1、 秘书秘书是国家工作人员（或称公务员）众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协 调等能力为手段、围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋 。秘书的工作内容：1 事务办理 2 中介沟通 3 文书工作 4 信息工作 5参谋辅助 6 会务操办 7 综合协调 8 督促检查 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 接待事务（来访接待、安排服务等） 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 行政事务 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供
2、领导选择） 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 写作事务（各种文体的写作） 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 其他领导临时交办的任务一秘书工作的主要内容 二 作用 1 枢纽作用：2 参谋作用 3 信息传递作用 4 协调作用 5 形象作用三 秘书工作的总体特征是“辅助决策、综合服务” ；四 基本原则 “第一要保密，第二要准确，第三要迅速”五 会议筹备 议程安排 1 会议应发资料 2 会议记录安排 3 幻灯或录影设备 4 会议预订 6 制作来宾名册 7 纪念品的制作与发放 8 预订回程票办公环境的管理原则 方便 舒适整洁
3、和谐统一 安全。办公室的布局与布置 （1）布局 封闭式布局。开放式布局。C 封与开结合布置要点 营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；合理安排座位；力求整齐、清洁。日程安排的基本要求（1）统筹兼顾 （2）安排规范（3）效率原则 （4）突出重点（5）留有余地 （6）适当保密（7）事先同意接打电话的原则与要求 1 表达规范、正确 2 礼貌热情，语气清晰和婉 3 语言简洁、高效保密 4 注意时间秘书的能力要求 写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 协调能力 观察分析能力 应变能力 设备操作能力 秘书的素质1.诚实 所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，
4、作为白领都需要诚实，但为什么对于秘书这一点需要特别强调呢？比如，你把客人说的“下午 14 点来拜访”听成“下午 4 点来拜访” ，工作中出现了差错，就应该实事求是地向上司认错，不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任；另外，有些人为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不如实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的素质。给上司当秘书必须聪明，否则他不会真正地信任你。但是，秘书必须明白，虽然每个上司都有他犯糊涂的时候，但上司很少有弱智的，跟他玩聪明耍心眼，最终结果往往是搬起石头砸自己的脚。所以，对于秘书来说，如果少些小聪明，可能是一样好事。2.认
5、真 在企业，每一个人都要“认真”工作，这是理所当然，做到“认真”二字也是很普通的要求，但是，从另一个意义上来说也是很困难的。特别是对于年轻人来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但无论哪家企业都不会允许有这种享受及类似的行为。作为秘书，不仅要遵守公司的规章制度，而且还要比一般员工做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧和拖拖拉拉。现在有许多女孩子选择秘书作为职业，仅仅是受了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松和浪漫，既不像营业部的销售人员那样有销售指标定额的压力，也不像研发部的科研人员那样必须按时
6、完成相关项目，工作业绩指标弹性很大。所以，一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的，如打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔；做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感，等等。3.保守秘密 前面已经说过，作为秘书你必须让上司放心，所以，保守秘密是秘书起码的职业素质要求。为了严守机密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息在信息方面的价值以及与各方面的利害关系。那么，有哪些东西属于应当保密的范围？如企业领导人的人事变动、机构调整、新产品开发等内容。由于它们关系到企业的生存与发展，所以它们的信息价值很容易判断。但是，有很多东西就不那么容易辨识
7、。比如，上司在访问某用户时，就双方的合作提出了新的方式，对这种新的方式要不要保密呢？秘书认为这种方式在书刊杂志上作过大量的介绍，没有什么保密的价值，因此，秘书在接待另一家老客户时，无意之中把这件事说了出来。因为现在所处的这个社会是一个竞争的社会，可能说者无意，听者有心，于是他提前采取了行动，占据了市场的主动，结果给自己带来了无穷的后患。类似的情况很多。由于对象和时间的不同，同一条信息的信息价值也大不相同。秘书一定要把握这种信息价值的微妙之处，既不粗枝大叶、无所顾忌，也不风声鹤唳，草木皆兵。比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们经理住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，
8、事关机密，无可奉告。 ”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，除了能得到一个“神经质”的绰号外，就没有什么实际意义了。忠诚对于秘书来说，实质就是她的职业生命。如果一个秘书对她服务的上司或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要。因为这种新兴的公司，它们在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，或者是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，就只有一个配方。如果秘书为钱，或者
9、为了泄私愤，完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以做得人不知、鬼不觉，甚至把老板卖了，老板还会夸她精明 4.谦逊 虽然一般的秘书在公司的正式地位都不是很高，但由于秘书经常代理上司行使一些职权，所以，如果秘书没有谦虚的品质的话，就会自然而然地养生出骄横跋扈的毛病。一些秘书以为上司的职权就是自己的职权，喜欢在公司里拉帮结伙，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即便秘书不是一个颐指气使的人，但总会有人看在上司的份上向秘书献殷勤，如果秘书不具备谦虚的品质，慢慢地也会把自己的尾巴翘起来。秘书必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作
10、。从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果你不谦逊，不仅得不到各部门的支持，反而到处有人给你使绊，让你寸步难行。5.忍耐 由于市场竞选越来越激烈，企业领导人的压力也越来越大，因此，他们在工作中出现不顺也是常有的事。一旦工作出现挫折，他们就有可能要找个目标发泄心中的焦虑。自然而然，秘书就是公司领导人发泄的最佳对象，因为一是发泄方便，二是发泄后的代价很小，几乎可以说是“free ”。所以，秘书要有忍耐精神。日常工作中经常会出现这种情况，比方说，秘书为上司约好了到某公司会谈的时间，但因对方临时有变，让上司空跑了一趟，这本来不是秘书的责任，但上司心里窝火，于是他就
11、有可能给秘书一些脸色看。有些女秘书容易情绪化，一听到批评，特别是错误的批评，当着上司的面，马上就泪如泉涌，嚎啕大哭。对于上司来说，他可能会动恻隐之心，当时不会再多说什么，但是从内心来讲，他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说，出现这种情况更加可怕。当秘书首先必须有很强的心理承受能力。受了委屈之后就要想开一点。所谓想开一点，就是你要想到，上司也是人，他也有喜怒哀乐，他也有需要发泄的时候，他不朝你这个当秘书的发泄，朝谁发泄? 6.开朗 有许多上司把“性格是否开朗”当作选择秘书的第一个条件。一个开朗的秘书，能感染整个办公室的气氛，给所有的人带来愉悦，提高工作效率。要做到开朗，你就一定要热爱生活
12、。秘书一方面要勤奋地工作，另一方面在衣着打扮上要严格地自我控制。那么，难道是要求秘书过着象中世纪的清教徒一样的生活吗？不！事实恰恰相反，它要求每一个秘书尽情地享受现代社会的各种精神文明和物质文明，使自己业余生活变得丰富起来，从而对工作保持一种永不衰竭的热情。有些秘书看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也象带着一阵风似的，但是，由于这种人在生活里不会自我调节，精神上从不放松，所以他们办事，老是事半功倍，甚至根本没有什么效率。这种人不仅自己工作干不好，而且由于他们办事咋咋呼呼的，极容易影响周围同事的工作情绪。所以在那些年龄偏高的上司看来，这种毛手毛脚简直是一种不能容忍的粗野。秘书处于公司管理系统的中
13、枢，地位的特殊，事务的繁重，角色的复杂，经常使她们的心理经常处于高度紧张状态。如果不能及时加以调整，久而久之就会造成心理失调，出现包括缺乏自信心、失败感、愧疚感以及相互交织的不安和忧虑的精神状态，所以，秘书最忌讳的就是不会自我放松。7.自信 有些人以为只有领导需要自信，秘书需要的只是理解和执行，其实，秘书同样需要自信！确实有些秘书，特别是女秘书，她们唯唯是诺，默默无闻，没有什么个性，上司说一，她就不会说是二；上司说是马，她就不会说是鹿。但是，在实际工作中需要秘书非常自信！随着时代的发展，企业之间的竞争加剧，企业领导人身上的责任和压力也越来越大。企业领导身上的责任和压力越大，他们对秘书的期望值自
14、然也就越来越高。因此，秘书也一样地面临着时代越来越严峻的挑战！面对这种挑战，如果没有自信，秘书会变成什么样子呢？只有充满自信，才能开启主观能动性的闸门；只有充满自信，才能发动聪明才智的马达。有了主观能动性和聪明才智，有什么样的挑战不能战胜?可以说，一个优秀的秘书，比一般的白领更需要有自信。当然，秘书的自信，大多不是挂在嘴上，而是化作了行动；秘书的自信，很少显在脸上，而是渗进了骨头里；一个优秀的秘书，她办事谨慎，但从不胆怯；她为人宽容，但绝不懦弱；她处世内敛，但永不自卑。秘书的社会地位：在一般人的心目中，秘书就是领导的助手；而能够为领导出谋献策的高级秘书，则被称为领导的参谋。 “领导的助手和参谋
15、”实际上是对秘书地位的一种肯定。在企业公司， “白领丽人”是人们对公司中女性管理人员的统称，而这类人员最典型的形象就是公司秘书，因为秘书在公司中为经理、主管提供以脑力劳动为主的综合服务，是典型的“白领” 。广义的秘书还包括公司中有别于专业技术人员的一般文职人员。这类人员范围很广，数量很多，收入稳定，因此也就成了令许多人羡慕的职业。秘书贴近领导，直接为领导的决策和管理服务，参与决策过程，熟悉领导机关的运作程序，因此是积累经验、增长才干、培养领导能力的理想职位。近年来， “秘书腐败”已经成为人们日常言谈中的一个话题，这反映出党政机关和国有企事业单位中的秘书，利用职务之便谋取私利已经成为一种多发现象
16、。秘书腐败现象的出现与秘书的地位有关。秘书在领导身边工作，是领导的重要助手或参谋，有人说秘书是“人微言重、官小权大”的特殊公职人员。一些不够自律的秘书利用这种特殊身份牟取私利，走向犯罪深渊。秘书腐败往往是领导腐败的伴生现象，与某些制度上的漏洞有关，也有人径直归结为制度腐败。但是也有的秘书仅仅利用正常工作关系和便利条件就能牟取不当利益。这样的秘书腐败行为，简单归结为领导腐败的衍生现象是不确切的。秘书腐败是一种复杂的社会现象，仅仅强调道德自律不能从根本上解决问题。但是秘书个人所能够做到的也仅仅是守住道德和纪律的底线。重要的是，秘书人员和将要成为秘书的青年，千万不能将秘书可能具有的不当得利机会当作秘
17、书的社会待遇；否则，不但自己可能得到与李真相同的下场，也玷污了秘书这个本该令人羡慕的职位。在人民群众的心目中，除了腐败的秘书外，还有几种负面的秘书形象：一是缺少主见的秘书。他们只会机械地服从上级和领导，实际上对上级政策和领导意见并不真正理解，不能灵活、主动地开展工作。这种秘书思想水平不高，又缺少自知之明，还常常以领导自居，典型的口头禅是“领导要你们如何如何” ，因此常被群众讥为“领导的传声筒” 。二是专拍马屁的秘书。这种秘书不一定有腐败行为，但是在行为习惯上表现出比较典型的奴性。他们对待领导的态度和行为，与对待群众的态度和行为存在极大的反差。有人描述他们：在领导面前是点头哈腰，在群众面前则是挺
18、胸凸肚。在一些官僚主义严重、领导与群众关系处理得不好的地区和单位，这种专拍领导马屁的秘书也为群众所鄙弃。三是“花瓶”式秘书。这种秘书既缺真才实学，也无一技之长，仅凭娇媚的长相或窈窕的身材获得秘书职位。由此秘书也被某些人误解为是一种只能吃“青春饭”的职业。其实，爱美之心人皆有之，美貌绝对不是罪过，长相漂亮的人在就业中占有一定优势，也能理解。 “花瓶”也好， “小蜜”也好，绝不是对美貌的批评，而是对缺少真才实学和实干精神的女秘书的批评。就像任何社会群体都存在负面典型一样，秘书群体中存在一些负面形象并不影响秘书群体总的社会地位。只要秘书人员具备良好操守、独立人格和真才实学，就能得到社会的尊重。秘书应
19、该用自己良好的品行和勤奋的工作来珍惜、维护、提升自己的社会地位秘书的就业前景从总体供需来看，秘书的储备和实际需求状况是供大于求，但是对于专业秘书的需求来说，却存在储备严重不足、市场符合率低的情况。这主要存在两个方面的问题：一是认识不够，社会对秘书岗位存在认知偏见，应聘秘书的水平和企业对秘书的要求存在很大的差异。二是缺少职业化培训，专业化人才储备不足。其中，应届毕业生和没有工作经验的海归占求职者的左右。 分析 外企对秘书职位门槛升高。最近几年，外企对秘书职位选拔门槛逐渐升高，例如在秘书职位的招聘、推荐过程中，曾经出现一公司老板秘书职位比的“精挑细选”现象。目前企业对秘书人才的选拔门槛升高表现在三
20、个部分。 职业化秘书取代“花瓶”秘书。以往外资企业对秘书的要求主要体现在语言和形象上，对工作经验并没有太多的要求。但现代职业秘书则在工作经验、个人品行、文化素养乃至性格类型方面提出了更高的要求。除对秘书基本素质要求外，还需符合老板工作上的个性化要求。特别是私人助理，即“” ，是职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家” 、 “代言人” ，针对不同服务对象提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。因此，现代企业的秘书一职正从“打杂” 、 “花瓶”向职业化秘书转变。 “软”素质取代“硬”技能。现代秘书的能力已经从“硬性”的专业要求向“软性”的素质化迈进。秘书的工作能
21、力不再单单是打字、传递文件和提供信息，而是扩展为从报告的撰写到文书档案的整理加工，从文件信息传递到信息的收集、汇总、提炼，从日常的外联活动到内部的沟通协调等各个方面。 另外，跨文化企业环境，使得不同国家、不同文化的外企对秘书的要求也不尽相同。如欧美公司更注重秘书专业能力的发挥，语言、文件处理能力和行业知识等硬件条件是他们的首选；而日本公司更注重秘书自身的素养和发展潜力，以及沟通协调能力、亲和力等。因此，外企秘书更体现出一种企业文化、民族文化的特性。 行业型秘书取代通用型。现在企业对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。而且根据公司所处行业的不同，也对秘书提出了专业知识方面的要求。例如，、
22、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。 另外，在、通讯、快速消费品等高速发展的行业，更注重秘书的学习能力和快速灵活的反应能力。在法律、咨询等行业，则对秘书的信息收集整理能力和稳重的性格及亲和力是一种考验。由此看出，专业秘书是秘书领域的又一组成部分和发展趋势。 趋势 私人助理成秘书职业发展趋势 。招聘事业部对年度外国企业中秘书的职业需求情况和秘书行业的未来趋势研究分析来看，企业尤其是外企对秘书的专业性要求越来越高，同时，私人助理型秘书，成为秘书职业发展的趋势。 秘书在企业中属于最
23、基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。在每年的外企人才招聘过程中，外企秘书总是处于最重要和最醒目的招聘地位。秘书岗位的重要在于其对于任何企业来说，都是不可或缺的职位；秘书岗位的醒目还在于其招聘数量的规模体现。在每年推荐的几千名外聘员工中，秘书职位需求占总需求量的以上。葛蓝素史克区域副总裁、人力资源总监张国维接受记者采访时曾表示，一个优秀的秘书有这样的特点：第一，是经理或者老板的一根神经。他能有效地帮助老板或是经理管理和控制时间；能按照老板或是经理每天工作任务的重要程度来安排事务流程。第二，是老板的一张名片。这绝对不是说秘书一定要有漂亮的脸蛋，而是强调秘书作为老板或是经理的助理，必须代表老板或经理和各种客户打交道、帮助建立广泛的联系，所以秘书的待人接物等多少体现着老板的做事风格。北京中外企业人力资源协会理事段冬表示，私人助理型的秘书，首先要明白自己是帮助老板协调工作，但又不能在工作中做老板的代言人，老板喜欢那些能正确定位的秘书。忠诚事业，待人亲切，遇事机灵，富有招法
