1、 1 山东科技大学使用档案 网络 管理系统立卷归档 的 方法与 步骤 1.收集齐全 注重平时积累，随时收集； 注意收集领导手中的重要材料； 用纸规格要符合要求 ，要做到 三 个 统一 :表单与正文统一 ,附件与正文统一 ,目录与卷内材料统一 ； 立卷材料用纸不能使用背面有字迹的废纸 ,左侧 要 留出装订线位置 ； 字迹材料要符合要求 ， 必须是黑碳素或蓝黑墨水； 文件表单 、附件、批复（若有的话）要收集齐全。 2.分类组卷 分年度（注意跨年度的材料） 分机构（不同单位 的材料 不能放在同一卷里，批复与报告要放在同一卷里 ） 分问题（按山东 科大各类档案归档范围与保管期限表进行） 分期限（永久；
2、长期；短期） （按 上述“保管期限表” 进行） 3.排序编号 材料 排序： 一般按重要程度或时间顺序排列； 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后； 非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。 编号：按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。 4.拟写案卷题名 案卷题名要求结构完整， 由 卷内文件的主要责任者、问题、名称组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法，末尾不加 “
3、。 ” 如，“山东科大土建学院关于领导分工、成立机构、职务任免的通知、请示、决定”，责任者 缩写为“山东科大土建学院”， 问题 是“领导分工、成立机构、职务任免”， 问题 不能超过三个， 名称 是“通知、请示、决定”， 名称 也不能超过三个。 归档 文件 的第二套按文号排列的案卷， 题名 拟写为“山东科大 *学院 2010 年行文*院字 20101-*号 ” 。 5.进入管理系统，添加案卷 （注：密 级文件不 得 上传系统，直接将案卷移交档案馆） 选择系统自带的 IE 浏览器，输入 管理系统 IP 地址 192.168.100.92（或者http/ ， 进入 如下 系统界面， 输入用户名和密码
4、 ，登录 系统； 2 添加案卷：在档案管理界面，点击相应类别（如行政 ），添加案卷，输入信息。 其中， 全宗号为“ 5”， 输入的 正题名 要与 档案 实体案 卷 的 题名 及案卷移交目录的案卷题名 一致 ，要包含第一责任者名称，如“ 山东科大 *学院 ”或“ *省 *部门 ” ； 第一责任者与归档部门必须要填写清楚；页数是指 正 在输入当前案卷的总页数。 6.在案卷下逐份添加文件 逐份添加文件，输入信息。 3 其中，全宗号为“ 5”， 页数 应是正在输入当前案卷中 每份文件 对 应的页码，前面的文件填写起页，最后一份文件要填写起 止页 ，只有 1 页的文件填写“ 1” ；文件时间要填写该文件
5、的发文时间，而不是系统默认的时间；文号、图号必须写全 ，不能简化。如 上 “ 外语 院字 20121 号”。注意“ ”不要用“【 】” 字体 。 7.电子文件、图像、媒体等上传 4 在上面档案文件信息管理界 面，分别点击对应文件的“全文”、“图像”、“媒体”进行相应的 上传 。 完成上传后，该文件“全文”、“图像”或“媒体”处图标变为黄色或蓝色 ，数字变为 1。 上传电子文件 点击“全文”，出现如下界面 5 选择文件点击“浏览” ，获取文件 电子版 ； 上传方式是“上传整个文件”；提取全文 是“将附件内容追加到全文”， 点击 左下角 上传。 在 档案文件信息管理界面， 再点击“ 全文 ” ，出
6、现如下界面即完成 电子 文件上传。 上传图像 点击 “ 图像 ” ， 出现如下界面 6 选择文件 1 点击“浏览”，获取图像 电子版 ,点击 上传 。 在档案文件信息管理界面，再点击“图像”，出现如下界面即完成图像上传。 上传媒体 点击 “媒体”， 在 出现 的 界面 ，选择文件点击“浏览”，获取多媒体文件，上传方式是“上传整个文件”，点击左下角“上传文件”，完成媒体上传。 在档案文件信息管理界面，再点击“媒体”，出现如下界面即完成媒体文件上传。 7 8.卷内目录、案卷移交目录打印 打印卷内目录 （ 1 份） 点击“打印 当前 ” ， 在 “ 目录打印 ” 页面选择“卷内目录（ A4 纵向）”
7、 ， 去掉右下角 “ 自动设置边距 ” 选择框中 的“” ，点击 “打印预览”， 在打开的“卷内文件目录”中，点击最上方菜单栏 “文件” 选项 ， 选择“页面设置”，在 “ 页面设置 ” 框中， 如果文件是 B5 的，“纸张大 小”选择 B5， 方向 选择“纵向”， 删除 “ 页眉 ” 、 “ 页脚 ”中的乱码 ， “页边距”修改为 “ 左 25，右 8，上 20，下 8”， 点击 “ 确定 ”， 选择最上方菜单栏中 的“文件” ， 点击 “ 打印 ” 即可 。 打印 案卷移交目录 （ 2 份） 点击“ 打印当前 ”， 在 “ 目录打印 ” 页面选择“案卷移交目录（ A4 横向）” ， 去掉右下角 “ 自动设置边距 ” 选择框中 的“” ，点击 “打印预览”， 在打开的“卷内文件目录”中，点击最上方菜单栏 “文件” 选项 ， 选择“页面设置”，在 “ 页面设置 ”框中，方向 选择“横向”，删除 “ 页眉 ”、“ 页脚 ”中 的乱码，“页边距”修改为 “ 左 15，右 15，上 20，下 8”， 点击 “ 确定 ”， 选择最上方菜单栏里的“文件” ， 点击 “ 打印 ” 即可 。 目 录 打 印 8 9.系统提交，系统管理员审核 。 10.审定后，填写案卷封面及备考表（签字），装订 。 11.打印档案移交表，交接（实体移交）。
