1、陕西省教育厅 第.1.页陕西教育系统公文交换平台（发文版）用户手册陕西省教育厅2013 年 4 月陕西教育系统公文交换平台用户手册（发文版-公文流转）陕西省教育厅 第.2.页第 I 篇公文流转使用说明第 1 章 常用设置1.1 模板管理菜单位置：【常用设置】【模板管理】功能描述： 根据国家公文标准维护公文所需要的模板，在拟稿或套红头时套用合适的模板，以方便快速地生成符合要求的上下公文样式。模板与流程类似，也分公用、部门和个人三种。系统默认公用模板包括下行文（单独发文） 、 上行申请文（联合发文） 下行文（联合发文） 、 上行申请文（单独发文） 。1.1.1 新增模板第一步：填写模板基本信息。点
2、击“新增模板” ，在页面相应位置输入模板名称及描述内容，点击“下一步” 。图 1.1-1 第二步：模板编辑。在 图 1.3-2，所示模板编辑页面， 点击右上方的“模板导入” ，然后在弹出界面选择某个模板，点击“导入” 。在此模板的基础上进行编辑，然后保存为新的模板。陕西教育系统公文交换平台用户手册（发文版-公文流转）陕西省教育厅 第.3.页图 1.1-2注意：1. 对一个新建模板文件，其必须包含以下书签：保密期限、抄送、发文机关、公文 标题、公文文号、紧急程度、秘密等级、正文、主 题词。只有 这样才能保证成功制作后的模板在系统其它地方被正常引用。2. 顶级单位用户创建公用模板时，会有 选项让您
3、选择是否 对下级单位用户开放，选中“对下级单位的发布”选项，则下级单位也可以引用该模板。1.2 印章管理菜单位置：【常用设置】【印章管理】功能描述：添加公文流转所需要的电子印章，方便在“用印”步骤时使用。印章可分为三类，我创建的印章是指用户自己创建的印章，拥有默认使用权，并可以选择其他的使用者；我使用的印章是用户拥有使用权限的印章；所有办公印章是指本单位创建的所有印章。1.2.1 添加印章第一步：点击“新增印章” ，填写印章名称， “浏览”选择要导入的印章图片，在载入印章图片时系统会自动缩放成与实际印章相同的大小，如 图 1.4-1 所示。第二步：“浏览”选择可以使用此印章的用户。第三步：设置
4、使用密码，保证印章的使用安全，完成后“确定”即可。选择要导入的模板陕西教育系统公文交换平台用户手册（发文版-公文流转）陕西省教育厅 第.4.页图 1.2-1注意：1. 如果是初次使用本系统，在新增印章时系统给出如 图 1.4-2 所示的提示， 请先点击“下载”安装印章管理控制后，刷新页面即可。图 1.2-22. 印章图片可以使用 专门的印章制作软件进行制作，且图片必须为.gif 或.jpg 或.bmp格式。1.2.2 管理印章管理印章可“修改个人使用者密码” 、 “清空使用者密码” 、 “修改使用用户”及“移交合意管理权” 。在 图 1.4-3 中，点击相应按钮即可进行以上四种操作。如果是本人
5、创建的印章，在移交管理权后，本人只有使用权限，该印章也不会再显示在“我创建的印章”标签页中。图 1.2-3陕西教育系统公文交换平台用户手册（发文版-公文流转）陕西省教育厅 第.5.页1.1.3 硬件 EKey 电子印章注意：EKey 电子印章只支持重庆软航科技有限公司的电子印章，不支持其他第三方公司的电子印章设备。1.3 参数设置菜单位置：【常用设置】【参数设置】功能描述：分为常规、代号设置和文号类型三项。常规设置界面如 图 1.13-1 所示，需要启用的选项，勾选即可。图 1.3-1代号设置用来设置公文的档案全宗号及档案分类号，可以设置本单位的代号，也可以按部门分别设置。陕西教育系统公文交换
6、平台用户手册（发文版-公文流转）陕西省教育厅 第.6.页图 1.3-2文号类型用来设置发文登记时文号的发文单位或部门文号，登记的公文号一般由发文单位或单位文号+年份+流水号，此处设置好后在登记时会显示默认的文号类型，并可选择其它文号类型。城域综合信息平台用户手册（教育局版-公文流转）陕西省教育厅 第.7.页第 2 章 手工发文全过程2.1 手工发文菜单位置：【公文处理】【发文办理】【手工发文】功能描述：针对本单位中已经生效的并以其它形式（邮件纸张等）存在的公文，可以通过手工发文的形式将其进行发送，该发文无需通过发文流转，可以直接发送。新建手工发文文填写信息填写正文发文发送图 2.1-1点击“新
7、建手工发文” 。图 2.1-2进入 图 2.4-3 所示页面，在“填写信息”页面填写好公文的相关信息，类似有流程的发文拟稿。 图 2.1-3在基本信息内需要填写文号、标题、公文类型，主题词、主送单位、发送意见等，带*号的为必填项。填写正文时，直接选择模板套红，和印章盖章。不需要进入流程，拟稿结束后，在发文发送模块即可看已拟好的公文并进行发送。城域综合信息平台用户手册（教育局版-公文流转）陕西省教育厅 第.8.页第二步：正文编辑A 填写正文点击“填写正文”标签，进入 图 2.2-4 所示页面。在此页面中填写公文的正文内容。可以直接复制文档粘贴到填写正文，可以从文件打开你要填写正文的文档。B 选择
8、模板可以在此步骤中选择提前选择好模板，以便在缮印步骤时直接进行套红。选择了模板后可通过“预览套红”按钮预览效果。系统自动加载 word 或 wps 作为文档编辑器，所以操作与 word 或 wps 中相同，非常简单方便。C 套红给公文套红头文件。D 电子印章此次用于给公文盖公章。前提必须先在常用设置里的印章管理维护相关电子印章。图 2.1-4第三步：发文发送菜单位置：【公文处理】【发文办理】【发文发送】选择未发生公文打开之前拟好的公文，点击右下角的发送。此时公文就已经发送出去了。城域综合信息平台用户手册（教育局版-公文流转）陕西省教育厅 第.9.页图 2.1-5正文控制默认为“允许接收放进行正
9、文导出” 。在确保公文没有任何问题后，点击“发送” ，即可将公文发送给所选择的用户。【已发送公文】对于已发送的公文，可以查看其接收情况、详细信息、正文及处理单，并且可以进行“发文补发” 。已经发送的公文即显示在 Error! Reference source not found.的“已发送公文”标签页中。点击要查看的公文，查看接收情况，如 图 2.2-6 所示。图 2.1-62.2 发文管理菜单位置：【公文管理】【发文管理】功能描述：对发文进行管理，可以查看、删除等。点击“发文管理” ，公文在未发送、已发送、已归档及所有四类显示，如 图 2.3-1。图 2.2-1已发送的发文，可进行发文回收。回收后的发文变为“未发送”状态，并且无论接收方是否对收文进行操作，都同步删除所有收文。对于不需要的公文，可以进行删除，支持软删除，将公文暂时存放在回收站，需要时还可恢复。如果选择永久删除则无法恢复，在选择永久删除时，可同步删除收文，无论接收方是否对收文进行操作，都同步删除所有收文，如 图 2.3-2。图 2.2-2 城域综合信息平台用户手册（教育局版-公文流转）陕西省教育厅 第.10.页第 3 章收文全过程
