1、- 1 -小事情 大学问 在实践中不断总结改进会议服务是秘书人员日常工作之一。在会议进行的过程中，往往有许多会务工作需要处理。而这些会务工作的质量高低，会直接影响到会议的进程和效率。可以说是小事情，大学问。处理好会中事务是会议管理的最重要环节，它为会议的成功进行提供了条件和保证。一、会议签到。会议签到是会议服务的内容之一，会议签到一方面是为了准确及时统计会议的出席人数，另一方面，如果会议有要求传达贯彻的内容，可以方便对贯彻落实情况进行跟踪督查。并且，有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。一般来说，签到处设在会场入口处，参会人员进入会场都要在
2、专门准备的签到簿上签名，表示到会。最初，我们的签到簿是一些空白表格，谁先来就先签，这种签到簿对小型或者小范围的会议比较实用，但对于大型会议，尤其是要统计到会人员，看看谁没有到会，就比较麻烦，费时费力效果也不好。鉴于此，针对大型会议，我们设计了一个包括全区各单位各乡镇街道的签到簿，并按系统分类排列，如党办口、党群口等，这样的签到簿还可以根据每次会议参会人员的不同随时进行调整完善，不仅节约了做签到簿的时间，而且统计实际参会人数也方便多了。其次是签到的秩序问题。虽然签到簿按照系统分别列出来了，但毕竟就那么几张纸，对于上百甚至几百人参加的大会，签到簿传- 2 -来传去，很容易弄乱。一次区委工作会议会前
3、签到的时侯，我们按分工分别负责区直单位、乡镇街道、区直医院、学校、企业、金融单位的签到工作，最初还算顺利，但临近开会时间，参会人员来的比较多，一窝蜂拥挤在签到处前， “人墙” 一下子就把我 们签到桌围住了。不清楚自己单位的签到处在哪，找不到签到处的参会人员只有在不同的队伍里挤来挤去，互相询问、交换着手中的签到簿，寻找自己单位的名字，有的甚至互换了好几页纸、花了好半天时间才找到自己单位的名字。此外，签到簿设计的不够完善，好多单位都列在了一张表格上，签名栏留的空格不够大，这样，即使找到自己单位的名字，也要等别人签了才能签，浪费了不少时间，有的参会人员签字占了下面单位的签名栏，使下面的单位没有地方签
4、名了，这些状况让我们一筹莫展、不知所措。 总结吸取以前历次会议签到的经验教训，这次全委扩大会议召开之前，我们在原有签到簿的基础上进行了修改完善，把签名栏的空格扩大了，尽量不在同一张表格上列那么多的单位， 同时，从机关事务管理处借了两个席卡，分别放上印有区直单位、其他单位字样的标签，方便参会人员找到所在单位的签到处，自觉在对应的签到位置排队签到，既规范了签到秩序，又提高了签到速度。此次会议签到工作效率尽管有所提高，也出现了一些需要认真对待的问题：签到桌较小，临近开会时间，参会人员一下子来的较多，签到簿被拿乱了，签字笔不够用，签到秩序还有些乱，有人签名签错地方了，导致其他人没法签名了等。这些问题要
5、在下次会议签到时加以改进。此外，进行会议签到的时候，要随身带着全区干部的通讯- 3 -录。以防会议开始了，仍有参会人员尚未赶到，可以随时联系催促。二、分发材料。会议中往往有文件和材料需要分发给与会者，这就需要秘书人员及时地将其送到参会人员手中。文件材料的分发一般在会前，有两种方式：在参会人员入场时，由秘书人员在签到处分发；也可以在开会之前在每位参会人员的座位上放一份文件材料。在签到处分发文件的过程中，要避免材料重复发、漏发的情况出现等，如乡镇街道一般大会都是党政负责人都参加，有时是来一位负责人只签了一个人的名字，我们把两位负责人的材料都给他了，另外一位负责人来签到时，又给了一份材料；有时是一位
6、负责人把两个人的名字都签了，我们就给了一份材料等，这些问题在分发文件材料时要特别留心。这次全委扩大会议，区委委员、候补委员，区纪委委员、候补委员的材料会前都放座位上了，其他参会人员在签到处领材料。有些区委委员、候补委员，区纪委委员、候补委员同时又是区直单位或乡镇街道的负责同志，而我们在会前对这些情况了解的不清，导致一些单位、乡镇的材料重复发了。因此，下次再遇到这种大范围参会，又采用不同方式分发会议材料的情况，会前要了解清楚，考虑周全，尤其是容易重复发或者漏发的情况。三、引导座位。大多数会议的与会人员座位都是事先安排好的，要求参会人员对号入座。一般情况下，为了方便管理与交流，往往安排以口为单位集
7、中就座。在一些大型会议中，由于会场较大，参会人员较多，为了做好座位引导工作，可以在会场设置指示标记，- 4 -或印制会议的座次表。以便引导参会人员快捷、方便地入座。除此之外，秘书人员也要对会场座区的划分、座位的安排情况很熟悉，以便引导对会场不熟悉的参会人员入座。对于来晚的参会人员，因为会议已经开始了，让其自己找座位，既费时又会影响会场秩序，在这种情况下，工作人员的引导就显得更为重要了。前世不忘后事之师。只有不断地在每一次的经历中，特别是每一次有错漏、失误的经历中总结经验教训，把问题想在先，把工作做在前，周全办会并反复检查，发现问题及时纠正；搞好预测，分析可能出现的情况，形成预案，处理在前；该想的要想细，该做的要安排好，确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，才能大大提高会务工作效率。
