1、1数字档案管理中存在的问题与对策分析摘 要：近些年来，数字档案正逐步代替传统纸质档案，方便存储，利于资源共享成为数字档案的绝对优势，在其快速发展中，数字档案的弊端也逐渐展露出来，制约了数字档案管理的进一步发展，解决并完善问题对数字档案管理的未来发展具有重要意义。本研究将找出数字档案管理过程中出现的漏洞，并针对每一个问题提出相对合理可实施的解决对策，提高数字档案的质量，促进档案管理数字化的高速发展。 关键词：数字档案；档案管理；发展前景 随着计算机技术、通信技术以及多媒体网络技术的快速发展，数字档案管理应运而生，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，通过网络连接，利于
2、资源共享，另外它还有方便携带与信息交流的优点。数字档案管理的建立作为网络信息高速发展的重要标志，被广泛应用于学校、企事业单位、档案馆中，其未来发展前景十分可观。 一、档案管理数字化存在的问题分析 1.1 数字档案管理中存在诸多问题 数字档案缺乏真实性。网络信息环境的不安全性，对档案管理的数字化发展造成极大的不良影响，相比于传统档案的管理，数字档案缺乏纸质文件所具有的真实性，在储存过程中，数字文件受周围环境和人为因素的影响，个人会在某种利益的驱使下对档案进行改动，并且不易被2察觉，造成文件的储存很困难并且缺乏真实性。 数字档案缺乏永久性。在真实记录了档案文件后，数字档案的储存永久性面临着技术的挑
3、战，存储介质易于氧化和受到磁场的影响，极易破坏数字文件的保存内容，另外随着互联网技术的发展及多媒体的普遍应用下，对于图像、声音及各类插件的存储，保存的介质变得复杂化，要求的技术也更高，而全球甚至国内不同地方的技术发展不一致，没有一致的标准化管理，导致数字档案的内容不便流通分享。 数字档案缺乏安全性。在数字时代里，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，数字档案管理的发展受到了严重的威胁。对于一些需要保密的档案文件，在传输的过程中受到病毒的侵蚀或者网络黑客的攻击，被他人截取、窃听以及盗用，致使档案文件的保密性丢失。1.2 数字档案的管理工作相对滞后 传统的档案管理的只注重保管而不加以充分
4、利用的旧工作意识已经制约了数字档案管理的发展，管理者对数字文件的管理意识比较淡薄，重视度较低，一些声像资料往往忽视归档，致使资源流失，需要利用时就会采取临时补录、补拍的措施，使得档案丧失真实性。另外，数字档案在构成、存储的过程中，缺乏系统规划的管理标准，所以档案文件在运用及管理中存在较大的随意性。 二、数学档案中存在的问题对策探析 2.1 完善数字档案管理的发展弊端 任何事物的发展都需要在时间的累积中逐渐修改和完善，由于数字3档案管理是近些年新兴起来的，发展时间尚短，相关管理条案都不成熟，所以存在一定的问题在所难免，重要的是找到解决办法，使其更好地发展成熟。建立相关的管理条例显得十分必要，明确
5、数字档案同样具有法律效力，结合现有档案法 ，颁布更加具体的法律条例，确保数字档案的法律效力，并且可以借鉴国际上成功的数字档案管理案例，结合国内具体实情发展具有中国特色的高标准档案管理执行法则。 2.2 运用相关技术确保数字档案的真实性、永久性和安全性 建立完整全面的规章制度，严格要求管理人员在整理数字档案的过程中认真整理，并严格监控周围环境，确保档案文件的真实性和完整性。在排除人为因素的情况下，还可合理运用相关的技术措施来解决，比如周期性的鉴别和验收档案文件，及时整理，并且使用分组密码来确保档案数据的完整，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，保证档案信息的真实性。 建立数字档案信
6、息系统，及时备份新收集、新归纳的数字档案信息，以方便在需要的时候进行有效利用，组织人员定期对档案数据库进行必要的维护，防止信息泄露或丢失。另外可以通过建立数字图书馆，方便信息交流，资源共享，同时能够保证档案信息的完整性。建立完善的档案分类标准是保证档案信息安全永久性的重要手段，可以根据信息内容、收集时间、数据类型等不同对档案信息进行分类保存，方便查找所需信息，保证数据信息的永久性。 加强硬件设施的建设，采用高质量的介质存储数字档案，同时对数字档案管理系统安装安全防护措施，如建立防火墙。定期清理计算机垃4圾，查、杀病毒，定期更新相关系统软件。及时对数字档案信息进行备份，定期检查，如果发现问题要及
7、时恢复，将储存数字档案的介质妥善保管到安全处。及时升级防护软件，如有需要，将数据格式转换为不可逆的只读格式，防止档案信息被盗用或者篡改，保证档案信息的安全性。2.3 强化档案管理人员的工作意识 将档案管理工作纳入工作计划中，组织档案管理人员进行培训，培养管理人员的职责意识和法律意识。对于一些重要的声像资料，必须强化工作人员的管理意识，使其正视档案的储备价值及利用价值。全面提升档案管理人员的文化素质，加强其知识储备量，并制定适宜的奖罚政策，促使管理人员更好地进行管理工作。 参考文献： 1 王丽梅.数字化档案管理中存在的问题及对策J.才智.2012（26）. 2 王茹熠.数字档案信息安全防护对策分析D.黑龙江大学，2009.
