1、岳阳市 君山区史志档案局责任清单 一、部门职责 序号 主要职责 具体工作事项 备注 1 对全区档案事业实行统筹规划；按照党和国家的政策法规，结合君山实际，研究制订全区档案事业发展的中长期规划和年度计划。 会同有关部门制定档案事业发展规划。 制定档案资源建设、档案信息化等专项规划。 制定并组织实施档案工作计划和工作制度。 监督指导本区行政区域内的档案工作。 开展全区档案工作调查研究。 统计全区档案工作基本情况。 2 对全区档案事业进行宏观管理；贯彻执行党和国家的 政策法规、档案业务规范与技术标准；对全区档案业务工作进行行政执法监督、组织协调、指导检查与考核。 制定全区档案工作的规章制度、业务标准
2、和技术规范。 制定档案工作行政规范性文件。 监督指导区直机关、企事业单位，及其他组织的档案业务工作。 区直单位档案工作业务执法检查。 3 集中统一保管区直机关、企事业单位重要档案资料；组织开展有价值档案的接收、抢救工作，维护档案的完整，确保档案资料的安全；推进档案管理的规范化、科学化和现代化建设。 集中统一保管区直机关、企事业单位重要档案资料。 在全区范围内组织开展有价值档案资源的抢救、保护和接收工作 。 推进全区档案管理的规范化、科学化和现代化建设。 4 负责全区档案馆网点建设的布局、登记、审核 ，协调、指导各类档案馆的档案接收、保管、开放、保密与利用工作。 指导全区档案馆（室）网点建设的布
3、局、登记、和审核。 协调、指导按规定移交进馆的各种门类和载体的档案资料。 安全保管进馆档案，并按要求进行开放、保密及利用工作。 5 组织开展全区性的档案宣传、教育、科研活动；负责全区档案法律法规的宣传普及和对外交流；负 责档案专业培训和专业科技服务。 组织开展全区性的档案宣传活动。 组织开展区内外档案工作合作、学术交流活动。 组织开展档案专业教育和档案干部培训。 6 负责档案信息资源开发、利用、统计年报工作；开展档案史料研究、收集、整理编发或出版有关档案资料；推进档案信息建设，向公众网上发布档案信息。 开发利用档案信息资源。 整理编发有关档案资料。 统计年报工作。 指导推进全区档案信息化建设。
4、 7 规划和组织全区党史工作，运用党史资料和党史研究成果，开展各种形 式的党史宣传教育，会同有关部门组织重大党史事件、重要党史人物的纪念活动，负责全区党史联络小组的日常工作，为党史联络组的老同志做好党史工作提供服务。 规划和组织全区党史工作 开展各种形式的党史宣传教育和重大党史事件、重要党史人物的纪念活动 负责区党史联络小组的日常工作，为全区联络组的老同志做好党史工作提供服务。 8 贯彻执行国家、省、市关于编修地方志的有关方针、政策、规定，组织编修区志、部门志。 贯彻执行国家、省、市关于编修地方志的有关方针、政策、规定等。 组织编修区志、部门志， 9 完成区委、区人民政府及上级业务主管部门交办
5、的其他事项。 二、与相关部门的职责边界 序号 管理事项 相关部门 职责分工 相关依据 1 无 2 3 4 5 6 7 三、事中事后监管制度 规范行政处罚裁量权 依据中华人民共和国行政处罚法、中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、湖南省档案管理条例、湖南省行政程序规定、 湖南省规范行政裁量权办法和湖南省档案行政处罚裁量权基准等法律法规和规范的规定，结合全区档案工作实际，制定君山区档案行政处罚裁量权基准。 一、主要内容 对法律、法规和规章中规定的违法行为的种类、情节、性质和社会危害程度，以及从轻、减轻、从重处罚等情形进行细化，并归纳、分类；对法律、法规、规章规定可以选择或并用行政处罚
6、种类的，根据违法行为的事实、情节、性质、社会危害程度和违法当事人主观过错、消除违法行为后果或影响等因素，确定适用该行政处罚种类的具体标准及单处、并处的行政处罚的标准；对法律、法规、规章规 定行政处罚有自由裁量幅度的，根据上述因素，细化具体的行政处罚幅度；对法律、法规、规章没有规定行政处罚罚款的裁量阶次和幅度的，可以按照比例原则匡算出相对科学、合理的裁量阶次和罚款幅度，但均不得超过法定罚款限度。 二、标准规范 君山区档案行政处罚裁量权 基准作为全区档案系统行政处罚裁量的标准规范。 三、有关措施 （一）区档案局在岳阳市档案局公布的标准规范内，结合本地实际，细化、量化行政处罚裁量权的具体标准，并组织
7、实施。 （三）建立健全公开信息、说明理由等程序规定和执法投诉、案卷评查、教育培训、案例指导等配套制 度。 档案安全监管 档案安全监管是档案行政管理部门的重要职责，包含档案实体安全和信息安全。为切实改变“重指导、轻监管”局面，特制定如下监管措施。 一、监督检查对象 本区行政区域内的机关团体、企事业单位的档案和档案工作。 二、监督检查内容 单位档案管理情况是否符合中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法及相关法律法规、技术标准、规范性文件中有关档案安全规定。 三、监督检查方式 （一）针对档案形成与保管单位开展日常执法检查 （二）针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域组织专项检查 （三）抽
8、 取 10%的单位开展现场检查 （四）根据投诉举报，开展执法检查 四、监督检查程序 （一）区档案行政管理部门应当对档案形成与保管单位实施日常检查，日常检查分为定期和不定期巡查、回访。 档案行政管理部门对辖区内档案形成与保管单位的巡查频次每年不少于 1次。 区档案行政管理部门可采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式，对单位实施监督检查。对档案形成与保管单位进行监督检查时，必须由 2名以上档案行政执法人员参加，并出示有效证件，对监督检查的情况和处理结果予以记录，其中档案形成与保管单位巡查、回访记录由被检查 单位负责人签字确认后归档。 档案形成与保管单位应当指定有关人员配合档案行政管理部门
9、的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。 （二）专项检查可由当地档案行政管理部门自行组织开展，也可由上级档案行政管理部门统一组织实施。 档案行政管理部门对单位在监督检查中存在问题应按相关法律、法规规定及时进行处理。 （三）档案形成与保管单位应当每年度向当地档案部门提交自查报告。 当地档案行政管理部门对单位的自查报告进行实地抽查时，被抽查的单位数控制在总数的 10%以内。 （四）区档案局适时开展抽查 ，发现不符合安全保管条件的档案形成与保管单位，责令相关部门予以查处。 （五）列入档案登记备份名册的单位，每年 9 月 30日前向所在地档案部门提交上年度档案工作情况报
10、告（等同档案工作自查报告），说明档案保存情况、档案数据库运行维护情况，并对年度工作自查报告的真实性负责。档案行政管理部门对单位年度工作报告进行审核，填写档案安全年度工作自查审核汇总表报市档案局。 单位应当参加所在地档案行政管理部门和上级档案行政管理部门组织的档案安全评价，积极配合档案行政管理部门组织的监督检查。 （六）区档案局依据档案安全年 度工作自查审核汇总表和各地档案安全评价、监督检查情况进行年度考核，并于次年 1 月底前汇总考核情况，在一定范围进行全区档案安全通报或发布预警、警示信息。 五、监督检查措施及处理 （一）区档案局加强在档案收集、整理、保管、利用等环节的事中监管，加大档案管理的
11、过程性监管力度，发现问题必须立即整改，情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。区档案局适时开展安全测评，发现不符合安全条件的单位，责令相关单位予以查处或追责。 （二）区档案局不定期进行档案信息安全后续监管督查，加强信息安全等级评定事后监管。 （三）单位未定期提 交自查报告的，档案部门责令限期改正，逾期未改正的，依据档案登记备份规章等规定，建议任免机关对责任人予以处分。 （四）档案行政管理部门对单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。 电子档案监管 电子档案是归档的电子文件，其有易丢失、易篡改、难保存等特点。为了加强电子档案管理工作，预防档案信息安全事故，保障本区档案信息和网络安
12、全，落实电子档案监管责任，特制定如下监管制度。 一、监督检查对象 本区行政区域内的机关团体、企事业单位电子档案和电子档案工作。 二、监督检查内容 单位的形成、保管、利用 、移交电子档案行为是否符合中华人民共和国档案法、档案法实施办法、电子档案移交与接收办法及相关电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项： （一）是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记 ,保证电子文件（电子档案）的产生、处理过程符合规范。 （二）是否采取可靠的安全防护技术措施，保证电子档案的真实性。 （三）是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集
13、背景信息和元数据。 （四）是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术 保证措施。 （五）电子档案的处理和保存是否符合国家安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。 （六）其他法律、法规规定的监督检查事项。 三、监督检查方式 （一）全面检查 由区档案局制定计划并组织实施，每年检查数量不得少于本市辖区单位总数的 15%-25%，重点针对 群众举报投诉或者存在安全隐患的单位。单位的全面检查由区档案局制定计划、并织实施。每年抽查比例为辖区单位的 6-10%。同时，根据重
14、点监控单位范围，确定辖区内 5%左右的部门为重点监控单位，完成每年现场检查一次等要求。 （二）专项检查 区档案局应针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查。辖区内重大、疑难、复杂问题及时向区档案局报告，或由区档案局组织力量查处。 （三）按照属地管理原则，区档案局根据群众投诉举报与其他部门移送开展检查。 （四）日常监督检查 区档案局日常进行抽查、监督检查 等。 四、监督检查程序 区档案局在实施安全监督检查时，应当有二名以上档案行政执法人员参加，并出示有效的行政执法证件。 区档案局对辖区内单位实施监督检查，应当对每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录，并由参加监
15、督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。被检查单位的有关负责人拒绝签字的，行政执法人员应当将情况记录在案。 区档案局在依法履行监督检查职责时，可以行使下列职权： （一）进入现场进行检查，向单位和信息中心的负责人和其他有关人员调查、了解有关情况。 （二）根据举报或者取得的涉嫌违法 证据，查阅、复制电子档案“收、管、用”、信息系统运行以及其他有关资料。 （三）对有证据表明不符合安全技术规范要求或者存在严重事故隐患的电子档案管理系统予以查封、扣押。 （四）对不按规范进行保管的电子档案，物理实体实施查封、扣押。 （五）对违反档案法律规定的行为作出行政处罚决定或行政处分建议。 五、监督检
16、查措施 区档案局在依法履行职责过程中，发现违反中华人民共和国档案法、档案法实施办法和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在安全隐患时，应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书，责令有关单位及时 采取措施予以改正或者消除安全隐患。紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的，应当随后补发执法通知书。 区档案局在依法履行职责过程中，发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时，应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患，并及时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告。接到报告的档案部门应当采取必要措施，及时予以处理。 对违法行为、严重安全隐患的处理需要当地人民政府和有关
17、部门的支持、配合时，档案行政管理部门应当报告当地人民政府，并通知其他有关部门。有关责任单位应当采取必要措施，及时予 以处理。 六、监督检查处理 （一）责令改正。 （二）建议处分。 对属地管理的行政执法职权的监督检查 档案工作实行统一领导、分级管理。区档案局主要负责辖区内各单位的日常监督检查与各类档案违法行为查处，为切实做好对属地管理的行政执法职权的监管工作，特制定以下制度。 一、监督检查对象 依法行使属地管理事项职权即监督检查辖区内各单位的档案管理情况及其档案工作人员。 本制度所称的行政执法活动，包括行政处罚、行政强制、行政调解以及法律、法规、规章规定的其他行政执法活动。 二、监督检查内容 （
18、一）行政执法主体的合法性 （二）具体行政行为的合法性和适当性 （三）规范性文件的合法性 （四）行政执法监督制度建立健全情况 （五）法律、法规、规章的施行情况 （六）涉及行政复议、行政诉讼、行政赔偿、向司法机关移送案件等有关情况 （七）其他需要监督检查的事项 三、监督检查方式及程序 （一）行政执法监督检查可以采取自查、互查、抽查的方式进行，或者以上几种方式结合进行。 （二）区档案局根据上级机关部署或者根据需要，组织开展所辖区域执法监督检查工作。 （三）执行监督检查的部门有权调阅有关行政执法案卷和文件材料、实施现场检查。受查单位及其有 关人员应当予以协助和配合，如实反映情况，提供有关资料，不得隐瞒
19、、阻挠或者拒绝行政执法监督检查。 （四）监督检查工作结束后，执行监督检查的部门应对行政执法监督检查情况进行总结，对存在的普遍性、倾向性问题提出整改意见，通报受查单位检查纠正，受查单位应当报告检查纠正情况。 （五）区档案局根据反映以及公民、法人或者其他组织的申诉、检举、控告或者根据人大、政协、司法机关等部门的建议，对有关行使属地管理事项职权即行政执法行为组织调查。行政执法行为的调查结果应及时反馈有关申诉、检举、控告、建议单位或者个人。 四、监督检查 措施 区档案局在行使属地管理事项职权即行政执法过程中有下列情形之一的，区档案局可以责令其纠正或者撤销。 （一）行政执法主体不合法的。 （二）行政执法程序违法或者不当的。
