1、 1 软硬件 采购管理制度 第一节 总则 第一条 为规范 IT 软硬件 采购 流程 ， 保障 IT 系统安全稳定运行 ，特制定本 制度 。 第二条 本制度 中的 采购是指以 各种 合同方式有偿取得信息技术 产品 、 信息技术 工程和服务，包括购买、租赁、委托、雇用 、维修和维护等。 第三条 本制度中的 IT 设备 是 指 网络设备 、服务器、终端和外部设备等（以下简称“设备”） ， 软件 在本制度中指 成熟软件 产品 。 第四条 本制度适用于 中国铝业股份有限公司总部和各分 子 公司（含郑州研究院 ） （ 以下简称“公司” ） 。 第二节 采购 分类 第五条 公司 IT 软硬件 采购 划 分为
2、 集中采购 和自行采购 两类 。 其中， 集中采购 包括 ： 一、 软件（专用软件除外 ） 采购 ； 二、 小型机、网络设备 、 批量 PC 等 采购 ； 三、 总部统一安排的项目 中的软硬件 采购 。 自行采购包括： 一、 分 子 公司项目涉及的采购 ； 二、 总部授权的采购 ； 三、 不属于集中采购的其它采购 。 第三节 采购 申请 、 评估与审批 第六条 集中采购由 公司总部 信息部 负 责 ， 具体 流程 参见 集中采购流程（附件一）。 自行采购由分 子 公司信息部 负责 ， 具体 流程 参见自行采购流程 （附件二）。 2 第七条 采购申请 由 需求部门 提出 ，提交给 公司 信息部进
3、行采购前评估 。 第八条 采购前 评估包括以下三个方面 ： 一、 信息部针对 此次采购对当前基础架构的影响进行评估，其中包括技术层面、管理层面以及系统安全 方面的评估 ； 二、 信息部根据需求部门的业务需求 ，对 申请采购 软 硬 件的功能和 性能进行评估。 三、 信息部根据市场行情，对 IT 软硬件采购成本进行评估。 第九条 集中采购申请由信息部和财务部负责人审核后，交公司主管领导审批 ，参见公司总部固定资产管理办法 。 第十条 经批准的采购需求 由信息 部签订合同进行采购，合同签订 流 程 按照 公司合同管理办法执行 ， 需要进行招投标工作的 参见 公司 招投标管理办法 。 未 被 批准的
4、采购 申请 ，在采购需求表上写明原因，并将其返回给需求部门。 第十一条 采购过程中的 第三方服务商资质认 证 、 售后服务 协议 签订 的 详细过程 参考第三方服务 商 管理 制度 。 第四节 到货验收 第十二条 采购的 IT 软硬件到货后， 必须 经过验收 ，才能正式投入使用。 第十三条 设备到货后， 验收工作 按照合同要求执行 ， 信息部 根据合同规定当场验货 ， 有条件的 须 检查设备是否有损坏，备品、 配件 、资料、软件等是否齐全。 软件到货后， 验收方 须 检查软件 介质 是否有损坏，相关资料是否齐全等。 第十四条 到货 验收合格后，签收到货单，并复印存档 ； 若不合格，则拒绝签收。
5、 第十五条 采购的设备和软件 到货签收后， 根据公司相关规定 办理 出 入库 手续 。 第五节 文档管理 3 第十六条 公司 信息部 须 对采购 的 IT 软硬件建立相关档案， 格式 参见 IT 设备档 案（附件四）或软件档案（ 附件五） 。 第十七条 公司 信息部 参照 公司相关的 固定资产管理 办法 ， 对采购 的 IT 软硬件 进行 管理 。 第六节 附则 第十八条 本制度由 公司 总 部 信息部 负责解释和修订。 第十九条 本制度自发布之日起开始执行。 键入文字 4 附件一 集中 采购流程 公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公 公公 公 公 公 公 公公
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7、 公 公 公公 公公 公公 公 公 公I T 公 公 公 公公 公 公 公 公 公中国铝业信息技术管理制度 5 集中采购流程描述如下： 一、 公司 总部 信息部 根据 集中 采购 需求情 况填写采购需求表（附件三） 。 二、 公司 总部 信息部 针对采购需求，对现有的 IT 软硬件情况进行评估，填写采购评估表（ 附件三： 附录） 。 三、 公司总部 信息部 负责人 对采购需求以及评估情况进行审核，并在采购需求表上签字 ，然后交财 务部负责人审核 。 四、 经过 公司总部 信息部 负责人 和财务部负责人 审批的采购需求提交给 公司主管领导 进行审批 。 五、 经批准 的采购需求交 信息 部 签订
8、合同进行采购，合同签订程序参见公司合同管理办法 执行 ； 采购过程中的第三方服务商资质认定、 服务协议的签订 参 照 第三方服务 商 管理制度。 六、 IT 软硬件到货 后，公司 信息部 进行到货验收 并按公司的相关规定办理 出 入库 手续 ， 同时 填写 IT 设备档案（附件四）或软件档案（附件五） 。 中国铝业信息技术管理制度 6 附件二 自行采购流程 公公公公公公公公公公公公公公 公 公 公 公 公公 公 公 公 公 公公 公公 公 公 公 公 公 公 公公公 公 公 公 公公 公 公 公 公公 公 公 公 公公 公 公 公 公 公 公公 公公 公 公 公 公 公 公 公 公 公 公公
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10、础架构 的影响 评估 、功能和技术指标 评估 、 采购成本评估 。 信息部 评估负责人 须 填写 采购评估表 并提交 信息部 负责人 ，信息部 负责人 对采购需求和评估情况进行审核，在采购需求表上 签字 并加盖部门公章 ， 然后 交财务部负责人审核，最后送 公司主管领导审批 。 采购评估表 作为采购需求表 的附件。 三、 信息部 根据 审批结果 、 公司合同管理办法、 公司招投标管理办法等 进行采购 管理 。 四、 采购 过 程中 服务商资质认定、服务协议的签订参照第三方服务商管理制度。 五、 到货后， 信息部组织 到货验收， 验收通过后将采购物品移交物资配 送 中心进行出入库管理。 六、 信
11、息部 根据采购物品情况 填写 IT 设备档案（附件四）或软件档案（附件五）。 七、 采购的设备或软件投 入使用 后 ，信息部门记录 设备 领用 情况 。 中 国铝业信息技术管理制度 8 附件三 采购需求表 采购需求表 编号 ： 采购需求单位： 需求提出时间： 申请采购内容 申请采购原因 需求部门 负责人 意见 意见： 签字 （并盖公章） ： 日期： 信息部 负责人 意见 意见： 签字 （并盖公章） ： 日期： 财务部 负责人意见 意见： 签字（并盖公章）： 日期： 公司主管领导 意见 意见： 签字 日期 ： 中 国铝业信息技术管理制度 9 附录：采购评估表 采购评估表 采购需求单位： 联系人：
12、 需求表编号： 采购意向 ： 功能技术指标的评估结果 提示： 评估侧重于 针对要采购的设备的技术参数 是否能满足或者超出用户需求； 审 批人： 评估人： 评估时间： 对当前基础架构的影响 提示： 评估侧重于针对要采购的设备 在技术和安全方面是否对当前基础架构产生影响，是否是以前使用过的设备等。 审 批人： 评估人： 评估时间： 采购成本的评估 提示： 根据当前市场行情， 估计采购资金，评估采购成本。 审批人： 评估人： 评估时间： 中国铝业信息技术管理制度 10 附件四 IT 设备档案 IT 设备档案 设备名称 型号 序列号 设备编码 基本配置（含随机配件） 供货商 数量 领用部门 领用人 领用日期 备注
