1、机关文字工作特点和作用在国家机关从事的文字工作是一种什么工作，弄清这个问题十分重要。多年的实践表明，机关文字工作并不是简单的抄抄写写的事，是一项科学性很强、内涵丰富的工作，把握不住这一点是无法做好机关文字工作的。所以，认清所从事的机关文字工作的概念、特点和作用，对搞好具体工作非常重要，是必须首先认清弄懂的课题。 一、机关文字工作的基本概念什么是机关文字工作？这个词句虽然常常挂在人们的口头上，并且认可它，但并没有多少人给它下一个明确的定义。机关文字工作的概念，我认为机关文字工作不等于秘书工作，也不等于文书工作，不能与文秘工作简单笼统地混为一谈。辞海对文书工作的定义和解释是：文书，各种公文的统称。
2、我国现实的文书工作，一般包括文件的收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归档等内容。文书是秘书工作的组成部分。担任文书工作的人员也称“文书”。辞海对秘书工作的定义和解释是：秘书，职务名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办公文书、档案和领导交办事项。机关文字工作一词在辞海中并没有给出解释，但从字面和内涵来看确有不同。文字，一般是指文章。机关文字直接体现出公务特征，又表现出机关含义。机关文字工作，体现出机关的权利和职能，它是为机关行使职权服务的，这个概念更能直接体现机关文字工作的属性和特征。机关文字工作与文书工作、秘书工作从内涵特征上既有相同之处，又有较大区别，这
3、也是它之所以能够一个单独常用词语的重要原因。机关文字工作与文书工作、秘书工作的相同点是：第一，行为对象都是公共组织，是为公务活动服务的，不是私人行为。第二，都是以公文为载体，公文处理的各个环节是其主要表现形式。第三，三者都是一项管理工作，是一种管理职能的活动。不同之处是：（）界入参政的程度不同，文书工作、秘书工作主要指的公文的传递运转管理工作，而机关文字工作除上述内容外，更多地表现为实现职能的拟搞成文上，是机关从事管理工作的一个重要组成部分，具有直接参政性。（）在工作中的主从关系不同。文书工作、秘书工作往往是以文件为对象，是被动的，是领导交办的。其工作是受文件的往来、多 及其特点来进行工作的。
4、机关文字工作除此上述之外，它是以“机关”为特征的、是以公务来体现行政管理和领导意志与思想的，是属于主动性，职能性。其工作主要是受职能和管理对象的善而左右的，并非以公文的往来而决定的。（）工作的目标不同。文书工作、秘书工作是以办好公文和搞好服务为主要任务，目标是为机关工作服务好，以达到辅助机关实现其职能。而机关文字工作则直接属于机关行政行为的范畴，目标是实现行政有效管理，发挥机关的职能作用。因而在范围、范畴和效力上差别很大。机关文字工作的概念，我认为应是行政机关履行法律法规所赋予权利，以实现机关职能为目的，以公务文书为的成文、加工、传递和管理工作为主要表现形式，对国家实行管理的一种活动。它既不是
5、单纯的批文、转发等公文办理，也不是文件起草和一般修改。这些都是它的表现，是一些具体内容，但都不足以说明机关文字工作的概念。这些内容都包括在机关文字工作范围之内，是一些比较具体的行政行为，但仅反映了机关文字工作某些内容和形式。不妨结合我们的实际情况来分析一下这个概念。如果你是一名机关工作人员，你会在文字工作中发现许多有趣的现象，结合这些现象，可以看出一些问题。现象之一：大学中文系毕业生到机关工作后，尽管写作知识很多，但并不能立即就能从事文字工作。而一些具有一般中文知识的人员，在人从事某项工作一段时间以后却有较强的机关文字工作能力。这说明中文写作知识只是机关文字工作的基础，有较强文字工作能力的人首
6、先应具备一定的中文写作知识，这是必要条件，但不是充分条件，还不能决定文字工作能力的高低。现象之二：许多在机关工作多年，甚至几十年的人到退休仍不会做文字工作。这说明虽然在机关工作中积累了丰富的专业和业务方面的实践经验，并不能表示就等于有了较高的文字工作能力，文字水平与业务知识和工作经验有关系，但是并不等同。现象之三：一些口头表达能力很强的人不会搞文字工作，而一些文字工作干得比较出色的却不能用流利的语言进行演讲。这说明文字表达方式与口头表达方式有较大差异，书面文字表达能力与口头表达能力并不等同。现象之四：文字工作能力较强的人换一个工作岗位后仍然能在陌生的工作中迅速体现出原有的文字工作能力，并且有不
7、少人能在较大的专业知识跨度中从事文字工作。这说明虽然文字工作涉及众多领域，但它有自身的内在规律性，有自己的运行规则和方式。现象之五：许多人在文章中自己创造和运用了一些新词句，但无法从领导那里通过。另一方面，总是下级原样使用上级的话语词句。这说明机关文字工作在受到许多因素的制约，必须按照一定的领导原则和上级或领导的要求进行，个人思维在文字表达必需服从这种要求。现象之六：多数人在要求把文章写好的情况下，不知怎样去写，而有时主管领导并没提出多少要求反而写出了好文章。这说明机关文字工作在实际工作中有许多原则要求，有科学规范和思维方式。从以上现象可以看出，从概念范围上讲机关文字工作不等于公文写作。公文写
8、作只是机关文字工作的主要形式，而机关文字工作则是行政目的在文字材料制发过程的体现，它不仅是讲求公文格式标准，而且在此基础之上，利用文字为媒介，以实现国家职能和提高国家效能为根本的管理活动。把握不住这个本质问题，很可能就是许多长年在机关工作的人做不好文字工作的主要原因。所以我们要明确认识机关文字工作的特点，把握本质性的东西，顺应其内在规律，这样才能掌握工作要领，提高文字工作质量。二、机关文字工作的特点机关文字的特点很多，如它的政治性、行政性、广泛性、综合性、社会性、规范性、强制性、法制性、权威性等等，不容易具体细致的去表述。关于它的属性，集中表现在政治性和行政性上，对此第二章和第三章将给予具体论
9、述。这里仅就其公文这个主体谈一谈。体现在公文上，特点也十分明显，我认为公务员实用写作一书的概括比较准确，主要有四个特点：（一）极强的政治性和权威性。这个特点说明了机关文字工作的本质。公文产生于阶级、国家出现之后，应用于社会组织之中，是维护其利益和统治的一种工具。一般来讲，公文的基本内容是国家党政机关的指挥意志、行动意图、公务往来的规范记录和传达，直接反映国家政权的政治意向和根本利益，所以具有鲜明的政治色彩。我国现行的公文是传达党和国家方针政策、指导党和国家行政活动的重要工具，所以也同样具有极强的政治性和政策性；有些还具有法定的权威性和约束力，一旦发出，就必须执行，否则便要受到查处。（二）明确的
10、实用性和时效性。这个特点说明了机关文字工作的基本内在要求。公文是各级机关按照国家统一意志协调行动的重要依据。各级机关都要根据实际工作的需要，利用公文提出问题、分析问题和解决问题。就是说，公文都是在现实中形成和使用的，并为推动现实工作服务，无论是在法律上、在教育上，还是在执行上，都要求直接起作用；而且一旦这项现实工作完成了，在这项工作中形成并使用的公文的作用也就随之结束，这些公文则转化为档案材料，只供以后查核或参考。（三）法定的作者和读者。这个特点说明了机关文字工作的法制性。公文不是任何人都可以随意拟写和印发的，它必须由法定作者印制和发布。所谓法定作者，就是指依法成立并能以自己的名义行使权力和承
11、担义务的组织。国家、省、市、自治区、县级党政机关和企事业单位、社会团体等，凡是依据国家法律、条例、决定、决议等建立与合法存在的组织，就是公文的法定作者。那些以国家领导人或机关首长的名义制发的公文，也并非是以其私人身份出现的，而是代表他所在机关行使职权的表现。公文也不是任何人都可以收阅的，哪些人能看哪些公文，都是有规定的，不是随意性的。（四）特定的格式和语体。这个特点说明了机关文字工作的自身运行规则。公文既具有严肃性和权威性，而且也有方便处理、有效使用的要求。所以党和国家对一些重要公文的名称和体例，甚至对文种、文面格式、内容构成等都作了明确的规定，制定了统一的规范和标准。那些未规定的公文，由于在
12、公务活动中经常使用，也逐渐形成了特写的惯用格式和平实、得体、明确、简要等语体风格。如此，则使公文既能比较完满地表达内容，又易于为社会各方面所理解和接受。三、机关文字工作的地位和作用机关文字工作是各级国家机关行政工作的重要组成部分，是管理国家的一种方式。机关文字工作的好坏，直接影响着国家机关正确行使职能，有效地从事国家的管理工作，可以说机关文字工作在一定意义上决定着国家机关的效能。因此，机关文字工作在党政管理工作中有着十分重要地位。机关文字工作的地位反映在它的作用上。机关文字工作的作用是重大的。国家行政机关公文处理办法曾对公文作用有过表述，“是传达党和国家的方针、政策、发布行政法规和规章，请示和
13、答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。”这种表述仅仅是国家行政机关公文的具体功能讲的，机关文字工作的实际范围和作用远远大于这些。简单讲至少有以下条。、机关文字工作是制定、传达、贯彻、执行党和国家各项方针政策的工具，具有强大的领导作用。、机关文字工作是指导各行各业工作、管理社会的有效形式，对社会、各类组织和个人的工作及所有管理活动都具有有力的指导作用。、机关文字工作是加强行政各级各部门及各界沟通、交流情况、反馈信息的重要途径，具有重要的联络沟通作用。、机关文字工作是理论联系实际，加强对事物运动规律认识，用理论指导实践的重要环节，具有鉴别和分析作用。、机关文字工作是实现纪律、法律
14、和行政监督的重要渠道，因而有着监督作用。、机关文字工作是正确引导社会活动最权威的舆论导向，具有教育和引导作用。、机关文字工作是党和国家了解社情、民情的重要桥梁和纽带，对社会各类组织和民众有凝聚作用，同时对实现正确决策有着保障作用、依托作用和纠偏作用。、机关文字工作是按照合法、公正的法律原则规范社会行为的重要方式，对社会活动具有规范作用。、机关文字工作是录实记事的具体过程，也是对现实生活进行历史记载的过程，具有客观记载作用。、机关文字工作是社会活动依据和凭证的提供者，大量的文字材料为法人、公民和其它各类组织的社会活动提供了凭据和证明，因而它在社会活动中起着重要的证实作用。从上述条可以看出，机关文
15、字工作与一般文字材料的写作相比，最大的区别在于机关文字工作的出发点和落脚点不同，即目的不同。机关文字工作在社会主义国家的作用，实质上是一种体现党和国家利益、表达人民的意志，通过媒介形式实现领导和管理的方式，是国家机关得以实现领导职能、实现有效沟通、对各项工作实施有效领导和管理的手段和工具。因而机关文字工作有很强的政治性、综合性、指导性、执行性、监督性和约束性。四、机关文字工作的发展特点追溯机关文字工作的发展史，我们不难看出，机关文字工作从无到有、从无规则到完善，逐步走向成熟并纳入了规范化的轨道，成为一门独特学科。自从人类社会经历蒙昧时代、野蛮时代而进入文明时代，机关文字工作随着国家的产生而产生
16、。再往前追溯，可以说是自从产生了阶级就有了机关文字工作的雏形。它随着国家的产生而建立，伴随着国家形态的发展而发展，在漫长的岁月中一直是国家机关活动的重要方面，在体现国家的本质、行使国家职能方面起着非常重要的作用。回顾历史，展望未来，机关文字工作在实践中，表现出越来越重要的作用，成为领导者在领导和管理活动中日益重视的内容。（一）随着人类社会的发展，机关文字工作逐步确定为管理国家的手段。文字由人类的信息交流的媒介，被统治阶级借助为实行统治的工具。阶级产生以后，随着阶级斗争的日趋激烈，各阶级都注意把阶级斗争的方式、原理从斗争的实践中逐步理性化，以这种理性化的东西与武力结合在一起来维护本阶级的利益，用
17、于实行阶级统治。在国家出现以后，文字就进一步被统治集团所利用，成为实现有效统治的工具。（二）随着社会生产的大发展，机关文字工作涉及管理的领域逐步扩大。社会化大生产从自然生产方式的基础上发展起来以后，社会分工越来越细，管理分支越来越多，与其相伴随的利益多元化也渐渐复杂起来。这样伴随着社会的发展，国家管理的范围扩大、分工细致，机关文字工作随着国家职能的变革而变革，涉及的领域也逐步加大，成为各个领域不可缺少的管理工具。（三）随着社会文明程度的提高，机关文字工作在反映国家职能方面的作用逐步加大。人类的文明进步，使得武力的斗争方式逐步转化为理性的斗争方式，利益争夺的方式逐步由国家战争转变为经济发展的竞争
18、，特别是本世纪两次世界大战，使全世界都感受到战争给人类带来的悲惨灾难和严重后果，反对战争、追求和平和发展成为全世界人民的共同愿望。人们不愿战争，并不等于世界上没有利益矛盾的冲突，而是不再更多地运用战争的方式解决利益冲突，而是把重点转化为理性斗争方式，通过一系列的政策策略来进行。在这种情况下，机关文字工作逐渐成为国际间、国家间、阶级或阶层间协调政治、经济利益，实现和平统治的重要方式。（四）随着科学的技术发展，文字工作的功能逐渐增强。以电子、通讯、信息技术、计算机技术和文字处理技术发展为推动力，把机关文字工作带入一个新的领域，使写作办文速度提高，传递加快，存储方便，涉及的领域更加开阔，效率明显提高
19、。同时社会科学的发展完善，机关文字工作逐步走上规范化、法治化的轨道。随着政治学、经济学、社会学、法学以及管理学的形成与发展，大量自然科学的原理和法则逐渐引入到机关文字工作之中，使机关文字工作走上科学化、法制化、现代化的轨道，从理论到实践都形成了具有自身内在规律性的一门学科。今天，人们在总结了长期以来机关文字工作的经验、教训之后，已经摸索出了一些规律性的东西，成为指导这项工作的完善发展的依据。目前国内外以公务文书写作为主题的教材、丛书众多，公文格式、规范之类的书籍不断问题，各级国家机关公文处理有关规定也不断出台，机关文字工作成为人们热心研究的一个重点。五、做好机关文字工作基本要求从上述对机关文字
20、工作的含义、特点、作用的分析，不难看出机关文字工作者必须具备一定素质才能做好工作，取得成效。一般说来，应具备以下五个方面素质。（一）具有坚定的政治立场、政治观点。这是机关文字工作的政治性所决定的，是个首要问题。具体讲就是坚持党的一个中心、两个基本点基本路线，同党中央在思想上、行动上保持一致。经济建设是我党一切工作的中心。这个中心要牢牢树立在思想中，毫不动摇。四项基本原则和改革开放是两个基本点，四项基本原则是我们的治国之本，改革开放是我们富国强国之路。在机关文字工作中必须时刻牢记这个重大的政治原则和政治方向，用建设有中国特色社会主义理论指导工作，只有这样才能使公文保持正确的政治性。（二）通晓党和
21、国家的政策、法令。各级机关的公文，必须符合党的路线、方针和政策，符合国家的法律和法令，依法行文、办文，这是以法治国的客观要求。文字工作者决不可无视国家法律、法纪和职责权限乱行文，搞人情交易，以文某私，否则就会破坏政令的统一性、严肃性，将造成严重后果，必将受党的纪律甚至法律的制裁。（三）通晓必要的行政科学理论。行政科学是指研究政府对国家和社会依法管理的科学。机关文字工作是实现国家和社会管理的一种手段，因而文字工作者理解行政科学理论，这对搞好文字工作、提高文字工作很有意义。文字工作既然是领导手段，通晓行政科学的基本理论，掌握科学的程序和方法是基本前提。“打铁先要本身硬”。对行政科学基本理论毫无所知
22、的人，很难设想他能做好文字工作。通过学习，掌握行政领导和行政管理科学的基本原理和方法，就能够根据工作需要，对大量综合信息通过科学判断和分析，把握其实质性的东西，使公文更充分地发挥其应有的功能。（四）认识文字工作的客观规律。在实际工作中，要做好一件事，除了要懂得合理办事程序和科学方法，懂得党和国家的方针、政策、法令外，还必须掌握其内在的特殊规律性。例如，要搞好经济决策，需了解经济活动的客观规律，懂得经济学。搞机关文字工作，就应当懂得其机关是那类机关，本质、职能是是什么，懂得领导、管理的科学，懂得文字工作的内在规律，懂得公文写作的规律。这说要求机关文字工作者虚心向各方面的专家、学者请教，用“外脑”
23、来丰富自己的“内脑”。凭主观想象来搞机关文字工作，注定不会取得成效。（五）明确自己的职责范围。对于机关工作来说，最忌讳职责不清，权限不明。文字工作也是如此。社会是一个宏大的系统，每个单位和部门只是这大系统中的一个子系统。这些子系统之间，如单位与单位之间，上级与下级之间，存在着多种联系，同时又具各自的独立性。文字工作具有开放性、管理性、支配性，只有严格确定自己的职责范围，才能避免因文字使用不当而导致工作超越职权，使文字工作真正具有效力。对属于职责范围内的事，不可相互推拖，互相扯皮，只要不侵犯别人的职权，就要敢于行使文字职权。同时，还要掌握本机关所涉及业务知识，熟悉本机关的工作情况，这也是机关文字工作者不可忽视的职责。
