1、文件名称 信息交流控制程序 版 次 A / 0 页数文件编号 QP - 04 日 期 2014/9/15 5制订部门: 业 务 部 发行时间: 2014 年 9 月 15 日 核准 审核 制定文件发行章文件名称 信息交流控制程序 版 次 A / 0 页数文件编号 QP - 04 日 期 2014/9/15 5一、目的1.1 本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息，保证信息渠道畅通，使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而制定。二、适用范围2.1 适用于本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些信息的处理。三、职责3.1 业务课：作为公司内外信息
2、接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。3.2 品管课：公司质量/环保信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。四、参考文件4.1文件与资料控制程序4.2记录控制程序4.3纠正和预防措施控制程序4.4题案活动管理规程 （WI-QD-010）五、定义（无）六、流程图（无）七、程序说明文件名称 信息交流控制程序 版 次 A / 0 页数文件编号 QP - 04 日 期 2014/9/15 57.1 信息的分类：7.1.1 外部信息：A、质量技术监督局、认证
3、机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。B、法律、法规、标准类信息，如条例、产品标准等。C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、供应商） 。D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环保技术、环保管理等方面的信息。7.1.2 内部信息：A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录。B、 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施处理单等。7.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等方式加以传递。7.2.1 外部信息的收集与处理。7.2.1.1 业务课负责 7.1.1 中 A、
4、B、C 项内容进行信息的收集，并传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照纠正和预防措施控制程序和文件与资料控制程序的要求进行处理。7.2.1.2 业务课、品管课负责与 7.1.1 中 C 项内容相关方的信息。联络以满足顾客要求，对来自上述相关方投诉的处理详见纠正和预防措施控制程序顾客抱怨处理控制程序。文件名称 信息交流控制程序 版 次 A / 0 页数文件编号 QP - 04 日 期 2014/9/15 57.2.1.3 各部门负责 7.1.1 中 D 项内容，以联络单传递到相关部门。7.2.2 内部信息的收集与处理7.2.2.1 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直
5、接收集并传递日常信息。7.2.2.2（潜在）不符合信息的处理详见纠正和预防措施控制程序 。7.2.2.3 由总经理、管理者代表发出的质量信息，通过“公司会议”的形式进行传达，建立会议记录 ，由相关部门落实和处理。7.2.2.4 公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会，建立会议记录 ，根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产品质趋势，确定潜在生产品质问题。7.2.2.5 总经理、课长必要时召开公司例会，讨论公司的所有行政、业务、生产、质量等事务，并建立会议记录 。7.2.2.6 部门负责人每月至少一次不定期召开
6、部门例会，讨论部门内部工作事项，并作记录，由管理者代表进行跟踪。7.2.2.7 品管课每周将质量状况统计分析，将信息汇报给管理者代表，课长或总经理并通报给相关部门。7.2.2.8 各班/组或部门根据工作实际需要召开早会，可不用记录。7.2.2.9 凡形成会议记录的会议，在会议开始之前均要参会人员签会议签到表 。7.2.2.10 相关事务的联络，尽量以书面形式反馈，书面沟通以联络单文件名称 信息交流控制程序 版 次 A / 0 页数文件编号 QP - 04 日 期 2014/9/15 5方式进行，相关部门应主动的解决问题。7.2.2.11 信息交流的总体目的是确保信息沟通畅通，总经理、管理者代表的信息沟通以不定时的，每月度总经理或课长以不定时的沟通方式同公司各级员工进行有效沟通，员工或以建议的方式反馈相关人员或总经理。7.2.2.12 公司为便于人员之间的信息交流，特设立提案箱，并制定相关管理流程，进行管理,具体操作按题案活动管理规程实施。7.3 信息的记录和保管7.3.1 信息的记录和保管按记录控制程序实施。八、记录8.1联络单8.2会议记录8.3会议签到表
