1、12016 年最标准公文格式第一节 公文格式的种类根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。文件格式 信函格式命令格式 纪要格式2二、公文格式的基本要求：1.公文用纸：一般使用纸张定量为 60g/80g/ 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80%90%，横向耐折度15 次，不透明度85%，pH 值为 7.59.5。 2.纸张大小：A4 型纸： 210mm297mm。 3.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为 28mm，版心尺寸为156225mm。4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用 3 号仿宋体字。特定情况可作适当调整。5.行数和
2、字数：一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。6.公文应当双面印刷。37.公文应当左侧装订。三 公文的通用格式版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。一件完整的公文由三部分组成：一、版头部分1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。 涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号
3、。如需标识份号，一般用 6 位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第 1 行。份号用黑色标注。2. 秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和4保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、 “加急” 。电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列
4、。4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小） 。发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。发文机关标志上边缘至版心上边缘为 35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合5上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办
5、机关，这样与签发人的标注就不相匹配。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。 发文字号编排在发文机关标志下空 2 行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年6份用全称 4 位，用六角括号 括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空 1 字。6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居
6、左空 1 字，签发人姓名平行居右空 1字。签发人用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字标注。联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排 2 个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝与之的距离为 4mm。二、公文主体1.公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4 个以上（含 4 个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题一般用 2 号小标宋字体，编排于红色分隔线下空 2
7、行的位置，分一行或多行居中排布；7回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。2.主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、” “（一）”
8、 “1.” “（1）” 标注，一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用 3 号仿宋。4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。8公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空 1 行左空 2 字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当
9、写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。 9如长于发文机关署名，应使其右空 2 字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空 1 行右空 2 字编排发文机关署名，在发文机关署名下 1 行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移 2 字；6.成文日期:是公文的 生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有 2 种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，
10、用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准） 。 成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空 4 字编排，用阿拉10伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下 1 行编排成文日期，首字比发文机关署名右移 2 字。7. 印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。
