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1、 1 2010版制度知识点 （ 行政管理制度 ） 第 1节 公文管理制度 1 定义 公文指股份公司及所属各公司、各部门内部上报或下发的公文及对外各类公文、函件。包括：决定、决议、规定、通告、通知、通报、请示、报告、汇报、批复、批示、备忘、纪要。公文由标题、正文、发文单位、发文时间、收文单位、抄报 (送 )单位、印章、附件等部分组成， 保密公文 应标注密级。 2 公文办理 2.1 公文办理包括批示、拟稿、审核、签发、用印、承办、催办、登记、分发、传递、归档、销毁等程序。 2.2 公文办理原则 ： 2.2.1 公文由行政职务为股份公司部门副总经理 (或所属各公司部门经理 )以上人员负责审阅、回复、

2、批示、签发； 2.2.4 各类公文正文字体均为宋体。红头文件正文字号为四号、标题字号为二号或三号、加黑，其他公文字号根据需要调整； 2.2.5 发 红头文件 事先要按流程进行申请 ，见 办表 1 ， 发 文工作由股份公司办公室执行，其他公文发文工作由公文发起部门执行。 3 公文审批 3.1.1 董事长审批的公文 ： (1) 董事会决议； (2) 股份公司高管任免、年终表彰、人员编制的红头文件； (3) 对外投资合同 ； (4) 土地购置合同。 2 3.2 所属公司对外各类公文应逐级报至系统总部总经理审批，报 分管业务副总裁 批准后 方可发出。 4.4 公文查阅，必须经股份公司部门总经理（或所属

3、公司总经理）同意方可查阅。保密公文需报 分管业务副总裁 审批。3 第 2节 档案管理制 度 1 管理机构与职责 1.1 股份公司档案实行统一领导、集中与分级管理相结合的管理模式。 1.2 股份公司档案室为公司档案管理部门，股份公司办公室为其行政主管部门。 1.4 股份公司各部室及所属各公司 分 管行政副总经理 分管档案 工作。规划院、酒店建设公司、商 管公司系统总部及各项目公司在不增编 前提下，设专职档案管理员。股份公司各部室和各地商管公司设兼职档案管理员。 2 档案的收集整理与归档 2.1 档案收存范围包括但不限于：公司设立、变更 申请、登记以及终止、清算 文件 ；公司股东会、董事会、监事会

4、形成的文件；各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理等各项业务工作中形成的具有利用、查考、凭证价值的文件。 2.2 归档文件由承办人办理完毕后 10 个工作日内移交所在部室档案管理员。 2.3 归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存 放处。 2.4 各部室档案在办理完毕后的第二年 3 月 31 日前移交公司档案室。 2.5 对外签署的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，在签署后 5 个工作日内报送公司档案室一份原件。 2.9 需延期向档案室移交的档案，应报分管行政副总裁批准。 2.13 移交档案应由公司（部门）总经理签字核准。交接双方应认

5、真核对移交清册，履行签字手续，移交清册一式两份，双方各留一份备查 ， 见 办表 4 。 3 档案的借阅与利用 3.1 股份公司员工可以查阅本人所在部室的非涉密档案文件。如需查阅其他部室或公司移交的非涉密文件，经查 阅 者本人所在部室总经理及文件所属部室（公司）总经理批准后方可查阅， 见 办表 5 。 3.2 查阅有关投资、财务、成本、证照、合同等 重要 涉密文件必须经股份公司分管副总 裁、分管行政副总裁 批准， 见 办表 6 。 3.3 档案原则上不外借，仅供在档案室阅览，复印或借出档案需办理借阅手续 ； 借出档案一般应在 5个工作日内归还，如到期不能归还，应办理续借手续， 见 办表 7 、

6、办表 8 。 4 档案的销毁和统计工作 4 4.1 档案销毁应写出鉴定报告并编制销毁清册，报 分管业务副总裁 、分管行政副总裁审批，必要时报总裁审批。待销毁档案需 集中统一保管一个季度后销毁。销毁档案必须由两人以上共同执行，可以采用焚烧、粉碎或化浆方式销毁， 不得以废纸出售。销毁电子档案，应将存储载体格式化或进行粉碎处理， 见 办表 9 、 办表 10 。 4.2 股份公司档案室每年 3 月 31 日前进行公司各部室及所属各公司的档案统计工作。 5 罚则 5.1 股份公司办公室对各系统、各公司档案工作有 指导、 检查、处罚权。对档案管理工作不达标公司，该公司的年度奖金将按照档案管理权重所占比例

7、进行扣减。 5 第 3节 印章管理制度 1 印章分类 1.1 股份公司（含所属各公司）有效印章的分 类包括行政公章 、 业务专用章 和法人代表手章 ： 1.1.1行政公章 1）大连万达商业地产股份有限公司公章； 2）大连万达商业地产股份有限公司北京分公司公章。 1.1.2 业务专用章 1.1.4 股份公司所属各公司公章、财务专用章、法人 代表 手章。 1.2 股份公司各部室及股份公司所属各公司不得另外刻制各类印章。各公司的公章、财务专用章、法人名章只允许刻制一套。 如遇特殊情况需刻制除上述有效印章以外的其他印章，需上报至股份公司办公室与投资证券部会签，再逐级报至 分管业务副总裁 、 分管 行政

8、 副总裁、总裁审批 ，见 办表 11 ，否则按私刻印章追究当事人责任。 2 印章保管 2.1 印章的保管人 ： 2.1.1 印章实行专人保管制。公章、财务专用章、法人代表手章不得由同一个人保管； 2.1.2 股份公司行政公章由股份公司办公室副主任保管；股份公司 董事会印章、监事会印章、审计委员会印章由投资证券部总经理保管； 股份公司劳动人事专用章、人力资源部专用章以及大连万达商业地产股份有限公司北京分公司劳动人事专用章 由人力资源部总经理保管； 2.1.3 股份公司财务专用章由财务部总经理保管；所属公司财务专用章由公 司财务负责人保管；法人代表手章由公司财务部出纳员保管。 2.1.4 所属公司

9、公章由公司行政部经理保管，公司总经理为公章保管的第一责任人； 2.2 保管人要做好公司印章的保管工作，印章要入保险柜上锁。印章丢失、被盗，保管人负有直接责任。发现印章丢失或被窃后，保管人应立即报告公司 分 管领导，并到上级部门报失，按规定进行通报作废。 6 2.3 未经分 管领导同意，不得擅自改变印章保管人。 3 印章使用 3.1 使用股份公司（含所属公司）公章， 使用人须按 规定申请用印，使用人未按规定履行用印申请，印章保 管人有权拒绝其使用公司印章。 3.2 股份公司行政公章使用审批 ，见 办表 12 ： 3.2.1 非经济合同类文件，报股份公司分管业务副总裁批准； 3.2.2 经济合同类

10、文件，报股份公司分管业务副总裁、分管财务副总裁批准； 3.2.3 经董事长及总裁批准后的对内对外红头公文及合同； 3.3 所属公司行政公章使用审批， 必须 按规定 流程由 经办人 说明 用印理由，报 部门负责人审核、分管副总经理 审批、公司总经理批准 后方可使用 公章 。 3.4 印章保管人要做好印章使用记录登记，注明印章使用的时间、事由、次数、使用人。 3.5 行政 公章、财务专用章原则上不得带到公司办公区域以外使用。如特殊需要使用， 必须履行审批手续。 股份公司 报 分管行政副总裁批准 ，见 办表 13 ， 所属公司 报 公司总经理批准， 并由两人同时在场使用。不按要求履行审批手续，印章不

11、得带到公司办公区域以外使用。 7 第 4节 名片管理制度 1 印制范围 1.1 股 份公司高管（含）及所属各公司行政职务在部门副经理（含）以上人员。 1.2 因工作需要印制名片的员工。 2 印制要求 2.1 名片按股份公司统一要求的版式、规格、字体、颜色印制。 2.2 名片上只许印制公司规定的内容，包括公司全称、部门、工作职务、办公地址、电话、传真、邮编、网址、电子邮件地址等。 3 印制审批 3.1 股份公司办公室和股份公司所属各公司行政部为名片印制审核责任部门，并负责名片的审核及印制，确保名片印制符合股份公司统一要求。 3.2 印制名片，需按规定 流程申请，股份公司由部门总经理批准（所属各公

12、司由公司总经理审核批准） ，报 股份公司办公室（或所属各公司行政部） 审批、 印制。 8 第 5节 办公用品及设备管理制度 1 基本规定 1.1 为统一管理 、控制成本，办公用品由股份公司办公室 (或所属各公司行政部 )统一购买、管理和发放。 1.2 本规定所指的办公用品分为普通办公用品、低值易耗品和办公设施设备三种 。 1.3 办公用品的入库、出库均需设立台帐，并分别由专人管理。 2 普通办公用品管理 2.1 普通办公用品： 指使用期限短或是一次性消耗、价值较低的物品。主要包括：笔、胶水、曲别针、夹子、笔记本、打 (复 )印纸、荧光笔、剪刀、钉书机、计算器、各类文件夹等。 2.2 购买及发放

13、原则 ： 2.2.1 普通办公用品按需购买，适量库存，按月发放； 2.2.2 股份公司各部门根据需要在当月末申领下月部门办公用品 ，见 办表 14 。除每月购买、发放一次办公用品外，原则上其他时间不予购买、发放 ； 2.2.4 股份公司所属各公司办公用品购买及发放原则根据情况自行制定。 2.3 保管原则 ： 2.3.1 办公用品采购与用品管理分别由两个人管理 ； 2.3.2 办公用品入库，购买人和管理人一起验收； 2.3.3 办公用品仓库一年盘点两次 (6月与 12月 )； 2.3.4 其他人未经许可不得进入办公用品库房，不得擅自挪用、私用办公用品。 3 低值易耗 品管理 3.1 低值易耗品：

14、指单价低于 2000元、使用时间在一年以上的作为低值易耗品管理。 3.2 配备个人使用的低值易耗品，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法。 9 3.3 低值易耗品需单独设立台帐并参照固定资产管理方式进行管理。 4 办公设施设备管理 4.1 办公设施设备是指单价在 2000元以上，且使用年限在两年以上的固定资产。 4.2 股份公司 办公室 (或所属各公司行政部 )负责办公设备的管理，对有专人使用的办公设备，实行“谁使用、谁保管、谁负责”的办法。 5 笔记本电脑配置管理规定 5.1 股份公司（含规划院、酒店公司、商业管理公司）总部 正式 员工可配置办公笔记本电脑。 5.2 员工配置笔记本电脑

15、须与公司签订两年协议 ， 签订协议后笔记本电脑由员工本人保管及使用，公司不再承担笔记本电脑维修保养工作。协议期内离职或被辞退的员工须归还公司承担电脑的费用，协议期满后电脑归个人所有。 5.3 员工配置笔记本电脑自购买之日起满四年后，如需要可重新申请购置笔记本电脑，原购置电脑归个人。 5.4 股份公司（不含商业规划院）员工配置电脑，公司承担电脑总价 60，员工本人承担电脑总价的 40，公司承担电脑总价最高不超过 8000元 /台，最低不低于 5000元 /台。 5.5 股份公司商业规划院员工配置电脑，公司承担电脑总价 60，员工本人承担电脑总价的 40，公司承担电脑总价最高不超过 9000元 /

16、台，最低不低于 6000元 /台。 5.6 股份公司所属各项目公司配置笔记本电脑不超过 6台，各酒店项目部、各地商业管理公司配置笔记本电脑不超过 2台（包括已购置），配置原则按股份公司配置规定执行，已配置笔记本电脑的员工，公司不再提供台式电脑。 5.7 股份公司（含商业规划院、酒店建设公司、商业管理公 司）总部行政、人事、财务系统高管（不含）以下人员因工作需要确需配备笔记本电脑，逐级审核后，报 分管业务副总裁审批。 5.8 符合规定的新入职员工配置笔记本电脑，待考核期满并被正式录用后按规定限额报销。 第 6节 办公用车管理规定 1 基本规定 1.1 股份公司及所属各公司配置办公用车。除股份公司

17、及特殊批复外，所属各公司原则上10 只配置一台办公用车 ， 并按固定资产购置审批流程及配置要求逐级上报，由股份公司分管行政副总裁和分管财务副总裁批准后方可购买。单车购置价格超五十万须报总裁批准。 2 用车程序 2.1 股份公司办公室（或所属公司行政部）为办公用车的管理和调动部门。用车须事先申请，经部门负责人核准后提交办公室（或公司行政部）批准 ，见 办表 16 。 2.2 经股份公司办公室（或公司行政部）批准后，驾驶员方可出车，驾驶员出车应按规定的路线行驶，办完事情后应及时返回。 4 维修保养 4.2 修 车 前驾驶员要履行车辆维修申请流程 ，经车辆主管审核，报行政负责人 批准后方可到指定修配

18、厂修车 。 股份公司车辆单次维修保养费三万元（含）以上，上报至股份公司分管行政副总裁批准；所属公司车辆单次维修保养费金额三万元（含） 以上上报 分管业务副总裁批准 。 5 费用控制 5.1 股份公司办公室（或公司行政部）负责统 一购买、管理加油卡及车辆用品，设立台账，每次加油时驾驶员本人在 车辆加油登记表上签字 ，见 办表 17 。 5.2 办公车辆总费用实行年审制，每台办公用车综合费用每年最多不超过六万元。如费用超标，所属公司需向股份公司办公室提交车辆费用超标报告 ，见 办表 18 ，说明超标原因，办公室将对超出费用予以审核。 5.3 股份公司及所属各公司办公用车行驶总里程超过十五万公里以上且车况较差，可更换办公用车，原车处理按规定报股份公司 分管财务副总裁批准。 5.4 办公车辆使用相关费用列入审计范围。