1、- 1 -1.目 的为 更 好 规 范 和 完 善 公 司 各 部 门 对 公 司 行 政 收 发 文 的 管 理 ， 特制 定 本 制 度 。2.范 围适 用 于 公 司 内 部 各 部 门 行 政 类 文 件 的 收 发 管 理 。3.职 责3.1 行 政 部 ： 负 责 公 司 行 政 部 的 文 件 的 起 草 、 保 管 和 公 司 文 件 的保 管 、 管 理 、 归 档 工 作 及 外 来 行 政 单 位 行 政 类 文 件 的 承 办 、 归 档工 作 。3.2 各 部 门 ： 负 责 本 部 门 文 件 的 起 草 、 保 管 和 管 理 工 作 。3.3 总 经 理 负 责
2、 及 时 对 各 类 文 件 的 审 批 工 作 。4.内 容4.1 文 件 分 类 。 行 政 类 文 件 公 司 内 部 行 政 收 发 文 和 公 司 外 部 行 政单 位 行 政 收 发 文 ， 公 司 内 部 行 政 收 发 文 是 指 以 各 部 门 为 单 位 之 间 的收 发 文 ， 如 请 示 、 报 告 等 ， 由 各 部 门 负 责 起 草 、 收 集 、 整 理 。 公 司外 部 行 政 收 发 文 是 指 公 司 与 外 单 位 之 间 公 文 往 来 ， 由 公 司 行 政 部 负责 起 草 、 收 集 整 理 及 归 档 。4.2 文 件 的 保 管 。 各 部
3、门 文 员 负 责 本 部 门 文 件 的 保 管 。4.3 文 件 的 编 号公 司 内 部 行 政 类 文 件 收 发 文 ， 应 按 规 定 的 编 号 要 求 编 制 ， 各 部 门文 件 的 编 号 ：- 2 -行 政 部 ： JFWX*（ 文 件 序 号 ）物 流 部 ： JFWW*（ 文 件 序 号 ）生 产 部 ： JFWS*（ 文 件 序 号 ）质 检 部 ： JFWZ*（ 文 件 序 号 ） 计 财 部 ： JFWJ*（ 文 件 序 号 ）业 务 部 ： JFWY*（ 文 件 序 号 ）前 面 字 母 部 分 为 各 部 门 行 文 代 号 ， 后 面 为 文 件 序 号
4、， 文 件 序 号每 年 1 月 1 日 重 新 从 001 开 始 编 号 。4.4 文 件 的 起 草 、 审 核 、 批 准 和 发 放 、 归 档 。4.4.1 文 件 的 起 草 。 各 部 门 文 件 的 起 草 由 所 在 岗 位 人 员 负 责 起 草 。公 司 对 外 文 件 ， 由 行 政 部 负 责 起 草 。 公 司 各 类 文 件 的 编 写 必 须 按照 行 政 部 规 定 的 格 式 进 行 编 写 。4.4.2 各 部 门 文 件 由 各 部 门 主 管 进 行 审 核 后 发 文 ， 然 后 上 报 ； 公司 对 外 文 件 由 总 经 理 进 行 审 核 后
5、 发 文 。4.4.3 文 件 的 批 准 。 由 公 司 总 经 理 进 行 批 示 后 执 行 或 处 理 。4.4.4 对 于 一 些 知 晓 性 文 件 ， 如 通 知 、 规 定 类 的 文 件 ， 经 总 经 理 批准 后 ， 由 起 草 部 门 复 印 后 分 发 到 各 部 门 ， 文 件 正 本 归 档 保 管 。对 于 一 些 承 办 性 文 件 ， 经 总 经 理 批 示 后 ， 交 由 承 办 单 位 承 办 。承 办 单 位 处 理 完 毕 后 ， 在 文 件 上 写 上 处 理 结 果 ， 然 后 交 由 文 件 起 草部 门 存 档 保 管 。4.4.5 文 件
6、的 归 档 。 所 在 部 门 文 员 负 责 本 部 门 文 件 的 归 档 工 作 ，- 3 -所 有 归 档 文 件 应 该 是 “正 本 ”， 而 不 能 是 复 印 件 或 传 真 件 等 。4.4.6 文 件 的 发 放 。 各 部 门 发 文 ， 各 部 门 文 员 应 在 发 文 登 记 表 上 登 记 。 各 部 门 之 间 文 件 的 传 递 发 放 时 ， 应 让 接 收 部 门 人 员 在 收 文 登 记 表 上 签 字 。4.4.7 外 部 单 位 行 政 文 件 。公 司 对 外 单 位 行 文 ， 由 行 政 部 负 责 编 制 ， 经 总 经 理 批 准 后 寄
7、 发至 外 单 位 。外 单 位 来 文 由 行 政 部 登 记 后 ， 交 总 经 理 进 行 批 示 ， 然 后 由 行政 部 负 责 承 办 及 归 档 。4.4.8 各 部 门 文 员 每 年 年 初 负 责 将 上 一 年 度 的 文 件 整 理 完 毕 后 ， 统一 交 档 案 管 理 员 归 档 。5.相 关 记 录 发 文 登 记 表 收 文 登 记 表 6、 相 关 文 件 文 件 控 制 程 序 档 案 管 理 制 度 - 4 -序号 作 业 流 程 责任部门 责任人 相关表单 作 业 内 容1 各部门 各部门有关 人员 公司报告格式各 部 门 有 关 人 员 将 需 要
8、上 报 的 事项 编 写 成 报 告 或 申 请 。2 各部门 各部门主管 各 部 门 主 管 负 责 审 核 本 部 门 人 员 需 上 报文 件 。3 各部门 各部门文员 发 文 登 记 表 各 部 门 文 员 负 责 按 上 述 文 件 规 定 的 要 求编 号 ， 并 进 行 发 文 登 记 。4 总经理室 总经理 收 文 登 记 表 总 经 理 负 责 按 时 对 文 件 进 行 批 示 。 需发 放 的 文 件 和 各 部 门 之 间 文 件 的 传 递 ，应 做 好 签 收 登 记 。5 各部门 各部门主管 各 部 门 主 管 主 持 做 好 总 经 理 批 示 问 题 。各部门 各部门文员文件处理完毕后，由本部门起草的，文件应将该文件“正本”归档保管，由其它部门起草的，应注明处理结果，将“正本”归还起草部门。6各部门 各部门文员各部门文件每年年底将上一年度文件整理并移交档案管理员，由档案管理员进行整理、归档。起草总经理批示处理保管发放编号、登记审核归档
