1、 德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 1秘书职责手册目录一、秘书工作职责二、秘书工作安排三、与总部各部门的配合工作第一章 秘书工作职责店务秘书为总部统一招聘、统一培训、统一管理的行政类管理人员，隶属于总部运营中心，总部赋予秘书以管理者与执行者并存的职能；既要管理单店行政事务，也要配合及监督、上报单店的业务工作，同时作为单店与总部沟通的桥梁，配合总部各个 部门做好相应工作。一、电脑管理与使用1、各网站房源的每天上传、更新；协助经纪人在其个人使用网站上注册账号；2、电脑基础维护工作； 确保公司电脑正常运行 监督经纪人使用网络的情况，制止登录不良网站、看小说及在店内打游戏，发现一次对当事人处以
2、每次人民币 50 元的处罚；对下载游戏软件等不良软件给予删除，并对当事人处以每次人民币 50 元的处罚； 每台电脑设置屏幕保护程序，但不设置密码，秘书电脑需设置密码；德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 2 对店内电脑出现的软件硬件等问题进行修复，如不能修复的，尽快联系网管，确保店内电脑的正常运行；3、秘书重要工作文档的整理及备份，对涉及需要保密的重要文件设置密码；4、对于总部传达的文件及通知，及时做好归档、张贴、通知等工作；5、店内系统管理 确保单店网络通畅； 查阅公司网站及系统的通知（消息）并下载、传达；二、房源资料管理（一）客户资料管理【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和
3、经纪人当天获取的除上门外的客人，秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册，存档一年后作废销毁。（二） 【原始资料】(1) 整理检查原始房源，无效房源错误房源及时纠正或删除。(2) 当天新房源检查录入资料详细准确，当天下午 17：00-18：00 把检查结果发送给总部，资料不够详细明确的，提醒经纪人落实清楚，第二天发送给总部.，经纪人完不成带看或量化的不允许下班。(3) 定期整理原始房源资料，提醒经纪人精耕房源。根据经纪人反馈的信息（已售、暂不售、价格异常等）及时更新房源信息，确保房源信准确有效德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传
4、3(4) 已售原始房源资料作好标识存档保管一年后作废销毁。三、公司文件管理文件须分门别类管理并及时检查与更新（所有文本需使用公司 logo 范本） 。第一类：电子档文件：定期做好存档备份工作第二类：工作中所需各类文件表格（不需要盖公章或者合同章）：制成表格文件手册，做好目录便于经纪人自行取用，每周一检查，对于缺少的表格，及时补全；第三类：盖章类文件；1、关于制式文件的领用 公司的制式文件：出租出售委托书、房地产买卖合同居间协议、房地产租赁居间协议、租赁合同、独家委托书、限时独家委托、佣金确认单、看房单等由秘书统一在总部领取并妥善保管。对于以上文件必须严格管理，做好领用登记、回收、统计等工作，总
5、部将每月经行检查各项表单的使用明细表。对于秘书在保管过程中丢失的，由秘书承担相应责任。 居间协议的领用：每次领用 10 份店。秘书领用新居间协议时需上交上次领用的居间协议，上交需附打印的领用登记单，未上交的居间协议原件，请经理在领用登记单上注明原因并签字，需在一个月内上交原件。另居间协议需三联齐全方换领，如遇不齐全的，需提交情况说明。因客户/业主遗失居住协议的，需提交客户/业主的身份证复印件和有客户/ 业主及销售经理签字确认的情况说明；因保管不当造成遗失的，同制式文件遗失处理。德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 4 收据的领用：秘书领用新收据本时需上交上次所领用的收据领用回收的收据必须是
6、编号连号完整的，如收据开具的是意向金等非我司收益的款项，必须要收齐第三联方可再次领用。如收据本有 5 份以上空白未用的一律不得领用新收据本。租贷合同的领用：每次领用 10 套/店。秘书领用新租贷合同时需上交齐上次所领用的租贷合同上次的租贷合同如已签约的，则必须带上租贷相关的客户资料及所需的复印件方可再次领用。 领换任何制式文件都必须提前一天通知相关人员，方可到总部领换。2、关于制式文件的管理 一般委托书、看房单：每个经纪人每次最多领取 5 份，领用时登记领用编号签字确认，秘书及时回收。 居间协议、佣金确认书、独家委托书、限时独家委托书：每组经理每次领取 2 份，领用时登记领用编号签字确认，领用
7、文件，秘书及时回收。签订有效则上交复印件、作废则上交原件； 租赁合同：由秘书统一领取、保管、使用登记造册。领用文件，秘书及时回收，签订有效则上交房东及客户身份证复印件、产证复印件，作废则上交原件。3、关于制式文件的责罚如遇制式文件遗失，责任人承担相应责罚。 看房单、出租出售委托协议，责任人承担罚款 50 元份； 除看房单、出租出售委托协议以外的其他制式文件遗失，责任人德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 5承担罚款 100 元份，如遇责任人无法明确，则秘书承担罚款 200 元份，经理承担 300 元份。三、钥匙管理1、由秘书对店门钥匙(含公配、私配钥匙)统一建档管理，负责对管理的钥匙的数量
8、、编号及使用等内容逐一进行确认，并制定钥匙领用簿 ，做好钥匙的借用登记入簿管理工作；2、秘书应定期对钥匙柜内的标签和钥匙编号进行检查，如发现标签、编号脱落或模糊不清时，应及时跟新改进；3、借用人员办理钥匙退还手续时，秘书应在核对钥匙标识、数量后，在对应的登记表中标注钥匙退还时间，并将钥匙整齐有序地放置回钥匙柜内；4、本门店人员领用钥匙，借用人员应及时登记入簿；5、领用人看房完毕后，应于借用当日及时归还门店，严禁发生将钥匙在个人身边无故滞留、携带回家等情形；6、严格做好钥匙的外借登记，内部与外部借钥表格分开，借钥匙方填写钥匙外借登记表 ，直营店内部人员借用钥匙，秘书应要求借用人员提供名片、身份证
9、原件并签字确认；直营店以外的人借用钥匙，应由本门店对接人员做相应担保签字确认，同时秘书应要求借用人员提供名片、身份证原件并签字确认；7、当发生钥匙丢失、损坏等情形时，秘书应急时记录事件经过，急时报备门店经理；8、直营店内部人员借用钥匙未及时登记簿的，相应责任人给予 20 元次德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 6处罚；9、直营店内部人员借用钥匙未在当日返还的，相应责任人给予 50 元次处罚；10、直营店内部人员借用钥匙发生丢失、损坏等无法归还等情形，相应责任人给予 100 元次处罚；11、直营店以外人员借用钥匙发生未在当日及时返还、丢失、损坏等无法归还等情形，列入黑名单管理，直营店钥匙一
10、律不得借用给该责任者，同时直营店相应担保责任人给予 100 元次处罚；12、每月 15 日对钥匙箱进行一次清理，取出已售已租的房源钥匙，收好并表明具体信息；四、财务管理1、收据：由秘书统一领取、保管并登记造册。每一周交由财务部审核并提供收据使用情况统计表。收据的使用必须做好登记，无特殊情况必须由秘书开具，如遇到经理及经纪人需外出收取意向金或佣金之情形，每次只能限领一份，并做好领用登记记录（必须注明物业地址、金额、用途） ，事后必须归还其他两联及所开收据金额相应的款项，作废需交回原件。对于收据丢失、或开具收据无收款回来的，对责任人处以 500 元份的罚款，具体责任人无法确定的，秘书承担罚款 50
11、0 元，如应收据丢失及错误填写造成的损失，严重者做开除处理，并将追究当事人的法律责任。2、意向金：秘书统一保管意向金专用卡，经理使用时必须向秘书申请使用此卡，秘书同时应及时做好此卡的金额出入记账工作。收取意向金时开具意向金收据，秘书通过意向金收据的使用情况，及时掌握意向金的走向，德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 7必须保证意向金收据三联完整，不可缺少任何一联。3、佣金：由秘书统一收取并开具收据，如果客户需要发票，则用收据换取发票。收到佣金后 24 个小时内必须存入公司账户。4、房款：房款只能由公司财务部门收取，不得有经纪人或者门店自己代收，违反者，公司将追究其法律责任。5、店长罚款：秘
12、书配合总部收取店长各项罚款，并及时上交总部。6、其他：团队基金、罚款的管理，所有费用的进出，做好现金日记账，保留发票，做好单店报销工作。7、成交记录单：合同签订后，督促业务人员填写好成交记录单、经理签字，制作成交记录汇总表 ，每周一给总部运营中心上报成交记录汇总表并传真上周所有的成交记录单。如果与其他单店合作，及时传真到其他单店并确认收到，成交双方均签字确认后，由成交方传真至总部运营中心。当日做好系统中的交易合同及收佣记录，总部将根据成交记录单及系统中的数据确认最后的奖金；客源需在成交之日的三天前录入系统，入未及时登记，将扣除成交方经纪人 10%业绩，如遇特殊情况，需提交书面说明提前备案。a)
13、 财务报表的制作：根据财务要求每月做好相应财务报表，在规定时间上报公司财务部。b) 工资提成核算：每月 8 日、15 日做好薪资、提成核对，做到与经理、经纪人确认无误并签字。因个人过失造成公司损失的，由当事人承担相应的赔偿责任。详见公司财务管理制度。五、人事管理德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 81、应聘：有人来应聘，填表，安排初试。初试合格者将雇员信息表上报公司人事部，并确认收到。2、入职：通知复试合格者按时入职，并按照公司人事部要求填写人事类表格。安排入职人员在规定时间内，携相关资料，来公司人事部办理入职手续。3、离职：及时向人事部反馈门店人员离职信息，并填写员工系统账号变动申请单
14、提交运营中心删除其系统账号。监督所有离职人员填写离职相关表格，经审批后确认离职成功。员工离职当天秘书必须在系统情报站中发布离职通告，同时马上处理其在网络上发布的房源。秘书离职，需做好移交工作，如实填写交接清单 ，否则不予办理离职手续。4、晋级：填写晋级申请表，让经理签字后上报人事部报批。5、考勤：每月底根据考勤卡做好考勤表，每月 1 日将上月的考勤表发到公司总部。6、值班：月底安排下一个月的业务员值班情况，做到公平。7、培训：系统使用的简单培训、网络房源发布及更新的培训六、 保密工作秘书为单店的核心管理，需要有高度的责任意识、严明的组织纪律要求、高度的职业精神，保证做到公司房源信息不对任何非公
15、司制度许可的第三人透露，对损害到第三方利益的行为要做到公平公证。七、 行政工作1、安排值班人员店内整洁，督促每位店员在离开位置时，摆放好办公桌上电话、书架、各类文件、椅子等相关物品；督促每位店员的仪容仪表，德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 9未经许可不穿制服着，每次罚款 10 元。 详见店务管理制度手册 2、来人来电要热情接待，使用规范礼貌用语 ，给予及时帮助；对于投诉等问题及时反映给经理或上报总部，并做好跟进工作，确保每件事都落到实处；3、生活用品、办公用品的购买，并做好现金日记账；4、制式物品、文件管理及登记造册；5、低值易耗品、固定资产的维护保养，数码相机的保管；6、文件收发：所
16、有函件须确认其基本信息方可签收，不能随意签收有疑义文件，所签收文件需在签收后 60 分钟内通知当事人，如本人不在店内，需电话通知。因秘书保管不当丢失或延误通知而导致损失的，由秘书承担责任，并按最低人民币 50 元的标准处罚。7、橱窗广告、店内板报的布置及更新；注：橱窗广告须 30 天更新一次，房源催促经理按时提供。8、订水、制作名片及横幅；9、报纸广告房源的征集、录入及按时上传；10、外出登记：严格监督所有人员按公司制度填写外出登记表，经理级经纪人一次未填，罚款 10 元；11、沟通、跟进、反馈工作：对于店内出现的管理问题。及时和总部反映；另须做好事件处理、转办、跟进、催办、回复、报告等沟通工
17、作；12、协助经理做好其他工作及总部临时交办的工作；13、与总部运营中心配合做好各项统计报表，做好各项数据收集；八、监督工作德州万腾房产经纪有限公司内部资料严禁外传 101、盖章类文件监督 对于店长及经纪人领取制式文件，必须做好领用登记及回收，对于不能提供文件并无正当理由的，对店长或经纪人按制度罚款；2、信息安全监督 经理或经纪人向外公司人员透露房源或客源信息的行为 带领其他公司人员来本公司查看易遨系统，抄录信息的行为 经纪人其他损害公司信息安全的行为3、考勤及外出登记监督 经理、经纪人外出须填写外出登记及大致回来时间。否则按制度处罚，情节严重者以无故旷工处罚； 每日必须本人自行打卡考勤，不能代打，或干脆不打，否则按未上岗考勤制度处罚；外出公干，必须电话通知经理或秘书，返回后必须及时找经理签名确认； 店长不得在没有查明经纪人外出事项情况下随意签考勤卡，否则追究店长责任； 秘书因工作原因离开工作岗位 30 分钟以上，必须第一时间报备门店高级经理及上级秘书主管（以邮件方式） ，否则给予 10 元次处罚； 秘书因非工作原因离开工作岗位，必须第一时间经过门店高级经理及上级秘书主管同意（以邮件或电话形式确认） ，否则给予 20 元次处罚，情节严重者以无故旷工处罚。4、其他问题监督 接待客户、接听电话不规范的行为；
