1、 1 浅谈干部人事档案信息化管理中的问题及措施 摘 要：本文针对干部人事档案信息化管理中存在的问题以及针对这些问题的措施进行探讨，希望能够对干部人事档案的管理工作人员起到帮助作用。 关键词：干部人事档案 信息化管理 问题 措施 近年来，随着社会政治建设的发展，干部人事队伍进行大刀阔斧的改革，干部人才流动速度频繁，特别是随着信息化技术在档案新管理上的运用，我国的档案管理工作进入了一个新的巅峰，人事干部关系到我国的政治建设，对社会有很大的影响，有关干部人事记录的档案管理工作也要进行变革，这样才不 会使人事档案工作管理处于落后状态，为社会政治的发展作出努力，为人事的管理工作提供便利的服务。 一、干部
2、人事档案信息化管理问题现状 （一）在干部人事档案信息化管理工作的今天，仍有许多地方存在管理观念和管理方式陈旧的现状，干部人事档案工作的管理对我国政党建设有很重要的作用，必须要有专业人员进行管理。传统的干部人事档案管理工作主要是应用人力和纸质材料进行信息的收集、归纳、整理、分类的，而且如果每年都有会出现很多新的材料，这些材料必须要和以往的材料进行重新的编辑和装订，工作量非常大，这些一一整理、装订、 再分类的过程需要耗费大量的时间，这对需要档案的人员来说，非常不便。 新时期的干部人事档案信息化管理工作则要求档案工作管理人员使2 用计算机等专业应用于档案工作管理的软件，对档案进行整理、分类。这不但有
3、利于提高档案工作的工作效率，同时还能够保证节约大量的纸质资源，防止资源的丢失和损坏，但是如今仍然在很多地方信息化档案管理方式还没有得到普及，档案工作还是按照旧有的观念和方式进行。 （二）干部人事档案信息化管理中，档案数据库水平低、管理薄弱。档案的一大特点就是具有全面、真实、客观的特点，也就是说在干部人事档案记录了干部的言行以及工作成果等方面，可以把干部的工作情况进行真实的反映出来，对干部未来的晋升以及评级有重要的作用，但是在现如今的很多档案部门，干部人事的档案信息存在缺失现象严重。 在干部人事档案信息化管理中，许多的档案部门没有正规的规章制度，对档案管理要求松懈，不能够及时把干部人事的信息录入
4、到数据库中，这就导致档案数据库水平低，干部的人事信息不全面，同时许多档案信息的录入只是根据自己的描述、了解进行录入，没有对实际的工作内容进行调查，这就导致干部人事信息不够准确，给人带来误解，不利于档案的利用率。 （三）在干部人事档案信息化管理工作中，虽然为了促进干部人事档案信息化，国家为档案工作部门都配置了先进的工作设备以及软件，但是由于科技更新换代的技术的加快，许多工作设备都已经处于老化状态了，内置的配置非常不利于档案工作的进行，因此许多设备大多都是处于停用状态，同时各档案部门之间的相互交流不深，所以导致档案部门虽然具有很多的信息资源，但是共享程度却很低，档案利用率低。 二、干部人事档案信息
5、化管理解决措施 3 （一）建立完整的干部人事档案数据管理系统 档案数据管理系统的建设必须依赖于信息化的 操作平台，因此对各类操作设各进行更新，对软件系统进行升级是当前建立完整的数据管理系统的重要环节完整的人事档案管理系统应该是集信息接收、信息传递、信息储存和信息利用为一体的科学的管理系统信息的数据库建设是最为核心的部分，它集合了组织和部门管理上作所需要的全部数据，提高档案信息的利用率，保障人事档案信息能够重复使用，能够在一定程度和范围内实现人才信息资源共享。 （二）加强各部门沟通，实现资源共享 干部人事档案的管理上作从收集、整理到查询、利用每一个环节都牵涉到很多部门，因此我们应该加强各个 部门
6、的协调和沟通上作，使得干部人事档案材料进行规范化的收集和归档另外，干部人事档案信息资源实现共享的核心人物是建立档案信息数据库，这就要求各组织需求人事信息的相关部门，将各部门的人力、物力和财力进行有效整合，确保数据信息的全面、完整、准确并符合现实情况，提高数据信息的质量和水平。另外，应该充分发挥网络的优势，以信息中心为枢纽，对信息的需求者进行授权或者是分等级开放，使得信息资源在定范围内实现共享。 （三）保障干部人事档案信息安全 干部人事档案信息在进行软件储存和网络传递过程当中应该确保信息不外露 ，在为用户提供人事档案信息服务时，我们应该注意防止非法用户进行非法窃听，防止信息泄露，做好系统用户的安
7、全管理可以采取强制身份认证、防密码偷窃和加密等软件技术，或者是隔离、灾难各份等措施，4 使得人事档案信息资源的安全性得以保证，如发现用户越权进行操作或者实行非法操作，应该及时利用软件加以制止，并对非法操作进行严厉打击。这就需要我国落实严格的安全管理制度和安全管理措施，保障干部人事档案信息安全。 （四）转变观念，提高认识，加强领导 人事档案工作是人才工作的重要组成部分，是组织人事部门选拔使用人才的重要 依据。借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地、全面地看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作。各单位的领导要提高对人事档案管理工作的重视，完善基本设施，设专用档案库房、专门装具等
8、，落实专职档案管理人员，建立和健全人事档案管理的各项制度。 （五）加强干部人事档案工作队伍建设 要稳定档案管理人员，建设一支在思想政治、工作作风、业务能力等方而过得硬的干部人事档案工作队伍。作为干部人事档案管理人员，一方而要重视和加强理论学习，树立服务意识，提高职业素质；一方而还要加强专业能力建设，不仅 要具备深厚的专业知识，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的科技操作技术，能进行档案信息深层次研究和开发，要掌握计算机知识、网络知识及电子文件的管理知识等。此外各单位应采取多种形式强化对人事档案业务技能的学习，通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，
9、提高人事档案管理人员的综合素质。 （六）做好人事档案的信息开发工作 5 随着人事制度改革的不断深化，人事档案除了满足工资制度改革、干部工龄认定等日常需求外，还要有助于了解基本情况、专业特长和学识水平，从中发现并 选拔有用的专门人才，做到人尽其才。要使人事档案更好地为人才选拔工作服务。充分发挥计算机在干部档案管理工作中的作用，建立和完善干部档案数据库，及时更新，动态化管理干部人事档案信息，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性，努力为干部工作提供优质服务，提高干部档案的使用效率。 三、结语 综上所述，由于档案管理信息化是当今干部人事档案信息化管理未来发展的必然趋势，所以针对其出现的问题以及解决这些问题的措施，在次此进程中尤为重要，以往本文能够为干部人事档案工作的工作人员带来帮助。 参考文献： 1卜禹华 . 加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新J. 改革与开放 . 2011（ 18） 2张岩 . 干部人事档案信息化管理的制约因素及对策 J. 神州 . 2011（ 20） 3王璇 . 浅谈事业单位干部人事档案信息化管理 J. 山东档案 . 2011（ 04）
