1、应付帐款模块基础知识培训 标准的 应付帐款流程是通过 A/P、 MM 模块，把供应商主数据作为明细科目进行未清项管理的核算流程。其按付款的性质分为应付货款、预付货款；按付款的对象分为集团内应付款和集团外应付款；按付款的内容分为应付货款、应付关税款、应付海关代征增值税款等。采购人员报销货款等发票时记入该帐户的贷方，付款时记入该帐户的借方，并对该科目进行清帐（核销）处理。在发票报销的同时系统将完成进项税的核算。 一、 基本概念 （一） 有关组织结构的概念 1、 采购组织： *对多个或单个工厂采购的基本组织单位。 *为工厂采购物料 或服务时，同供应商进行谈判的组织单元，并负责整个采购业务。 *一个采
2、购组织可以给分配给一个或多个公司代码，可以为一个或多个工厂提供采购服务。 *所有采购订单的下达和执行都要指定采购组织。 *现有系统将采购组织设在子公司一级，现有 LTL、 LNL、 LAS、样板采购组织、职能部门五个采购组织 . 2、 采购组： *负责特定采购活动的个人或一组人，是执行采购的最小单位。 *是各种采购情况的统计、分析的基本单位。 *目前采购组基本按各事业部的业务分类设置 ,将一个事业部对应一个或多个采购组。 *例如神州数码公司软件部设有 : LTL-微软 -软件、 LTL-IBM-软件、 LTL-CA-软件、LTL-ORACAL-软件。 3、 工厂： *在公司代码层次下，能够生产
3、产品、提供服务或分销货物的组织单元。 *物料需求计划在工厂层次进行。 *是物料评估的基本层次， 相同物料在不同工厂价格不同 。 *是成本核算的最低层次。 *可以有价（数量、金额）管理或无价（数量）管理，一个工厂不能同时进行有价和无价管理。 *现有系统中工厂对应我公司的事业部层次，一个工厂对应一个事业部 . *现有系统为每个子公司设置了一个零价工厂，事业部根据实际情况在零价工厂设置库存地。 目前我公司的维修备件和研发材料需要进入零价工厂。 4、 库存地： *在工厂层次下区分不同物料存储的组织单位。 *从物理 /逻辑上，把不同状态的物料分开。 *各种出库、入库操作都基于库存地点。 *现有系统物理库
4、存地基本根据实际库存地设置，逻辑库存地设有商品库、材料库、成品库、索赔库等。例如：蓝靛厂商品库、济南待修库。 5、 公司代码、采购组织、工厂、采购组的关系。 库存 采购 集团 集团 公司代码 1 公司代码 2 采购组织 1 采购组织 2 工厂 1 工厂 2 采购组 1 采购组 2 库存地 1 库存地 2 （二）有关主数据的概念 : 1、 供应商主数据： *包括 一般数据、公司代码数据和采购组织数据。 *一般数据包括名称、地址、国家、增值税号、银行、联系人等，在集团层。 *公司代码（财务）数据包括统驭科目、付款条件等，在平台层。 *采购组织数据包括订单货币、付款条件、贸易条件、合作伙伴（供货方、
5、开发票方、订购方等），在子公司层。 2、 物料主数据： *包含了物料在业务中需要的所有数据。 *是采购、销售、生产、存储、财务数据的起始点，也是它们的核心。也就是说，物料主数据将会影响系统中与物料相关的操作。 *它包括：基本视图、分类视图、采购视图、销售视 图、 MRP 生产视图、存储视图、财务视图。 （三）、有关采购定单的概念。 1.采购订单类型： *不同性质的采购业务通过不同的订单类型来完成。 *系统中的订单类型包括 NB-标准、 NA-普通、 RT-索赔、 UB-转储、 NC-零价。 索赔：是采购购订单的一种类型。 *物料收货后经过使用，因质量等其他问题需要退回供应商，供应商再提供质量好
6、的物料。因为所退货物不能对应原采购订单，需要重新建立采购订单属于索赔业务。 *索赔业务一般不产生应付帐款，在有些情况下会产生应付索赔差价款。 *索赔时会发生不能返物 而返款的情况，在这种情况下通过销售模块进行收款，物料将进行模拟收货和发货处理。 2.项目类别： *指采购物料的来源。 *系统按来源将采购订单分为标准、 L-外协、 K-寄存等。 寄存： *在创建采购订单时，项目类别选择 K-寄存。 *采购人员与供应商谈好价格（采购信息记录），按照该价格将供应商的物料存放在我公司（不是我公司的资产）。我公司因业务需要，将寄存物料消耗或转为自有资产。我公司定期将已耗用或已转为自有资产的某供应商寄存物料
7、结算清单打印出来并送交供应商，之后收到供应商依据结算清单开具的发票进行发票校验和 付款清帐。 *寄存采购订单的收货不产生会计凭证。针对寄存采购订单收货时将物料收到不属于我公司资产的特殊库存状态。 *只有当寄存物料转为自有资产或耗用时才产生相应的会计凭证。 *寄存结算时如果遇到实际发票与结算价格有差异，则需要先按结算价格做发票校验再冲销，然后在 A/P 模块手工录入结算凭证。 3.科目设定类型： *指采购的目的。 *系统按目的分为 1-备件采购、 2-研发采购、 3-办公用品采购、 A-固定资产采购、 Z-销售订单采购。 *根据核算的需要，不同的目的将记入不同的会计科目。 （四）、其他相关概念。
8、 1.基于收货的发票校验： 收货后才可以做发票报销。 2.预付定金请求： *用于做限额借款凭证。 *是一种注释性的项目。 *虽然在系统中是一种凭证，但实际上是一张未记帐的单行项凭证。 3.统驭科目： *是一个带有明细帐的总帐科目，所有的数据在录入明细帐时同时更新统域科目的余额。 *现有系统中设置了以下应付帐款的统驭科目： 1150100 预付帐款 -集团外 1150200 预付帐款 -集团内 1151100 预付帐款 -购置固定资产 2030100 应付帐款 -集团外 2030200 应付帐款 -集团内 2020100 应付票据 2060000 集团内应付款 9930200 预付定金请求 4.
9、特别总帐标志： *为了实现对一个供应商同时进行应付帐款、预付帐款、集团内应付款、预付定金请求的核算，将应付帐款作为该供应商的基本统驭科目，其他统驭科目通过不同的特别总帐标志区分出来。 *例如：现有系统中将 203 开头的科目设为基本统驭科目，特别总帐标志 A的统驭科目为 1150100或 1150200；特别总帐标志 B的统驭科 目为 1151100；特别总帐标志 R的统驭科目为 2060000；另外，为了实现付款和采购订单关联的功能，将特别总帐标志 D的统驭科目仍设为 203开头的科目。 5.帐户组： *标明供应商的分类，不同的帐户组的供应商有不同的字段选择及编号范围。 *现有系统将供应商分
10、为 10-集团内供应商； 20-集团外国内供应商； 30-集团外国外供应商； 40-临时供应商。 6.容差组： *规定了付款金额与报销金额在清帐时的差额范围。 *清帐时付款与报销的差额在此范围之内，差额记入营业外收支 -超收欠付。 *应付帐 款的容差组为 103，容差为 10 元或欠款的 1%，两者取小。 7.排序码： *在会计凭证的供应商行项目中，系统对定位字段的缺省值。 *决定供应商行项目的排列顺序。 *如果该供应商主要发生与采购订单有关的业务，一般选择 014-采购订单号 +行项目号，其它情况选择 001-记帐日期 +凭证号。 8.物料评估类： *决定了物料的库存会计科目。 *现有系统中
11、的评估类有： 1221-主要材料 1222-辅助材料 1340-商品 1341-维修备件 1361-自制产品 1362-自制软件。 二、 业务情景介绍： 1、 标准 ：创建供应商主数 据创建物料主数据创建采购订单 -批准 -收货 -收发票 -付款 -清帐 2、 寄存 ：创建供应商主数据创建信息记录采购订单并批准收货将寄存物料转为自有或消耗寄存结算显示行项目显示余额付款并清帐显示行项目显示余额 3、 索赔 ： A。索赔 无 差价： 发出的物料能够 全部返回 。 创建采购订单时，发货单价 =物料标准价格，收货单价 =发货物料标准价，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。 向供应商发出物料后，供
12、应商 全部不能返回 物料。 创建采购订单时，发货单价 =物料标准价格，收货单价 =发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中针对索赔采购订单模拟收货同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。 向供应商发出物料后，供应商只能 返回部分物料 。 创建采购订单时，发货单价 =物料标准价格，收货单价 =发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商只能返回部分物料时，先将返回部分做收货处理，再对不能返回的物料在系统中针对索赔采购订单模拟收货 ,同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行零 值清帐处
13、理。 B索赔 有 差价： 发出的物料能够 全部 返回。 创建采购订单时，发货单价 =物料标准价格，收货单价 =发货物料标准价 +差价。采购人员将物料发出，应付帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理。 向供应商发出物料后，供应商 全部不能返回 物料。 创建采购订单时，发货单价 =物料标准价格，收货单价 =发货物料标准价 +差价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中将索赔采购订单的收货行项目单价改为发货物料标准价，模拟收货同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单 进行发票、付款处理。 向供应商发出物料后，供应商只能 返回部分物料 。 创建采购订单时，
14、发货单价 =物料标准价格，收货单价 =发货物料标准价 +差价。采购人员将物料发出，当得知供应商只能返回部分物料时，在系统中将索赔采购订单的收货行项目拆成实际返回和不能返回两个行项目，实际返回的行项目单价 =发货物料标准价维护，不能返回的行项目单价 =（供应商索要的差价 -其他行项目的合计金额） /数量。将返回部分做收货处理，再对不能返回的物料在系统中针对索赔采购订单模拟收货 ,同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付 帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理。 C、 索赔物料发出后不能返回物料，给出返款额度，体现在下次采购中。 创建采购订单时，发货单价 =物料标准价格，收货单价 =发货物
15、料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中删除收货行项目，当发生下一笔采购时，将采购的物料维护进索赔采购订单，应付帐款岗根据差价进行发票、付款处理。 D、 零价值工厂的索赔 建议物料的出入通过借用归还流程，如果发生补款差价直接通过 A/P 模块核算。收到发 票时，借记：研发材料 或 维修备件消耗，贷记： XX 供应商；付款时， 借记： XX 供应商，贷记：银行存款或现金。 三、 业务流程图：（见后） 四、 AP 业务流程简介： 1、 原始单据审核批 对接收的原始单据（货款类借款单和相应的报销单）进行审核。检查采购报销单、采购借款单、用款申请表上的内容，确保金额、业务范围
16、编号、供应商等信息一致；查询采购订单历史信息，确保该笔借款和报销符合公司财务制度；检查单据的批准人是否有足够的授权；原始单据后所附的发票是否真实有效；要求填列的选项填列是否完整；书写是否规范等。审核人员根据制度和规定对单据的合理性、正确性做判断。对审核不能通过的单据，交经办人重新办理相 关手续。 2.结算 根据已通过审核的借款单，付给借款单上填列的款项，如果是限额支票，应填列对应的限额，付给支票时应在用途栏列示借款用途。付款后需登记详细的记录如借款人、借款日期、部门、支票号等，方便报销时查找此借款单。 若为现金借款， 出纳人员需先判断借款单与报销单是否匹配。在匹配的前提下，如借款金额与报销金额
17、相符，在报销单上加盖转帐付讫章；若借款金额小于报销金额且补给现金，填写尾款支出凭单，加盖现金付讫章；若借款金额大于报销金额应收回现金，填写收据加盖现金收讫章。并将结算后的 单据交由会计人员入帐。 3.预制限额借款 如果采购人员的借款是限额借款，会计人员根据采购借款单的信息，在系统中录入限额借款凭证并将系统产生的凭证号记录在 借款单 上。 借： 9930200 XX 供应商 凭证类型： KA-预付定金请求（有采购订单） 或借： 2030100 XX 供应商 贷： 102 银行存款（无采购订单） 凭证类型： KZ-采购付款。 4.发票校验 收到供应商的采购发票，将发票内容与收货、采购订单情况进行比
18、较，正确无误后记入应付帐款 并将系统产生的凭证号记录在 报销单 上 。 借： 9920000 收 货 /收发票 借： 2210100 应交增值税 -进项税 贷： 2030100 XX 供应商 （有采购订单） 或借： 4040101 费用（办公用品及消耗） 借： 2210100 应交增值税 -进项税 贷： 2030100 XX 供应商 （无采购订单） 凭证类型： KR-采购发票或 KG-采购冲红发票。 5、 付采购订单应付款 如果该项采购是通过采购订单进行并且 不是 真正的预付款，对于该项采购订单的付款要通过特殊总帐标志 D核算。对于 定额 借款，会计人员根据借款单内容，在系统中作 适当的会计分
19、录： 借： 2030100 XX 供应商 贷： 102 现金或银行存款 凭证类型： KZ-采购付款。对于 限额转成定额 的借款，可参照该笔限额借款，修改其金额后产生相应的记帐凭证。存盘后，系统会自动记录到统驭科目应付帐款 的 XX 供应商帐户中，同时 并将系统产生的凭证号记录在借款单上 。 6.付采购订单预付款 如果该项采购是通过采购订单进行并且 是 真正的预付款，对于该项采购订单的付款要通过特殊总帐标志 A核算。对于定额借款，会计人员根据借款单内容，在系统中作适当的会计分录： 借： 2030100 XX 供应商 贷： 102 现金或银行存款 凭证类型： KZ-采购付款。存盘后，系统会自动记录
20、到统驭科目预付帐款 的 XX 供应商帐户中，同时 将系统产生的凭证号记录在 借款单 上 。 7. 付无采购订单应付款 如果该项采购不是通过采购订单进行的，（例如：国外供应商赠送的研发材料或维修备件、或报销时可以提供增值税发票的费用），会计人员根据借款单内容，在系统中作适当的会计分录： 借： 2030100 XX 供应商 贷： 102 现金或银行存款 8.清帐 在系统中将匹配的付款与报销项目进行 清帐核销。系统自动会生成清帐凭证，检查凭证是否正确，已清项目是否正确，并记录系统产生的凭证号，凭证类型： KR-采购发票。 会计分录： 借： 2030100 XX 供应商（报销） 贷： 2030100
21、XX 供应商（付款） 9. 结帐 （ 1） 结帐前提： 已处理完当期所有业务和清帐。 已打开下一会计期间 -总帐结帐岗。 已维护好下月初的外币汇率 -总帐结帐岗。 （ 2） 检查供应商主数据是否创建公司代码数据 如果供应商仅有采购组织数据是可以创建采购订单并且收货的，系统没有相关的判断。但对于 收货 /收发票科目的核算来讲如果某供应商没有公司代码数据而产生了相应发生额，会影响到月末收货 /收发票科目的结帐等核算。因此该检查步骤是非常重要的。 （ 3） 供应商明细帐与凭证是否相等 验证帐证是否相符。 （ 4） 供应商明细帐与总帐是否相等 验证帐帐是否相符。 （ 5） 应付帐款未清项外币评估 进行
22、外币评估后，系统会按照 BA 及需要调整的行项目同时产生两类会计凭证。如果下月外币汇率升高，则本月调整凭证 借： 5220402 汇兑损益 -债权债务调整 贷： 2039900 应付帐款 -汇兑调整或 1159900-预付帐款 -汇兑调整 如果下月外币汇率降低，则本月调整凭证的借贷与前面的凭证相反；下月冲回调整凭证的借贷与本月的调整凭证正好相反。 （ 6） 收货 /收发票余额分析 按照采购订单逐笔分析收货 /收发票科目的余额是否全部在贷方（即收货尚未收发票），检查该科目借方余额的产生原因。（退货、索赔出库） （ 7） 收货 /收发票结帐 将收货 /收发票科目的贷方余额调整至应付暂估科目中，借方
23、余额调整至在途商品科目中。系统在调整时会同时产生两类凭证。本月调整凭证 借： 9929900 收货 /收发票调整科目 贷 ： 2039901 应付暂估 或借： 1349901 在途商品 贷： 9929900 收货 /收发票调整科目 下月冲回调整凭证的借贷与本月的调整凭证正好相反。 （ 8） 检查应付帐款科目余额方向是否正确 查询供应商的未清项目报表 ，逐个检查供应商的余额是否全部在贷方（收发票未付款），检查该科目借方余额的产生原因。 （ 9） 应付帐款余额调整 将应付帐款 -集团内和应付帐款 -集团外科目的借方余额调整至预付帐款-集团内和预付帐款 -集团外科目中。系统在调整时会同时产生两类凭证
24、。本月调整凭证 借： 1159901 预付帐款 -应付集 团外余额调整 贷： 2039911 应付帐款 -集团外余额调整 或借： 1159902 预付帐款 -应付集团内外余额调整 贷： 2039912 应付帐款 -集团内余额调整 下月冲回调整凭证的借贷与本月的调整凭证正好相反。注意：预付帐款不做调整。 10.执行相关报表程序 1） 应付帐款余额明细表 2） 应付帐款已清项目表 3） 应付帐款未请项目表 4） 应付帐款帐龄分析表 5） 超期未报销明细表 6） 应付帐款香港对帐表 应收及其他往来概览 一、概述 R/3 应收帐款的核算，是围绕着公司因销售产品、商品、提供劳务和服务而形成的 应收款项和
25、预收款项进行的业务核算。通过应收帐款的核算，及时地反映和监督公司应收帐款的情况，以及应收帐款在各事业部的分布情况。及时的反映和监督公司与客户之间的往来帐项。为公司资金管理，客户的信用管理提供可靠的信息。 未清项是管理重点。 其他应收款的核算的内容是集团内公司间的业务往来款项和集团外公司的其他应收款项。通过 A/R 模块，把集团内公司和集团外公司作为一类客户进行未清项管理。支付款项时，计入该帐户的借方，还款时计入该帐户的贷方，并对该科目进行核销处理。未清项是管理的重点。 员工借款报销业务也是通过 A/R 模块，把员工作为一种特殊的客户进行未清项（往来帐）管理。它所涵盖的业务包括除货款、运费外的所
26、有由员工经办的个人借款业务。如员工差旅费借款，为日常营运开支的各种借款，包括：广告费、招待费、会议费、各种租金、物业管理费借款等。员工借款明细帐按人员编号设置，借款时计入该帐户的借方，报销时，计入相关科目的同时，对该科目进行核销处理。并对未清项进行重点管理。 二、主要概念 1、业务范围： *是会计对象。 *一个组织内单独运作的部门。 *不要求外部报表。出于内部核算的考虑，可发布自己的财务报告。 *每个业务范围都可以属于一个或几个公司代码。 *同一集团（ client）内各公司代码可以使用相同的业务范围。 *编制完整资产负债表和损益表的最小单位。 2、销售区域： *由销售组织、分销渠道、产品组构
27、成。 3、业务范围与销售区域： *一个销售区域对应一个业务范围。 4、工厂： *能够生产产品，提供服务或分销货物的在公司代码中的组织单元。 *物料需求计划在工厂层次进行； *在工厂一级对物料进行评估； *物料在工厂层次价格相同，不同工厂价格不同； 5、 物料主数据： *包含了物料在 业务中需要的所有数据。 *是采购、销售、生产、存储、财务数据的起始点，也是它们的核心。也就是说，物料主数据将会影响系统中与物料相关的操作。 *它包括：基本视图、分类视图、采购视图、销售视图、 MRP 生产视图、存储视图、财务视图。 *不同的视图有不同的组织结构。 6.物料评估类： *决定了物料的存货科目、销售成本科
28、目等与物料移动相关的会计科目。 *现有系统中的评估类有： 1221-主要材料 1222-辅助材料 1340-商品 1341-维修备件1361-自制产品 1362-自制软件。 7、科目设置组： *在销售 视图中，是确定收入科目的重要因素之一 *科目设置组设置错误将会影响销售收入的分类统计。 科目设置组 名称 用 法 01 产品 对应产品销售收入 02 软件 对应软件销售收入 03 商品 对应商品、主要材料、辅助材料的销售收入 04 技术服务 对应维修备件销售收入和咨询、维修、培训等技术类收入（技术服务收入） 05 其他业务 对应租赁、房屋转让等收入（其他业务收入） 06 预留折扣收入 仅针对预留折扣业务收入（其他产品收入） 07 折扣销售 仅用于平台补亏（实际 折扣） 8、客户主数据： *建立在三个层次上：一般数据、公司代码数据、销售区域数据。 *一个客户在集团内编码唯一。 *一个客户可以对应多个销售区域和公司代码。 9帐户组： *标明客户的分类，不同的帐户组的供应商有不同的字段选择及编号范围。 *现有系统将客户分为 10-国内售达方； 20-国内送达方； 30-集团内客户； 40-国外客户；50-一次性客户； 60-员工； 70-其他客户。 10、容差组： *规定了收款金额与销售金额在清帐时的差额范围。 *清帐时收款与销售的差额在此范围之内，差额 记入营业外收支 -超收欠付。
