1、行政采购管理制度一.目的：为 加 强 公 司 行 政 采 购 管 理 ， 保 证 采 购 物 品 能 及 时 、 保 质 、 保 量 满 足 生 产 、 办 公 需 求 ，特 制 订 本 制 度 。二.范围：适用于本公司所有生产辅助工具、劳动保护用品及行政后勤物品的采购。三.职责：1. 需求部门：需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。2. 行政采购人员或公司指派采购人员：负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。3. 行政部：负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。4. 总经办/董事长办：按权限负责对申购单、单价、供应商评审、采购合同及付款的审批。 四.
2、固定资产采购：1.固定资产采购按固定资产管理制度执行。五.行政常用物品采购：1. 采购人员须选择多个供应商进行综合比较，筛选出 2 家以上意向供应商。2. 意向供应商向我司传真报价单，主管部门确定每种物品最终价格。3. 采购人员通知意供应商送样至本公司。4. 采购人员接获样品后，将样品送需求部确认，样品确认合格后，可批量供货。5. 样品经确认和评估合格后，且连续 2 批次供货无交期、数量、质量问题，可列入合格供应商 。6. 连续 2 次批次供货不合格的供应商，由行政部取消供货资格。行政部建立合格供应商信息档案。7. 如果现有的供应商无法满足公司的要求或供货品质、价格不能满足公司需求，必须开发新
3、供应商。8. 采购对供应商下采购单流程：行政部采购人员按请购单上所需物料的品名、规格、数量、 交期、质量等选择合格供应商，并将所需购买的物品传真至供应商。六.行政零星物品采购：1. 行政零星物品采购：主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。2. 采购人员可直接按请购单上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等选择 2家以上供应商，进行询价、比价确认最终价格后，填入请购单单价一栏上，并依据审批权限呈上级主管签字批准或电话向上级主管呈报价格，上级主管同意后，方可进行采购。七.采购管理：1. 采购人员必须随时追踪交期、数量，并及时反馈，确保交期，如交期延误及时通知申购部门。2. 采购物品入厂
4、后，前台通知行政助理验收货物，行政助理将验收后的物品登记在资产入库、领用登记表中，办理入库手续。3. 行政助理办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在资产/物品领用登记表上签字确认。4. 行政助理每月月底统计所有资产入库、领用登记表核对费用，录入行政费用月报表5. 采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的，使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。八.采购报销管理1. 采购申请付款或费用报销，必须附上经过审批的申购单 、采购合同或报价单，否则财务不予报销。九.行政采购流程部门申请部门负责人确认行政部审核总经办复核总经理批准批准十.本规定自签署发布之日起正式执行。十一.本规定的解释权归属行政部.十二.附件： 1.申购单 2.资产/物品领用登记表 3.合格供应商名录采购询价采 购 向 主 管 人 员 报 批行政助理验收入库部门领取商家送货/外出采购
