1、1高校文书档案管理工作的现状分析及对策研究摘 要：在当今经济迅速发展的时代，人们对管理文书档案的工作颇为重视。本文集中分析了现阶段我国高校文书管理工作，讨论了怎样才能更好的完善高校文书档案管理工作，并提出了最终解决方法。 关键词：高校；文书档案管理；现状；对策 引言 文书档案是非常必要的，它是最原始的信息记录原件。即便我们已经拥有大容量储存的智能化计算机来作为存储单位，但是由于文书档案具有安全性、隐私性和不易管理等诸多因素，使得文书档案不能够被计算机所完全替代，例如在高校的行政管理事务活动中通常是采用文书管理来实现的。文书档案也就是对通用文书所转化的一部分档案的习惯性称谓，档案中最重要的一部分
2、便是文书档案，它即反映了一个事物过去的发展历程，又是对现代社会发展的记录，因此在整个行政管理工作中的影响不容小觑。 文书档案的质量对文书档案价值的衡量发挥着重要作用，尤其是在行政管理工作中离不开文书档案的。目前高校的文书档案管理仍然是存在着各种各样的小问题，不能使文书档案管理工作在学校中充分发挥作用，下文便是对现阶段的一些高校文书档案管理的问题进行讨论。 一、高校文书档案管理现状与问题 1.1 文书档案管理存在的主要问题 21.1.1 不能全面收集所需的文件材料，学校的各项工作和活动所产生的许多有价值的文件材料都将被文书档案所保存，方便后人查看借鉴。高校对文书档案管理工作一般是比较严格的，而且
3、比较齐全的档案资料保存也是非常不易的，文书档案通常都是不够完整的，也不能够将高校的全部信息有效的体现出来的。对于那些不完整的档案后续的编史修志更是难上加难。倘若能更好的完善文书档案，这样就能使学校的发展历程更加系统和准确得到展现，同时作为重要的依据方便学校下一时期的发展。以下是目前高校文书材料不完整收集几个重要方面：较小的文件储存；短时间内的材料详细，时间久远的非常缺乏；较全的大部门文件，但缺乏小部门的文件；红头文件较全，一般资料不全；归档的档案文件载体较小；保存详细的行政办公室材料，但缺少图书馆收集资料；材料的变化记录不准确。 1.1.2 公文格式不规范 文书档案都需要有一定的格式，与企业公
4、文不同，需要具备相关的学校管理工作专业知识。参照国家行政机关公文格式撰写公文才具备相关的格式规范，而高校公文格式不规范主要体现在以下几个方面：公文撰写标题不规范；文件用纸不规范；撰写字体不规范；公文撰写复制粘贴严重；公文公章不规范。 1.2 造成高校文书档案问题的主要原因 1.2.1 一方面是较弱的管理意识和较落后的管理手段，不合理的设置了各部门管理员，从而不能完美进行文书管理工作，很大程度上影响了档案的收集率。 1.2.2 另一方面，学校没有固定的管理队伍，而且文书管理人员经3常变动，因此不能连续的进行文书管理，更无法使学校的历史全貌得到完整的展现。 1.2.3 由于近年来科技的迅猛发展，使
5、得学校办学水平得到提升，加上计算机技术在各个领域的不断发展的应用，现在的高校档案部门大都采用软件来对档案进行管理，从而形成了微机化的管理模式。当前在对材料进行入档时大都采用两种方式：只存软盘，不进行留底保存，但是当前的档案室时很难将其进行长期保存的，这也就是多媒体资料存储的缺陷。将文件资料存入软盘时，这仅仅由计算机实行打印工作，但是没有档案室的盖章和编号，以至于档案室不能够准确了解资料出入，这样就造成档案的入档毫无秩序。而且，偶尔出现的计算机系统问题也会导致的资料丢失。 1.2.4 文书档案管理人员素质不高 文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，档案工作质量如何完全取决于档案管理人
6、员自身的素质。部分档案管理人员不注重提高职业道德修养，缺乏知识更新的主动性与自觉性，严重影响了档案管理水平的持续提升。 二、提高高校文书档案管理工作效率对策 2.1 档案管理也要不断的学习向前看 千万不要被传统管理方法所束缚，导致高校的档案管理工作变得简单而死板。想要突破固有的低效率档案管理现状就必须寻求突破创新。首先就应该从普通的管理人员开始，只有创新才可以使得档案管理方法来适应时代的需求。因此，在新时代的形势下，高等院校的领导者和文书档案管理工作人员就必须突破旧观念。只有这样，才能够发挥其在整个管理工作中应有的作用。 42.2 走创新之路，做好内部改革 文书档案管理的工作人员不能循规蹈矩，
7、坚持走创新之路就是打破循规蹈矩找到解决问题的新方法。想要做到档案管理工作的创新就必须基于内部的改革，通过绩效考评给予工作人员一定的物质奖励有利于档案管理人员更好地为高校内部档案管理服务。 管理制度是另一大创新内容，通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率。西南民族大学便是采取加强档案规范化管理地方法从而提高管理工作的效率和质量。在 2004 年建立了集“文书、教学、学生”等档案管理为一体的综合档案馆，巨额的资金投入为其准备了更好的条件，学校还成立了专门的档案管理工作小组，由此可见管理制度的创新对提高档案管理效率和质量是非常有帮助的。 三、结语 文书档案管理工作在高校管理工作中是非常重要的
8、。高校文书档案管理要加强对制度的更新完善，要使档案管理在有效的制度下进行，以便能在新时期能够更好迎接新挑战，取得更大的进步。此外针对档案管理人员，不要被旧观念所束缚，要积极探索新的文书档案管理方法，同时要加强对自身技能的练习，以此来使档案充分发挥其作用，更好的完善学校的教学、科研和管理等。 参考文献： 1符亚萍.高校文书档案管理工作的现状分析及对策研究J.价值工程，2013，29：160-161. 2王涛，张凯.高校文书档案管理工作的现状分析及对策思考J.5科技创新导报，2011，21：211. 3施莉莉. 关于中职学校文书档案管理工作的现状分析及对策J.中国教育技术装备，2011，29：32-33.
