1、信 息 检 索 课 程 考 查 论 文学 号 姓 名 系 别 年 级 专 业 浅谈文件信息检索工具的选择18 世纪著名文学家、词典编纂家塞缪尔约翰逊（Samuel Johnson）说过一句名言：“知识有两类。一类是我们知道的某专题的知识；而另一类知识我们应该知道到什么地方去寻找它。 ”从历史发展的长河看，知识的载体大多是纸质型文献。寻找另一类知识，通常需要依靠工具书的帮助。但在当代社会，知识的载体已不再是纸质型文献的一统天下，电子文献资源正呈现蓬勃发展的强劲势头。以磁盘、光盘为载体的新型检索工具日益增多。人们除了寻求知识外，寻找其他有用的信息，显得同样重要甚至更为重要。文献信息的检索，与人们的
2、学习、工作和生活息息相关。而检索工具的层出不穷，多种多样，既提供了方便，也迫使人们不得不作出慎重的选择。1、文献信息检索工具的类型我们可以将文献信息检索工具划分为传统的以纸为载体的工具书和新兴的以磁盘、光盘为载体的检索工具两大类型。1、以纸为载体的工具书，可以分为以下一些系列（1） 字典和词典 汇集字词，进行解释。字典偏重于对字的形、音、义标示和解说： 词典大多既释字义，又释词义，侧重于对词的历史意义、现代意义以及用法等阐释描述。（2） 百科全书、类书、综述 百科全书是概述人类一切门类或某一门类知识的工具书。类书则是一种将文献或文献中的资料，按其内容分门别类，加以组织撮述或条分体系照录的图书。
3、它们大多是工具书，也有一些不是工具书。综述是对某一学科或某一专题领域的资料，或者研究状况进行归纳、分析、整理后的概述。有的以工具书的形式面世，如艾众、李唤编，吉林人民出版社1983 年出版的 建国以来哲学问题讨论综述 。但更多的是以单篇文章的形式散见于报刊之中。（3） 书目和索引 它们都是揭示文献的工具。书目能提供一批相关文献的内容、版本、作者或收藏地点的线索。索引则可将一种或一批相关文献中的字、词、句、主题、人名、地名、篇名等等加以揭示。（4） 名录 是提供人名、地名、机构名、企业名、商品名资料的工具书。（5） 表谱 是用表格、系年、图谱等方式来揭示和记录时间、事件、人物资料的工具书。（6）
4、 图录 是以图像来标示或反映事物、地理位置、地名、人物、文物的工具书。（7） 年鉴、手册 年鉴是一种按年度出版，系统概述或反映一年内有关事物的发展，记录最新事实，汇集重要文献和统计资料的工具书。手册则以简明扼要的方式，提供某一专门领域内的实用知识或资料。2、以磁盘、光盘为载体的检索工具（1） INT ERNET 上的信息检索工具A. WWW 的检索工具WWW，全称 World Wide Web，又称万维网，是 INT ERNET 上发展最快的系统。WWW 的检索工具主要有：a. Yahoo 它搜索的对象是包含了 Web 文档的标题索引树，URL （ 即Uniform Resource Loca
5、tor 统一资源查找器，是访问万维网站点和其他互联网资源的寻址系统） 和描述信息的 Directory （ 指南） 类数据库。Yahoo 将数以万计的 Web 网点中的信息资源按主题分类组织成 14 类，每类下又细分小类，提供全面而综合的信息资源检索指示图，使用户可以按主题分类一层一层深入，检索到所需信息。如果按分类体系检索不到有关信息时，Yahoo 会自动转换到Alta Vista 进行主题词检索，或者列出其它检索工具供用户选择。b. Alta Vista Alta Vista 对 INT ERNET 上的 1 亿多个主页的内容进行了索引，是功能最大的检索工具。它将分类检索与主题检索结合在一
6、起，既可根据用户所键入的主题词、关键词甚至句子进行自然语言检索，使检索变得简单而直接，又可提供 12 个大类、若干小类层层深入式的类目查询，且具有超链接检索和英、法、德、俄、中、日等 26 种语言检索信息的功能。c. Ex cite 其独特之处是用户在输入关键词进行检索时，Ex cite 会同时对这个关键词的同义词、近义词等进行检索，提供全面的信息，力图做到“竭泽而渔” ，避免漏检。d. Lyos Lyos 常常先搜索那些在文档中以链接方式存在的信息，在搜索内容和文档次序方面有一定的人工智能。FTP 等服务器上负载的信息。因此，它提供的信息内容较广泛。e. Web Crawler 它不仅搜索
7、Web 地址、Web 文档的全部内容，同时还搜索 Gopher、FTP 等服务器上负载的信息。因此，它提供的信息内容较广泛。B. FTP 服务器检索工具FTP 是 File Transfer Protocol （文件传输协议） 的缩写。据此协议，用户可以将其它主机或用户终端上提供的文件下载到自己的计算机中。目前，在INT ERNET 上有 1500 多个 FTP 服务器，上面搭载着约 200 多万个文件。这些文件，有一般的文本介绍，也有各种应用程序或语言图像等等。在 FTP 服务器检索工具中，Archie 最为常用。用户只需给出某个文件的名称、主题以及关键词的字符串，Archie 系统便会自动
8、查询，并显示出用户所需文件所在的 FTP 地址、文件所在的目录、文件名和文件大小等。C. Gopher 检索工具Gopher 是 INT ERNET 上的一个菜单式信息浏览服务器。它采用 Client / Server （ 客户程序/ 服务器程序） 方式为网上用户提供信息检索服务。其检索工具主要有 Veronica 和 Jug- ead。前者是在通用范围内的广泛的搜索工具，它在每个站点上只对条目的标题进行关键词搜索，而不是从条目的文本内容中查找： 后者则是一个能让用户迅速找到特定信息的更深入的工具，可以检索文件名、目录名、文档及其他信息资源。D. WAISWAIS 是 Wide Area In
9、formation Server 的缩写，意为广域信息服务。它是INT ERNET 上各种文本数据库（ 源数据库） 的检索工具。WAIS 采用关键词全文检索法，检索独立文档中所包含的信息。除了可显示文件出处外，还可供用户联机浏览文件中的信息。E. 中文检索工具目前，中文检索工具主要有：a. “搜狐 ”（http:/ ）它除了满足于分类查询方式外，还提供关键词的全文检索。将中文网页的内容，分隶为地区类、工商经济类等 18 个大类，几百个小类，一层一层深入揭示有关信息。同时，它还可根据用户输入的关键词，自动进行全文检索。b. “搜索客 ”（http:/ ）覆盖中国大陆、香港、台湾、新加坡等地中文互
10、联网站点，是一种全文检索工具。且兼容简体和繁体两种汉字形体检索方式。c. “常青藤” （http:/） 其特点是对大陆、港台、新加坡等地网络站点的信息进行精心筛选汇编分类，检索信息质量较高。（2） 光盘数据库目前最常用的是以只读光盘（CD-ROM） 为载体的数据库，主要有以下几种：A. 书目、索引、文摘型 如 INSPEC科学文摘 、 中文社科报刊篇名数据库等。B. 全文型 如清华大学制作的中国学术期刊全文数据库 、武汉大学制作的四库全书光盘数据库以及牛津英语词典光盘版等等。C. 事实型 包括人名录、企业事业单位名录、产品名录、报刊新闻等。D. 数值型 如人口统计资料、物价统计资料等。E. 多
11、媒体型 是视频、声频、文字、图像、动画等不同类信息的集合体。如光盘版多媒体康普顿百科全书 （ Compton s Interactive Encyclopedia） ，收入了 26 卷印刷版本的全部内容。其特点是字、声、形并现。如查阅一种鸟类，不仅可知其类属、形态、习性、分布等，还可以看到其飞翔的姿态，听到其优美的鸣叫声。2、文献信息检索工具选择1. 重要性现代文献信息检索工具，有三个显著的特点。其一是“多” 。就纸质型工具书而言，仅中文检索工具书，古今中外，不下数万种。每一个学科，甚至每一个学术研究领域，都有不少工具书可供选择使用。而电子文献信息的检索工具，伴随着互联网的高速发展，也如雨后春
12、笋，一个接一个地“冒”了出来，令人应接不暇。为人们提供了越来越多的选择余地。其二是“检索内容覆盖面广，包含的信息丰富” 。综合性的、大型的检索工具往往涵括或者能揭示多种学科和许许多多领域的信息。其编制的目的、内容范围、检索手段常常不是单一的，而是交叉渗透、多方面、多途径的。其三是“杂” 。不同载体、不同类型，同一载体、同一类型的不同检索工具，都具有各自的特点，而且优劣并存。受编制者思想境界、学术水平、编制条件等影响制约，差别非常大。 “工欲善其事，必先利其器” ， “磨刀不误砍柴工” 。因此，选择对路的、好的检索工具，其重要性是不言而喻的，它不仅关系到文献信息检索的效率，还关系到文献信息检索的
13、成败。同一种内容的检索工具，载体不同，检索效率迥然有异。比如以纸为载体的书本式检索工具科学文摘 、 工程索引 、 科学引文索引等，由国外面世到发行至国内文献信息部门（图书馆、文献信息中心等） ，其时间差至少有一两个月之久，而在以磁盘为载体的 Dialog 系统数据库中，它们的内容每周更新一次，而且时间跨度分别是从 1969、1970、1974 年至今。至于其检索途径之多、速度之快，纸质载体更是不能望其项背。如今利用 INT ERNET 网检索，比国际联机检索更为方便，与手工检索、纸质载体相较，岂止事半功倍! 即以同一种载体和类型的检索工具言，选用专门性的工具书或综合性的工具书检索效率相差亦非以
14、道里计。如查找 1911 年辛亥革命至 1949 年这段历史时期的人物传记资料，我们如果根据每年的全国报刊索引逐一翻阅查寻，那将是一件不胜其繁的事情。找到复旦大学历史系资料室编、上海辞书出版社 1990 年出版的辛亥以来人物传记资料索引 ，就十分便捷。该书取材地点不局限于大陆，还包括了港台：搜罗的对象不仅着眼于报刊，还囊括了中文专著、论文集等文献中的资料，既全面又方便，省时省力。至于选择了不对路的检索工具会导入检索歧途，选择劣质的检索工具将导致得出讹谬的结论或漏掉了重要的内容，这些都是不言而喻的。由此可见，检索工具的选择，不仅是对检索时间和效率的选择，也是对所吸收的某种或某方面文化知识和信息正
15、确、全面与否的选择。2. 原则（1） 同一种内容的大型检索工具，有纸质载体、磁盘或光盘载体形式的，应选择磁盘或光盘载体形式的。因为检索工具所涵括、揭示的信息越多、越密集，纸质载体检索工具使用起来便越繁难。磁盘光盘载体检索工具借助于计算机则左右逢源、准确而快捷。（2） 同一种文献信息，INT ERNET 检索工具和光盘数据库都可以检索查询的，选择光盘数据库。如 Dialog 系统，在 INTERNET 上有 Dialog Web 检索服务，通过 WWW 检索工具可以查寻有关资料信息，同时它也制作了 CD- ROM 版的“Dialog on disc”的系列光盘数据库。如果我们查询一些时限较早的文
16、献信息，选择其光盘数据库更为适宜。这是因为，其一，使用 INTERNET 检索工具的用户多，传输速度慢。光盘数据库由于采用单机检索，不受检索线路拥挤的影响，运行速度快：其二，用 INTERNET 检索工具，费用较高，使用较难。光盘数据库检索费用低廉，使用简单方便。（3） 专门性的检索工具和综合性的检索工具相较，选择使用专门性的检索工具为宜。专门性检索工具的编写或制作，往往是对某专门性领域有研究或感兴趣者进行的，因此对有关的知识信息搜集或揭示更为全面，查检使用更直接、方便。（4） 内容和体制大体相同的检索工具，选择包涵信息量更多更丰富的检索工具。如复印报刊资料索引光盘和中文社科报刊篇名数据库光盘
17、，前者 1978-1994 年数据库，收数据量为 40 万条，后者仅 1993- 1996 年所收数据就超过 72 万条，可见其所含信息量更广、更大，应该选择使用后者。（5） 检索最新最近的文献信息，选择反映文献信息快捷的检索工具。比如 INTERNET 上的检索工具应优先考虑。中国人民大学复印报刊资料 ， 高等学校文科学报文摘就比全国报刊索引光盘、 中国学术期刊全文数据库光盘反映揭示的信息更快一些。因为国内后两种光盘数据库的更新制作周期较长，不可能及时反映揭示更新信息。（6） 根据所需检索文献信息的不同种类，选择不同的检索工具。一般来说，查找科技方面的信息、经济方面的信息，应选择以磁盘、光盘
18、为载体的检索工具。尤其是 INTERNET 上的检索工具。查找中国传统文化方面的文献信息，目前大多使用以纸张为载体的检索工具。应该说明的是，这里所说的检索工具选择的原则，只是总的、一般性的原则。在检索某些特殊的具体问题时，不能囿于这些原则，应当针对问题，选择最恰当的检索工具。此外，选择检索工具时，还应根据本人、本地拥有检索工具的实际情况，不必削足适履，省弃简单的、易得的检索工具，去寻求先进的、复杂的检索工具。譬如查找西汉某位人物正史中的传记资料，查史记人名索引 、 汉书人名索引就行了，不必要利用二十五史光盘数据库等等。3. 方法（1） 实践 实践是掌握文献信息检索工具选择方法的前提。我们不必将
19、检索工具看得十分神秘复杂，视文献信息检索为畏途，不敢实践。其实，每一种纸质型检索工具都有前言或凡例，仔细阅读，我们就能了解它们的用途和使用方法。每一种以磁盘、光盘为载体的检索工具，它的检索方式、检索功能、检索手段都有许多相通之处，多上机实践，完全可以了解它们的特点，驾驭检索的技巧。如果我们对检索工具的认识仅仅停留在理性的阶段，实际运用都有困难，哪里谈得上选择呢?只有在不断的实践中，接触形形色色的检索工具，才能不断加深对检索工具的了解。对检索工具有较全面的系统的把握，才能为选择使用检索工具打下基础。（2） 比较 选择文献信息检索工具，比较是重要的环节。包括同类型检索工具的比较，不同类型而具有相同
20、功用的检索工具的比较等等。笔者曾在论工具书之比较一文中谈到了纸质型载体工具书比较的标准、比较的要点等问题： 曹红兵先生在I NTERNET 网络检索工具的比较研究一文里对INTERNET 上检索 WWW 和 U SENET 资源的六种检索工具的检索功能和限制检索功能分别列表进行了具体的比较，均可以参看。在检索工具的比较使用、比较研究中，我们能够深入发现检索工具的优劣，真正掌握每一种检索工具的特点。心中有数，选择检索工具才能如鱼得水，左右逢源。（3） 阅读文献信息检索教材和有关文献信息检索工具的评介文章 一般说来，文献信息检索教材是文献信息检索领域素有研究的专家撰写的，教材中往往汇集了作者的许多
21、心得和学术界的研究成果，对文献信息检索工具的介绍比较多，而且较系统和全面。报刊上有关检索工具的最新评介文章，则反映了检索工具的最新信息。阅读这方面的教材和文章，能扩展自己的眼界，充分吸收他人的成果，大大增加对检索工具的理性认识。这些对辨别检索工具的优劣，选择好的检索工具是极为有益的。（4） 排它法与思维跳跃法 面对一大堆文献信息检索工具，如何选择使用，有时会无所适从。这时可以尝试采用排它法，一个一个地将远离文献信息检索点的工具排除，然后在剩下的检索工具中再试着逐一使用或选择使用。在检索文献信息时，有时还会“踏破铁鞋无觅处” 。即使用许许多多的检索工具，都不可能解决问题。这时应不厌其烦地、认真地、反复地思考寻觅，让思维跳出固有的圈子，找出新的线索。笔者在注释、赏析宋代杨万里景延楼记一文时，运用了中国大陆、台湾及日本等地出版的中国历史地名辞典八九种，仍无法解决一些历史地名的注释问题。后来经过反复思考，想起了谭其骧先生主编的中国历史地图集 ，找来该书宋元金分册一查，疑难涣然冰释了。此外，选择工具书时，还应该分析检索课题，列出检索点，分清先后主次，选择最贴切、最重要的检索工具为我所用。如查找唐太宗的传记资料，首先应该选择年谱之类的检索工具，而不应该先找今人所写的传记。这就说明，检索工具的选择，检索者还需具有一定的知识素养和眼光，这也是一个必备的条件。
