1、 1 行政部 规范化管理工具箱 目 录 第一章 行政部组织结构与责权 一、 行政部组织结构图 二、 行政部职责 三、 行政部权力 四、 行政总监岗位职责 五、 行政经理岗位职责 第二章 前台接待管理 一、 接待主管岗位职责 二、 接待专员岗位职责 三、 客人来访登记表 1公司前台来访客人登记表 2 前台接待来访记录表 3物业公司前台来客登记表 四、 前台 接待 日志 表 五、 函件收发登记表 1 信函与快件签收登记表 2信函与快件寄送登记表 六、前台接待管理流程 2 1预约客人来访接待工作流程 2来电转接流程 七、 收 发文件管理流程 1信函收发 工作 流程 2接收信函、快件工作流程 3寄送信
2、函、快件 工作 流程 4传真发文 工作 流程 5传真收文工作流程 6收文背签流程 八、 前台接待流程 九、 来电处理流程 第三章 办公事务管理 一、 办公事务主管岗位职责 二、 办公事务专员岗位职责 三、 行政办公 秘书岗位 职责 四 、办公用品订购审批单 五、办公用品台账 六、 报废物品清单 七、办公用品领用表 八、办公设备登记表 九、办公文书会签单 1文件会签单 2 行文单 3 目录表 十、印章使用登记表 印章使用审批表 印章使用登记表 十一、文书档案借阅审批表 十二、办公用品管理流程 3 1办公用品购买流程 办公用品领用流程 十三、办公设备购买流程 办公设备购买审批流程 办公设备询价流程
3、 办公设备比价流程 办公设备采购流程 十四、文书档案管理流程 发文管理流程 2收文管理流程 3档案归档流程 4档案借阅归还流程 5档案销毁流程 十五、往来信件管理流程 十六、公司印章管理流程 1 制刻申请流程 2 使用流程 十七、 公司证照管理流程 第四章 行政人事管理 一、 行政主管岗位职责 二、 行政人事管理专员职责 三、 费 用报销标准 四、员工考勤登记表 五、年度考勤汇总表 六、员工请假申请单 七、员工加班申请表 八、员工出差申请表 九、差旅费报销清单 十、公司会议记录表 4 1公司会议记录表一 2公司会议记录表二 十一、 提案管理记录表 十二、员工提案评定表 十三、员工奖惩记录表 十
4、四、 员工违纪处理表 十五、 会议管理流程 十六、 出差管理流程 十七、 提案管理流程 十八、 会议工作评估表 第五章 安全保密管理 一、 安全主管岗位职责 二、 安全专员岗位职责 三、 电梯设备巡视记录表 四、 电梯维修保养记录 1电梯月维修保养记录 2电梯 季维修保养记录 3电梯年维修保养记录 五、 值班登记日志表 六、 保安执勤日志表 七、 外出员工登记表 八、 来宾出入登记表 九、 安全状况检查表 十、 防火设施检查表 十一、 安全事故报告书 十二、 突发事故报告表 十三、 事故统计汇总表 十四、 人员出入管理流程 十五、 消防安全管理流程 5 十六、 安全检查管理流程 十七、 突发事
5、件处理流程 第六章 车辆管理 一 、车辆主管岗位职责 二、 司机岗位职责 三、 车辆登记表 四、 车辆检查表 1 车辆检查日志 2 车辆检点表 五、 车辆请修表 六、 保养记录表 七、 车辆加油表 1车辆加油申请 表 2车辆加油记录表 八、 用车申请表 1用车申请表 2车辆使用申请表 九、 派车记录单 十、 车辆事故单 1车辆事故现场记录单 2车辆事故报告单 十一、 用车记录表 1司机用车记录表 2车辆使用日志表 3车辆使用状况月报表 十二、 车辆费用表 1 车辆费用 报销 单 2车辆费用月度统计表 十三、 事故处理流程 6 十四、 车辆管理流程 1车辆使用流程 2车辆加油管理流程 3车辆安全
6、管理流程 十五、 肇事处理流程图 十六、 车辆费用额度控制程序图 第七章 总务后勤管理 一 、 总务后勤主管岗位职责 二、 总务后勤专员 岗位职责 三、 宿舍管理专员 岗位职责 四、 食堂 管理专员 岗位职责 五、 保洁人员岗位职责 六、 绿化人员岗位职责 七、 食堂卫生检查表 八、 住宿人员管理表 1住宿申请表 2住宿人员资料卡 3宿舍分配申请表 4住宿登记表 5宿舍检查登记表 6宿舍物品借用卡 九、 清洁卫生管理表 1卫生区域划计划表 2清洁工作安排表 3卫生状 况检查表 4清洁卫生评分表 十、 员工宿舍管理流程 1宿舍管理方案制定流程 2员工入住宿舍管理流程 7 十一、 员工食堂管理流程
7、 十二、 清洁卫生管理流程 十三、 企业绿化管理流程 第 八 章 公关事务管理 一 、 公关事务主管岗位职责 二、 公关事务专员岗位职责 三、 商务接待安排表 四、 公务接待审批表 五、 公关活动策划表 六、 危机预警处理表 七、 危机记录分析表 八、 重要接待流程 九、危机处理流程 十、媒体宣传流程 十一、接待规格表 十二、例外事项工作安排表 8 第一章 行政部组织结构与责权 一、 行政部 组织结构 图 行政总监 行政经理 安全保密主管 人事行政主管2 办公事务主管 安 全 专 员 办公专员专员 秘 书 后勤总务主管 行政 专 员 后勤专员 宿管专员 食 堂 管 理 专 员 保洁人员 绿化人
8、员 接待专员 公关专员 司 机 前台接待主管 公关事务主管 车辆 主管 9 二 、行政部职责 职责 1 根 据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究 职责 3 公司会议组织、记录及记录归档工作 职责 4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 职责 5 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作 职责 6 负责公司日常安全保卫及消防管理工作 职责 7 负责公司车辆调动管理工作 职责 8 负责公司总务后勤管理工作 职责 9 负责 公司对外宣传、公关工作 职责 10 牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案 职责 11 完成公司高层临时交 办 的工作 职责 2 负责
9、全公司 资料、信息管理以及宣传报道等 日常行政事务管理工作 10 三 、行政部 权力 四 、行政总监岗位职责 职责 1 审查 核准 办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理 相关 关规章制度 职责 3 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门 的年度目标、计划和措施 职责 4 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题 职责 5 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育 职责 6 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施 职责 7 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况 职责 8 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议 职责 9 负责行政部突发事件的处理 及总经理临时交办的工作 职责 2 审查 核准 办公、行政、总务、安全保卫、公关等 各主管年度计划方案 职责 1 根据公司总体 战略规划，对公司经营计划有建议权 职责 3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权 职责 4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权 职责 5 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力 职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权 职责 2 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力
