1、江苏大学继续教育学院文 件 继教院 201520 号 关于印发江苏大学继续教育学院 档案工作细则的通知 各函授站、教学点、本院各部门： 江苏大学继续教育学院档案工作细则已经院长办公会议讨论通过，现予颁发，从 2015 年 7 月 1 日起实施。 江苏大学继续教育学院 2015 年 7 月 8 日 江苏大学继续教育学院档案工作细则 为了提高档案管理工作质量和科学管理水平，实现档案工作的标准化和规范化，有效保护和利用档案，根据江苏大学档案工作暂行规定、关于做好成人高等教育教学档案管理工作的若干意见、江苏 大学成人高等教育档案管理规定，并结合我院行政管理、党群工作、学历教育、非学历教育培训、教育技术
2、等各项工作实际，特制定本细则。 一、组织体系构建 继续教育学院档案工作在院长的统一领导下，由教学副院长分管。学院办公室主任为校级兼职档案员，协助分管副院长做好档案审核移交管理工作。学院内设二级兼职档案员，做好各条口的档案管理具体工作。成人高等学历教育（含自学考试、专接本）兼职档案员由招生学籍办公室安排1 名同志兼任；非学历继续教育培训兼职档案员由培训管理办公室安排 1名同志兼任；党政类档案（行政、党群、教育技术及各条 口的党政类档案）工作兼职档案员由办公室安排1 名同志兼任。各函授站点均需落实 1 名专（兼）职档案管理员。 学院有关部门安排的兼职档案员需经院务会集体研究决定并保持相对稳定；各函
3、授站点落实的专（兼）职档案员须书面报我院办公室备案，如有变更，需及时报备。 校院两级兼职档案员职责按江苏大学兼职档案员职责执行。 二、归档范围 立卷归档范围、保管期、存档机构、预立卷分工按文件材料归档范围一览表（附件一）执行。各函授站点依据本表并结合江苏大学成人高等教育函授站与教学点教学工作水平评估指标体系及标准增加必要的归档 材料，但不可以减少附件所列项目内容。 三、归档工作程序 1. 文件材料形成积累 每位工作人员应根据赋予的工作分工职责，按照归档范围收集、积累、保管好相关的文件材料，并定期进行整理，在相关工作结束后将文件材料按一级类目（一级类目为党政文书类、教学类、科研类、声像类、荣誉类
4、等类目）预分类、确立每份文件材料的保管期限，并按类预填归档文件材料目录或交接单（电子版），及时（指党政文书档案）或在规定的时间内（其余档案，具体时间由学院办公室通知）向学院二级兼职档案管理员移交。文件材料如有相应的电子版，需同时移交电子版。 “归档文件目录”（指党政文书类）、“教学材料交接单”和“声像、荣誉材料交接单”样式见附件二。 2. 文件材料整理立卷 学院二级兼职档案员、函授站点档案员分别负责对学院条块、站点移交来的文件材料进行核对、检查文件材料是否完整齐全，并按规范进行整理和预立卷。党政文书类文件材料按照江苏大学 实施细则及归档范围准确定“件”和划分保管期限，以“件”为单位进行整理，并
5、按“年代 -机构 -保管期限”模式分类，填写党政文书档案归档文件目录（纸质版、电子版）；教学类文件材料按“ JX11 综合”、“ JX12 学科 建设与专业设置”、“ JX13 招生 ” 、 “ JX14学籍管理（含学生个人成绩） ” 、“ JX15教学管理 ” 、“ JX16 学位”、“ JX17 毕业生”、“ JX18 教材”等二级类目分类整理和预立卷（其中综合性教学文件材料按文书类整理），案卷质量需符合校档案馆教学档案案卷立卷要求，填写教学材料交接单；声像类、荣誉类等材料按“事由”分项目整理，填写声像、荣誉材料交接单。 “归档文件目录”（指党政文书类）、“教学材料交接单”和“声像、荣誉材
6、料交接单”样式见附件二。 3. 验收归档 (1)属于向学校归档的档案，移交前由分管院长、校 级档案管理员牵头，各部门负责人、二级档案管理员参加，组成档案验收小组，对整理立卷的各类档案的正确性、完整性、齐全性、统一性及分类的合理性进行全面验收。验收合格后，报经院长同意，由校级档案管理员负责，二级兼职档案员配合向校档案馆移交并办妥移交手续（相关电子文件可通过档案管理系统在线或刻盘方式移交）。 (2)属于学院自行存放的档案资料、必备的备份、档案移交交接单等，由学院办公室主任 (校兼职档案员 )负责，二级档案管理员配合，做好档案材料的分类、整理、立卷，妥善保存于学院档案室，办公室落实兼职档案人员管理。
7、 (3)各函授站点负责人要认真履行档案管理工作领导职责，专（兼）职档案员按照归档范围和参照上述要求负责做好本站点档案或文件材料的分类、暂存、立卷、移交（交至站点法人单位档案管理机构）。 四、相关规定事项 1. 学院工作人员离岗离职前、岗位变动后均应及时将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交相关人员，并在部门负责人、校级档案管理员的见证下办理交接手续，交接清单一式三份，交接人双方、学院办公室各执一份。 2. 已撤销函授站点的重要档案或文件材料由学院分管院长落实相关人员做好取回、整理立卷、归档验收工作。 3. 继续 教育学院直属教学点其法人单位是江苏大学，属于移交校档案馆的档案材料由二级兼职档
8、案员负责，各相关人员配合及时收集、预立卷、整理立卷，并按第三条执行验收归档。 4. 学院各类档案尽可能分大类形成电子文件刻录成光盘一式两张存于学院档案室，经办公室主任批准由内部工作人员在学院档案室查阅。 5. 教务等管理系统尽可能与档案管理系统完成数据集成，实现毕业生成绩、毕业生信息等电子数据的在线归档。 6. 本细则从 2015 年 7 月 1 日起执行，并由江苏大学继续教育学院解释。 7. 如遇有上级文件政策、制度调整另行补充通知或修订。 附件一 : 文件材料归档范围一览表（ .doc) 附件二：江苏大学党政文书档案归档文件目录（ .doc) 江苏大学教学材料交接单 (.doc) 江苏大学
9、声像、荣誉材料交接单 (.doc) 附件一： 档案归档范围一览表 一、党政文书类 序号 预分类 立卷归档范围 保管期限 存放地点 学生个人档案 予立卷分工 继续教育学院 学校档案馆 函授站点 站点法人单位档案机构 1 党政档案 上级关于继续教育工作的政策文件需要本校长期贯彻执行的法律、规定、通知、批复、结果等，重要来函及处理结果（包括参加上级会议带回的、上级机关委托有关单位发放或邮寄要本校贯彻落实的） 永久 只存有关联的 行政秘书 2 学校针对本院来文、来函、纪要及贯彻落实情况 10 年 由校发文部门归档 只存有关联的 3 社会各界重要来函及处理结 果 永久 只存有关联的 4 学院党务、行政发
10、文 30 年 只存有关联的 5 学院颁发的条例、办法、规章制度（含汇编、手册） 永久 只存有关联的 6 院长办公会、学院党政联席会、支部委员会、民主生活会、专题会等重要会议记录、纪要 永久 只存有关联的 7 党代会及直属党支部召开重要会议材料 永久 8 组织发展材料 10 年 发展党员、预备党员转正名册等交组织部，由组织部归档 党政档案 与外单位 签订的继续教育联合办学合同、协议书等 永久 只存有关联的 行政秘书 9 学院规划、总结、专项（题）报告，继续教育改革发展材料 永久 只存有关联的 继续教育检查评估材料，各类统计报表 永久 只存有关联的 继续教育学科、专业设置材料 永久 10 重要公告
11、；招生录取、学籍管理、收费等公示或公告 永久 只存有关联的 12 重大活动、重大事件、重要会议、重大庆典、重要的对外宣传报道等（纸质、同纸质电子版 、音像光盘、照片及文字说明及其他有价值的实物、材料） 永久 13 集体、个人荣誉扫描或拍照制成的电子版（市级以上） 永久 上述需纸质材料及同纸质电子版 用印（含院长签名章）登记表 30 年 14 党政档案 -其他 学院内部考核、评先评优 10 年 15 评先评优推荐、考核结果等公示 10 年 16 学院各类档案归档移交交接单 10 年 17 资产采购合同、清查登记 10 年 资产管理 注：保管期限：永久、定期 30年、定期 10年。党政档案需有同纸
12、质对应的电子版或扫描件。保管年限 10 年以下的存在学院，学院应存的复制件或备份移交学院档案室。 二、教学类（成人高等学历教育） 序号 预分类 立卷归档范围 保管期限 存放地点 学生个人档案 予立卷分工 继续教育学院 学校档案馆 函授站点 站点法人单位档案机构 1 教学 -招生 招生简章、专业介绍相关宣传材料、工作总结 永久 招生录取 2 招生计划申报、审批 10 年 批复 3 自主招生选拔办法、规则等 永久 4 自主招生报名表、汇总表 永久 5 招生录取名册 永久 自主招生选拔（含面试）成绩登记表（纸质、电子） 30 年 成绩管理 /招生录取 6 录取通知书（样稿）及发放到站点登记表 10
13、年 招生录取 7 录取通知书发放到考生登记表（考生签名或邮寄存根） 10 年 8 教学 -学籍 注销新生（未报到）名单表、分专业录取 /报到情况统计表 永久 注销名单 9 新生报到登记表（考生签名）、建档立学生档案 30 年 10 学年未注册学生登记表 30 年 学籍管理 11 专升本学生入学资格复查表及材料（复查表只报资格复查不过的学生） 永久 12 专升本学生入学资格复查未通过学生退学通知书（样张）及邮寄存根 永久 13 教学 -学籍 学生证办理登记 5 年 学籍管理 14 转专业申请表、汇总表 永久 15 转学（跨校）申请表 永久 16 转学（跨站点）申请表 永久 17 留级、降级学生名
14、单及告知书 永久 18 休学申请表 永久 19 复学申请表 永久 20 退学申请，退学（非本人申请）和开除学籍名单及决定书 （或告知书样稿）及邮寄存根 永久 21 学生受处分材料（包含开除学籍） 永久 22 学生评先评优材料：优秀学生审批表、汇总表；优秀毕业生审批表、汇总表 永久 24 教学 -学历 /学位 毕业生电子注册名册 永久 毕业审核 25 毕业证明书注册名册 永久 26 学位授予审批表名单库 (纸质、电子稿 ) 永久 27 毕业证书发放到函授站登记表 30 年 毕业 /学位证书发放 28 学位证书发放到函授站登记表 30 年 29 毕业证书发放到学生登记表 30 年 30 学位证书发放到学生登记表 30 年 31 学生学籍登记表 永久 32 毕业生登记表 永久 33 教学 -管理 专业教学计划 永久 教学管理
