1、 . 备案 DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T.1 档案数字化服务外包工作规范 Specifications on the Work of Archives Digitization Service Outsourcing （ 征求意见稿 ） -发布 - 实施 I 目次 前言 . III 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语及定义 . 1 4 发包方工作规范 . 3 4.1 工作原则 . 3 4.1.1 合法原则 . 3 4.1.2 安全原则 . 3 4.1.3 程序化原则 . 3 4.1.4 可控原则 . 3 4.2 档案数字化前处理 . 3 4.2.1 明确工作要
2、求 . 3 4.2.2 筛选承包方 . 3 4.2.3 签订合同 . 4 4.2.4 选定场所 . 4 4.2.5 配置设备 . 4 4.3 档案数字化过程管理 . 5 4.4 档案数字化后处理 . 5 4.4.1 数据检验 . 5 4.4.2 安全确认 . 5 4.4.3 验收总结 . 6 5 承包方工作规范 . 6 5.1 工作原则 . 6 5.1.1 安全第一 . 6 5.1.2 以用户为中心 . 6 5.1.3 体系化 . 6 5.1.4 循环改进 . 6 5.2 制定工作方案 . 6 5.3 人员管理 . 6 5.4 设备管理 . 7 5.5 现场管理 . 7 5.6 访客管理 .
3、7 5.7 流程管理 . 8 5.8 成果管理 . 8 5.9 总结改进 . 8 6 信用评价与质量监督 . 8 7 第三方机构工作规范 . 9 7.1 工作原则 . 9 7.1.1 独立原则 . 9 II 7.1.2 公正原则 . 9 7.1.3 真实原则 . 9 7.2 工作要求 . 9 7.3 服务方式 . 9 参考文献 . 9 附录 A（资料性附录）档案数字化服务外包合同主要参考条款 . 10 附录 B（资料性附录）档案交接单样式 . 15 附录 C（资料性附录）档案数字化工作流程单样式 . 16 III 前言 本标准按照 GB/T1.1-2009 给出的规则起草。 本标准的附录 A、
4、附录 B、附录 C 是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局经科司、中国中信集团有限公司。 本标准主要起草人： XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX。 本标准为首次发布。 1 档案数字化服务外包工作规范 1 范围 本标准适用于： 指引发包方科学开展 不涉及国家秘密或敏感信息的 档案数字化服务发包工作，加强安全管理； 指导承包方建立规范的业务操作程序和有效的安全管理体系，提高服务质量。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；然而，鼓励根
5、据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。 GB/T 17242 投诉处理指南 GB/T 22119 信用中介组织评价服务规范信用评级机构 GB/T 3794 企业信用评价指标 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 43 缩微胶片数字化技术规范 DA/T 52 档案数字化光盘标识规范 DA/T 62 录音录像档案数字化规范 DA/T 68 档案服务外包工作规范 档函 2008 207 号档案工作突发事件应急处置管理办法 档办发 2014 7 号档案数字化外包安全管理规范 3 术语及定义 3.1 档案 archives/re
6、cords 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。DA/T1-2000 2.1 3.2 数字化 digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 DA/T 31-2017 3.1 2 3.3 纸质档案数字化 digitization of paper-based archives/records 采用扫描仪等设备对纸质档案（ 3.1）进行数字化（ 3.2）加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像、结构化数据等，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像、结构化数据等关联关系的处理过程。 参考 DA/T 31-
7、2017 3.3 3.4 缩微胶片数字化 digitization of microfilm 采用缩微胶片扫描仪等设备将缩微胶片上的影像转换为存储在磁盘、磁带、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 DA/T 43-2009 3.3 3.5 声像档案数字化 digitization of audio-visual archives/records 对模拟录音录像档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字音频文件和视频文件，并按照录音录像档案的内在联系，建立起目录数据与数字音视频文件关联关系的处理过程。 DA/T 62-2017 3.7 3.6 外包
8、 outsourcing 某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率的行为。 3.7 发包方 client 档案服务外包 （ 3.7）的需方。 3.8 承包方 service provider 档案服务外包 （ 3.8）的供方。 3.9 第三方机构 third party organization 发包方（ 3.7）、承包方 (3.8)之外的，为发包方 (3.7)提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方 (3.8）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。 3.10 档案数字化服务 service of archives/
9、records digitization 承包方（ 3.8） 利用扫描仪、数码相机等数码设备对 对发包方（ 3.7）的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像、音频、视频或数字文本的数字化加工服务过程。 3 注：本标准中档案数字化服务，不包含档案数字化软件开发或实施。 4 发包方工作 规范 4.1 工作原则 4.1.1 合法原则 发包方 应根据 档办发 2014 7 号及其他相关法规制度 的规定 ， 进行档案数字化服务发包，确保整个发包工作合法合规 。 4.1.2 安全原则 发包方应按照 DA/T68 的要求，坚持预防为主的原则，建立安全管理体
10、系，最大限度地避免因档案数字化服务外包 造成 档案实体受损， 国家秘密、 商业秘密 或 个人隐私泄 露 。 4.1.3 程序化原则 发包方应按照 DA/T68 的要求， 经 过规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进 等 程序实施档案数字化服务发包工作。 4.1.4 可控原则 发包方应对档案数字化服务外包工作进行 全过程、全方位 监控，将各种风险降低到可控范围之内。 4.2 档案数字化前处理 4.2.1 明确工作要求 4.2.1.1 发包方应遵循档办发 2014 7 号、 DA/T31、 DA/T 43、 DA/T 62、 DA/T68 等 要求，确 定 档案数字化
11、服务外 包的 范围 、内容、流程、技术、质量和安全 要求。 4.2.1.2 发包方应 对档案进行鉴定， 按下列原则确定档案数字化服务外包的范围 和优先顺序： 保密性原则。涉及国家秘密或敏感信息的档案不得进行数字化服务外包，涉及商业秘密、个人秘密的档案应慎重进行数字化服务外包。 价值性原则。属于归档范围且应当永久或长期保存的、社会利用价值高的档案宜优先数字化。 实用性原则。利用率高的档案应作为数字化的重点对象。 抢救性原则。面临字迹消褪、载体脆化等危险的历史档案应优先数字化。 特色性原则。本单位独有的、具有资源优势的档案宜优先数字化。 关联性原则。与本专题相关性高的档案宜优先数字化。 4.2.1
12、.3 发包方应 明确 档案数字化操作规范和验收标准，全程监 控 承包方操作过程与 工作质量 。 4.2.1.4 发包方应进行时间规划 和控制 ，确保档案数字化服务外包工作 的 进度。 4.2.2 筛选承包方 4.2.2.1 发包方应按照 DA/T68 的要求对承包方 进行筛选 。 4.2.2.2 发包方应了解每一 类 档案数字化服务的基本成本构成和合理价格范围，不宜以报价高低作为筛选承包方的唯一标准， 而且 报价在承包方评 价指 标 体系中所占 权重 不宜过高。 4.2.2.3 发包方应对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控股人身份、重要高级管理人4 员身份进行核实，掌握承包方公司背景。
13、4.2.2.4 发包方应对承包方的资质、信用进行考察，了解其是否存在违约、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选择具有相关资质、信用良好的承包方。 4.2.2.5 发包方应将承包方的财务状况、 项目 经验、员工素质、技术能力、硬件条件及管理制度等纳入对承包方的评分体系。 4.2.3 签订合同 4.2.3.1 确定承包方后，发包方应与承包方签订书面合同，形成正式 的委托与被委托的法律关系。合同的主要条款可参考附录 A。 4.2.3.2 合同 的必备条款 应包括档案数字化服务的范围 和内容 、工作场所和硬件条件、服务质量和技术标准、合同双方的权利和义务、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期
14、限、知识产权归属和处理方式、违约责任和赔偿、保密 要求 ，以及反商业贿赂条款等。 4.2.3.3 合同中违约责任和赔偿条款应至少包括在档案数字化服务质量违约、保密违约、知识产权违约等情况下的赔偿及争端的解决机制。 4.2.3.4 合同中应明确规定档案数字化服务过程中产生、加工、交互的工作信息和 知识产权的归属权，以及允许承包方使用的内容和范围。 4.2.3.5 合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的条件、合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责。 4.2.3.6 合同内容表述应严谨准确，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。合同签订的手续应
15、齐备，符合国家法律法规要求。 4.2.3.7 发包方应与承包方签订保密协议，并要求承包方与其员工签订保密协议。 4.2.3.8 发包方 应按本单位合同管理制度，对拟与承包方签订的合同、协议进行审核。 4.2.4 选定场所 4.2.4.1 档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点，如选择在承包方或第三方的办公地点，发包方应对场所进行安全检查。 4.2.4.2 档案数字化加工场所应设在相对独立的、封闭的区间。 4.2.4.3 档案数字化加工场所应满足防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等要求。 4.2.4.4 发包方应在 档案数字化加工场所安装视频监控系统。视
16、频监控系统应覆盖档案数字化加工场所的出入口、档案存放区和工作区，实现全方位无死角监控。视频监控系统应由发包方专人负责 。档案数字化加工场所设于发包方办公地点之外的，发包方应定期检查视频监控系统，并要求承包方将视频监控数据及回放记录移交发包方保存。视频监控数据自产生之日起保存不少于 6 个月；发包方应定期对视频进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放记录。 4.2.5 配置设备 4.2.5.1 发包方应根据 档案数字化加工需 要，自己配置或要求承包方提供各种必要 的 硬件设备和软件系统。 4.2.5.2 对于承包方提供的硬件设备和软件系统，发包方应逐一进行安全检查和登记。 5 4.3
17、 档案数字化过程管理 4.3.1 发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的监控。 4.3.2 发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向 发包 方备案。 4.3.3 发包方应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。 4.3.4 发包方应按照工作计划分批调档 出库，并根据工作完成情况分批接收归库。调档出库与接收归库时，发包方应 与承包方 办理档案交接手续，对档案 进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接单 （参考附录
18、B） 一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。 4.3.5 对正在进行数字化加工的档案，发 包 方应该（或要求承包方）安排专人保管，每天入库（柜），不得在工位上留存过夜。对于数字化加工完毕的档案，发包方应及时与承包方办理交接手续，接 收 入库保存。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。 4.3.6 档案下架出库和入库上架工作应由发包方工作人员完成 。 发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房。 4.3.7 发包方应要求承包方建立 工作流程单，对档案数字化加工各个环节的工作情况进行记录，包括档号、加工工序、经办人、时间、问题及处理结果等。工作流程单应与档
19、案实体同步流转，并保存至项目完工验收后一年以上。工作流程单可参考附录 C。 4.3.8 发包方应对 档案数字化加工过程中使用的硬盘、移动 硬盘、 U 盘、光盘等各种存储 介质 进行 安全检查并登记，严禁 承包方 擅自带走。 4.3.9 发生（可能导致）档案被损毁、丢失或泄密的重大事件后，发包方应及时向 有关 部门报告。 4.4 档案数字化后处理 4.4.1 数据检验 4.4.1.1 能够使用计算机自动检验的项目 应采用计算机自动检验的方式进行 100%检验，检验合格率应为 100%。对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于 5%。对
20、于数据库条目与 数据 内容对应的准确性，抽检合格率 应 为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。 4.4.1.2 发包方应要求承包方将档案数字化加工过程中形成的各种日志、记录、元数据等一并移交给发包方。 4.4.2 安全确认 4.4.2.1 发包方应对承包方交付的档案数字化加工 的各种存储 介质、 视频监控数据及回放记录、 工作人员变更记录 等进行安全检查。 4.4.2.2 发包方应拆除承包方自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一起予以接收。 4.4.2.3 发包方应对承包方所用的 各种硬件 设备 和软件系统 进行检查，以确保其无信息留存
21、。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。 6 4.4.3 验收总结 4.4.3.1 发包方应对档案数字化项目进行项目验收评估，对不符合法规、标准、合同的交付成果，应要求承办方限期整改。 4.4.3.2 经数据检验、安全确认、验收评估之后，发包方应与承包方办理档案、数据、硬件设备、软件系统及其他相关记录的交接手续。 4.4.3.3 发包方应将档案数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存，并总结经验，持续改进提高。 5 承包方工作 规范 5.1 工作原则 5.1.1 安全第一 在档案数字化服务过程中，承包方应以确保档案安全为最基本要求。 5.1.2 以用户为中心 承包方档案数字化服务管理体系建
22、设应坚持以用户为关注焦点，不断提升用户的满意度。 5.1.3 体系化 承包方应运用系统方法，建立档案数字化服务管理体系。 5.1.4 循环改进 承包方档案数字化服务管理体系应按照 PDCA（计划 -实施 -评估 -改进）循环， 持续提 升服务质量。 5.2 制定工作方案 5.2.1 在开展档案数字化加工之前，承包方应对发包方的具体实际需求进行调查研究，掌握拟数字化加工的档案的数量、质量和管理状况，明确档案数字化服务的工作目标，以及为完成目标所需人员、时间、技术、设备、制度等条件。 5.2.2 承包方应根据调查研究结果编制书面工作方案。工作方案主要内容包括工作目标、工作内容范围、人员组织和职责分
23、工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排等。 5.2.3 承包方应根据工作方案，进一步制定 人员管理、设备管理、现场管理 、 访客管理、流程管理、成果 管理 、总结改进 等 方面的制度或方案 。 5.3 人员管理 5.3.1 承包方应根据国家劳动法律法规，与员工签订书面劳动合同，履行用人单位义务，保障劳动者权益 ；并要求员工签订保密承诺书。 5.3.2 承包方应根据 项目 需要，配备具有相应知识水平和业务技能的项 目经理和员工，并保证项目团队 成 员具有一定的稳定性。 5.3.3 承包方 应对 项目团队 成 员进行不少于 5 天的操作培训， 并经 考核合格后方可正式上岗。 5.3.4 承包方应按照发包方要求规范驻场人员的行为和着装。
