1、 危化品管理系统用户操作手册大连化学物理研究所 信息中心 二一三年九月1目 录第一章 总体说明 .11.1 系统功能概述 .11.2 登录科研条件危化品管理系统 .3第二章 采购申请 .42.1 采购申请填写 .42.2 课题组长审批 .52.3 综合处审批 .62.4 采购申请人打印 .6第三章 入库 .7第四章 领用 .9第五章 处置管理 .105.1 处置新增 .105.2 课题组长审批 .11第六章 共享 .12第七章 转移 .12第八章 报表查询 .148.1 流水记录查询 .148.2 库存查询 .148.3 收发存汇总表 .158.4 课题组查看共享信息 .158.5 管理部门查
2、看共享信息 .168.6 采购申请执行情况表 .162第一章 总体说明1.1 系统功能概述危险品管理系统主要实现对危化品品种明细管理、采购申请及审批流程、课题组入库管理、课题组出库管理、危化品处置管理、部门间危化品转移、危化品的共享、实时库存查询。主要基于以下管理模式设计：1. 每个课题组即部门必须分配一个人员负责危化品采购申请，入库，出库、处置、共享及报销的所有工作。所以在设计各功能点的权限时按照部门设计即可。2. 综合处综合管理各个课题组的执行情况，对课题组提出的采购申请进行最终的审批，只有审批通过后，课题组才可以购入和入库。3. 每个课题组管理本部门的出入库、共享业务，管理本部门的库存情
3、况。所以系统设计在出入库业务等库存操作时按照部门权限进行控制。4. 每个课题组即部门设置一个负责人。并且管理库存到房间。所以负责人在部门地点库中进行设置即可。5. 具体的品种明细由综合处统一管理，避免出现一个品种多个名称的情况。系统的总体功能框架如下：危 化 品 管 理 系 统基 础 设 置 日 常 业 务 管 理部 门地 点信 息 品 种明 细信 息 供 应商 信息 采 购申 请管 理 入 库业 务 出 库领 用业 务 报 表 查 询实 时库 存查 询 流 水记 录查 询处置业务品 种互 斥信 息表 共 享业 务 危 化品 部门 间转 移业 务 收 发存 汇总 表查 询3科研条件危化品管理系
4、统功能包括：1. 期初库存：用于系统上线时导入当前的库存信息。 。2. 采购申请：用于采购申请信息的填写、提交，审批及打印。3. 入库：用于对采购来的材料进行入库操作。4. 领用：用于对已经入库的材料进行领用出库管理。5. 处置管理：用于课题组人员对已领用的危化品进行处置管理。6. 共享：用于对共享材料的登记管理。7. 转移：用于不同部门不同地点的材料进行转移管理。8. 报表查询：用于查看材料流水、库存、共享等汇总信息。9. 基础数据：对业务流程中固定的数据进行统一维护，方便业务处理及管理。下图列出了本系统的每个部门的分工及负责的工作内容。综合处进行基础数据的维护工作、采购申请的审批、部门间进
5、行危化品转移的操作及各部门报表查询。课题组库管负责采购申请的录入、入库管理、出库领用管理、处置信息的录入等日常管理工作。课题组组长负责采购申请的审批、处置数据的审批及可以实时查询本部门的库存情况。危化品管理总体流程图基础数据维护 日常业务处理 报表查询课题组长课题组库管综合处采购申请开始审核提交审批 不通过审核提交审批入库 日常领用出库 处置申请共享数据维护部门间转移维护不通过部门地点 品种明细 品种互斥信息等基础信息维护可以实时查询各课题组库存情况可以实时查询本部门的库存情况可以实时查询本部门的库存情况审核审核提交审批提交审批不通过不通过处置供应商信息维护1.2 登录科研条件危化品管理系统首
6、先用户登录 ARP 系统，然后点击 “科研条件”，在科研条件管理系统功能菜单中可以看到“危化品管理”，不同角色的用户登录显示不同的菜单，下图是以管理员角色登录显示页面，如图所示：4第二章 采购申请2.1 采购申请填写该功能是用于采购申请信息的填写、暂存、提交及打印，用户进入科研条件危化品管理系统，点击“采购申请”“采购申请填写”菜单，进入采购信息填写页面，该页面包括功能按钮、流程查询页面及采购申请的修改查看页面。如图 2.1 所示。图 2.1 研制过程项目列表页面1. 填写采购申请：用户在采购申请页签页面填写详细的申请信息。主要包括采购申请号（由系统自动生成） 、申请部门（根据登录用户系统自动
7、带出所属部门） 、申5请人（根据登录用户姓名系统自动带出） 、供应商名称（在已维护数据中选择，必填） 、采购申请日期（系统自动带出） 、期望到货日期（必填项） 、使用人（选择申请采购危化品的使用人，必填项） 、备注(采购申请事由) 。点击 添加按钮，对欲申请的危化品品种信息进行填写，包括品种编码（点击品种编码下方空白处进行选择，必填项） 、品种名称（根据所选品种编码自动带出） 、别名（根据所选品种编码自动带出） 、CAS 号（根据所选品种编码自动带出） 、分类（根据所选品种编码自动带出） 、化学属性（根据所选品种编码自动带出） 、计量单位（根据所选品种编码自动带出） 、申请数量（点击申请数量下
8、方的空白处进行填写，必填项） 、存放地点、准备使用周期（天） （必填项） 、课题号、已入库数量、备注。如有附件，则在“附件”页签中进行上传。2. 提交采购申请：在采购申请填写完成后，点击如图 2.1 页面上方的“提交”按钮，即可将此采购申请提交至下一环节进行审批。3. 打印采购申请：点击如图 2.1 页面上方的“打印”按钮，可打印该采购申请。2.2 课题组长审批该功能是采购申请中课题组长审批的环节。用课题组长的身份登录系统后点击“采购申请”下的“待处理”菜单，进入待审批查询界面，如图 2.2 所示：图 2.2 采购申请课题组长待处理页面点击如图 2.2 中待审批数据的采购申请单号，进入课题组长
9、审批页面，如图 2.3 所示：6图 2.3 课题组长审批页面1 审批通过：课题组长如果对采购申请及附件内容无异议，则在“办理意见”页签中填写办理意见后，点击页面上方的“提交”按钮，表示课题组长审批通过，该采购申请提交至下一环节进行审批。2 审批未通过：课题组长对采购申请或附件内容存在异议，则在“办理意见”页签中填写办理意见后，点击页面上方的“退回”按钮，将此采购申请退回至申请人进行修改。3 打印：点击页面上方的“打印”按钮，即可打印出改采购申请的明细信息。2.3 综合处审批该功能是采购申请中综合处审批的环节。用有危化品综合处审批权限的用户登录系统，其余操作同 2.2 课题组长审批，请参考。2.
10、4 采购申请人打印该功能是采购申请经过课题组长和综合处审批完成后申请人可以打印申请采购并进行申请办结的操作。用申请人用户进入科研条件危化品管理系统后，点击“采购申请”下的“待处理”菜单。可以看到审批完成的数据，如图 2.4 所示：7图 2.4 采购申请人待处理页面点击要办结数据的采购申请单号，进入打印、办结页面，如图 2.5 所示：图 2.5 采购申请人打印、办结页面1 打印：点击页面上方的“打印”按钮，即可打印出该采购申请的明细信息。2 办结：点击页面上方的“办结”按钮，即对该审批、打印完毕的采购申请正式办结。第三章 入库该功能用于研究所用户对材料进行入库操作。用户登录科研条件危化品管理系统
11、后，点击功能菜单中 “入库”菜单， 进入入库单查询页面。如图 3.1 所示：图 3.1 材料入库单查询页面1. 增加：该功能是用户对危化品入库单的填写操作，点击上图 3.1 中的增加按钮，进入材料入库单信息填写页面，选择“采购申请单号”后系统将根据采购申请单号自动带出其他入库信息，如下图 3.2 所示。点击“入库”按钮可将此比采购申请列出的危化品入库；点击“返回”按钮则返回查询页面；点击“打印”按钮可进行入库单的打印。8图 3.2 入库单填写页面2. 复制红字单据：该功能是用户解决危化品入库单对冲问题，如果用户填写入库单时对库存数量等信息填写错误了，用户可以选择复制红字单据进行数量对冲，选中一
12、条记录后点击上图 3.1 中的复制红字单据按钮，进入危化品入库单信息填写页面，页面数据与选中的记录一致，只是单据类型为红字单据，修改相关信息后点击入库按钮即可，复制红字单据页面如下图 3.3 所示：图 3.3 复制红字单据页面3. 复制蓝字单据：操作同“复制红字单据” 。4. 直接出库操作：对刚做完入库操作的材料，可以对其直接出库的操作。点击如图3.2 的“入库”按钮后，页面跳转至直接出库的操作页面，如图 3.4 所示。填写了欲直接出库数量后，即可点击“直接出库”按钮，对刚刚入库的材料进行相应数量的直接出库。9图 3.4 直接出库页面第四章 领用该功能用于对已经入库的材料进行领用出库管理，可以查看、删除已生成的出库数据，新增领用及复制红蓝字单据。用户点击“领用”菜单，进入入库材料的领用界面，如图 6.1所示。图 4.1 领用页面1材料领用：点击如图 4.1 中的“增加”按钮，进入新增出库页面，如图 4.2 所示，选择完领用人和单据类型后，点击出库单明细下方的“增加”按钮，在品种编码下选择欲出库的在库材料，并选择存放地点，填写出库数量后，即可点击页面上方的“出库”按钮进行材料出库领用。
