1、 公司部门职能分解 （ 讨论 稿 ） 希百寿药业有限公司 2014.8 职能分解的概念 职能 概念 职能分解是企业组织结构 确定以后，对职能管理部门管理职能，业务、技术、生产 等 部门的执行职责进行 细化和完善的工作。 一般 职能分解 分为“一级职能”、“二级职能”、“三级职能”。 有关概念之间的关系： 表： 1-1 概念 浅译 说 明 职能 部门的功能 企业 （ 组织 ）中所设立的各部门的功能。 职位 职业位置 在部门职能中所承担的角色；依据部门职能需要设置职位。职位一般指的是管理 人员，相对固定的工作场所称为岗位。 职务 职位称谓 对承担职能的人的称谓。例如：部长、 主任 、 总经理 等。
2、 职责 职位责任 职能赋予的责任，一般有大小、主次之分，与职权相对应。 职权 职位权力 职能赋予的权力，所承担职能范围内的资源调配，事件的处理决定，文件的审批等，与职责相对应。 通用职能 概念 ： 适用于所有职能部门和执行单位 二级职能 三级职能 1、 规章制度建设 1、 依据公司办公室制度建设的 整 体部署， 制订、修改和完善 本 部门职能范围内的各项管理规章 、 制度； 2、 按程序逐级报领导审批； 3、 在本部门职责范 围内， 组织相关部门 、单位 贯彻 和 执行； 4、 对执行情况不定期进行检查、监督。对不按规定执行的部门、个人进行 处罚 。 2、 绩效考核 1、 依据公司年度经营目标
3、，以及下达的季度（月度）经营管理目标， 由部门管理者 分解到基层执行单位； 2、 认真分析本部门 负责 的各项 绩效指标 ， 制定 完成 这些绩效指标 的具体措施； 3、 按本部门的职责范围，督导、跟踪、检查相关部门目标完成情况； 4、 对执行单位目标完成情况进行考核 ； 5、 依据绩效管理制度，对本部门员工进行绩效考核 。 3、 计划管理 1、 依据公司的年度经营 和工作 计划，制定本部门季度（月度）工作 计划； 2、 各项计划按管理权限 经批准后 ，本部门 认真组织 计划 实施； 按期分析、总结 各项 计划完成情况。 及时总结，并在述职报告中提交计划完成状况。 - 3 - 4、 员工管理与
4、培训 1、 用 企业文化理念 ， 结合 希百寿 核心价值观体系培育员工的职业道德、经营理念、 工作态度、 创新意识 等， 不断 提高员工 基本 素质。 2、 根据工作和员工发展需求，组织员工培训并评估培训效果 3、 关心本部门员工身心健康和生活，不断提高员工的凝聚力和向心力 。 5、 领导交办事务 1、 完成工业公司领导安排的临时性工作。 部门的职能分解 一 、 办 公 室 一级职能： 负责公司文 件发布，内外事务协调，安排 总经理 的日常及重要活动，做好文秘管理、会议管理等 。 二级职能 三级职能 1、公司文件发布 1、 按文件管理规定与传递流程负责 公司 文件的收发、处理、传阅； 2、 负
5、责本部各种文件的审查、申报、签批和统一对内、对外的发布； 3、 承担公司新闻发布、信息分析和上报工作 ； （交叉） 2、内外事务协调 1、 牵头做好与相关政府部门 、行业管理机构 之间的联系， 协调公司与这些部门和机构的关系，形成良好的社会合作氛围； 2、 为 总经理 做好与公司各部门及外部事务的联络、协调与沟通工作 ； 3、 在对外交往中注重树 立形象，增强企业知名度，建立企业工作网络 （交叉） ； 3、总经理活动安排 1、 负责总经理的工作、活动的日常安排； 2、 负责总经理与副总经理、中层干部的信息沟通和文件传递； 3、 负责公司领导参加的社会公益活动进行统一管理，酌情处理安排 ； 4、
6、会议管理 1、 组织安排总经理办公会议及公司重要会议工作； 2、 牵头做好会议的各项准备工作，具体执行例会管理规定 ； 3、 负责公司会议室及会议室内的设备的管理； 5、文秘管理 1、 负责外来函电的收发、分转、催办、立卷归案管理等工作； 2、 负责总经理办公会会议的纪录和会议 决定的督办； （交叉）； 3、 负责起草公司领导重要文件、会议报告及主要领导讲话工作； 4、 管理总经理的待批文件，负责文件的接收（内部和外来文件）、登记、传阅、下发、归档工作； - 4 - 6、公司档案资料管理 1、 负责公司技术档案材料的收集、整理、立卷、归档保管、统计和建立健全制度等工作； 2、 负责各部室向档案
7、室移交档案的具体准备工作； 3、 负责复制和修备破损的档案材料及承办鉴定、销毁已过保管期限的档案材料的具体工作；加强安全知识，做好防火、防盗、防虫、防潮等工作； 4、 督促有关部室正确的调整所需要归档的材料立卷工作 ； 7、招待事务管理 1、 负责接待来客、来宾并安排食宿及有关业务事项； 2、 负责公司本部业务招待的各项管理工作； 3、 负责 办公 车 辆 的管理； 二 、 企业管理办公室 一级职能： 负责企业文化的融合和推广；建立健全企业法规制度；组织编制公司中长期发展规划；企业年度综合经营计划的分解、落实和考核等工作 。 二级职能 三级职能 1、综合计划 1、 负责根据企业年度工作重点，分
8、解制定各部门重点工作，制定各部门年度目标和考核方案并进行考核 ； 2、 负责编制 公司 的年度综合生产计划；对综合生产计划进行修订调整 ； 3、 协助领 导完成费用审批工作，负责费用审批单的接收、传送、归档与整理汇总； 2、内部监督管理 1、 制订完善各项规章制度 ； 2、 加强企业内部各项管理制度的监督，跟踪验证制度的落实情况，通过制度的梳理审核，消除企业内各部门管理盲点 ； 3、负责建立健全企业合同管理制度并负责企业对外签订合同（协议）的档案管理工作 ； 4、 根据组织机构调整，负责部门职责的修订与调整 ； 5、 负责企业文化建设及管理模式的推进 ； （交叉）； 6、 负责完成年度、半年和
9、各月 业务 公开栏（经济运行公开栏）内容 ； 3、综合管理考核 1、 负责制订完善科室业 绩、生产车间生产经济责任制考核工作 ； 2、 负责制订完善 ， 食堂考核方案并组织实施 ； 3、 负责对考核结果进行汇总评分，并提出反馈意见和建议 ； 4、 负责建立考核档案，定期对各部门考核情况进行综合评价和衡量 ； - 5 - 三 、 人力资源部 一级职能： 负责 公司 员工日常管理、员工培训、考核、薪酬与福利以及劳动合同等管理 。 二级职能 三级职能 1、员工日常管理 1、 负责公司本部各部门的考勤管理和劳动纪律管理； 2、 负责办理公司本部干部、员工调配、任免、晋升、奖惩、解聘等手续， 做好 人事
10、管理工作； 3、 负责职工劳动合同 的日常管理工作 ； 4、 根据国家有关规定及厂职工奖惩条例办理职工奖惩事宜 ； 5、 专业技术人员职称申报、管理工作 ； 2、薪酬与福利管理 1、 编制年度工资总额及部门奖金费用预算；制定年、季度、月工资基金使用计划 ； 2、 确定公司本部工资计算发放程序与手续，编制公司本部各部门的员工工资 表； （交叉）； 3、 负责办理公司员工的社会保险手续，定期缴纳社会保险费； （交叉）； 4、 负责办理公司员工各种准假的一切事宜； 3、员工培训管理 1、 负责培训需求调查，制定并组织实施年度培训计划 ； 2、 对培训效果进行考核评估， 提交评估报告 ； 3、 负责职
11、工岗位培训及学历教育管理工作 ； 4、员工考核管理 1、 依据年度确定的目标计划对中层管理人员实施考核； 2、 负责制定劳动纪律考核计划，并组织实施 ； 3、 负责后备干部晋升前的考察评价工作 ； 4、 定期对员工的绩效进行考核评价 ； 5、 负责技能鉴定工作的组织与实施 ； 四 、 财务部 一级职能： 负责组织研究制定 公司 的各项财务会计制度和财务政策；企业的资金管理、财务预算及成本管理工作；负责审核或参与拟定重大经济合同、协议及有关经济文件；做好税收筹划、财务预测及物价审核工作 。 二级职能 三级职 能 - 6 - 1、 财务预算 1、负责财务分析，编写财务报告。 2、负责预算的编制和登
12、统工作。 3、负责对原始票据进行审核。审核原始凭证的合法性、真实性、完备性、正确性及记账分录是否符合制度规定。 4、负责对报销审批程序的审核。 5、负责对预算的执行情况进行汇总分析、考核、评价，每月编制资金、费用执行情况表，按月进行通报。 2、 成本核算 1、负责拟定成本核算方法，编制成本计划；核算产品成本。 2、对成本、利润、费用进行分析，提出分析报告；建立原始记录帐卡等资料。 3、指导车间成本核算的日常工作及核算程序的完善。 4、编制车间单位成本计划和厂成本费用预算。 3、 销售合算 1、负责销售核算；提取销售税金；计算销售利润； 登记销售明细帐。 2 、负责登记主营业务收支、营业外收支、
13、其他业务收支、产成品明细帐；负责成品帐管理、核算，月末与仓储科对帐；协助有关部门对成品进行清查。 3、负责每月编制销售利润等有关报表，进行利润的分析，为领导经营决策提供可靠依据。 4、 固定资产管理 1、负责建立固定资产卡片，办理固定资产的增减、调拨、清理等日常业务；审核固定资产的价款、报废计划。 2、负责建立固定资产原始台帐、定期组织对固定资产 进行清查盘点；定期编报固定资产报表。 3、负责核算固定资产、在建工程明细帐。 4、处理固定资产报废清理的账务工作。 5、 材料核算 1、负责拟定企业原辅材料核算办法，并进行分类核算和帐务处理。 2、对企业各类材料原始收发凭证进行审核、分类、汇总，计算
14、出成本核算所需各项数据。 3、负责组织有关部门定期进行库存原、辅材料的清查盘点。、 4、负责建立原、辅材料分类明细台帐；编报有关报表。 5、负责月末与仓储中心对帐。 6、 明细帐管理 1、负责短期借款、应付工资、应付福利费、预提费用、管理费用、营业费用、财务 费用、长期投资、待摊费用、所得税等项目的登记及核算，月底为成本核算及报表提供可靠数据。 2、负责应付工资的核实、发放及工资明细表的留存备案、工资卡的管理。 3、负责建立健全各明细帐台帐，编制费用报表，为领导决策提供可靠的依据。 4、负责拟订费用计划及分析，以及福利费的提存 。 - 7 - 7、 税收管理 1、办理税务登记、变更税务登记和注
15、销税务登记，办理一般纳税人资格认定证书。 2、办理增值税专用发票，普通发票的领购手续；增值税专用发票防伪认证手续。 3、按照税法规定审核各项税费核算计提正确与否，注意运用好各项优惠政策，合理避税减负。 4、负责编报国税、地税要求的重点税源表、企业表等各种税表。 5、办理需税务局审批的各类事项： 6、做好税务资料整理、立档及调阅等管理工作，配合各项审计、税务稽查、调查等工作，提供资料，及时沟通。 8、 物价管理 1、负责参与制定本单位物价管理制度、办法、协助好主管领导工作。 2、负责审核、收集、整理物资采购价格，并做好价格的备案及上报工作。 3、负责收集价格信息，为本单位采购提供决策依据。 4、
16、参加招投标会议及价格审核的统计、分析与总结等。 9、 银行出纳 1、办理银行结算业务。对一切开 支项目，必须经 相关 领导审核签批，方可办理。严格控制签发空头支票。 2、登记银行存款日记帐。银行存款的帐面余额要及时与银行对账单核对，月末要编制“银行存款余额调节表”，使账面余额与对账单余额调节相符。要及时掌握银行存款余额，不准签发空头支票。 3、装订银行会计凭证，打印银行存款日记账。 4、保管有关印章和票据，对于签发支票所使用的印章，要分人分别保管。 10、 现金出纳 1、负责每日现金收付款业务，对所报票据进行审核。库存现金不得超出限额，不得以“白条”抵充库存现金。 2、按时对每天发生在职责内的
17、业务逐笔登 记，按时结账，并对当月凭证进行汇总。 3、对经财务主管审核过的凭证进行装订。每日 登记 现金日记账，核对库存现金，保证账面余额与实际库存现金相符。 4、保管所需要票据和印章。保管好保险柜钥匙及其密码，不得任意转交他人。 五 、 设备管理部 一级职能： 负责本厂设备管理和维修；设备的计量和节能；备件管理等工作 。 二级职能 三级职能 - 8 - 1、设备技术 1、负责编制和实施设备年、季、月度修理计划。 2、参与制定本企业设备管理工作的方针目标、规章制度、技术标准、定额及设备操作维护规程，并组织实施。 3、检查、监督生产 设备的使用与维护；组织好对车间设备管理与维修的业务指导；负责设
18、备状态监测和诊断技术工作。 4、负责制定年度设备技改、更改和设备维修项目实施方案并落实。 5、负责整理设备故障等方面的资料，指导和解答设备统计方面的技术问题。 6、监督检查设备维修计划执行情况；协助使用部门对改造后的机械设备的后期维护和管理工作。 2、设备维修 1、负责 电气设备、实施的调试与控制。如：测量仪器、传动装置、过程控制系统、安全装置、报警装置等 ； 2、负责制定 公司动力设备 的年、月 运转 计划，并负责 动力耗材的 发放、保管工作。 3、负责 指导各车间 动力设备运转 工作，确保设备 正常 运转 。 4、定期检查和监督各车间 设备运转 完好状况 。 3、 设备节能 1、负责编制企
19、业年度节能计划，并能分解节能指标；负责制定各车间能耗定额。 2、准确及时上报节能报表；负责对职工进行节能的宣传工作，使节能意识深入职工人心。 3、巡回检查各车间的能源使用情况，对 水、电、蒸汽、压缩空气的节约措施进行指导。 4、负责制定能源管理方面的规章制度及考核奖惩办法。 4、 生产设备管理 1、负责管理生产设备的原始记录、固定资产台帐、报表以及建卡和统一编号工作。 2、办理设备的验 收、移交生产、内部转移、调出、借用、封存、启用、报废等手续。 3、负责编制年度设备检修计划。 4、检查设备维修计划执行情况，统计与分析设备利用、生产能力、维修费用、故障频率和设备事故情况。 5、设备 、设施 档
20、案管理 1、负责建立健全设备档案管理制度，明确管理范围和内容。 2、负责全厂各种设备图纸、说明书等有关设备档案的统一保管和借阅工作 ； 3、 设备退役时应重点关注相关的 GMP文件和记录的保存，尤其是电子化的记录。应确保在文件的存档周期内记录仍然可读（保留相关的读取设备以及必要的软件等） 4、 、 对设施和设备的 维护和维修活动完成之后，应进行必要的清洁（或灭菌），确保维护活动不会对后续的生产操作以及产品质量造成影响（例如清除润滑油等残留物、微生物污染等）。 6、备件采购 及验收 1、负责外购零配件的调查、选型、 订购工作。 2、负责零备件的合同管理和收集配件初期使用的质量信息。 3、负责办理
21、零配件材料到货误期、质量低劣和损坏件的索赔工作。 4、负责对到货情况的登记工作。 5、负责对备件开箱后，根据装箱单核对备件名称、图号、规格、数量，并做外观性质量检查工作。 6、根据备件验收情况，做相应的记录。 - 9 - 六 、质量管理部（质保科） （ 本部门已做修改 ） 一级职能： 负责对质量体系进行协调、指导、督促和检查，并不断完善 ；客观公正地对企业所生产产品的质量进行全过程监督， 组织制定质量管理制度；对产品质量进行综合分析；负责对药品各项检验的管理工作。 二级职能 三级职能 1、全面质量管理 1、负责编制质量管理手册，制定质量方针及质量目标。制订各级质量责任制、质量计划、质量保证方案
22、和有关质量检验方面的管理制度； 2、负责督促仪器的及时送检，配合检验仪器的校验工作，保证仪器在校验的有效期内使用； 3、参与有关质量管理方面的规章制度的制订； 2、 GMP 体系管理 1、组织协调质量体系职能部门对质量体系文件的编制和修改；负责对与生产质量相关的各种文件的制定、审核工作； 2、按照药品标准，对各车间产品进行监督检验，并对检测结果的正确性和可信性负监督责任； 3、严格执行生产流程质量三检制度即原辅材料、半成品、成品检验制度及物料的检验审核放行，对药品生产过程中的部分不合格品提出处理意见，并监督处置； 4、对产品 检测 结果进行 分析 ，发现问题，分析原因，提出解决措施； 5、负责
23、生产全过程的质量监督，严格执行 生产过程 监控管理和质量控制点管理； 6、制定年度自检总计划，组织每次自检，完成自检记录与报告，对发现的问题及时通知相关部门进行整改，并完成整改报告； 7、制定年度验证总计划，监督验证项目的完成； 8、负责各种偏差的处理，监督纠正措施的执行，保存偏差处理的记录与报告； 9、负责与生产相关的各种变更控制及变更后评价工作； 10、负责对物料供应商进行质量审计和评估，完成审计记录与报告； 11、负责用户访问、质量投诉、质量事故等全过程的处理，完成相关记录与报告； 12、负责药品不良反应的监测、报告工作。 13、负责产品留样 及持续稳定性考察样品的管理工作； 14、负责
24、批生产记录和批检验记录的审核工作； 15、负责产品的年度质量回顾分析报告及工艺用水（包括纯化水和注射用水）的监测数据汇总分析报告； 16、另外负责各种检验报告的打印、盖章、分发工作。 3、质量统计 1、负责产品生产质量月报及年度各项检验数据的汇总分析评价及各品种年度生产数量统计； 2、负责有关生产质量资料及原始记录的收集、整理和保管，并负责本年度的文件、资料的存档； - 10 - 七 、 生产部 一级职能： 负责 公司 的生产调度协调工作；对各车间现场工艺技术进行指导；组织新产 品的试制及原有产品的改进；组织对生产作业计划完成情况统计和分析、审核生产统计报表 。 二级职能 三级职能 1、生产调
25、度 1、进行生产环节的调度；深入生产现场，了解生产进度，及时协调处理生产中出现的问题，重大问题及时上报 ； 2、参与组织生产调度会，检查督促调度会决定的执行情况 ； 3、协助衔接生产所需物资的供应，协调生产与其他职能部门的工作关系 ； 2、生产统计 1、负责生产进度、生产品种、原辅材料投入数量、质量等生产计划实施情况的统计工作 ； 2、负责建立或健全统计台帐，及时呈报生产统计表 ； 3、协助分析、研 究生产过程中出现的新情况、新问题、负责拟写分析报告 ； 3、生产计划 1、按 公司生产目标 下达的月、半年、年生产计划 ， 编制具体生产计划 ； 2、随时了解和掌握计划的实际执行情况 ； 3、根据
26、 公司 计划变更通知，及时调整生产作业计划并监督执行 ； 4、 负责与相关部门协调，保证原料、辅料及其它生产所需条件的供应 ； 5、 负责每天对实行投料情况和生产情况做出记录 ； 4、 生产 工艺 1、认真贯彻实施 国家药品生产质量管理规范的标准 ； 2、认真执行各项工艺技术标准、工艺纪律和工艺管理规定，监督、检查车间的工艺质量管理工作 ； 3、 技术文件应按照 GMP 文件的要求进行管理和存档 。 如： 技术规格 、操作规程、图纸（线路、管路、平面布置图等）、 测试方案和报告（试运行、确认 等）、 维护、清洁、灭菌规程、 校准文件、 维护手册、 使用日志等 4、做好工艺控制，包括对于生产设备 , 物料 , 操作参数 , 质量控制参数 ,收率等方面的控制； 5、 做好中间质量控制，测试一定时间后中间物料的水分或干燥失重；同时也需要控制加热温度，真空度，搅拌 /旋转速度，装载量，持续时间，排气温度等等相关工艺参数和设备参数值，
