1、浙江万里学院现代物流学院 外文文献译文 1 毕业论文外文翻译 译文 标题：审计信息化的原则和准则 资料来源 : 信息科学系，比勒陀利亚大学，比勒陀利亚，南非 作者： HANNER BOTHA AND J.A. BOON 1. 简介 审计是 一门 公认的管理技术。 在 商业世界目前存在许多不同类型的审计的，如财务审计，通信技术审计， 应用科学 审计，就业审计，以及最近 的 信息审核（罗伯森 2000）。信息审计主要的目的是确定用户 的 信息需求，以及如何 使 信息服务部 门更好的迎合 这些需求（圣克莱尔 1999 年）。 目前，据研究人员确定，一个审计 信息化的执行 不存在一个公认的方法（参见海
2、恩 斯 1999 拉罗萨； 2001，罗伯森 2003）。也没有标准的信息审计。 这是与财务审计 的 鲜明的对比 。 “ 正式标准制定审计准则 、 清单 、 技术和操作标准将适用于所有类型的组织 ” （罗伯森 2004）。罗伯森（ 2003）建议信息专业人员 在 财务审计时 应 借鉴 财务审计人员的 经验 使 一个标准化的信息审计方法逐步成熟 。针对一些审计信息 的 不同的性质，一个标准的信息审计方法 可能存在一些问题 。因此，由此产生的问题是，制定一个标准化的审计 的 信息方法是否有可能（和可取）。本文将尝试找到一个答案。 2.财务审计 现在的 审计 是由 许多不同的 部分组成 的 。审计目
3、的是诊断，即发现，检查，核实和控制或其他组织 的 资源的 过程 。在不同的国家，不同的民族执行不同类型的审计先决条件 是不同的 。例如，在南非独立审计可能只由审计师注册方面的公共会计师和审计师的行为（审计 的 原则和实践 2002）。最初的研究是集中在独立 的审计或是财务部门 ：其特点，目标，优点，（ Botha 2000）等。财务审计 的 主要目的是确定一个组织 的 财务报表（包括资产负债表，收入表和现金流量表） 和他的 业务活动和财务状况 是否相对应。 （ Flesher 2001）。 2. 信息审计 化 信息审计 化 需要 逐步 检查 一个组织的 的 信息资源，信息的使用，信息流和管理。
4、它包括确定用户的信息需求和如何有效地（或不） 使这些需求 些都 得到满足。此外 ，这个机构 （货币）的成本和信息资源 的 价值的组织的计算和确定。这一切都是一个以确定是否组织 的 信息环境 是否 有助于实现组织目标，此外，对建立和实施有效的信息管理的原则和程序。这是这样做的信息可以用来帮助组织保持其竞争优势（博塔 2000）。值得注意的是，一个信息审计不是： 浙江万里学院现代物流学院 外文文献译文 2 相同的信息需求评估（圣克莱尔 2001 年） 研究人员发现信息需求评估是信息审计 的 唯一 的 组成部分； 仅仅 是库存计算机 的 信息来源（圣克莱尔 2002）； 工业间谍活动 的组成部分 （
5、韦伯 2000）。 审计信息化的 主要目的是 使审计信息能够在 特定 的审计 环境中表现 出来 。如果一个人试图概括 审计信息化 的目的，可以说，执行审计 信息化 的目的是收集 对组织 信息资源 管理有效 的信息 。 4. 审计信息化的优势 Downs（ 1998）论述说其中许多优势是因为使用了沟通审计。研究人员已经断定这些优势跟信息审计的结果很相似，叫做有效性、诊断法、意见反馈、信息和训练优势。 有效性优势：正确地使用信息审计，其中一个结果是当信息作为公共资源时，他的有效和精确性。因此，计划和管理的品 质都要提升，要变的更加具有精确性、相关性和有效性。（改编自 Downs1998） 诊断法的
6、优势：研究人员已经断定诊断优势是大多数审计的特征。审计的诊断元素使长处和短处被鉴别开来。信息既可以被用来建立长处，也可以用来消除短处。（改编自 Downs1998） 意见反馈的优势：信息审计是意见反馈过程中的一个重要元素。信息审计可以被用来决定特定的信息输入是否实现了期望的信息输出。因此说，信息审计就是一个评估的工具，并且可以被用来计划和实施纠正措施。（改编自Downs1998） 信息优势：沟通审计注重一个组织和相关 改进的沟通过程。同样的，信息审计可以帮助员工将注意力放到将信息当作公共资源使用时的价值和优势上。（改编自 Downs1998） 训练优势：根据 Downs 所说的，这个优势是最容
7、易被忽视的。信息审计为员工在审计中提供了一个理想的机会，同时让他们学会了更多关于把信息当成工作资源使用时的过程、哲学和结构。等到信息审计完成的时候，这些员工就会对他们在组织中担任的角色有个更好的了解和想象。（改编自 Downs1998）研究人员发现信息审计为那些在未来将要成为信息经理或是参与公共信息管理过程的员工们提供了一个训练的机会。 5.信息审计在信息管理过程中扮演的角色 信息正逐渐被认为是一个需要管理的有价值的资源。看到这个，研究人员调查了信息审计对于信息管理过程的贡献。通过 Boon2000 对信息管理的功能的定义和讨论，这个调查已经被完成了个人信息管理： 信息的使用：信息审计的结果之
8、一，是可利用信息资源的知识和其来源，浙江万里学院现代物流学院 外文文献译文 3 即信息的库存。这可以提高信息的使用。 信息的存档处理：根据对信息使用来分析信息的库存，并根据这些信息，就可以做出归档或处理的决定。 信息的营销：信息审计本身就是一种有效的营销工具，因为它加剧了信息意识。 信息的传 播和繁衍；信息的组织；使信息更易接近；保护和存储信息（ Boon 2000）：在组织信息资源的现状下，一个良好的知识库可以帮助制定关于信息资源的传播、复制、组织性、可达性、保护和存储的管理决策。 浙江万里学院现代物流学院 外文文献原文 5 外文文献原文 Title: The Information Aud
9、it:Principles and Guidelines Material Source: Department of Information Science, University of Pretoria, Pretoria,South Africa Author: HANNER BOTHA AND J.A. BOON 1. Introduction Auditing is an accepted management technique.Many different types of audits currently exist inthe commercial world,e.g.fin
10、ancial audits, com-munication audits, technical audits,employmentaudits,and also more recently,information audits(Robertson 2000).The major purpose of an in-formation audit is the identification of users in-formation needs as well as how well these needsare met by the information services department
11、(St Clair 1999a). Currently, as far as the researchers could de-termine, there exists no one accepted methodology for performing an information audit (cf.Haynes1999; LaRosa 2001, Robertson 2003).There are also no standards for information auditing. Thisis in stark contrast with financial auditing wh
12、ere“formal standards lay down audit guidelines,checklists, techniques and operating standards which will apply to all types of organization” (Robertson2003) Robertson(2003) suggests thatinformation professionals draw on the experi-ences of financial auditors when developinga standardised information
13、 auditing method-ology.In view of a number of different perspectiveson the nature of the information audit, the sce-nario of a standardised information audit meth-odology can be questioned. Therefore, the ques-tion that arises is whether it is possible (anddesirable)todevelop a standardised methodol
14、ogy for information auditing. This article will attemptto find an answer. 2. The financial audit Audits are conducted in many different forms inorganisations today.The purpose of auditing isdiagnostic, i.e. to discover, check, verify and con-trol some or other process/resource in an organi-sation.In
15、 different countries,different national prerequisites apply to who is allowed to performdifferent types of audits.For example, in SouthAfrica independent audits may only be performedby auditors 浙江万里学院现代物流学院 外文文献原文 6 registered in terms of the Public Ac-countants and Auditors Act(The principles andpr
16、actice of auditing 2002). The original research that was conducted focused on the independent (external/financial)audit:its characteristics,objectives,advantages,etc. (Botha 2000). The main objective of a finan-cial audit is to determine whether the financialstatements (including the balance sheet,
17、incomestatement and cash flow statement)of an organi-sation provide a fair representation of the opera-tions and financial condition of the organisation(Flesher 2001). 3. The information audit An information audit entails the systematic ex-amination of the information resources, informa-tion use, in
18、formation flows and the managementof these in an organisation. It involves the identi-fication of users information needs and how ef-fectively(or not)these are being met. In addition to this, the (monetary)cost and the value of theinformation resources to the organisation are cal-culated and determi
19、ned. All this is done with aview to determining whether the organisationalin for mation environment contributes to the attain-ment of the organisational objectives and further-mo re, to the establishment and implementationof effective information management principlesand procedures. This is done so
20、that informationcan be used to help the organisation maintain its competitive edge (Botha 2000).It is important to note that an information au-dit is not: the same as an information needs assessment(St Clair2001a)-the researchers found that an informationneeds assessment is only one component of an
21、in-formation audit; just an inventory of computers, information sourcesand the like (St Clair 2002); a form of industrial espionage (Webb 2000).The main aim of an information audit is spe-cific to the environment in which it is performed.If one were to attempt to generalise the aim of aninformation
22、audit, it could be said that an infor-mation audit would be performed with the pur-pose of collecting the information that is needed to manage organisational information resourceseffectively,so that organisational objectives aremet. 4. Benefits of an information audit Downs (1998) discusses a number
23、 of benefits thatresult from performing a 浙江万里学院现代物流学院 外文文献原文 7 communication audit.The researchers have determined that these bene-fits are similar to the outcomes of an informationaudit, namely validity,diagnostic,feedback, information and training benefits. Validity benefit: One of the results of
24、 a properly per-formed information audit is valid and accurate infor-mation on the status of information as a corporateresource.The quality of planning and managementshould therefore improve, as accurate, relevant andvalid information is readily available(adapted fromDowns 1998). Diagnostic benefit:
25、 The researchers have determined that the diagnostic benefit is one that is characteristicof the majority of audits. The diagnostic element of anaudit allows for strong points and weak points (or“gaps”) to be identified. This information can be usedto build on the strong points and to eliminate the
26、weakones (adapted from Downs 1998). Feedback benefit: An information audit is an importantelement in the process of feedback. The informationaudit is used to determine whether specific informa-tion inputs deliver the expected/desired informationoutcomes.The information audit is therefore an instru-m
27、ent of evaluation and provides information that canbe used to plan and implement corrective actions(adapted from Downs 1998). Information benefit: A communication audit focuses at-tention on the process of communication in an or-ganization and the improvement thereof.In the samemanner,an information
28、 audit can help to focus staffmembers attention on the value and benefits of theuse of information as a corporate resource(adaptedfrom Downs 1998). Training benefit: According to Downs(1998)this benefitis the one that is most often overlooked.An informa-tion audit provides the ideal opportunit to in
29、volvestaff in the auditing process and at the same time toteach them more about the processes, philosophy andstructures that support the usage of corporate informa-tion resources. By the time the information audit hasbeen completed, these staff members will have a betterunderstanding and picture of
30、information and its rolein the organization(adapted from Downs 1998). Theresearchers feel that an information audit provides theopportunity to train staff members who will become information managers, or who will be involved in cor-porate information management processes in future. 浙江万里学院现代物流学院 外文文献
31、原文 8 5. The role of the information audit in theinformation management process Information is increasingly recognised as a valu-able resource that needs to be managed. In viewof this, the researchers investigated the contribu-tion of the information audit, if any, to the pro-cess of information mana
32、gement. This was doneaccording to the functions of information manage-ment as identified and discussed byBoon(2000).The Information Audit Level Persona linformation management. Use of information: One of the results of an informationaudit is knowledge of available information sourcesand where these
33、are, i.e. an information inventory. Thiscan enhance the use of information. Archiving informationand disposing of information: Theinformation inventory is analysed in terms of the use-fulness of the information sources and according tothis information, decisions regarding archiving and/ordisposing c
34、an be made. Marketing of information: An information audit is an ef-fective marketing tool in itself as it heightens informa-tion awareness(cf. the information benefit, discussedabove) Dissemination and reproduction of information; Or-ganising information; Making information accessible;Protecting and storing information(Boon 2000)Asound knowledge base of the status of organisationalinformation resources can aid information manage-ment decisions about the dissemination, reproduction,organisation, accessibility, and protection/storage of information sources.
