1、書 信 撰 寫,進修部四技機械三甲17-0310,課程綱要,課程目的書信的作用書信的分類,信封格式信箋格式電子郵件,課程目的,了解書信之作用了解書信之格式培養撰寫書信之能力,書信的作用,用以聯絡感情、溝通事務的文字屬於應用文,故事,魚雁往返圈兒詞,書信的分類,對象：輩分親疏功用：聯絡感情議論事理交際應酬實際應用,密封形式：密封信件非密封信件傳遞形式：郵遞、託帶、口信、電子郵件,信封格式內容,信件格式,紙本信封格式,信封形式中式直式西式橫式國外使用國內使用信封內容封文格式封文內容,中式直式信封格式,中式標準信封直行直書信封上印有長方形的紅色線框框右欄：收信人之住址等資料框內欄：收信人姓名、稱謂和
2、啟封辭框左欄：寄件人之住址等資料,我是郵票,陳社長 O O鈞啟,台北市OO路O段OO巷1號 梅友仁緘,高雄市楠梓區大學路號,700,依照中國傳統觀點，信封又可從上至下區分為天、人、地三個部分。天欄除了右側收信人郵遞區號以及左側的郵票，框右欄書寫收信人之住址等相關資料，其他資訊皆不可出現。,框右欄內容,收信者之住址資料住址服務機關住址及服務機關郵遞區號以阿拉伯數字書寫於上方紅色框格之內,框右欄書寫格式-1,內容：僅書寫收信人住址格式：地址第一個字的高度不可以超過收信人姓名的第一個字字體需小於收信人姓名(框內欄)等資料,陳社長OO鈞啟,高雄市楠梓區大學路號,700,框右欄書寫格式-2,內容：書寫收
3、信人的服務機關名稱(全銜)格式：機關名稱自成一行高度和框內欄之收信人姓名平齊，以表示對該機關之尊重。字體大小和住址相同。此種用法現在較少用,陳社長 O O鈞啟,高雄大學野鳥保育社,框右欄書寫格式-3,內容：同時書寫收信人的住址和服務機關格式：機關名稱和住址必須分開，住址列於右側，機關名稱列於左側機關名稱高度和框內欄之收信人姓名平齊，以表示尊重。住址高度應低於收信人姓名兩者字體大小相同。,陳社長OO鈞啟,高雄市楠梓區大學路號,700,高雄大學野鳥保育社,框右欄書寫格式補充,如果信件住址是收信人的住址，根據郵局公布標準信封規格，收信人之地址只要寫成一行，但是字數較多可分成兩行書寫。第一行寫行政區域
4、（包括縣市、鄉鎮市區等），第二行寫街路名稱（包括路、段、巷、弄、號、樓層等）。,框內欄書寫內容,內容收信人之姓、名、稱謂詞、啟封詞收信機構之全銜、啟封詞格式必須算好字數，勻稱安排於框內一般只有姓、名、稱謂辭和啟封詞之間可以有較大的距離。字體需大於框左、框右欄之字體第一字及最後一個字應該貼近上下框線，但不可以觸線。,姓 名,中國傳統姓名包括姓、名、字、號等，如梁啟超先生姓梁，名啟超，字卓如，號任公。現代人多僅有姓、名而無字、號。傳統用法，除姓固定外：如果有號則不用字無號而有字，則用字無字、號 才用名,稱謂辭,作用：對收信人之稱呼分類：一般稱謂辭如先生、小姐、女士、君等職務稱謂辭如主任、經理、老師
5、等位置：姓名和啟封辭之間（一般用法）姓和名之間（較為尊敬的用法，但僅限於職務稱謂辭）,稱謂辭使用注意事項,公務用函應使用職務稱謂辭一般用函，知道職務者以使用職務稱謂辭為佳一般關係或具親屬關係，或不知道其職務者，則使用一般稱謂辭因為假設郵差是以信封上之稱謂辭為稱呼使用，因此除一般通用稱謂辭，其餘稱呼等皆不適用,啟封辭,作用：請收信人開啟信件的意思位置：框內欄最下端模式：依據與收信人之關係使用,啟封辭使用注意事項,一般信件因為用信封加以密封，所以要請收信人開啟信封，取出信箋以閱讀信件之內容明信片一類信件，因為無法密封，所以啟封辭應改用收字，而不能用啟框左欄另有緘封辭，用法與啟封辭相對應，不可混淆。
6、,正確的框內欄寫作形式-1,陳OO先生鈞啟,依照姓、名、稱謂辭、啟封辭之次序姓名下使用一般稱謂辭字體大小一致此為最平常之用法,正確的框內欄寫作形式-2,陳OO社長鈞啟,姓名下的稱謂由一般稱謂辭改用職務稱謂辭字體大小仍一致尊敬程度大於前一種,正確的框內欄寫作形式-3,陳社長OO鈞啟,將職務稱謂辭移至姓和名中間字體大小保持一致尊敬程度大於前二種,正確的框內欄寫作形式-4,陳社長OO鈞啟,將職務稱謂辭移至姓和名中間將名字之字體縮小此種用法稱為側書，表示因尊重，不欲直接稱呼對方之名字尊敬程度大於其他三種,陳OO先生鈞啟,陳OO社長鈞啟,陳社長OO鈞啟,陳社長OO鈞啟,正確的框內欄寫作形式,常見的框內欄
7、錯誤形式-1,陳OO先生鈞啟,一般稱謂辭不可以側書錯誤 正確,陳OO先生鈞啟,常見的框內欄錯誤形式-2,陳OO社長鈞啟,職務稱謂辭不可側書錯誤 正確,陳OO社長鈞啟,常見的框內欄錯誤形式-3,陳OO先生鈞啟,啟封辭不可側書錯誤 正確,陳OO先生鈞啟,常見的框內欄錯誤形式-4,陳先生OO鈞啟,一般稱謂辭不可安排在姓與名中間，只有職務稱謂辭才可將一般稱謂辭改為職務稱謂辭將一般稱謂辭移至姓名之下 錯誤 正確,陳社長OO鈞啟,陳OO先生鈞啟,常見的框內欄錯誤形式-5,陳先生OO鈞啟,一般稱謂辭不可安排在姓與名中間，只有職務稱謂辭才可錯誤 正確,陳社長OO鈞啟,陳OO先生鈞啟,常見的框內欄錯誤形式-6,
8、陳社長OO鈞啟,職務稱謂辭可以移至姓與名字之間，但不可側書錯誤 正確,陳社長OO鈞啟,陳社長OO鈞啟,常見的框內欄錯誤形式-7,陳OO社長鈞啟,名字若安排在姓與職稱中間則不可側書錯誤 正確,陳OO社長鈞啟,陳社長OO 鈞啟,側書之運用準則,封文只能用於受信人的名、字、號，不可用於稱謂辭和啟封辭。只用於依照姓+職稱+名+啟封辭次序之格式者。箋文：,框左欄寫作格式,框左欄書寫寄件人之資料，包括寄件人之郵遞區號、住址、姓名、緘封辭等若以機關行號名義發函，多列出該機關行號之全銜,框左欄寫作格式-1 住址,內容：書寫寄件人之住址資料格式：框左欄之資料不可高於框右欄及框內欄字體大小與框右欄相同。,陳社長O
9、O鈞啟,高雄市鼓山區鼓山一路1號 電話（O七）六五八OOOO,框左欄書寫格式-2,陳社長 O O鈞啟,高雄市野鳥保育協會 高雄市鼓山區鼓山O路OO號 電話（O七）六五OOO OO,高雄大學野鳥保育社,高雄市楠梓區大學路號,內容：住址及機構名稱並寫格式：機關名稱全銜寫於右側字體可使用較框右欄大位置稍高於左側之住址資料住址電話等資訊寫於左側字體大小與框右欄相同框左欄之資料仍不可高於框右欄及框內欄,700,框左欄寫作注意事項,根據郵局公布標準信封規格，寄信人之地址只要寫成一行，但是字數較多，也可以分成兩行書寫；形式同框右欄緘封辭之使用與框內欄之啟封辭相對應；一般信件之緘封辭用緘，明信片一類之信件則用
10、寄。 啟封辭 緘封辭密封信件 啟 緘明信片 收 寄,其他,中國之傳統觀念，有三兇、四吉、五平安之說法，因此信封上框左、框內和框右三欄之文字，總計以呈四、五行為佳。封文成三行者為報兇方法：因框內欄文字難以變化，因此多以將框左或框右欄之住址分成二行書寫為佳,國內郵件橫式信封格式,橫式信封分成上下二欄收信人之住址資料左至右寫於橫封的中央處偏右處，由上而下依次為：收信人之郵遞區號收信人之住址或機關名稱收信人姓名、稱謂、啟封辭寄件人之郵遞區號、住址、姓名等書寫於左上方，或信封背面。寄件人資料多半使用較小之字體郵票貼於右上角。,831高雄市大寮區後庄里民族路 O O 巷 O O 弄 O O 號郭 O O
11、緘,81148正修科技大學通識教育中心郭小賢 老師 道啟,郵票正貼,國內郵件橫式信封範例,國外郵件橫式信封格式,收信人之住址資料左至右寫於橫封的中央處偏右處，由上而下依次為：收信人之姓名或機構名稱收信人之住址、郵遞區號、國家名稱寄件人之住址、郵遞區號、姓名書寫於左上方，或信封背面。寄件人資料多半使用較小之字體郵票貼於右上角。,國外郵件橫式信封範例,牛皮紙信封運用,若文件紙張較大，且不適合摺疊者，建議以適當大小之牛皮紙信封，取代傳統直/橫式信封若文件重要，或為正式文件，則建議使用較厚，甚至加泡棉之牛皮紙袋，保護效果更佳。,牛皮紙信封書寫,除非是機構印製專用之大型信封，一般牛皮紙袋多半沒有印刷之紅
12、色框線書寫格式和傳統直式、橫式信封相同，但因為沒有中央的紅框，所以收件、寄件人等相關資料，需自行安排於適當位置。,傳統信箋基本結構,前文：書信開始的應酬語言正文：信件內文之主要內容後文：結束信件之前的應酬語言補/附述,傳統信箋基本結構-前文,作用：書信開始的應酬語言內容：稱謂提稱語啟事敬辭開頭應酬語,傳統信箋基本結構-後文,作用：結束信件之前的應酬語言內容：結尾敬詞自稱署名末啟辭寫信時間,稱謂,型式：分為自稱和他稱（稱呼他人）位置：他稱：信箋第一行最高位置書寫。自稱：箋文中或箋文結束時署名使用作用：表明自己和收信者之間關係。內容：其稱謂大致上包括名字（字號）、公私關係、職稱等。,就姓名而言：直
13、系長輩不可直呼名諱，例如父親大人膝下、祖父大人膝下，或是親愛的爸媽等。非直系長輩依照實際關係稱呼。平輩或晚輩則多直接稱呼對方名字。就公私關係而言：如果受信人擁有某種職銜，則往往稱其職銜。例如某某部長、某某局長,提稱語,作用：請求受信人察閱箋文位置：緊接在(他稱)稱謂辭之後書寫提稱語後加冒號：使用方法：依照受信人和發信人之間關係的差異而有不同。提稱語如惠鑒、台鑒等範例：XX同學雅鑒：,提稱語,使用現況一般狀況：多半已經省略寫給尊親屬，如果不是使用傳統格式，則不要求使用重要商務信函：建議禮貌性運用,啟事敬辭,作用：陳述事情的發語詞如對直系長輩用跪稟者、叩稟者等對一般長輩用敬啟者、敬肅者等如今除對直
14、系長輩，一般多已不用啟事敬辭的另一個作用，如果不知道收信者的確切姓名、身分，則可用敬啟者借作稱謂使用,開頭應酬語,作用：為述說正文之前的客套話，如一經別年，時深遠念等今多省略不用。,結尾應酬語,作用：配合正文或雙方交情的應酬辭句現在多省略。,結尾敬辭和結尾問候語,作用：箋文結束時向對方表示禮貌的問候結尾敬辭於箋文結束處接續書寫，表示正文敘述已結束結尾問候語於結尾敬辭後接續書寫，後半句必須寫於下一行頂格表示尊重範例： 結尾敬詞 箋文。謹此。敬祝 問候語前段 安康。 問候語後段,自稱、署名、末啟辭、時間,自稱：對自己的稱謂詞與之前稱呼他人的稱謂詞相對對長輩、長官，自稱詞可以小寫（側書）表示謙遜；對
15、平、晚輩則以適當用詞或省略。署名：簽署自己的姓名表示負責或對他方的尊重末啟辭：結束文筆敘述時再次對他方表示結束的禮貌用語時間：寫信的時間,補述語/附述語,補述語：作用：補充箋文的遺漏之處。如英文之ps.補述語的使用容易產生寄信者思慮不周的負面印象，因此正式的信件，及對長輩、長官之信件儘量避免使用附述語：多屬與正文無關之附帶用語，如問候他人等等,抬頭運用概要,使用目的：為表示對收信人或收信人之親屬、尊長尊敬現今台灣社會多僅使用挪抬以表示尊重，其他平抬等幾已不再使用104年4月行政院政秘字第1040009098號來函：為使各機關處理公文有一致遵循標準，自即日起有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須
16、挪抬（空格）書寫,抬頭運用概要,抬頭形式：挪抬：在人名及稱謂的前面留一個字的空白，如以貴以表示對對方的尊重平抬：使用時將人名直接換行頂格書寫。傳統書信提到收信者的兄弟和子侄時用。單抬是另行書寫並高出一格書寫。傳統書信提到收信者及其尊長時使用。雙抬：信首稱受信人的姓名，及內文提及受信人之父母或祖父母時，另行書寫並比各行高三或二格。三抬：另行高出三格書寫，比雙抬更加尊敬。在極正式的書信中，稱天、地、皇上等，及受信人之祖宗均應三抬。,電子郵件-使用概況,現今電子郵件使用頻繁，更甚於傳統書面之書信舉凡朋友之聯繫、公務之聯繫皆可優點：傳遞速度遠勝於一般紙本信函可大量複製，同時大量寄出，節省成本,電子郵件
17、-使用要求,電子郵件只是以電子訊號傳遞的郵件雖然電子郵件多半已不似傳統信件要求使用何種禮貌格式，但是仍有一些應該具備之注意事項,電子郵件-寫作要求,格式內容：與一般信箋相同信件主旨：表明寄送本信的目的建議在信件主旨表明身分，以及寫信目的附件資料：若有附件資料，應在信中說明夾帶何種資料(名稱及數量)，並請對方點收,電子郵件之信件主旨範例,繳交作業：高O大學資管系辛O伶繳交履歷自傳作業致送文件：高O大學法O系林O諺致送OO表格詢問事項：高O大學電O系張O民詢問期末報告事宜,來源: liren217 收信: a96103171nOO.edu.tw 日期: Mon, 04 May 2009 08:41
18、:53 +0800 (CST) 標題: Re: 實用中文期中報告 第二組報告芷O同學： 貴組之期中報告已經收到。祝身體安康，一切順利 嚴O仁 2000.00.04,RE： OO科技大學通識教育中心會議通知 寄件者: liren217nOO.edu.tw 收件者: IreOO ChOO ireOOOOOOnOOO.edu.tw 陳老師道鑒： 本人已經收到貴校寄發的開會通知，當日將準時出席，謝謝！又，今日中午因為開會，未能及時接聽您的電話，至感歉意。祝 平安後學嚴O仁敬上2000.00.00午後,補充資料,求職信概要,求職信運用狀況,目的：推銷自己作用：藉著信函的內容以介紹自己，說明來意，以達成自
19、我推薦的目的時機：寄送履歷自傳同時無論是以書面或電子信箱傳送履歷自傳，都一定要另外附上求職信，藉以表明寄信動機紙本求職信應安置於履歷自傳之上(最前面)，使拆閱者第一眼即看到求職信,求職信寫作要領,禮貌：周全內容：具體格式：條理篇幅：簡潔用詞：合宜,寫作重點,禮貌要周全：形式上的禮貌：應有的禮貌格式如問候語等不可省略措辭上的禮貌：在詞語上表現適度的謙卑內容需具體：明確表達寫信的目的與此目的無關之內容儘量避免格式有條理：敘述的內容應有先後輕重,寫作重點,篇幅應簡潔：內容扼要，簡單說明來意避免重複述說，或不必要的字句文筆簡潔，避免冗詞用語求合宜：視雙方身分，運用適當之用詞避免過於俚俗或口語化避免使用
20、過於生澀拗口的語詞避免嘻笑怒罵的語氣,求職信-結論,收/讀信者心態想知道寄信者的身分想知道寄信者的目的想知道寄信者是否懂得應有禮節其餘多是多餘，浪費閱讀者時間,對應/表達方式明確表明身分明確表達目的適度表達後輩應有之禮貌,求職信內容建議,表明雙方身分對對方之稱謂自我簡單介紹說明寄信目的簡單說明例如如何得知徵人訊息說明對此職務之認知(包括自身能力)表明對爭取此職務之渴望應有之禮節格式之禮貌用語之禮貌,附記-信箋折疊方式,中式一般信箋，有字一面朝外傳統以為有字一面朝內折表示報喪或絕交，現今多不再忌諱西式：有字一面朝內折公文窗式信封：有字一面朝外，收信人資料折至窗框處牛皮紙大型信封：資料方向統一，置入信封,
