1、 上海外国语大学 教职 员 工 因公出国（境） OA 申请 指南 我校教职 员 工出国（境）审批管理办法见 上海外国语大学教职工因公出国（境）审批管理办法及操作细则（修订）。 鉴于审批、办理因公护照（港澳台出入证件）及签证（签注）所需时间，出国（境）人员最好自正式出境之日 起倒推至少 3 个月备齐因公出国（境）申请材料通过 OA 系统报至人事处。 一、 校内 OA 申请 流程 ：对外交流 出国（境）申请（教职员工） 1. 拟申请出国（境）人员 按要求 准备好相关材料， 通过 OA 系统提交所在单位 OA 审核人员（所在单位不设 OA 审核人员的，默认发起人本 人为审核人 ），由 OA 审核人员
2、提交本单位行政负责人审批。 行政 负责人本人出访，报党总支书记审批。不同部门多人参团，应报每个参团成员所在部门负责人 逐一 审批。 校领导出访一般由对外合作交流处或具体组团 单位 发起校内 OA 申请。 2. 部门 负责人 审批结束后，由 OA 审核人员 提交经费管理部门审批，如 ：使用 科研项目经费 的， 报科研处 负责人 审批。 3. 经费审批完成后，由 OA 审核人员 报人事处 初审 （提交“人事处”） ，由 人事处 相关人员 提交组织部、财务处、人事处负责人审批。 4. 人事处审批完成后， 直接 提交校办秘书，由校办秘书呈主管校领导 审批 。 5. 每个团组设 1 名团长， 1 人出访
3、，本人为团长。每个团组设 1名联络人与出国派遣科对接后续工作。无特别指定，默认团长为联络人。 校内审批结束后，人事 处出国派遣科与团长 或团组 联络人对接，办理相关审批和因公 普通护照 （港澳出入证件） 、签证 /签注手续。 6. 教师带队率学生团组出访的，教师和学生分别从“出国（境）申请 （教职员工） ”和“出国（境）申请 （学生）”提交申请流程 。 7. 出访人员回国（境）后 7 个工作日内 提交因公普通护照（ 港澳台出入证件 ），并在 OA 流程中上传归国（境）报告 （回国境 2 周内上传），注明已提交相关证件 。 再将 OA 表单传回人事处归档。 二、 教职工出国（境）申请 需准备的材
4、料 相关材料通过 OA 出国（境）申请流程，以附件的方式提交： 1. 请示 正文 请示正文请按照正规的报告格式撰写 ， 含标题 、 抬头 、 主体内容 （时间、国别 /地区、事项、事由）、 经费安排 、落款及日期等要素。相关注意事项如下： 标题 ：部门名称 +团长姓名 +人数 +国别 /地区 +事项， （同表单中的标题）， 如：英语学院关于 等 3 人赴美国参加会议的请示。 抬头 ：人事处并呈 李校长 。 主体 内容包括：出访时间、出访 人员、 出访任务及背景、访问单位、经费安排等。 出访时间 应从 出境日 算起 至 抵达 入境日。 出国（境）相关经费 包括往返旅费、城际交通费（行程中无城际转
5、换的不应安排城际交通费）、住宿费、餐费、公杂费 及会务费等 ，注明每个项目的预算数额 （相关国别 /地区的住宿费、餐费、公杂费标准请提前向人事处出国派遣科咨询） ，并提供该团组本次出访总预算金额 （人民币）。 经费安排 应注明 来源， 明确拟支出经费项目的具体名称。 如各项费用来源不同，则需分列，一一说明。例如：“当地住宿费由 邀请方提供，往返旅费 （ 元） 、城际交通费 （ 元） 、餐费 （ 元） 和公杂费 （ 元）共约人民币 元 申请从项目经费支出”。经费安排应 与邀请函中表述一致。 处级干部（含按处级干部管理的人员）应在报告中说明本年度第几次 申请 ，超过两次应 提前向组织部提交书面报告
6、。 外事部门负责人、教学科研院所负责人严格根据工作需要安排，不受次数限制。处级干部 （含按处级干部管理的人员） 作为教学科研人员出国 （境）参加学术交流活动不受次数限制。 2.邀请信 和邀请 信 翻译件 邀请信一般为 PDF 或 JPG 格式 ，应注意以下要素： 内容包括：邀请对象 （姓名、职务、 出生日期、因公普通护照号码，暂无因公普通护照的，提供身份证号码） 、访问时间、出访目的和任务、经费安排 。 邀请函应使用邀请方单位抬头纸，应包含邀请方联系电话和地址、邀请单位名称、邀请人职务、邀请人签名（ 或 邀请单位盖章） 。 某些国家签证关于邀请信有特别要求 ， 请提前登录上海市人 民 政 府
7、外 事 办 公 室 官 方 网 站 了 解 情 况(http:/ 或直接向人事处出国派遣科咨询 。 严格遵守外事对等原则； 如：校级领导率团出访，应由对等 的 邀请方 校级领导或单位负责人签署邀请函。 出访多个单位的，需提交每个单位的邀请函，一个国家至少 提供 一 份原件。 2. 信息表 * 涉及个人信息部分应如实填写，以便申办因公 普通 护照（ 港澳台 出入证件） 。 邀请单位 、 邀请单位地址 、 邀请人等信息应与邀请函一致 。 “ 邀请方简介 ” 和 “ 邀请方与我校关系 ” 为对外申报的重要 内容 ， 请 详细填写 。教学科研人员出国（境）参加学术交流活动 ，“邀请方与我校关系”栏可以
8、简略填写申请出国（境）人员和所参与学术活动或学术团体的关系，如“教授作为协会常务理事，受邀参加本次国际学术会议”。 请务必按要求填写航班 和航线（指城市到城市）信息 ， 对外申报时需要。 如：上海 纽约 CA7215； 纽约 上海 CA7216。 3. 行程表 * 短期交流和访问团组， 应按实际行程（包括离抵日期），分上下午写明具体的出访地 、会晤对象 及活动内容 ， 涉及领导会谈的应写明会谈主题 。 参加会议的团组可根据会议日程简要填写 ，如： 2016年 1 月 1 日 上海 纽约； 2016年 1 月 2 3 日 参加会议； 2016年 1 月 4 日 离开纽约 2016年 1 月 5
9、日 抵达上海。 培训类申请可参照会议类申请填写日程。 4.信息公开登记表 * 按照上海市人民政府外事办公室的要求，对所有因公出访团组进行公示，公示期限原则上不少于 5 个工作日 。 信息公开登记 表中 的 “日程安排”区别于“行程表”， 可简要填写，逐日列出出访日程，必须包含出发离境日和抵达入境日。 “往返航线”请列明所有转机、经停城市，如 ：赴布拉格经莫斯科转机，请填写：上海 莫斯科 布拉格 莫斯科 上海。 5. 邀请 函 联系情况说明表 * 请先用文字概述联系过程，再附相关的往来邮件。 6. 上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表 * 出国 （境） 人员应当优先选择由我国航
10、空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当在购买机票前填写 该表 ， 可 与以上其他材料一并作为 OA 附件提交 ，或单独发送至出国派遣科邮箱 （价格原因不可作为选择外航的理由） 。 7. 情况 说明 出访 1 个国家超过 5 天， 2 个国家超过 8 天需提交 情况说明，具体陈述出访任务 、 目的 、项目背景等 ，说明出访的必要性，并在最后附日程安排 （从出访离境日至抵达入境日按天填写） 。 教学科研人员参加学术交流活动按照实际日程合理安排在外停留时间，无须提交情况说明。 8. 公派出国留学项目申请推荐表 * 个人联系或通过校际合作协议出国（境） 研修 （须 3
11、0 天以上） ， 需提交请示正文、邀请函及翻译件、信息表、信息公开登记表，及 公派出国留学申请推荐表，后者需为扫描件。 三、政审 赴国外和港澳人员应按要求填写 “ 因公出国（境）人员审查表 ” ，赴台湾人员填写 “ 赴台人员审查表 ” ，表格由人事处 出 国派遣科 提供。正处级以上干部 及有三年内有效政审的人员 免政审，由人事处 出国派遣科 填写 “ 因公出国（境）人员备案表 ” 。 赴台人员须每次填写“赴台人员审查表”。 四、 出 国（境）费用 预支与 结算 获教育部、上海市外办或台办批件后，请出访人员至行政楼 409赵秋艳老师处办理相关费用预支手续或咨询。 出访任务结束后，请于 两 周内到
12、 赵秋艳老师处 办理相关费用结算手续 （咨询电话：35373361） ，填妥并带好以下材料： 1. 因公普通护照（ 港澳台 出入证件 ），交至人事处出国派遣科。 2. 归国（境）报告 *纸质版 ，由团长签名，交至人事处出国派遣科 ； 电子 版通过 OA流程上传 。 3. 如乘坐非国内航空公司航班或改变中转地，须提交上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表 （申报时提交出国派遣科，报销时向出国派遣科领取） 。 4. 上海外国语大学因公临时出国费用报销单 *。 5. 财务处规定的相关票据，须由团长和经办人签名。 五 、 注意事项 1. 凡带 “*” 号表格，均可在 教职工出国（境）
13、OA 申请下方下载，也可在 校园网人事处下载中心下载。 2. 附件 材料如有修改更新， 请 重新提交更新后的版本，并保留历史版本 。 3. 双跨团组的附件请提交 “ 信息表 ” 、“行程表” 和 “ 信息公开登记表 ” 、 组团单位 提 供的 “任务征询函”、 “ 任务 通知书 ”和 “ 任务批件 ” ， 以及邀请信和邀请信翻译件等 ， 具体情况请向人事处出国派遣科咨询 。 4. 赴台团组 除以上要求的 附件 材料外 ，还应提供 ： 在台行程表（含邀请方签字、盖章）； 赴台人员总名单； 邀请方机构（如：大学）简介； 参加学术会议的，需提供发言提要 （参会人员亲笔签名） ； 参加学术会议的 需提供会议简介 ，参加文化活动的提供活动介绍 ； 对方承诺书。 5. 所有出国（境） 公务 活动，包括 访问、交流、参加学术研讨会、研修等，不论经费如何安排，是否需要报销， 均 须按本指南中要求的程序 提出申请 ，由人事处报 教育部、 上海 市人民政府外事办公室或上海市台湾事务办办公室审批，获得批件后 办理 因公 出国（境） 相关 手续。 咨询电话： 35372183、 35372893 出国派遣科邮箱： 联系人：陈宇峰 （ ） 邵 佳 () 黄杨英 （ ）
