1、 1 温岭市档案局文件 温档【 2010】 17号 关于印发温岭市机关 电子公文 归档管理暂行办法 的通知 各镇党委、政府，各街道党工委、办事处，市直各单位，在温垂直管理各单位： 为了适应全市信息化建设和电子政务建设的需要，加强和规范本市电子政务活动中形成的公文类电子文件归档管理工作， 根据国家档案局电子公文归档管理暂行办法和电子文件归档与管理规范（ GB/T18894-2002） ， 并结合温岭实际，我局研究制订 了 温岭市机关 电子公文归档管理暂行办法 ，现印发给你们，请各单位认真遵照执行。 温岭市档案局 2010 年 7 月 5 日 2 温岭市机关 电子公文归档管理暂行办法 根据国家档案
2、局电子公文归档管理暂行办法和电子文件归档与管理规范（ GB/T18894-2002），并结合温岭实际，制定本办法。 第一条 本办法适用于温岭市市直单位和镇 (街道 )电子公文的归档与管理。各单位在业务工作中所产生的业务电子文件的归档与管理可参照本办法执行。 第二条 本办法所称的电子公文，是指市直各单位和各镇(街道 )在管理过程中通过电子计算机生成、处理和存储的具 有规范格式的公文的电子数据。 第三条 各单位应将电子公文归档管理纳入档案工作管理范围，明确职责，落实分管领导，协调解决实际问题 。 第四条 各单位档案部门的主要职责是： （一）对本机关文书承办部门电子公文的形成、办理、收集和归档工作进
3、行监督和指导； （二）负责归档电子公文的接收、管理与开发利用； （三）对本单位办公自动化系统的开发设计提出电子公文归档管理要求，确保电子公文的归档管理纳入办公自动化系统，并同步实施； （四）对所属单位及本系统开展电子公文归档管理工作进行监督和指导。 档案工作人员应具备相应的档 案现代化管理知识，进行相关知识和技能培训。 第五条 各单位文书承办部门应做好电子公文的形成、办理、收集和归档等工作。信息网络管理部门应做好电子公文运行及归档管理过程中的技术保障和数据备份工作，确保其真实性、3 完整性和有效性。 第六条 电子公文归档坚持实行 “ 双轨制 ” 管理原则。 电子公文形成单位必须将具有永久和长期
4、保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立参照关系。 第七条 电子公文的归档范围、保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。 第八条 电子公文的归档方式可分为逻辑归档和物理归档。逻辑归档一般应在电子公文办理完毕后即时完成，物理归档应按照纸质文件的规定即时或定期完成。采取逻辑归档时，必须由办公自动化系统提供相应的功能，实行安全、规范操作。 第九条 电子公文进行物理归档时应做到： （一）采用的存储载体为一次写光盘，载体应一式 3 套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用； （二）应保证载体信息的可读性； （三）存储电子公文的载体上应
5、贴有标签，标签上应注明载体序号、单位名称、年度等内容，并将标签内容与软硬件环境等其他说明制成载体登记表（见 表一）存在同一载体上； （四）归档电子公文应与其相应的“归档电子公文机读目录”存在同一载体上。归档电子公文机读目录数据库以 DBF 文件格式保存，数据库结构和著录格式详见归档电子公文机读目录数据库结构和著录格式（表二）。 第十条 在接收已完成物理归档的电子公文时，档案人员应对电子公文进行检验，检验结果填入 归档 电子公文移交、接收检验登记表 （见表三） 。 第十一条 产生电子公文的来源一般有四类： 一类电子公文是指在办公自动化系统环境中处理后形成的4 电子公文； 二类电子公文是指通过市委
6、、市政府统一配置的电子公 文传输系统处理后形成的电子公文； 三类电子公文是指在非办公自动化系统环境中形成的电子公文。 四类电子公文是指除一类电子公文以外的通过电子邮件系统接收处理后形成的电子公文； 第十二条 一类电子公文的归档要求 （一）逻辑归档由相关文书承办部门完成。归档后，电子公文的管理权限在单位档案部门，任何人员包括信息网络管理人员对归档电子公文的任何操作需经过机关档案部门的批准和授权。 （二）物理归档由单位档案部门和信息网络管理部门共同完成，并向单位档案部门移交。 第十三条 一类电子公文归档的内容应包括电子公文的原文及相 应的背景信息和元数据。在元数据等标准未颁布之前，暂时按下列要求归
7、档： （一）制发的电子公文原文； （二）制发的电子公文在处理过程中形成的修改痕迹； （三）发文流程处理单信息（应包括主办部门、拟稿、主办部门意见、核稿意见、会办部门意见、签发、会签、主送、抄送、附件、主题词、印刷、份数、校对、封发日期、标题等主要项目）； （四）通过文字处理技术获得的文本电子公文或通过扫描仪等设备获得的以 TIFF、 JPEG 等规范格式存在的图像电子公文； （五）收文流程处理单信息（应包括来文机关、文号、来文日期、附件份数、收文编号 和日期、事由、办公室意见、领导批示、处理结果等主要项目）。 第十四条 二类电子公文的归档要求 5 （一）凡接收后进入办公自动化系统处理的，其归档
8、要求按照一类电子公文执行； （二）凡接收后按纸质公文处理的，应由接收电子公文的承办人员按年度对其进行物理归档，并定期向机关档案部门移交。 第十五条 三类电子公文的归档要求 （一）用 word 或 wps 等工具生成的电子公文，归档时采用DOC、 WPS 等格式保存； （二）由机关文书部门将与纸质正式文件内容相同的电子公文的定稿以年度为单位进行物理归档，并向机关档案部门移交。 第 十六条 四类电子公文的归档要求按照公务电子邮件归档与管理规则（ DA/T32-2005）标准执行。 第十七条 归档电子公文以件为单位进行整理，按年度将文件以归档的先后时间顺序进行排列。 第十八条 凡是同一年度形成的来文
9、与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）、同一事项（包括会议、活动等）产生的电子公文之间必须建立有机联系。 第十九条 对保存在一次写光盘上的归档电子公文 ,应每 5年转存一次，原载体同时保留时间不少于 5 年。 第二十条 归档电子公文在形成单位的保管、利用、鉴定销毁及统计，可参照 电子文件归档与管理规范（ GB/T18894-2002）执行。 第二十一条 归档电子公文的移交，参照电子文件归档与管理规范（ GB/T18894-2002）执行。 第二十二条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。 第二十三条 本办法由温岭市档案局负责解释。 第二十四条 本办法自印发之日起试
10、行。 6 表一： 载 体 登 记 表 公文 特征 单位名称 载体序号 形成部门 年 度 设备环境特征 硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等） 软件环境（型号、版本等） 操作系统 数据库系统 相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等） 公文记录特征 公文载体 文件格式： 数量： 物理归档部门 经办人 年 月 日 7 表二 归档电子公文机读目录 数据库结构和 著录格式 字段名称 字段类型 长度 著录格式 全宗号 C 6 输四位数，第一位输“ J” ,后三位输阿拉伯数字，例如“ J002”。 年度 C 4 输四位数，例如“ 2009” 保管期限 C 5 例如输入“ 永久”、“长期”或“
11、短期”等 机构或问题 C 10 著录机构或问题的名称或规范化简称 件号 C 5 输入四位数，如“ 0001” 文号 C 50 例如输入“温政办 (2006)12 号”。 责任者 C 100 输入发文单位全称或通用简称，单位名称前必须加上地名，例如加上“温岭县”“浙江省”等。 题名 C 255 输入公文的标题 成文日期 C 10 输入八位阿拉伯数字。如“ 19890605”，表示 1989年 6 月 5 日。 页数 C 3 如这文件有 5 页，则输“ 5”。 纸质参照号 C 20 输入相应纸质文件 的档号，例如“ J002-2009-1 -0001”，表示相应纸质文件的档号为 2号全宗 2009年永久第 1 件。 全文标识 C 250 著录电子公文存储的路径、名称和文件格式。例如“ F:2009J002-2009-1-0001.doc” 相关公文 C 250 反映本办法第十八条所列电子公文之间有机联系的相关字段。 注：归档电子公文机读目录数据库以 DBF 文件格式保存。 8 表三 归档电子公文移交、接收检验登记表 检验项目 检查情况 载体外观检验 病毒检验 硬件环境的有效性 相关软件说明、 软件检验 归档范围是否齐全检验 移交人： 年 月 日 接收人： 年 月 日
