1、 久其内训文档 第 1 页 共 24 页 酒店一般业务介绍 1. 概述 此文档主要总结了首旅集团下属的五星酒店的业务流程。目的是使读者了解酒店业后台的基本业务流程，给了解酒店进销存软件其辅助性作用。 2. 酒店物资管理组织结构 通过调研发现，三家饭店的组织机构大体相同。其中比较突出的是建国饭店的采购部是与财务部平行的。 国际饭店： 财 务 部总 监 / 副 总 监采 购 部经 理成 本 部经 理仓 管 部经 理验 收 部经 理采购员帐 务 组经 理验货员录入员保管员其他成本核算员总帐领 班餐饮成本核算员固定资产核算员应收应付助 理长富宫饭店： 财 务 部总 监 / 副 总 监应 付总 帐 成
2、本银行出纳现金出纳采 购 部经 理库 管收 货信 贷 / 应 收采购员共 4 人，分别是食品 2 人，工程 1 人，物品 1 人。附加文员 1 人 久其内训文档 第 2 页 共 24 页 仓库分工程库、食品库、物资库共 4 人， 收货部 2 人轮流 建国饭店： 财 务 部总 监 / 副 总 监总 账采 购 部总 监电 脑主 管收 款总 出 纳应 付主 管应 收 / 信贷成 本 部仓 管 部主 管财 务 经 理核算会计资产核算保管员售货员记账员餐饮成本成本会计员工物品采购食品采购助 理助 理班 长外币夜审信贷经理应收经理收入核算员3. 分类业务流程 酒店物资主要分为三类：库存物资、一般物资（非库
3、存）、生鲜食品。这三类物质的管理流程不尽相同，因此在这里分别描述。 3.1 库存物资管理业务流程 3.1.1 补充库存申请及审批 确 定 存 货 量 判断 补 充 数 量填 “ 仓 库 补 充 库存 申 请 表 ”交 库 房 经 理 审 批将 审 批 后 的 申 请表 交 采 购 部申 购 主 执 行 人 库 管 员主执行人：库管员 其它执行人：库房经理 流程说明： 1. 库管员根据目测或库存卡片来确定需要补充物品的种类和数量 2. 库管员填写仓库补充库存申请表，只填写物品品种与数量 3. 库管员将仓 库补充库存申请表提交给库房经理审批。无审批不通过情况。 4. 库管员将审批后的仓库补充库存申
4、请表提交给采购部，一联自己留存 久其内训文档 第 3 页 共 24 页 相关单据：仓库补充库存申请表 3.1.2 库存采购 流程图： 接 收 库 房 申 请 表根 据 订 货 合 同 确定 供 应 商 及 价 格填 “ 仓 库 补 充 采购 申 请 表 ”送 采 购 经 理 和 财务 经 理 审 批通 知 供 应 商 送 货采 购 主 执 行 人 采 购 员1 联 送 收 货 部主执行人：采购部人员 其它执行人：采购部经理、财务经理 流程说明： 1. 接受库房经理审批后的仓库补充库存申请表 2. 选择供应商并且确定物品价格 3. 填写仓库补充采购申请表， 4. 将确定供应商与价格的仓库补充采购
5、申请表交领导审批 1) 采购部经理审核已经确定供应商 和物品价格的仓库补充采购申请表（审批单价与供应商） 2) 财务部经理、财务部长、总经理分别审批仓库补充采购申请表（审批金额）。无金额与审批流程有关的情况。 5. 仓库补充采购申请表经过审核后，采购员通知供应商送货 6. 将仓库补充采购申请表送财务、收货、库房各一联，采购部留存一联 久其内训文档 第 4 页 共 24 页 相关单据：仓库补充采购申请表 3.1.3 验收货物 流程图： 接收仓库补充申请表接收供应商货物确认货物数量及质量填写“收货验货、单”供应商 收货部各一份填写“每日收货报告”物品入库送“每日收货报告”到库房：验收 主执行人 验
6、收员主执行人：验收员 其它执行人：供应商 流程说明： 1. 验收员收到采购部的仓库补充采购申请表 2. 验收员 根据仓库补充采购申请表验收到货物品的数量和质量 3. 填写收货验货单，一联供应商，一联收货部，（分别按照不同供应商、不同库房填写每张收货验货单，填写实际收到物品的名称、数量、单价）收货价格不能高于订单价格。 如果送货质量不符，换货。数量不符，按当时数量签收 4. 验收员根据收货验货单填写每日收货报表（一式四联，财务、收货、部门、采购） 5. 物品入库，送“每日收货报告”到库房 相关单据：收货验货单、每日收货报表 久其内训文档 第 5 页 共 24 页 3.1.4 入库 流程图： 久其
7、内训文档 第 6 页 共 24 页 ：入库 主执行人 库管接收“每日收货报表”及物品记库管存货，账 无误后签字确认，退给收货部 通知供应商换货核对物品数量和质量采购部经理审批“每日收货报表”， ，后 2 联送财务 一，联库房 一联采购主执行人：库房人员 其它执行人： 流程说明： 1. 接受验货部的每日收货报表 2. 库房人员根据收货部的每日收货报表，核对入库物品的品种、数量、质量， 3. 库房人员核对无误后，签字确认，然后登记库存账（登记流水账，登记物品的名称、时间、入库数量、结存数） 如果入库时，库房人员发现入库物品有问题，将物品退回收货部与供应商联系换货 4. “每日收货报表”经过采购部经
8、理签字后， 2 联附有“收货验货单”的“每日收货报表”送财务，一联采购部，一联库房 3.1.5 库存采购核算 流程图： 接 收 “ 每 日 收 货报 表 ” 2 联确 认 盖 章 记 应 付 现 付返 还 1 联 “ 每 日收 货 报 表 ” 给 收货 部记 账 主 执 行 人 会 计主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 财务人员收到收货部传来的两联附收货验货单的每日收货报表， 2. 财务人员确认两张单据上物品名称和数量、金额后盖章 3. 一联记账 1) 如果货款已付：借：库存商品、原材料等 贷：现金（或银行存款） 2) 如果货款未付：借：或库存商品、原材料等 贷：应付账款 4. 一
9、联盖章后返回收货部。 久其内训文档 第 7 页 共 24 页 3.1.6 库存应付结算 主执行人：应付会计 其它执行人： 流程说明： 1. 供应商拿“收货验货单”和发票与财务收货报表核对，确认付款金额 2. 财务部根据每张“每日收货报表”与供应 商结算，账期一般为三个月。 1) 付款时，作分录借：应付账款，贷：银行存款（或现金） 注释：无拆单结算 3.1.7 物品领用 流程图： ：申领 主执行人 各部门员工确认需求量填写“仓库提货单”部门经理审批 交仓库管理员 库房经理审批领用人提货、领用人 发货人签字送财务一联留存一联库房人员登记库存账主执行人：各部门员工 其它执行人：部门经理、库管员、库房
10、经理 流程说明： 1. 各部门员工确定所需物品和数量 2. 填写仓库提货单（有三种： 物品申领单、食物仓库提货单、酒类货仓申请表 ），只填数量，单价为当时选定计价方法计算出的单价 3. 部门经理审批本部门人员填写的申领单。 4. 部门经理审批后的申领单传递到库房，库房主管审批申领单 （不同的部门允许领用的物品不同） 5. 库房人员检查审批人签字是否有效，领用人提货 6. 领用人、发货人在申领单上签字 7. 签字后的申领单一式三联，一联交财务，一联交使用部门，一联留存 8. 库房人员根据出库单填库存账（出库货物、出库时间、出库数量） 相关单据：物品申领单食物仓库提货单酒类货仓申请表 久其内训文档
11、 第 8 页 共 24 页 一式三联，一联财务、一联库房、一联存根 一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人 久其内训文档 第 9 页 共 24 页 一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人 3.1.8 领用核算 流程图： 接收仓库提货单 确认盖章 根据领用部门计 成本：记账 主执行人 会计主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 财务部收到库房传来的仓库提货单，财务人员根据提货单的金额记账，归入领用部门的成本或费用。 1) 如果领用物品归入相关的费用，借：管理费用（或营业费用）贷：原材料（或库存商品、等） 2) 如果领用的物品归入在建工程，借：在建工程 贷：原材料（或库存商品、等） 3
12、) 如果领 用的物品归入相应的成本，借：主营业务成本 贷：原材料（或库存商品、等） 3.1.9 库存盘点 流程图： 久其内训文档 第 10 页 共 24 页 盘 点 主 执 行 人 库 管 人 员清 点 库 房 存 货 数量盘 点 数 与 帐 面 数 核对确 认 盈 亏 数 量 盘 点 单 传 财 务与 财 务 部 门 核 对库 存 账 与 财 务 账财 务 部 确认 盘 点 前所 有 原 始单 据 记 账主执行人：库房人员 其他执行人： 流程说明： 1. 财务部确定盘点前所有的单据已记账（财务上记帐，记库存的数量与金额） 2. 库房人员与财务部门核对库存账与财务帐 3. 库管人员清点库存数量，填写盘点单，盘点数与账面数核对，确认盈亏数量 4. 盘点单传到财务部 3.1.10 盘点核算 流程图： ：记账 主执行人 会计接收仓库盘点单 确认盖章根据情况记管理费、用 营业外收入和其他应收主执行人：会计 其它执行人： 流程说明： 1. 会计收到仓库盘点单据 2. 分析盘盈盘亏原因，领导批准后，根据会计制度记账 3. 如果盘存金额逾账面金额不一致，作凭证。 1) 盘盈： 借：库存商品（或、物料用品、包装物等） 贷：待处理财产损益 待处理流动资产损溢 按规定手续报经批准后 借：待处理财产损益 待处理流动资产损溢 贷：管理费用 2) 盘亏：
