1、xxxx 合同管理系统需求分析说明书合同管理系统项目组2008 年 12 月合同管理系统需求分析说明书第 1 页 共 67 页版本控制0.1 文档信息创建人 邓海鸥创建日期 2008-12-02审核人审核日期0.2 版本历史日期 版本号 作者 更改情况2008-12-02 0.1 邓海鸥 创建文档模板2008-12-18 0.2 邓海鸥 增加部分需求2008-12-25 0.3 邓海鸥 增加部分需求合同管理系统需求分析说明书第 2 页 共 67 页目 录第 1 章 概述 .51.1 文档目的 .51.2 项目背景 .51.3 目标与范围 .51.3.1 目标 51.3.2 范围 61.3.3
2、建设原则 .61.4 术语解释 .61.5 参考资料 .7第 2 章 整体业务分析 .82.1 组织机构 .82.2 业务职责 .82.3 工作内容 .92.4 管理流程 .92.5 用户描述 .92.5.1 合同经办人 .92.5.2 合同管理员 .92.5.3 合同会签部门 .92.5.4 法律审核人员 .102.5.5 各级领导 .102.5.6 系统管理员 .10第 3 章 合同管理系统 .113.1 业务组成 .113.1.1 起草合同模板 .113.1.2 会签合同模板 .113.1.3 审批合同模板 .113.1.4 发布合同模板 .11合同管理系统需求分析说明书第 3 页 共
3、67 页3.1.5 起草合同 .113.1.6 会签合同 .113.1.7 审批合同 .123.1.8 合同归档 .123.1.9 合同授权管理 .123.1.10 合同台账管理 .123.1.11 框架协议管理 .123.1.12 律师函申请管理 .123.1.13 合同翻译申请管理 .133.1.14 合同签署、执行情况统计 .133.1.15 *合同付款申请 .133.1.16 合同进度跟踪 .133.1.17 合同变更申请 .133.1.18 合同中止申请 .133.1.19 合同终止申请 .143.1.20 合同解除申请 .143.1.21 合同违约申请 .143.1.22 合同纠纷
4、管理 .143.1.23 合同查询统计管理 .153.1.24 效能分析管理 .153.1.25 统计报表 .153.1.26 信息发布功能 .153.1.27 流程管理 .153.1.28 基础数据管理 .163.1.29 系统管理 .163.2 业务流程 .173.2.1 合同模板审批和发布流程 .173.2.2 二级部门经办合同审批流程 .183.2.3 三级部门经办合同审批流程 .193.2.4 合同翻译申请流程 .20合同管理系统需求分析说明书第 4 页 共 67 页3.2.5 律师函申请流程 .213.2.6 授权委托流程 .223.3 人员岗位 .233.4 业务需求 .233.
5、5 用户场景 .243.5.1 UC001.合同起草 .293.5.2 UC002 三级部门领导审批 .313.5.3 UC003 三级部门会签 .323.5.4 UC004 二级部门领导审批 .323.5.5 UC005 二级部门会签 .333.5.6 UC006 法律人员审核 .343.5.7 UC007 分管副总审核 .353.5.8 UC008 合同翻译申请 .363.5.9 UC009 授权书申请 .373.5.10 UC010 律师函申请 .383.6 系统功能 .393.6.1 合同管理 .393.6.2 合同执行跟踪管理 .413.6.3 统计分析 .423.6.4 应用管理
6、.433.6.5 系统管理 .443.6.6 工作流管理 .443.6.7 与其它系统接口 .45合同管理系统需求分析说明书第 5 页 共 67 页第 1 章 概述1.1 文档目的本文档作为中国 xxxx 分公司（以下简称 xxxx）合同管理业务调研及需求分析报告，文中全面、详细描述及分析了 xxxx 移动办公工作业务现状，并在此基础上提出了项目实施建议和工作内容，文档是项目业务调研的工作总结，同时也为项目开发阶段设定了具体工作内容和目标。本文档预期读者为：xxxx 总经办xxxx 合同管理系统项目组1.2 项目背景xx 市 xx 有限公司（以下简称“xxxx”）自成立以来，公司和业务规模都在
7、飞速发展，取得了非常瞩目的成绩。而随着公司不断的发展，公司与外界签订的各种类型的合同数目也在不断地飞速增长，但 xxxx 目前在合同管理上主要采用的还是手工纸质审批，从而导致在合同审批流转过程中，相关领导和人员无法及时掌握审批过程中暴露的问题和意见；同时由于没有相应的 IT 系统来集中统一的抽取合同中的关键信息，因而无法做到全面的后期跟踪和统计分析，存在较大的局限性。随着公司的进一步发展，建设集中统一的合同信息管理建设系统也就势在必行。1.3 目标与范围1.3.1 目标本工程的项目目标是对 xxxx 现有的合同管理模式进行调研分析，在最短的时间内建成一套足以满足日常合同管理工作所需的合同信息管
8、理系统，以满足 xxxx 日益迫切的全面合同管理需求。同时，在系统建设的过程中，也将充分考虑合同信息管理系统将来的发展和其它 IT 系统的整合需求，为将来的扩容升级留下足够的空间。合同管理系统需求分析说明书第 6 页 共 67 页1.3.2 范围组织范围包括 xxxx 中各个部门功能范围包括系统管理，应用管理，合同管理，合同执行管理，统计分析，工作流管理。业务范围包括综 OA 系统、网上报销系统、投资管理系统，CRM 系统，合同管理系统等办公管理类系统，1.3.3 建设原则总体上采用统一建设、统一管理的原则，避免重复开发并降低建设和运维成本。具体实现上，为适应 xxxx 企业移动应用平台大规模
9、应用和业务发展需要，系统技术实现应遵循开放性和标准化技术路线，采用.NET 技术架构和 B/S 应用模式，支持XML 规范，支持 SqlServer 等大型标准关系数据库进行数据集中存储与管理。这样，保证 xxxx 企业移动应用平台具有良好的跨软、硬软件平台能力，强大的系统扩充能力以及健壮性，以满足 xxxx 不断发展的业务要求。该系统应遵循开放、标准化技术实现，具有良好稳定性、可靠性和可扩展性，支持大并发用户量处理能力，以满足 xxxx 股份公司集团性质大规模化应用需要。该系统将集中部署于 xxxx 大型应用服务器上，利用 xxxx 成熟的内部企业网实现各级用户对移动应用日常操作与管理。系统
10、将全公司重要移动应用数据进行集中存储管理。1.4 术语解释术语 描述系统(System)指为解决用户需求的计算机软件程序的集合，这里指数据采集与核算子系统平台（Platform）指为提供一系列计算机软件产品的基础运行环境，是计算机产品能够运行的必要基础，可能是一些更为基础的软件，也可能是一些硬件架构(FrameWork)指为设计产品和平台的宏观构思，是描述产品与平台关系的理论体系合同管理系统需求分析说明书第 7 页 共 67 页功能(Function)指为计算机产品、系统或解决方案等提供的，为用户准备好的一些操作的集合。是用户使用的基本操作单元1.5 参考资料xxxx 合同管理系统总体技术要求
11、 2000 年 11 月合同管理系统需求分析说明书第 8 页 共 67 页第 2 章 整体业务分析2.1 组织机构xxxx 具体的组织机构如下图所示：副总经理资深专家 总经理办公室经营财务部（ 审计部 ） 人力资源部专家办公室党群工作部行政事务部（ 安全保卫处 ）综合管理部业务管理部政企客户部市场合作部信息业务部客户支持部客户服务部维护管理部客户响应中心网络监控中心网络支持中心互联互通部网络维护中心工程建设管理部工程建设一部工程建设二部工程建设四部国际业务部资深经理 业务支撑部海淀北电信局西区电信局无线网络优化中心东区电信局通州电信局市场部工程建设部网络部总经理 计划部南区电信局德胜电信局营销
12、管理部（ 家庭客户部 ） 工程建设三部信息服务中心营业中心工程建设五部局房建设部移动核心网维护中心客户业务网络维护中心无线设备维护中心 接入网维护中心个人客户部移动业务经营部移动产品推广部移动渠道合作部郊区业务部移动服务支撑部无线技术中心2.2 业务职责在公司上述架构中，市场部、个人客户部、工程建设部、网络部、总经理办公室、计划部、经营财务部、人力资源部、专家办公室、党群工作部及行政事务部为公司的二级部门，其中市场部、个人客户部、工程建设部、网络部下设三级部门，这些三级部门与不设三级部门的二级部门一样，是具体合同的承办部门。合同经办人在启动电子化审批流程时，首先需要其所在承办部门的领导审批；承
13、办部门审批通过后，其他合同管理系统需求分析说明书第 9 页 共 67 页部门的职责主要有：（详细的流程请见附件 1，合同审批流程）1. 在合同涉及固定资产投资及设备赠送的情况下，由计划部负责审核会签。2. 支出类合同或合同条款突破公司制定的标准的，需经财务部会签。3. 网络品质或服务承诺超出公司标准需经网络部会签。4. 计划部负责承办的设备采购合同需工建部、网络部、财务部会签。5. 其他二级部门及其下三级部门的会签由承办人员选择，二级部门及三级部门领导复核。2.3 工作内容2.4 管理流程2.5 用户描述系统用户主要有：合同经办人，合同管理员，合同会签部门，合同审核人员，各级领导，系统管理人员，业务管理员。2.5.1 合同经办人合同经办人即合同审批流程的发起人，主要负责在审核对方签约资质并经商务谈判后填写合同审批要素、包括合同概况、签约依据、签约对方的基本情况等信息后，选择模板合同文本/起草非模板合同并提交部门领导审批。负责汇总审核意见，对原合同进行修订后，根据具体情况再次提交审核。2.5.2 合同管理员合同管理员负责合同在各级部门的送审。各级部门都有自己的合同管理员。
