1、中国农业科学院植物保护研究所内部控制流程（试行）( 2016 年 11 月 21 日所长办公会议通过)一、合同管理内部控制（一）合同管理岗位职责设置合同管理设置洽谈起草、审核、审批、印章使用、合同管理、执行与监控等 6 类岗位，具体如下：岗位 所在部门 岗位职责 备注洽谈起草 主办部门 根据工作需要草拟相关业务合同审核 归口管理部门 根据业务内容、合同要件进行审核，签署合同审核表审批 所领导班子及其成员根据审核结论，在权限范围内进行签批印章使用 办公室 根据业务内容、审核审批意见加盖印章合同管理 办公室归口管理部门对合同分类编号，合同审核表与原件留存归档；对业务合同进行管理执行与监控主办部门归
2、口管理部门按合同条款组织实施，并对实施情况进行监督（二）合同管理流程和风险防控1业务流程图。根据单位内控规范 （业务层面内部控制）要求和有关管理制度规定，细化业务环节，列示为流程图：收款合同管理流程节点 主办部门 归口管理部门 所领导班子及其成员 办公室 相关文件123主办部门起草合同依照合同组织实施审核留存合同合同履行管理与监督盖章编号合同原件、审核表归档开卡会议记录其他证明材料合同文本合同审核表材料不齐分管所长审批付款合同管理流程节点 主办部门 归口管理部门 所领导班子及其成员 办公室 相关文件123主办部门起草合同依照合同组织实施审核留存合同合同履行管理与监督盖章编号合同原件、审核表归档
3、开卡会议纪要其他证明材料合同文本材料不齐已批复项目有关合同或派生合同任务合同营业执照等对方资质材料采购申请表,或委托服务申请表42业务环节描述合同管理基本流程：环节 1：主办部门拟订合同文本，归口管理部门审核，经所领导班子及成员审批，办公室盖章、编号；环节 2：盖章、编号合同一份交归口管理部门，其余交主办部门；环节 3：主办部门组织实施，归口管理部门履行管理与监控职能，办公室将合同原件、审核审批表归档；3风险点可能存在的风险以及风险等级和责任主体如下：风险类别 风险点（具体描述）风险等级责任主体工作任务风险合同条款起草考虑不周到、审核审批不严；合同实施、监督不力；归档不规范据实核定 涉及部门纪
4、律制度风险合同实施、管理违反国家有关规章制度和本所规章制度据实核定 涉及部门外部风险 合同合作方出现突发问题等 据实核定涉及部门4风险应对策略总结历年合同执行管理中遇到的问题，完善合同管理工作机制。合同从草拟到实施过程中，加强各个环节岗位的责任意识和防范风险意识，按照规章制度加以落实。5三、科研项目管理内部控制（一）科研项目管理岗位职责设置科研项目管理设置申请立项、实施、结题等 3 类岗位，具体如下:岗位 所在部门 岗位职责 备注科研项目申请立项业务部门科研处根据上级科研导向及所发展规划积极开展调研和项目建议，及时申请与争取科研项目立项科研项目实施业务部门科研处按照计划组织开展项目科研工作，实
5、验/设计/试制等，科研处及时进行检查评审控制科研项目结题业务部门科研处按照工作计划及上级部门要求及时总结项目，按时完成项目结题工作（二）科研项目管理业务流程和风险防控1业务流程图。根据单位内控规范 （业务层面内部控制）要求和有关管理制度规定，细化业务环节，列示为流程图：6节点 业务部门 科研处 所领导 上级部门 相关文件2业务环节描述本所科研项目管理规定了科研项目的申请、策划、设计、实验、评审、验证、新产品试制、验收等过程的管理要求，旨在对科研全过程进行控制，确保科研项目能满足项目下达部门要求及有关法律、法规要求。项目过程记录项目结题审定项目申请1234开卡任务下达文件或任务书项目建议材料审核
6、任务下达审定审核56 材料归档项目立项审批成立项目组监督检查审核项目实施（实验设计试制等）验收项目申请材料项目计划书编制项目计划书 审核检查控制记录项目结题材料项目归档材料7环节 1：业务部门根据科研处或上级部门提供的科研需求信息及时开展调研，积极提供项目建议，在得到上级项目申报信息后立即按照有求提出科研项目申请，经科研处审核，所领导审定后及时报送科研项目征集上级部门；环节 2：上级部门项目立项，任务下达后，科研处组织成立项目组；环节 3：项目组组织编制科研项目实施方案，制定项目计划书，经科研处组织审核后按照计划书及时开展研究工作；环节 4:科研项目实施，项目组按照制订的项目计划组织开展项目科
7、研工作（实验/设计/试制等） ，科研处会对项目执行情况按照项目计划书进行监督检查控制，保证项目顺利实施；环节 5：科研项目结题，项目组要按照工作计划及上级部门要求及时总结项目，按时完成项目结题工作；环节 6：材料归档。3风险点可能存在的风险以及风险等级和责任主体如下：风险类别 风险点（具体描述）风险等级责任主体工作任务风险项目材料编制不科学、不合理，合作单位选定方式和合同条款损害单位利益据实核定 业务部门科研处纪律制度风险采购、项目执行中违反管理规定或制度；材料设备采购与设 据实核定 业务部门8风险类别 风险点（具体描述）风险等级责任主体备制作未按择优方式选择供货商和加工单位安全保密风险项目执
8、行过程造成单位财产损失；科研副产品及尾料处置方式损害单位利益据实核定 业务部门外部风险项目分包方监管控制不到位造成项目进展不顺 据实核定业务部门科研处4风险应对策略完善本所科研管理管理制度，加强科研项目管理的全过程监管审核控制，确保科研项目全过程的顺利、安全、高效。具体防控措施如下：科研项目立项实施的制定，结合项目要求和各参加单位实际情况制定项目任务书和合同条款内容。立项任务书以及项目合同的管理和签定，严格执行所内相关规定，部门负责人参与合同订立过程的监督，科研处做好审核工作。科研项目实施过程中，材料设备采购与设备制作过程严格按照所内相关制度执行，当事人、项目组长和研究室负责人共同参与。项目验
9、收，针对项目财务、科研副产品及尾料处置等，当事人、项目组长和研究室负责人共同参与讨论结余的处置方式，并做必要的工作备案。根据国家有关规定制定完善相关结余、项目副产品(所购的资产)处置管理制度。9四、因公（临时）出国业务内部控制（草稿）（一）因公（临时）出国业务岗位职责设置因公（临时）出国业务设置经办、任务审核、经费审核和人事审核等 4 类岗位，具体如下：岗位 所在部门 岗位职责经办岗 出访人所属部门根据科研工作需要提出出国申请，执行出国任务；归国后完成考察报告、核销经费。任务审核岗国际合作与研究生管理处科学制定出国计划；对出国任务必要性，国别、时间、路线、团组人数等是否符合规定及合理性进行审核
10、；负责出国前公示和纪律教育；负责出国材料归档。经费审核岗 财务处 对经费来源、支出预算是否符合规定及合理性进行审核。人事审核岗 人事处 对出访人的人事信息进行审查和备案登记。（二）因公（临时）出国业务流程和风险防控1.业务流程图。根据单位内控规范 （业务层面内部控制）要求和有关管理制度规定，细化业务环节，列示为流程图：10节点 出访人 国合处 所领导 相关部门 上级部门 相关文件出国请示报告出国公示所内公示审批出国审批表及邀请函填写护照和签证表格1234开卡开卡开卡行程安排表出国人员基本信息表出国（境）人员审批表审核填写出国相关材料邀请函因公临时出国人员备案表出国任务预算审批意见表审核上报请示和出国材料审核审核办理出国任务批件出国567财务处审核人事处审核出国任务批件办理护照和签证填报护照和签证材料出签护照签证8回国，提交考察报告和出国登记表9 经费核销材料归档 出国考察报告出国出境人员登记表出国预算表出国备案表
