1、第八单元哈佛经理时间管理 (日 ) 管理者应更多地注意到：如何去管理他们的时间 一种最有价值的资源。如果能够最优化地利用和明智地分配珍贵的时间，将增大他们的能量，从而创造更多 (美 )卡斯特 间，但也只有时间这项资源是成本最高的资源。如何运用每一分钟，抓住一瞬即 编者 哈佛语录 不 要说什么“明天再干吧”，今日事今日毕，明天还有明天的事。 土光敏夫 有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用在什么地方。 彼德 F杜拉克 有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的。这项因素是：管理者自己在浪费别人的时间。 彼德 F杜拉克 第一章 哈佛经理的时间管理 谈
2、到开发时间，必须知道时间理论。理论并非是无法证明的，对理论上不能得到佐证的技术，所获得的成果也非常有限。因此，要了解时间的真面目，除了解析时间真正的内涵以外， 还必须对自己如何利用时间即“活用时间”加以摸索，才能确实知道时间的本质。 应用时间的理论根据 什么是时间 ? 令人吃惊的是，有许多作者未针对这个问题加以思考，就坦然地述说时间。这种虽对时间本质模糊不清，却能写出很多书的现实确实令人敬佩。或许是这些人过于聪明，但管理者仍对时间存有种种疑问。 以树木为例，枝叶生长的根本是根。不了解时间的本质而探讨时间，就好象无根的枝叶末梢，这种议论容易陷入错误的方向。目前，有很多此类的书泛滥于市面上。 为了
3、有效地说明时间管理术，必须针对“什么是时间”，充分加以讨论，缺乏思想与理论根据的时间术，可说是毫无意义的废物罢了。 时间包含在人与事务中。以数学的论点看，即是一种函数关系。 时间的函数性 f(a， ) K 例如：表示圆的数学关系式 f(x,y) (x-a)2 (y-b)2-r2，双曲线 xy s。 类似此类函数 y=f(x)， x与 y之间，有着密不可分的关系存在。 同样地，时间和人、事物的密切关系，表现在时间的存在形式和数学函数中。例如，活用时间，即为左右生活充实度的密度函数。此密度函数为时间数学函数内的那一种。 数学函数的特性，其关系式为曲线 (函数必为曲 线 )。相对地，依尝试而言，钟表
4、上表示的时间，一般的印象是直线形象。 但是，在活用时间的范围内，绝不可能是单纯的直线关系。因为，活用时间具有伸缩性、生命性和密度性。这与活的事物 (生物 )相同，具有流动性、可能性和柔软性的完备曲线。 钟表时间，即表示时间以直线处理。依据这种方式，时间生存的侧面、实际生存的侧面和思考的对象，必然产生脱节的现象。持钟表时间观点的时间论，缺乏以 时间的微分与积分 捕捉时间的方法有两种： 一是注意时间微小的部分，即将极小时间的变化、差异、运动、 现象加以认识，称之为“时间微分”。“瞬间”是时间微分的象征，也就是无限小的时间内，于零开始到一定时间内所产生的事物。如：选手瞬间的爆发力，即在瞬间 眼睛几乎
5、看不到的微小时间内发挥出来。两个体育选手一决胜负的关键，常决定于瞬间的爆发力。瞬间，对于时间的性质、特征和运动是最鲜明的表示方法。换句话说，时间的本质，以时间的微分观念最容易把握住。二是让时间充分地延长和堆积，“积分”的概念，从长时间的尺度加以了解，如“一年”、“时代”、“世纪”，即是积分的时间。 时间 经过这个世界时，产生收敛现象、发散现象、循环现象和振动现象。收敛、发散、循环、振动，可思考为时间引起的作用。对这些运动特征加以认识，必须时间的微分与积分，最重要的论点，为“河流”及“大海”。河水是从上游流向下游，保持一定的律动。水面上的波光粼粼，水流动的潺潺声，能明确显示时间另一方面，海与河流
6、不同，好舍己为人，以本身象征悠久的时间。从惊涛拍岸所产生白色的浪花，眺望海边与水平线连接的那一端，感觉上时间是停止的，让人有种回溯到一百年或三百年前的感触，或者跨越时空到达未来的梦 时间的本质，以“流程”而言，是属于意识流程和生命流程、时代流程，每一流程都能以时间的运动加以捕捉。如果要正确地把握住流程的运动及本质，就必须时间的流程，由微分的时间和积分的时间构成。例如：时代的流程，最终是用积分方法来下结论。但是，左右流程的时间及无限小时间，是由微分方法来决定。管理者的人生，以生存的时间流程加以捕捉。以此方式，管理者对于自己人生的微分与积分，享有共有而实际的存在。简单地说，充实自己现存的瞬间，最后
7、形成充实的一年、十年乃至一生。 时间价值 的计算 下面把“时间价值”与钟表时间价值、活的时间价值，做一比较探究。时间价值，是一小时或一日的单位时间所产生的价值。然而，在某时间内所获得的价值总量(生产量、利益额 )等，以下列公式表示。 价值量 (v)时间价值 (q)时间 (t) 工作效率力距离时间 (某时间内的工作量 ) 从以上方程式中，可以明显看出时间价值。 这些推论与事实相符。工作及人的一切活动，可从时间观点捕捉。发生的价值 v，等于时间价值 q 乘以时间 t，能加以肯定。 被实现的价值，其投入的 时间，以钟表时间或活的时间场合计算，会有很大的差对时间 t的观察，由钟表时间和活的时间的差别，
8、 t 以一日工作八小时为例。如果以钟表时间计算，即为八小时。以生存时间计算，则要考虑时间的伸缩性、厚度及密度等因素。比较的结果，八个小时工作时间会产生膨胀收缩的效果。 这种思考的困难，在于不易以常识衡量。例如：习惯于钟表时间的公司职员，公司一日八小时的工作数，要产生一日十六小时或五十小时的工作数，会有强烈的第二种较易接受的思考方 式是，价值量 v 以刚才提到的情形来说，假设时间 t为定值 (八小时 )。相对地，单位时间价值 q，则是保持各种价值的变数。生活于钟表时间的人，其 q值是僵硬的，属于安定停滞型。而生活于活的时间的人，实际的深度、延长、厚度一体化，形成时间价值qt 为何 qt 值在可能
9、范围内极大化。钟表时间的生活或活的时间的生存生活方式，其选择方法，是根据 qt 值，由价值 v 效率会带给时间 t、时间价值 q 很大 的影响。工作效率化，将八小时的工作时数，以五小时完成，则节约了三个小时。如此，效率提高五分之三，也就是百分之六以上的说明很容易了解，但也可能产生误解。因为效率的类型有两种，上述只是其中一种。 效率，常以“外部效率”或“钟表效率”称呼。一般广泛通用的效率属于这种。信息化、技术革新、合理化、系统化、标准化，是由人的外部对环境加以改善，此外，有一种效率称之为“内部效率”。是从时间论上，采取不同的角度所采取实存效率，并非由人的外部产生，而是由内部发生。生存构造、实存深
10、度、充实度、判断力、集中力，能对时间产生作用，使实存效率提高，同时活的时间的时时间效率提高，时间价值增大，这是时间开发的重要课题。因此，钟表时间效率化、时间有效活用和时间的管理是相当重要，但如缺乏活的时间的观点与方法论的展示，则开发时间无法获得充分的成功。因此，开发时间如果在钟表时间、活的时间两方面徘徊不前，反不如在活的时间上下功夫为好，而后推展实行。 “时间意识”与人生 1 对时间的探讨，必 须将以下三点明确化。 第一，时间是由钟表时间和活的时间两者共存而组成的，而后者与人的生存有密切的关系。 第二，时间是高度的抽象名词。要认识时间的重要性，必须具有高度的思考能力。空间和物体，用肉眼能够看见
11、。如咖啡杯、橱柜能根据其形象加以识别。但时间并不能与形象相结合。对时间的认识，不能依靠视觉或表面形象。 用欲求、意志、感情、情念，是无法认识时间的。因而，当管理者面临喜怒哀乐时，常忘记了时间的存在。 时间意识，是属于可知性的。管理者必须更细致地分 2 首先，必须将时间加以“分节”。因为时间具有延长、厚度和密度等特性，根据这些性质，把时间区分，使事情成为可能；即依靠这些理论，这种作法，使漫长接着，要把时间加以分区，按照区间分别。区间的重要，是将时间“切断”。例再者，时间的价值，是对时间的意义和价值分析、把握。譬如：依照“顺序”进行，是一种时间的概念，展开的顺序也极有意义。 另外，含有特权的空间如
12、舞厅、皇宫、董事长室，时间也存在着特权的价值。如不能对这种时间的意义和价值加另外，对时间的总合的认识。如在区间 (期间 )的范围内加以把握，是属于总合认识；在某种情况下，必须对时间的实存性质、意识、价值，做总合的认识。历史认知，是时间总合认识的典型例子。时间意识，需借助于时间积分的考察方式时间的意识化及时间意识，对开发时间来说，是不可缺少的。因为开发时间是从将抽象的时间意义给予意识化开始的。 开发时间是以时间价值增大，自我充实为目的，即你对时间意识化做到了某种程度。 事实上，每个人都具有某种程度的时间意识。有许多情况管理者对事情并非十分自觉。所以，没有充分做到时间意识化。有时，对现有的时间意识
13、已感到满足，这些都将成为开发时间的绊脚石。开发时间的出发点是意识的转换。如果没有不时间的知性与感性 管理者对时间认识的能力，相当于对时间的体会，即依存于判断力、分析力、推理力、构想力等理 认识时间的源泉，除了理性以外，还有另一种点 感性的行为，又可称为“感觉”。把时间当作一种捕捉感觉的作用，称为“时间管理者具有一定的时间感觉是毫无疑问的。在进行某些行动时，虽然没有看钟表，但对于时间的早、晚、长、短有实质的感受。关于时间的密度、运动、律动，也每个人都具有不同的感觉，感觉可以说是一种能力的表现，因个人而有差异。同时间感觉，现象非常明显。在所有的感觉中，时间感觉一直处于负数的状态。例如：“短”、“长
14、”、“时间过了很久了”、“就快了”、“在这期间”，管理者经常保持这种惰性的时间态度，是无法与钟表时间所把握的精确度相提并论的。此外，对一般人认为时间具有惰性的性格。但以管理者的观点，这并非是属于性格，而主要由以下两种原因产生：第一，时间感觉较他人散漫；第二，时间意识不发达。相反地， 为了提高认识时间的能力，对时间的感觉、使时间意识明确化，是相当重要的课题。在睡眠中，锻炼出判断是否处于胡思乱想或清醒的状态，才是有效理性与感性，是开发时间的两种牵引力。强烈而明晰的理性，敏锐的感性，能给开发时间的很大的贡献。通常，管理者是以理性为基础，感性能辅助理性、能更完整地认识时间，甚至全面性地取代理性。 时段
15、主义的误区 认识时间的方法之一，是借助于钟表，对时间加以表示，设计“时段”，详见表示时间位置、时间经过。这种对应的形式称为时段主义，即“将时间予以时段化的思想及观念 体系”。“时段表现主义”、“时段分割主义”、“计划主义”等都是由“时段主义”变化而产生的时间观念。 由此可知，时段主义的合理性，是毫无疑问的。它使时间意识发达，有着很大的贡献。钟表的发明，给予时间物理量上的衡量标准，保证时间的正确性。让管理者能针对休闲时间、工作时间，合理的计划与管理，使效率得以提高。这些是时从反面来看，时段主义将时间完全时段化。关于时间的问题，延伸到管理者的问题，全部予以数量化，最后还原成一张计划表。时段主义是很
16、容易掌握并很实用的方法，但由于它是彻底的还原主义 ，把“人生与时间”的实际重大问题，以乏在所谓的时间管理论中，这种问题总是重复提到。世上泛滥的时间管理论，即是本质性的时间加以管理的思想论调与观念体系，它立足于时刻主义、计划主义是从时间术来看，时间管理是十分有效的方法。旧有的时间管理论根本的缺陷及实际存在已完全无法脱离时间的问题，在毫无疑问的情况下从头至尾，将时间问题以时段及计划方式来处理，这就是它的缺点。对于说明管理时间的书籍，几乎完全是这类形式，好比 砂子一般，毫无味道，都是由这缺点引起的。 更要强调的是，从时段主义到管理时间而产生的思想及观念体系，会使管理者的生活感到窒息。这是远离自管理者
17、实现的阴谋，属于陷阱。如果要实现自管理者时间独特性 一般管理者不善于时间管理，恐怕与时间的独特性有关。现将其独特性阐释如下：(1)供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的。它的供给量在任何情况下都不(2)无法蓄 积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论管理者愿意或不愿意，管理者都被迫按一定的速率消费时间。因此，管理者无法针对时(3)无法取代：任何一种活动都有赖时间的堆砌。这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 (4)无法失而复得：时间不能象遗失物那样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。例如，延迟半小时开车的司机安慰乘客说：“不用担心 !管理者会把丢失
18、的时间抢回来，因为管理者将按原定时间抵达目的地。”虽然开快车可准时抵达目的地，但是司机与 乘客却要因此而支付额外的代价 如危险性、油量耗费、汽车折旧的增加等。严格说来，丧失的时间是无法挽回的。 时空的关系 时间和空间有着密切的关系。管理者不可能将两者分开来加以思考。为了能探索1 时间和空间的关系，第一就是“影响”的关系。 从未开发过的土地，到形成开发热潮的现象，就是时间影响空间最好的例子，和非洲土地的沙漠化、建筑物的老朽是同样情形。如铁的氧化或自然风化一般，时间会氧化或风化 成空间。相反地，空间影响时间是怎样的情形呢 ?举个例子：中国东晋诗人陶渊明写的桃花源记，那些为“避秦时乱”的移民，长期稳
19、居又如，人在列车之中，一面听着音乐，一面浏览着窗外的景色。突然，窗外出现了奇妙的景色。这个时候，一般人的目光都会渐渐地被景色所吸引，一时忘记了音乐的存在，只注视着景色。这个过程是，在时间 (音乐 )中，空间 (景色 )渐渐地侵入，最后竞全面地取代了时间。脑中的思考原本沉浸在音乐或对方的会话之中的时候，周围突然发生意外事件，注意力就会转移到那 上面去。这是由于空间的突然侵入，时间的流程被迫中断，不按规律办事的原因。 时间和空间的“影响”关系，在思考中也常出现。思考有时间性和空间性二重属性，两者时常互相影响。理论性地顺序地思考的时候，突然的一个意念、意象的出现，就会产生慢慢的膨胀即空间的侵入影响；
20、另一种情形是，它被某个意象吸时间和空间的第二个关系是“规定”和“支配”可以当作同义词。东西一般都有规定他人或支配他人的力量，时间要比空间来的强而有力。但是，空间规定或支配时间的情形也并非没有。例如古代的希腊，思想家、科学家、文学家等人才辈出。市民诞生的数目与政治参与热情，都远远超越了当时其他的地区。都市的空间便由此产生，直到今日，这段时间带来了极大且长远的影响。 再如，随着今日的都市化，产生了交通阻塞现象。热闹集中的都市空间，不可避免地带来了交通阻塞，对时间也带来了很大的影响。 2时间和空间的变换 时间和空间之间，有着魔术般的关系。两者虽然是完全不同性质的东西，但是空间变换时间，时间变换 空间
21、的例子，可以说是绝无仅有的。 关于空间变换成时间的例子，在托马斯曼的长篇巨著魔之山中，有非常精“踏上旅途已有二日，人类还有生活在人类周围的事物，对尚未扎根的青年是更甚的事 是日常生活，即义务、利害、忧虑、目标，用自己的名称称呼的事物的时代已经远去。这些在前往车站时的马车里思考后，也已经远远离去“通常，只有凭着时间产生的力量，在管理者人类和故乡之间回旋，显示出扩展的空间。即空间也时时刻刻产生心理性的变化。然而 ，这和时间产生的变化相“和时间相同，空间也会产生被遗忘的力量。但是空间是将人类从各种关系中解放出来，转移到自由的自然状态的方法。实际上，空间可以使孤独的俗人，瞬间成为流浪者。” 空间变为时
22、间，和时间都有相同的作用。通常没有发觉这点的人，也没办法说明。还有，回顾自己的旅行体验的话，的确如此，不是吗 ?讨厌的事，过了不久会遗忘。为了忘却讨厌的事而旅行的人也很多。这种场合里，时间和空间就是相互变其次，时间变换为空间的，可举钟表或电影为例。钟 表上时间的推移，是钟表上走动的指针来回的运动，是空间性的表现。变换是“印象”，钟表是空间印象变换的装置。电影则是由几百个、好几千片段，经过高速的连续放映，而在银幕上出现的运动空间。以上例子如果还不明白，那么想想音乐或说话，就比较容易了音乐、说话的言词是由声音的连结，如同念珠一般联结而成。它会浮现一种意念，这是时间的功用。管理者一边听着音乐，在不知
23、不觉中自然的情景就会浮现脑海，听着对方的话，脑中也会描绘出各式各样的印象。这个时候，时间变换成空间，时间创造空间。最后，现代物理学或非欧几里得几何 学，也有空间和时间互相变换的原理。实际上，变换公式早已被提出。 3时间结合空间的例子 空间和时间的第三关系，是“结合”。干柿子或鱼干，首先是柿子和鱼在时间的流逝里，才成为干燥的食品。新建房屋的时候，墙壁要上水泥，经过数日，水挥发了才算完成。空间和时间就是如此，有接触，也有结合的。史丹达而或卡夫卡的小说，是针对未来的读者而写的，实际的价值直到数十年甚至数百年以后，才能被认定。歌剧这门艺术，是空间 (表演剧 )和时间 (音乐 )密切结合的产物。这是马上
24、就能理解的。 时间和空间有相互排斥的情形。 例 如：用独奏乐器演奏的表现情感或思想旋律中，极度地排斥空间性，强调音乐所特有的“时间”。这一点是音乐中所特有的特殊类型。 集中精神抽象思考。这个时候，思考在头脑中进行，已失去了面的空间，只是执拗地持续一条线，化成“时间线”。相反地，空间排斥时间的例子，可以举泡泡或火花。这些东西的美丽，就是空间排斥时间的瞬间之美。这如同昙花一现一样，永远存在的泡泡和火花，是没有人会认为它美丽的。 绘画和照片也排斥时间，但并非绝对如此。因为优秀的画家和摄影师，在一幅画或一张照片中，可以深刻地显出时间性。 4时间和空间的相互关联 首先，时间和空间的异质性。从时间这方面来
25、说，时间第一是看不见、听不到、摸不着的；第二，空间具有可逆溯性，时间却是不可逆溯的。管理者现在可以自由地回到经过的道路，粘土造型也可以还原。但是，时间从过去到现在，直到未来，都是单方向的流动，这条时间线是无法逆溯的。 其次，时间和空间的同质性。空间可以分割，这是谁都知道的。譬如一块土地 (空间 )配上住址，或绘成地图，或加上座标化等方法，所有的空间都有分割的可能性。时间方面有“时段”这个专有名词，时间可以分割成时段。进入电脑时代后，就有 了分配时段的时间分割系统。 人类生存的意义，是共同具备了时间性和空间性。也可以分割成时间和空间二种不同的意义。 意识的时间面。所谓“意识流”就是“思考路线”，即时常有中断或被切断的情
