1、大咖会易 让年会气氛 high 起来 如何通过 40 个小步骤完成年会策划 时光飞逝，日月如梭，转眼之间，就到了猴年年底。年终奖发多少？公司会不会安排出去旅游？年会大奖是啥？特斯拉还是苹果 7？哎呀，这些问题好纠结有木有，宝宝脑子不够用，还是看看双十一猫狗大战吧，准备通宵买买买 当然，以上是别人家的生活。对于承办公司年会的部门来讲，又到一年疯（纠）狂（结）时，一般中奖的部门有行政部、人资部、综合部、企划部等。辛苦一年，年会是公司给大家的福利。对于年会工作小组，绝对是一场大战役。加班加点、通宵熬夜，那都不是事儿！有一年小编还客串了一把主持。 筹备的年会多了，小编 发现年会里也有套路！抓住这些套路
2、，能够轻松很多。为了向奋斗在年会工作一线的亲们献上一份过年的礼物，小编特别整理了年会策划的 40 个小步骤。拿走，不谢！ 大咖会易 让年会气氛 high 起来 一、 会前沟通阶段 “筹备一下今年的年会。”接到领导这个命令时，大家有没有脑补一个场景，就是中午同事让你带饭时，你问他吃啥，他说“随便”，然后你果真“随便”买了一份饭，原来他只是想吃一个“随便牌”的冰淇淋。所以，沟通非常非常重要。 二、 年会策划阶段 谋定而后动，策划阶段最好记得用表格，比如说年会筹备人员分工表、物料需求清单、现场执行分工表。分工 不明确，最容易出问题，尤其是现场执行的时候，发现某项工作漏项，现拉一个人过来帮忙时，这个人
3、绝对一脸懵。 重点强调物料需求，因为到了酒店现场，发现忘记带一个小东西都是很致命的。 以上准备工作是为了保证年会能够顺利的进行，而年会如何有亮点，也是需要小心机的。 年年办年会，年年要亮点，要创新，这个真是太难为宝宝了。小编告诉大家一个小妙招，来个互联网 +年会，顿时高大上了有木有。比如说，设计一个年会的微主页，领导顿时会觉得耳目一新。在现场设置个 3D 签到墙，员工看到自己头像在大屏上，顿时存在感爆棚呀。再设置个摇奖、 摇红包环节，现场顿时就爆了。 如果想玩得煽情一些，可以让员工代表家长录个小视频，或者让员工家长看现场直播。大咖会易会议管理系统就能满足。 1明确目标年会对象 经销商 ？ 客户
4、 ？ 员工 ？2 年会类型如经销商联谊 、 答谢客户 、 员工总结 、 公司总结 、 公司联谊 、 年终奖励 、 公司聚餐等 。3 年会调性 正式严肃 ？ 娱乐狂欢 ？4 年会预算 年会大概预算多少 ？5 年会时间 年会大概定在什么时间举行 ？6 年会形式联欢茶话会 （ 工作报告 + 内部表演节目 + 晚宴 ）， 大型歌舞团拜会 （ 行业展望 + 知名主持人明星 + 各公司代表节目 + 媒体宣传 ）， 群英汇 （ 集团各公司汇报展望+ 会议 + 晚宴 ）， 户外拓展培训会 （ 专业培训 + 拓展训练 + 团队积分比拼 ）， 演艺大比拼 （ 小电影 + 服装秀 + 歌神 k 歌 + 集体舞 +
5、宴会 ）， 旅游狂欢 （ 周年纪念 + 答谢用户 + 旅游 + party + 演出 ）7 场地联系 最好选出 3 个合适的场地 ， 然后从中选择最合适的 ， 其它两个作为备选项 。8 场地预定 时间确定后马上预定场地 ， 年底会议集中 ， 场地紧俏 。大咖会易 让年会气氛 high 起来 三、 年会筹备 功夫在诗外。年会能否成功，筹备绝对是关键。 根据小编的经验，筹备环节，一是要跟进各个配合部门的进度，把握各个任务项的进展情况，发现有问题的，提前想办法解决，不能因为某个事项没完成而影响整个年会的进度。 9年会策划组建团队 确定年会工作小组 ， 分工协作 。 需要从别部门调配人员的需要提前打招
6、呼 。10 方案拟定 年会方案经过撰写 ， 讨论 ， 审核 ， 公司确认之后方可发布 。11 外包团队选择方案确定后 ， 哪些事项需要外包的 ， 需要提前选择 。 比如宣传片拍摄制作 、 场地舞台搭建 、 舞蹈演出等 。12 流程设计设计年会流程 ， 考虑时间 ， 交通 ， 气候因素 。一般年会流程有 1 、 开场舞 2 、 领导致辞 3 、 颁奖 4 、 员工代表讲话 5 、 节目演出 6、 晚宴 7 、 幸运大抽奖 7 、 互动小游戏 8 、 谢幕等如果要玩出科技感 ， 抽奖环节可以选择微信摇一摇抽奖 ， 现场火爆 ； 还可以设置微信摇一摇抢红包环节 ， 由公司 、 部门或领导分批发红包
7、， 员工摇一摇抢红包 。13 设计年会亮点增加年会科技感 ， 通过年会微主页 、 3D 签到墙 、 摇一摇抽奖等调动现场氛围 ； 如果有条件 ， 年会现场进行视频直播 ， 让客户及员工家长能够看到企业年会 。 （ 让员工家长看企业年会直播 ， 抢企业红包 ， 是维持员工稳定性的小心机 。 试想 ， 家长都被收买了 ， 员工想跳槽 ， 家长第一个不同意呀 。 ）14 人员分工 （ 表 ） 分工要明确 、 具体 ， 各任务项表述清楚 ， 有时间节点 。15 物料需求 （ 表 ） 要明确列出所有需要的物料 ， 通常包含奖品礼品类 、 年会资料类 、 现场包装类等16年会筹备预算申请 尽早申请 ， 走
8、审批 、 拨款流程 。17 嘉宾邀约 确认嘉宾是否演讲 。 如有需要 ， 可制作 H5 邀请函 。18 员工通知如果企业员工较多 ， 确认是否分批举办 ， 明确员工在何时参加 。大公司可选择制作年会微主页 ， 年会流程通知 、 节目预告 、 现场抽奖游戏 、 视频直播 、 在线投票等版块都可以在年会微主页展现 。19 优秀员工评选一般公司年底都有优秀员工评选 （ 现在比较流行的是在线投票 ） 。 需要和牵头评选优秀员工的部门对接好 ， 提前拿到优秀员工的名单 。 便于拍摄花絮 ， 或者联系员工家长 ， 让家长微信传来祝贺员工得奖的小视频 ； 或者让家长看员工领奖时的直播 。这个严格上来讲不算年
9、会筹备工作 ， 但是做好了是一个亮点和泪点 。20 年会文件视频类 （ 企业宣传片 ， 精彩花絮 ， 优秀员工感言等 ）； 音频类 （ 主题音乐 、 舞蹈、 歌曲配乐等 ）， PPT 类 （ 领导讲话稿 ， 员工发言稿等 ）； 图片类 （ 年会主题图片 ， 颁奖 、 抽奖背景图片等 ）； 文档类 （ 主持词等 ）21 物料制作 、 采购按照物料清单 ， 采购 、 制作 。 如会场欢迎牌 、 指示牌 、 桌牌 、 易拉宝 、 签到墙 、主背景以及年会所需道具 、 奖品等 。22 节目征集 、 编排 面向公司征集节目 ， 安排审核 、 彩排时间 。23 现场彩排 一定要预留彩排时间 ， 如有节目
10、， 最好安排一次带妆彩排 。大咖会易 让年会气氛 high 起来 四、 现场布置 现场布置，估计大家是轻车熟路了。小编重点提示一下，现场音响、灯光一定要提前测试。另外，如果需要用网络，一定要提前测试网速，可以用测速软件来测试。小编有个经历，在某次大会上，酒店方给我配置了一个 20M 的专线，可是投射大屏的时候，就是投射不了，最后一测试，实际配置的带宽 1M 都不够，网页都打不开。 五、 现场实施 彩排、彩排，还是彩排。年会正式开始前，至少要彩排一次。这样在实施的时候才能够顺利。 嘉宾座次安排好，视频、 PPT、音乐都正确播放，这些事比较关键的。 对于员工来讲，现场摇奖、抢红包，在合适的时间上菜
11、，也非 常重要。 六、 会后总结 24场地布置布置时间 至少提前一天布置场地25 设备布置 会议所需网络 ， 电脑 、 音响等 ； 桌椅摆放 ， 茶水 ， 礼品到位 。26 会场指引 会场欢迎牌 、 指示牌 、 易拉宝等 。27 主舞台搭建 协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建 。28现场实施接待服务 嘉宾接待服务 ， 需要礼仪的话提前聘请或面向公司员工征集志愿者 。29 暖场 通过 3D 签到墙 ， 主持人互动等调动现场氛围 。30 现场服务 茶水 、 点心 （ 督促酒店方完成 ）， 礼仪引导服务等 。31 PPT 控制 控制嘉宾演讲时间 ， PPT 上加上演讲倒计时 ， 或者制作
12、时间提示牌 。32 演讲次序 嘉宾出场次序在会前应该确定好33 音响 、 视频播放 提前收集音乐 、 视频 ， 编好次序 ， 现场配合播放 。34 餐饮安排坐席安排 ， 餐饮安排 （ 控制好上菜时间 ） 。 如有领导 、 嘉宾 ， 最好安排几个人负责开车 （ 不能喝酒 ） 或者提前预定代驾服务 。35 直播 、 摄影 会前列好拍摄需求 ， 安排专人负责 。36会后年会总结 总结得失 ， 为明年年会做准备 。37 节目评奖 评选优秀节目 ， 给予奖励 。 想趁热打铁 ， 可通过大屏幕现场投票 、 现场颁奖 。38 宣传文章 撰写宣传文章 ， 进行宣传推广 。39 照片整理 整理现场照片 ， 例如公司素材库 ， 也可发给相关人员 ， 或者做个专辑 。40 视频剪辑 现场年会视频剪辑 ， 存储 。大咖会易 让年会气氛 high 起来 对于年会筹备小组的，最好给予一定的现金激励，来年好找人办事儿哦
