为该用户建立所选周的工作，如果双击列表的第
22、一行（表头）的某一列（某日/星期几） ，可以为表中所有人员建立所选列代表的日期的工作，如果在用户行和日期列交叉的单元格上双击，则可以为所在行用户建立所在列日期的工作。在月视图中，鼠标双击日期单元格，可以为所选用户建立当日的工作，如果在左侧的“第 X 周”单元格中双击鼠标，则可以为所选用户建立所在周的工作。2.3.5. 工作日志查询在管理员给予权限的情况下可以查看每一位员工的工作日志，如果员工的日志类型选择的是个人日志，在这里将查询不到。点击左侧选择好人员后，即可在右侧查询该人员日志。点某一日志的【点评】可以填写对此日志的评价，并通过内部短信提醒用户查看日志点评。点击【查询】可以根据日期和 关键词查询选定人员的日志。点击【最新 10 篇员工日志】 ，可以查看最新发布的 10 篇员工日志。2.3.6. 管理简报在管理简报中，系统对各个部门的邮件、日程和工作流进行了统计。对于统计结果，用户在管理员给予权限的情况下可以进行导出。2.3.7. 工作计划工作计划包括：工作计划查询、工作计划管理和工作计划类型设置。1、 工作计划查询可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查询点击【查询】即可。
