1、 1 闽高路办 2011 6 号 关于印发福建省高速公路建设项目文件材料 立卷归档实施细则的通知 所属各单位： 现将 福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则 印发给你们，请结合本单位实际，认真做好项目档案管理工作，保证项目档案管理与项目建设进程同步。 福建省高速公路建设项目档案管理实施细则（闽高路办 200831 号）同时废止。 二 一一年三月十五日 2 福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则 第一部分 总则 第一条 依据：交通部公路建设项目文 件材料立卷归档管理办法、交通档案管理办法及省有关建设项目档案管理规定。 第二条 适用范围： 在本省 区域内从事高速公路及高速公路连接线
2、建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位。 第三条 定义： 高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。 高速公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的高速公路建设项目文件材料。 第二部分 工作组织与职责 第四条 遵照国家档案 工作实行“统一领导、分级管理”的原则，省高指对各项目法人、设计、施工、监理、试验检测单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能。 第五条 高速公路 建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材
3、料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。实行“两纳入”、“三同步”，即将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制、合同管理制；与工程建设同步收集、同步3 整理、同步归档，“三同步”工作必须纳入工程季度、半年度 、年度检查考核范畴。 第六条 按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集、整理、归档应由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文
4、件（ DWG 格式文件）。 项目监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时，应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在签订中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全 ，符合要求方可签字。在合同段交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目法人、质监部门和上级档案部门的监督、检查。 第七条 项目法人单位与设计、施工、监理、试验检测、科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，特别是在与设计单位签订合同时，要求设计单位提供与相
5、应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（ DWG 格式文件）。档案管理专门条款如下： （一）收集整理依据：公路建设 项目文件材料立卷归档管理办法、福建省公路建设项目档案管理办法、福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则及国家、省有关公路建4 设项目档案管理有关法律、法规； （二）归档份数：原件完整 1 套； （三）载体形式：纸质文件与电子文件同时归档； （四）移交内容及套数：见第五部分第三十八条； （五）完成时间：各设计、施工、监理、试验检测单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的整理、归档和向项目法人单位的移交工作； （六）违约责任：合同段未完成项目档案整理、归档、移交工作的，不
6、得组织交工验收，并扣留工程保证金 的 10%作为违约金。 第八条 各参建单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络（见下图），指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作，负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员， 并保持其稳定性， 负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。 明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求， 层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。 5 （一）项目法人单位档案管理框架图 （二）施工单位（项目部）档案管理框架图 分管领导：总工或技术负责人 专职档案员
7、工程技术部档案员 计划合同部档案员 安全环保部档案员 物资设备部档案员 综合管理部档案员 工地试验室档案员 农资办档案员 施工队伍档案员 分管领导： 副总或总工 专职档案员 综合部档案员 工程部档案员 人事部档案员 财务部档案员 现场管理处档案员 质安部档案员 各代表处档案员 各施工单位档案员 各试验检测单位档案员 各总监办档案员 征迁办档案员 6 （三）监理单位（总监办）档案管理框架图 （四）检测单位参照上述框架图。 第九条 各参建单位应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护，其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理
8、应达到福建省档案安全管理工作规定（闽档200828 号）的要求。 （一）项目法人单位： 1、档案用房面积应不小于 120m2，库房、阅览室、办公室三分开，净高度应控制在 2.6m 以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。 2、所有档案资料宜保存在档案密集架或专用档案柜内，由专人负责。 3、档案库房应达到“八防”（ 防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫 ）要求，库房照明应选择无紫外线光源。 （二）施工单位（项目部） 分管领导： 总监或副总监 工程技术部档案员 专职档案员 合同计量部档案员 综合部档案员 标驻地办档案员 标驻地办档案员 标驻地办档案员 7 1、档案库房
9、面积应不小于 20m2，净高度应控制在 2.6m 以上，房顶选 用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。 2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。 3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。 （三）监理单位（总监办） 1、档案库房面积应不小于 20m2，净高度应控制在 2.6m 以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。 2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。 3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。 （四）检测单位 1、档案库房面积应不小于 20m2，净宽高度应控制在 2.6m以上，房顶选用
10、阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。 2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。 3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。 第十条 项目法人单位应按照交通建设项目档案管理登记办法和福建省档案登记暂行办法要求，适时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记表”8 向相关单位报送。 第三部分 文件材料的收集要求与方法 第十一条 高速公路建设项目文件材料具体收集范围、保管期限及责任分工按照福建省高速公路建设项目文 件材料 收集范围、保管期限及归档单位 （附件 1）的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步收
11、集、整理、归档；没有形成电子文件的，除工程招投标、合同、资金管理及计划进度、线外工程、施工日记、日志、监理日志外的项目档案应进行原文扫描。同时，对利用率高的竣工文件（含竣工图）， 使用不低于 400dpi 的分辨率进行扫描 ，特殊纸张或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止 。 第十二条 各参建单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度 和预立卷制度，每个工序或分项工程完工，应及时收集相关文件材料，并进行分类、整理、编目，做好预立卷工作。 （一）根据已批复的单位、分部、分项划分，建立内业资料管理台帐（见附件 2），并设置相应档
12、案盒及标签，事先上架。 （二）按照福建省高速公路主要施工质量保证资料整理目录提纲的要求， 在每个分项工程的开始，项目部分管领导、内业工程师及专职档案员在进行有关技术交底的同时，布置每个分项质保资料填写要求：格式、样式、内容等。按施工工序、环节要求，施工技术人员、测量人员、试验人员进行现场资料实时填9 写，与工程进展同步。 （三）各业务部门、施工队、驻地办在完成分项工程中间交工后一周内向专职档案员移交工程资料，专职档案员进行 整理、编目、上架、归档，同时完成分项工程的照片收集整理工作，保证工程资料归档与工程建设的同步性。 （四）制定档案借阅制度，建立借阅台帐。 （五）及时编制施工大事记和定期（按
13、季）收集施工日记、监理日记。 第十三条 收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在省高指、省交通运输厅或其他部门的，项目法人要复印归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位 印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。 第十四条 收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部分标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。 第十五条 项目文件材料应书写
14、工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张宜采用 70g/m2以上白色 A4 纸制作，小于 A4 纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在 A4 纸上；书写材料应符合耐久性要 求。 第十六条 数码照片的收集范围执行附件 1 规定，特别应注10 重收集隐蔽工程、整改前后对比、施工重点工艺等内容的照片；数码照片的排列顺序应采用单位（分部、分项）工程的方法；数码照片的著录说明应依据国家档案局照片档案管理规范（ GB/T11821-2002）规定的六要素（照片号、题名、拍摄时间、摄影者、工程部位、文字说明）认真填写。 数码照片应连同汇总编制的照片说明、目录、总说明一同刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出
15、6 英寸纸质照片与说明一并整理归档。光盘和纸质相册应一同向业主移交。 第十七条 电子文件及纸 质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局电子文件归档与管理规范（ GB/T18994-2002）、 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（ GB/T17678.1-1999）和纸质档案数字化技术规范（ DA/T31-2005）的要求。 第十八条 竣工图编制要求： （一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章（附件 3）并签署，经监理审核签字认可；如施工单位委托设计单位编制的，施工单位和监理单位应进行审核并签字认可。 （二）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更面积超过 10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签除保留原设计图图标的内容外，还应增加“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，不用加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。 （三）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不
