1、1浅谈如何做好独立学院办公室秘书工作摘要： 随着经济社会的快速发展、我国教育改革的逐步深入，独立学院的办公室秘书工作在学院日常管理工作中的作用日益重要。本文结合笔者自身担任独立学院办公室秘书的工作经历，阐述秘书的工作职责和如何做好自身的本职工作。 Abstract： With the rapid economic and social development and the gradual deepening of the education reform， office secretary of the independent institute is more important in d
2、ay-to-day management of college. This paper expounds the duties of secretary and how to do their own work by combining with the authors own work experience. 关键词： 独立学院；办公室秘书；工作职责 Key words： independent institute；office secretary；duties 中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）06-0248-02 0 引言 近年来，在扩大招生的大
3、环境下，独立学院以其新型的办学模式发展迅速，成为我国高等教育发展的重要组成部分。独立学院办公室是学院的综合协调部门，具有上传下达、协调各部门的重要作用。办公室秘书作为办公室成员的重要组成部分，其素质、形象无形中直接反映了整2个学院行政与教学管理的整体风貌，并在一定程度上直接影响到学院行政与教学工作的正常运行，所以如何做好独立学院办公室秘书工作对提高独立学院办学质量具有重要的现实意义。独立学院由于其独立办学的特殊性，使得办公室秘书要身兼行政管理与教学管理两项职责，具体包括以下几个方面： 1 行政管理工作 1.1 财务工作 主要是向上级主管部门申报分院已发生的费用，包括：差旅费、探亲费、交通费和集
4、体活动等费用的报销手续。协助财务部门通知分院教师办理相关手续，并辅助分院院长上报 2012 年度财务预算给财务部门。 1.2 人事工作 向人力资源部门上报每月的考勤。统计教师每个学期的工作量和教师进修计划并上报人力资源部。上传下达分院教师签订劳动合同，进行培训等通知。汇总并上报分院教师的评职称情况。1.3 后勤工作 管理学院的固定资产购入登记、低值易耗品的购入登记、电脑、办公家具的领用和保管等相关事宜。协助后勤保障部门登记校产、对校产进行清查。为分院教师申请、分发和报修办公用品。1.4 工会工作 组织分院教师参加城市学院举办的运动会、排球赛、台球赛、打滚子比赛等多项活动。组织分院教师参加工会组
5、织的体检。负责分院教师的结婚、生育等福利金的报销。 1.5 办公室工作 负责接收、传达城市学院下发的各类文件、通知3等。组织分院的各种会议并做会议记录。负责协助院长起草上报材料等。负责管理学院新网站的建设工作，对网站的资料进行汇总、上传和更新。负责统计每学期教师和学生获奖情况，并上报相关部门。 2 教学辅助工作 协助分院副院长安排并上报每个学期的教学任务、教材选用计划和实践计划并核对下一学期的开课计划、上课清单。 汇总分院教师每个学期的教学任务书、教学日历和进度表、多媒体教学申请表、教师的相关证件等，并上交教学管理部。 核对分院教师及外聘教师每个学期的教学工作量和酬金。 辅助分院副院长及教研室
6、主任制定下一年度的学生培养计划和教学大纲。 辅助分院副院长及各教研室主任对分院教师的教学工作进行自查，将检查结果进行汇总并上报教学测评部。 配合教学管理部门完成各年级学生的选课、转专业、重修报名的统计整理工作。 辅助副院长和各教研室主任报评城市学院精品课、实验室建设、申报课题项目等。 负责组织分院学生及教师的考试与监考工作。 负责学生参加普通话考试、英语四六级考试、计算机等级考试、大学生英语竞赛、NTC 认证等考试的报名、收费、和相关证件的发放工作。协助其它部门组织学生进行各项测评工作。 411负责履行教师调课审批手续等相关工作，领取并发调课通知单 。 12配合各部门做好迎新工作，组织每年的新
7、生办理学生证和信息卡并对个人信息进行核对，统计新生报到和专业调整情况，组织学生进行新学期的注册工作。 13协助导师为部分学生制定个性培养方案，并汇总每个学期的学籍异动表上报教学管理部门。 14配合各教研室完成 2011 届毕业设计答辩日程安排工作及教室申请，并协助教学测评部门专家做好 2011 届毕业设计的检查工作。 3 如何提高办公室秘书工作 办公室秘书的工作繁杂琐碎，要将行政工作和教学工作双肩挑。在这种特殊的条件下，就要求办公室秘书要有过硬的综合业务素质，更要有责任心和无私奉献的精神。这就使得提高办公室秘书业务方面的综合素质以及精神层面的心理素质和责任心不仅成为未来办公室秘书自身发展的关键
8、因素，也将直接影响到学院是否能够高质有效的开展各项工作。3.1 如何提高办公室秘书业务方面的综合素质 在高速发展的现代化社会，办公室秘书应强化学习意识，养成不断学习的习惯，这样才能使自身的综合素质得到不断提高。目前，日常工作中很多环节都已经实现了办公自动化，这就要求办公室秘书紧跟时代步伐，能够熟练运用Office 等办公软件，以提高工作效率。 办公室秘书工作无小事，尽管是一些琐碎的、细小的工作也要用严谨细致的态度对待，因为哪怕5有一点疏漏，就有可能会给整体的大局工作带来难以估计的影响，使正常的工作造成严重的教学事故。尽管秘书没有决策权，但是在一些特殊的情况之下秘书还是要对一些问题进行处理和控制
9、，以防止问题扩大化，避免更大的损失出现。 由于自身工作性质的原因，秘书经常需要将上层的各项工作精神传达给各个部门、本学院教师、学生，还要解决各个部门人之间产生的矛盾和问题，因此，秘书要具备良好的沟通协调能力，多与师生沟通，主动征求和听取学院师生对学院日常工作的建议，并及时将这些信息反馈给学院领导，这样才有利于学院各项活动的顺利进行。 秘书不仅仅是应付一般性的日常管理工作，要积极主动、开拓进取，大胆创新，培养较强的创新能力。秘书应对工作有见解，善于发现问题，积极思考，努力探索管理的新途径、新方法，在工作中寻求新的突破，保证工作有序进行。 3.2 如何提高办公室秘书精神层面的心理素质和责任心 秘书
10、在工作过程中会遇到各种困难，工作繁杂容易出错，有些教学上的事故秘书都要承担很大的责任，这给秘书工作带来很大的压力。而且秘书工作虽然很多，但是都是分内事，很少能出成绩、显成效。这些都会影响秘书的心理和情绪。这就要求秘书不断调整自己的心态，正确认识自己、评价自己，适应环境，乐观向上，不消极，不懈怠，以开朗豁达和轻松平和的心态面对工作。 办公室秘书是学院管理工作中最基层的执行人员，日常的管理工作中既有周期性的常规工作，又有突发性的异常情况发生， “早到晚退加班”6对办公室秘书来说是家常便饭，这就要求办公室秘书要有爱岗敬业、无私奉献的职业操守，不计个人得失，不断增强服务意识，把全部热情和精力投入到为学
11、院、教师、学生服务中去。 在新时期下，秘书还应具备谦虚谨慎的态度，认清自己的位置，不能因工作的特殊性而滋生优越感。在工作中要树立服务意识，不但要虚心接受领导的批评指正，更要积极的采纳一般教职员工的正确意见，并以此提高自己的工作水平。 总之，独立学院的办公室秘书工作看似简单平凡，但却是学院日常工作中不可或缺的，在新时期下，办公室秘书要立足于学院发展的需要，认真履行自己的岗位职责，不断提高个人素质，将自身的发展与学院的发展紧密联系起来，为学院的建设提供更优质的服务。 参考文献： 1吴学梅，张少文.独立学院教学秘书工作现状及其对策分析J.科技信息，2012， （31）. 2张红艳.独立学院教学秘书队伍建设现状及其对策研究J.中小企业管理与科技，2011， （1）. 3卜丹.浅谈高校教学秘书工作职能与职业道德J.价值工程，2012， （9）. 4曾凡荣.浅谈如何做好高校教务秘书工作J.科技信息，2012， （32）.
